Аннотация. В статье рассматриваются автоматизированные системы учета и контроля для розничной торговли и описываются их преимущества.
Казахстан стоит сегодня на рубеже нового этапа социально-экономической модернизации и политической демократизации. Фундаментом процветающего и динамично развивающегося общества может быть только современная, конкурентоспособная и открытая рыночная экономика, не ограниченная рамками только сырьевого сектора. 12 апреля 2005 года был принят Закон Республики Казахстан «О регулировании торговой деятельности». В действующем законе в параграфе 2 рассматривается порядок осуществления розничной торговли. Розничная торговля – это реализация товаров непосредственно населению для личного потребления. Работа современного магазина самообслуживания или супермаркета невозможна без отлаженной и эффективной системы автоматизации розничной торговли. Это обусловлено, как минимум, наличием системы штрихового кодирования, что приводит к необходимости использования компьютеризированного торгового оборудования (POS-терминалов, фискальных регистраторов, принтеров штрих-кодов (этикеток), сканеров штрих-кодов, терминалов сбора данных и т.д.), которое должно быть интегрировано в систему автоматизации розничной торговли. Реализация – основной объемный показатель деятельности предприятия. Процессом реализации является совокупность хозяйственных операций, связанных со сбытом и продажей продукции.
На сегодняшний день многие предприятия и фирмы до сих пор не используют автоматизированный учет в своей деятельности, что создает проблему. Значительно увеличивается количество времени, затрачиваемого на заполнение различных бухгалтерских документов, что существенно затрудняет работу бухгалтерии. Актуальность автоматизированного учета заключается в том, что в век новых технологий автоматизация и компьютеризация являются главными составляющими эффективного функционирования торгового предприятия и повышения производительности труда.
Применение компьютерной техники в сфере реализации товаров позволяет отказаться от ведения карточек складского учета, вести учет отгрузки товаров, оперативный контроль за выполнением договоров поставок, прибыли. Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. Применение вычислительной техники в сфере реализации товаров резко повышает учет и контроль этой сферы деятельности.
Существует множество готовых программ для автоматизации розничной торговли. В данной статье рассмотрены некоторые из них.
Многопользовательская программа «Лука. Супермаркет», разработчиком которой является ТОО »ПЛЮСМИКРО», предназначена для автоматизации работы персонала магазина розничной торговли с использованием штрихового кодирования товаров. «Лука. Супермаркет» - решение для автоматизации работы менеджеров и кассиров магазина розничной торговли, которое позволяет вести оперативный учет товара по себестоимости и учетным ценам.
Основные операции, которые поддерживает система:
- приход и перемещение товара между складами и торговыми секциями, списание, переоценка и пересортица;
- реализация в торговом зале, реализация юридическим лицам с использованием любых форм оплаты;
- автоматический контроль остатков товара в торговом зале на соответствие заданному лимиту. Основные операции с товаром, которые поддерживает система:
- оформление поступления товара и ценообразование; инвентаризация;
- перемещение между складами и торговыми секциями; переработка товара (разделка мяса, сортировка овощей и пр.); реализация юридическим лицам;
- реализация в торговом зале;
- контроль остатков товара в торговом зале в реальном времени; списание товара;
- автоматическое формирование объемов списания естественной убыли товара; переоценка и устранение пересортицы (там, где имеется вероятность ее возникновения); закрытие смены.
В основе системы идентификации товара лежит штриховое кодирование. Товар в системе может содержать пять разновидностей штрих-кодов. От других систем аналогичного назначения «Лука. Супермаркет» отличается тем, что и администрация, и бухгалтерия, и кассиры работают в едином
информационном пространстве (с общей базой данных). В одной системе клиенту доступны полная функциональность бухгалтерии и торговых операций. Все результаты торговых операций автоматически становятся доступными в бухгалтерии. Никаких специальных действий по переносу результатов из торговли в бухгалтерию не требуется. Организационно функции работников управления, бухгалтерии и торговли разделены.
Программа работает на платформе Windows XP. Для доступа к данным используется СУБД Btrieve версии не ниже 6.15. Могут использоваться версии данной СУБД для рабочей станции, для сервера NetWare или сервера Windows XP. СУБД Btrieve поставляется в виде DLL-модулей для Windows и NLM - для NetWare. После инсталяции Btrieve доступ к локальной и сетевой базам данных осуществляется без всяких дополнительных настроек [1]. «Лука. Супермаркет» одинаково работает как в локальном так и в сетевом режимах.
