В условиях перехода от административной к рыночной экономике процесс планирования деятельности предприятия претерпел коренные изменения. Методы планирования, принятые в условиях централизованной экономики, по мнению многих экономистов, не оправдали себя, и это было признано одной из главных причин, приведших к сложной экономической ситуации. Старая система планирования также не соответствовала новым послеприватизационным условиям. Работать же без планирования, как оказалось, не в состоянии ни одно предприятие. Таким образом, возникла необходимость разработки новой системы, отвечающей целям и задачам предприятия в условиях рыночной экономики, помогающей осуществлять эффективную управленческую деятельность.
С развитием мировой экономики планирование деятельности стало основой работы предприятий. Характерным примером этого является бизнес-план. Без него очень редкий инвестор решится вкладывать деньги в развитие или расширение бизнеса. От правильности и точности прогнозов зависят успехи и неудачи предпринимательской деятельности.
После отказа от старой системы планирования многие отечественные предприятия пытались самостоятельно разработать новую эффективную систему, но нехватка квалифицированных специалистов данного направления делала задачу невыполнимой. В данной ситуации слепо перенимать западный опыт было неразумно. В идеальном случае современное планирование должно сочетать положительный опыт предыдущей системы хозяйствования и то новое, что диктуется изменившимися условиями и позитивным зарубежным опытом.
Именно поэтому вершиной мастерства деятельности финансового менеджера является применение современных методов финансового планирования и контроля, которые в последнее время принято определять с помощью термина "бюджетирование". Бюджетное планирование является самым детализированным уровнем планирования и представляет собой процесс подготовки отдельных бюджетов по структурным подразделениям или функциональным сферам организации, разработанных на основе утвержденных высшим руководством программ. Иногда этот термин трактуется более широко, как целостная система выбора тактических целей планирования на уровне предприятия в рамках принятой стратегии, разработки планов (смет затрат и доходов) будущих операций компании и контроля исполнения этих планов, то есть по сути как система внутреннего финансового управления. Таким образом, бюджетирование является немаловажным шагом в сложной проблеме планирования деятельности предприятия.
Бюджетирование является важным элементом управленческого учета. Аналитики считают, что большинству компаний необходимо внедрение процедур бюджетирования.
Важность и необходимость бюджетной деятельности для управления предприятием обусловили выбор темы данной работы. Кроме того, необходимо отметить и появление в этой области новых идей и подходов, которые не нашли пока еще должного отражения в имеющейся литературе по управленческому учету.
Бюджеты являются ключевым инструментом системы управленческого учета. Как известно, основное назначение управленческого учета состоит в:
- предоставлении необходимой информации руководству для оперативного управления предприятием и принятия долгосрочных решений;
- исчислении фактической себестоимости продукции (работ, услуг) и отклонений от установленных норм, стандартов, планов, смет;
- планировании и контроле финансовой и хозяйственной деятельности, капитальных вложений внедрения новых технологий.
Этим целям служат и бюджетные учетные системы, включающие в себя проектные и отчетные данные. Бюджетные учетные системы - это широко используемый инструмент в управлении предприятием, позволяющий, аккумулировать информацию, требуемую для реализации различных, управленческих функций. В настоящее время бюджетные системы развиваются под влиянием новых идей менеджмента и модифицируются в связи с его возникающими информационными потребностями.
Определяя понятие бюджета, необходимо в первую очередь остановиться на проблемах терминологии. Термин budget, напрямую перенесенный в русский язык, может восприниматься неоднозначно. В нашей стране понятие «бюджет» в первую очередь ассоциируется с такими определениями как государственный (федеральный, местный, семейный) бюджет, понятиями дефицита или профицита бюджета. К понятию бюджета в контексте управленческого учета более близок существующий в русском языке термин «смета». В связи с этим различные авторы в своих работах используют для обозначения понятия budget различные термины - «смета» [1] и «бюджет» [1,2,3,4]. По мнению О. Е. Николаевой, использование термина «бюджет» является более корректным. Процесс составления бюджетов является одним из важнейших в системе планирования и контроля в управленческом учете, и поэтому, наверное, следует оставить термин «бюджет» на языке оригинала. В противном случае будет затруднено чтение специальной литературы и однозначное понимание этого термина. В дальнейшем в работе будет использован именно термин «бюджет».
