Внедрение процессного подхода в управлении

Аннотация. Анализ использования информационных ресурсов непосредственно связан с формированием и оценкой систем показателей организационно-структурных возможностей, материально-технического уровня обеспечения информационной деятельности, информационного потенциала кадров, качества информационного обеспечения управленческой деятельности. 

В основе превентивного управления затратами лежит их планирование в краткосрочном и долгосрочном периоде с определением источников и размеров финансирования мероприятий по информационному обеспечению процесса принятия управленческих решений и финансово-хозяйственной деятельности организации в целом.

Финансовая дисциплина является обратной стороной финансового планирования затрат и предполагает предотвращение непроизводительных расходов на основе соблюдения сметы.

Учет и контроль затрат на информационное обеспечение приобретает эффективность в том случае, если информация о результатах деятельности организации отвечает требованиям объективности и ясности. Только в этом случае можно принимать соответствующие управленческие решения. Для регулирования затрат целесообразно выстроить полный цикл управления ими: создание внутренней нормативной базы; проведение мониторинга (анализа) с введением лимитов; осуществление процесса прогнозирования.

Задачи управления затратами на информационное обеспечение зависят от стратегических целей предприятия и могут предполагать:

  • немедленный рост или сокращение;
  • быстрый рост или сокращение;
  • планомерное изменение.

Немедленный рост затрат на информационное обеспечение сопряжен со стратегией прорыва на рынке и стремлением предприятия занять весомую долю рынка в короткие сроки. Решение о немедленном прекращении финансирования затрат на информационное обеспечение может быть принято вследствие текущего финансового состояния организации. В этом случае возможна следующая очередность действий:

  • проведение максимально детальной инвентаризации затрат на информационное обеспечение деятельности предприятия;
  • определение категории каждого элемента «информационных» затрат и анализ последствий отказа от них (при этом целесообразно выделять категории элементов данного вида затрат по степени приоритетности: высокоприоритетные, приоритетные, допустимые, необоснованные);
  • прекращение финансирования необоснованных элементов «информационных» затрат; в случае критического финансового состояния организации целесообразно ограничение и в отношении допустимых затрат.

Быстрый рост или сокращение «информационных» затрат предполагает мероприятия организационно-технического характера, позволяющие довести затраты на информационное обеспечение до приемлемого уровня. При этом используется метод «мозгового штурма», способствующий выявлению основных факторов формирования затрат, способов их рационализации. В этом случае возможно принятие решений о стандартизации компьютерного оборудования и программного обеспечения в организации, проведении инвентаризации баз данных и других источников информации, упорядочении ее приобретения и т.п.

На этапе планомерного изменения затрат организация инициирует проекты организационных преобразований, каждый из которых может оказать существенное влияние на уровень «информационных» затрат. Систематическое управление затратами на основе принципов их рационализации связано с улучшением  управления по трем основным направлениям:

  • инвестиции в материально-техническую базу;
  • работа с поставщиками (процесс закупки товарной массы);
  • непосредственно организация и осуществление торгового процесса.

Инвестиции в материально-техническую базу создают новые возможности для предприятия. В зависимости от того, приобретет ли предприятие, например, программное обеспечение, зависит его возможность получить или потерять конкурентное преимущество. Но даже если необходимость подобных инвестиций очевидна, их осуществление требует технико-экономического обоснования и расчета прогнозной эффективности.

В отношении процесса закупки товарной массы, речь идет, прежде всего, об информационном обеспечении закупок. Оно включает формирование базы данных поставщиков и договоров, что позволяет упроститькаждодневнуюработу,повыситьпрозрачностьпроцессазакупкитоваров,исключитьдублирование поставок, консолидировать закупаемый ассортимент товаров у одного поставщика и т.п. Целесообразно проводить регулярный мониторинг рынков товаров для отслеживания рыночной конъюнктуры.

Этап, связанный непосредственно с совершенствованием  организации  и осуществления торгового процесса, на наш взгляд, в современных условиях должен предполагать процессный подход, заключающийся в рассмотрении торговой организации не как совокупности отдельных структурных подразделений, а как совокупности  процессов.

Данный вывод основывается на обобщении взглядов ученых, считающих (и мы с ними согласны), что проблему управления экономической эффективностью следует рассматривать с позиций процессно- системного подхода, исходя из следующих утверждений:

  • управление эффективностью базируется на управлении качеством;
  • система качества включает совокупность процедур, процессов и ресурсов (включая информационные);
  • для повышения эффективности деятельности необходимо обеспечить эффективность каждого процесса;
  • основное внимание должно быть сосредоточено на процессах, создающих ценность для потребителя и обеспечивающих рентабельность хозяйственной деятельности.

Основное внимание при этом сосредоточивается на бизнес-процессах – горизонтальных процессах, включающих определенные виды деятельности (интегрированных операций), обеспечивающие ключевые факторы успеха организации на рынке, непосредственно влияющие на создание ценности для потребителя (через цену и качество) и максимизацию прибыли для организации.

Основная идея процессного подхода заключается в том, что все функции, выполняемые в подразделениях организации, распределены по бизнес-процессам и процессы взаимодействуют между собой, то есть формируется сеть бизнес-процессов.

Каждый бизнес-процесс, включает подпроцессы, раскрывающие и детализирующие поток работ, цепочку создания ценности внутри процесса. Это позволяет выявить проблемы в реализации целей на каждом этапе товародвижения от поставщика товаров (услуг) к потребителю, усовершенствовать процессы с позиции их максимальной отдачи (эффективности).

Внедрение процессного подхода в управлении ставит задачу организационно-экономического совершенствования информационного обеспечения деятельности торговой организации.

Организационный аспект включает необходимость формирования и упорядочения информационных потоков, перераспределения информации по бизнес-процессам, новые подходы к анализу информационных ресурсов, требования руководителей к их качеству и т. п. При этом анализ следует рассматривать в широком смысле – как работу со всей доступной информацией о процессах, измерении показателей процессов, сравнительном анализе и  т.д.

Экономический аспект связан с оценкой эффективности использования  информационных ресурсов на уровне каждого бизнес-процесса, выявлением затрат и синергического эффекта в   результате «информационного» взаимодействия «владельцев» процессов. Данный аспект может стать еще одним направлением анализа информационных ресурсов предприятия.

Исследование организационно-экономических  аспектов  информационного  обеспечения позволяет торговому предприятию получить качественный информационный  ресурс,  необходимый для принятия управленческих решений. С позиции временной характеристики информационные ресурсы можно классифицировать на ретроспективные, текущие и прогнозные. Ретроспективные и текущие содержат фактографическую информацию о результатах предыдущих и отчетного периодов деятельности организации.  Прогнозные  информационные  ресурсы  содержат  вероятностные  данные о будущем состоянии дел, своего рода ориентир предстоящего развития. Между этими тремя видами ресурсов существует тесная взаимосвязь: текущие и прогнозные данные со временем становятся ретроспективными; ретроспективные данные являются базой для формирования прогноза; текущие сведения служат критерием точности  прогнозов.

Фамилия автора: Н.Б. Рудица, А. Назымбек
Год: 2014
Город: Павлодар
Категория: Экономика
Яндекс.Метрика