Наиболее часто в экономической литературе бюджет определяется как план, выраженный в количественном, обычно в денежном, виде на определенный период времени, как правило, год.
В современной литературе представлено множество определений понятия «бюджет». Например, по определению Института дипломированных бухгалтеров по управленческому учету (США) бюджет - это количественный план в денежном выражении, подготовленный и принятый до определенного периода, обычно показывающий планируемую величину дохода, которая должна быть достигнута, и/или расходы, которые должны быть понижены в течение этого периода, и капитал, который необходимо привлечь для достижения данной цели.
В работе «Основы коммерческого бюджетирования» авторов Джай К. Шмита и Джойл Г. Сигела дается такое определение понятия бюджет: «Бюджет - количественный план деятельности предприятия и выполнения программ, представляющий собой связный набор финансовых (активы, собственный капитал, доходы и расходы и т.д.) и/или натуральных (объем произведенной продукции и оказанных услуг и т.д.) экономических показателей деятельности компании. Бюджет описывает цели компании в терминах выполнения конкретных финансовых и операционных задач».
Следует различать понятия бюджет (budget) и бюджетирование (budgeting). Так, если бюджет – это, прежде всего, документ, в котором отражены количественные показатели, в соответствии с которыми предприятие ведет свою хозяйственную деятельности, то бюджетирование - это процесс составления и реализации этого документа в практической деятельности компании.
Бюджетирование - это непрерывная процедура составления и исполнения бюджетов. В качестве основных функций бюджета можно выделить:
- Планирование операций, обеспечивающих достижение целей организации.
- Координация различных видов деятельности и отдельных подразделений. Согла- сование интересов отдельных работников и групп в целом по организации.
- Стимулирование руководителей всех рангов в достижении целей своих центров ответственности.
- Контроль текущей деятельности, обеспечение плановой дисциплины.
- Основа для оценки выполнения центрами ответственности и их руководителей.
- Средство обучения менеджеров.
Следует обратить внимание на то, что бюджеты разрабатываются в контексте продолжающегося бизнеса и определяются предыдущими решениями, которые принимались в рамках долгосрочного процесса планирования. Однако, с течением времени все предло- жения в рамках долгосрочного планирования должны пересматриваться и уточняться в свете новой полученной информации. Процесс пересмотра и уточнения часто происходит как часть ежегодного процесса составления бюджетов и может привести к принятию важных решений, которые будут реализованы в течение текущего бюджетного периода. Поэтому процесс составления бюджета не может рассматриваться только в рамках текущего года, поскольку является неотъемлемой частью долгосрочного процесса планирования.
Бюджетирование представляет собой процесс планирования и учета фактических результатов деятельности банка за отчетный период (период бюджетирования). Целью его является обеспечение руководства полной, достоверной и своевременной информацией о деятельности кредитной организации для принятия эффективных решений по управлению доходами и расходами банка, структурой его активов, пассивов и капитальных вложений, а также для выработки действенной системы мотивации сотрудников.
В процессе бюджетирования можно выделить три основных этапа:
- планирование бюджета - включает подготовку, согласование (сведение) и утверждение плановых заданий;
- учет фактического исполнения бюджета - означает расчет фактических значений бюджетных статей на основе данных о результатах деятельности;
- контроль исполнения и анализ бюджета - подразумевает контроль отклонений фактических значений от запланированных и анализ результатов деятельности.
Результатом бюджетного процесса являются:
- данные о том, какие фактические результаты достигнуты, и насколько они отличаются от запланированных;
- сведения о доходах и расходах как по банку в целом, так и по отдельным направлениям бизнеса;
- количественная оценка эффективности работы по каждому подразделению (центру ответственности) и бизнес по направлению;
- расчет себестоимости отдельных видов операций и банковских продуктов с учетом как прямых, так и косвенных затрат.
Требования к системе автоматизации
Бюджетирование, как и любая управленческая задача, подразумевает множество различных технологий и методик ведения. Например, планирование может основываться на доходном или ресурсном методе и выполняться по технологии "сверху-вниз" или "снизу- вверх"; для трансфертного управления ресурсами выделяют метод ведения трансфертных сделок и портфельный метод; применяются различные подходы к построению финансовой структуры банка; существует множество методик перераспределения общебанковских расходов между центрами ответственности. Как правило, каждая кредитная организация имеет свою собственную, уникальную технологию бюджетирования, наиболее полноотражающую ее специфику. Есть даже такое выражение: "Бюджет - это интимное дело банка".
Обычно применяются следующие аналитические разрезы:
Организационно-штатная структура - представляет собой иерархический справочник всех подразделений банка, выделяемых как центры финансовой ответственности (ЦФО). Это позволяет вести бюджет в разрезе любых структурных единиц банка, включая филиалы, департаменты, управления, отделы, секторы и так далее, вплоть до отдельных сотрудников, ответственных за тот или иной участок работ. Организационно-штатная структура в каждом банке своя, соответственно, должна быть возможность описывать иерархию ЦФО с произвольной степенью вложенности.
Алгоритмы системы бюджетирования должны представлять собой интеллектуальные финансовые калькуляторы, которые обеспечивают автоматический расчет значений бюджетных статей на основании всех необходимых исходных данных. Чем больше в системе различных алгоритмов и процедур расчета, чем более они разнообразны, тем в большей степени удается достигнуть автоматизации процесса бюджетирования. Чем сильнее они параметризованные, тем более универсальной является система, и тем легче ее адаптировать под методику конкретного банка.
Агрегация и консолидация. Данные алгоритмы в равной степени применяются как при планировании, так и при фактическом учете. При этом агрегация и консолидация данных должна выполняться по самым разным измерениям, в частности: по иерархии статей в плане, на пример, чтобы увидеть общую сумму доходов и расходов, по периодам времени, для получения сводных данных за месяц, квартал, год и т.д., по финансовой структуре, чтобы получить бюджет по каждому бизнеса по направлению, по организационной структуре, для получения сводного бюджета по банку в целом. Трансферты и аллокации.
Эти алгоритмы предназначены для учета косвенных расходов по подразделениям и направлениям бизнеса путем перераспределения доходов и затрат между ЦФО. Благодаря этому, появляется возможность количественно оценивать эффективность работы подразделений и бизнес направлений, а также для расчета себестоимости отдельных видов операций и банковских продуктов необходимо учитывать помимо прямых доходов и расходов еще и косвенные.
Управленческий учет трансфертов применяются для перераспределения между центрами прибыли процентных доходов. Принцип заключается в том, что привлекающее подразделение, например отдел частных вкладов, получает компенсацию за привлеченные средства по установленной внутренней трансфертной ставке. Размещающее же подразделение, например кредитный отдел, соответственно, вносит плату за использование ресурсов банка.
Автоматизация бюджетирования на основе комплексной системы поддержки управленческих и финансовых технологий предполагает: централизованное хранение информации: значения бюджетных показателей, а также весь объем используемых для их расчета первичных данных храниться в стандартизованном виде за все периоды бюджетирования в едином информационном хранилище, сбор данных из внешних источников: все исходные данные, на основе которых рассчитываются значения по бюджетным статьям, регулярно собираются из внешних источников, где ведется их учет (АБС, программы учета заработной платы, основных средств и МБП, вспомогательные Excel-таблицы). При этом, в процессе загрузки данных выполняется контроль их корректности, консолидацию бюджета в нужных разрезах: в систему встроены средства агрегации и консолидации, позволяющие на основе исходной первичной информации вычислить плановые и фактические значения по бюджетным статьям в разрезе подразделений, на правлений бизнеса, банковских продуктов, клиентов и т.д., а также рассчитать сводный бюджет по каждому бизнес по направлению и всему банку в целом, быстрый анализ информации: система включает специализированные средства OLAP- анализа для того, чтобы менеджеры и специалисты банка, занимающиеся бюджетированием, могли самостоятельно разрабатывать необходимые отчеты и быстро получать нужные "цифры" и данных о финансовом состоянии банка, непосредственно в процессе принятия решений.
Рис.1 - Принципиальная схема построения системы бюджетирования
Рассмотрим, более детально, какие конкретные преимущества дает применение комплексного подхода на различных этапах бюджетного процесса:
Планирование бюджета
Период подготовки, согласования и утверждение плановых заданий должен быть максимально коротким для того, чтобы плановые задания как можно лучше соответствовали реальной действительности. Наличие филиалов подразумевает дополнительную задачу по обеспечению взаимодействия с ними в процессе планирования.
Учет фактического исполнения бюджета
Регулярный сбор первичных данных обеспечивает действенный оперативный контроль за соблюдением бюджета и выполнением плановых заданий с целью иметь возможности при необходимости вмешаться и выправить ситуацию.
Централизованное хранение как первичных данных, так и значений по бюджетных статьям позволяет максимально автоматизировать и ускорить учет фактического исполнения бюджета.
Контроль исполнения и анализ бюджета
Применение комплексного подхода существенно облегчает контроль исполнения и анализ бюджета, поскольку: наличие всех необходимых данных, включая первичные, "под рукой" в головном офисе обеспечивает удобный доступ к информации о финансовом состоянии банка, а также дает возможность оперативно разобраться, откуда появились те или иные "цифры", единые классификаторы бюджетных статей, центров ответственности и на правлений бизнеса, в соответствии с которыми ведется учет выполненных операций, а также расчет значений бюджетных показателей, позволяет получить общую картину положения дел в банке, а также провести сравнительный анализ различных подразделений или на правлений деятельности, хранение истории значений бюджетных показателей, а также исходных данных, на основе которых они рассчитывались, позволяет выполнять анализ динамики и сравнение результатов деятельности с итогами предыдущих периодов, механизмы Хранилища данных позволяют гибко настраивать и изменять структуру бюджетный статей, центров ответственности и банковских продуктов, чтобы адекватно отражать реалии бизнеса и удовлетворять изменяющиеся потребности в информации.
Благодаря этому обеспечивается полноценный контроль и анализ бюджета, включая: выявление расхождений между плановыми и фактическими значениями бюджетных статей в абсолютном и процентном выражении, определение наиболее и наименее доходных\расходных статей или групп статей бюджета, расчет долей нижестоящих статей в вышестоящих, на пример, долей доходов от различных видов деятельности в общей сумме доходов подразделения, вычисление долей подразделений в сводной статье по всему банку в целом, сравнение доходов и расходов по различным подразделениям и бизнес направлениями и т.д. Описанный подход представляется нам наиболее удачным, поскольку при низких затратах на реализацию позволяет учесть все особенности бюджетного процесса и обеспечивает эффективное ведение бюджета в масштабе всего банка, в том числе и многофилиального.
Благодаря богатству инструментальных средств для сбора, хранения и обработки данных, такой подход позволяет гибко адаптировать систему бюджетирования под требования конкретного банка.
Литература
- Друри К. Введение в управленческий и производственный учет. - М.: Аудит,
- К.Друри «Управленческий и производственный учет». -М. Юнити, 2003 г.
- Безруких П.С. Учет затрат и калькулирование в промышленности (Вопросы I серии, методологии, организации). - М.: Финансы и статистика,
- Мюллендорф Р., Карренбаузр М. Производственный учет.- М.:ЗАО «ФЛН-ПРЕСС»