В сетевом режиме можно открыть одну и ту же базу данных с нескольких рабочих станций. Максимальное количество таких рабочих станций ограничивается параметрами Btrieve и сервера. В этом режиме СУБД Btrieve запускается на сервере в виде NLM-модуля для NetWare или как сервис в Windows NT. СУБД Btrieve в этом режиме работает по схеме клиент/сервер. Вся работа по записи и чтению данных из файлов базы данных происходит на сервере. Рабочие станции, обращаются к этим данным, посылая запросы к СУБД Btrieve.
СУБД Btrieve использует внутренний кеш для ускорения доступа к данным. Перед тем как данные будут переданы программе или записаны в базу данных, они всегда записываются в кеш. Это ускоряет операции чтения и записи данных разгружая дисковую систему. Максимальная скорость работы с данными достигается при объеме кеша равном объему базы данных, так как при этом все данные находятся в памяти и для доступа к ним нет необходимости обращаться к диску. При записи данные помещаются в кеш и выгружаются на диск в следующих случаях: при недостаточном объеме кеша, при окончании транзакции, при закрытии файла или если включен надежный режим работы [1].
Основное преимущество программы «Лука. Супермаркет» - увеличивается пропускная способность касс. Еще одна система «Штрих-М: Торговое предприятие» предназначена для решения задач автоматизации учета на предприятиях оптовой, розничной и оптово- розничной торговли с использованием различного торгового оборудования. На ее основе могут быть автоматизированы как единичные (одиночные) магазины формата супермаркета или гипермаркета, так и сети магазинов с одним или несколькими центральными офисами и с одним или несколькими распределительными центрами.
Конфигурация разработана на «1С: Предприятие v. 8.0».
Конфигурация «Штрих-М: Торговое предприятие» позволяет решать задачи ведения управленческого учета на предприятии, оперативного учета наличия и движения номенклатуры, реализации ценовых политик предприятия, получения информации о состоянии взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, работы с подотчетными лицами, получения аналитической отчетности о работе предприятия и прибыльности бизнеса, организации работы магазина с помощью торгового оборудования. Учет номенклатуры ведется по приходным ценам в управленческой и региональной валютах, а на розничных складах учет также ведется и по розничным ценам в валюте регионального учета. Также при ведении учета товара возможно опциональное ведение учета номенклатуры по серийным номерам и в разрезе дополнительных характеристик.
Функциональные возможности продукта:
- ведение партионного учета остатков товаров на складах предприятия и в торговых залах;
- учет товаров в разрезе произвольного количества дополнительных характеристик;
- реализация основных этапов товародвижения;
- ведение взаиморасчетов с контрагентами;
- учет денежных средств предприятия;
- отчетность;
- обмен данными с бухгалтерскими конфигурациями;
- поддержка работы с широким спектром торгового оборудования.
Основное преимущество этой системы - она проста для понимания сотрудниками предприятий розничной торговли, поскольку реализует привычную для них схему документооборота.
Следующей распространенной программой в розничной торговле является программа «1С: Торговля и склад», которая автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия. Она предназначена для учета любых видов торговых операций. Программа позволяет:
- автоматизировать учет в оптовой и розничной торговле; вести учет складских операций;
- формировать все необходимые первичные документы, в том числе счета-фактуры, книги продаж и покупок, вести учет импортных товаров в разрезе ГТД;
- вести взаимосвязанный учет заявок покупателей и заказов поставщикам с возможностью резервирования на момент планируемой отгрузки с учетом ожидаемых поступлений;
- отслеживать состояние взаиморасчетов с контрагентами;
- вести взаиморасчеты с иностранными поставщиками, учитывать таможенные пошлины и сборы; вести учет денежных средств, товарных кредитов и товаров на реализации;
- получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег; вести раздельный управленческий и финансовый учет;
- вести учет от имени нескольких юридических лиц;
- вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);
- вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию; оформлять закупку и продажу товаров;
- производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;
- вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты
- по отдельным договорам;
- выполнять резервирование товаров и контроль оплаты; вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе; вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;
- вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату;
- задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен;
- работать со взаимосвязанными документами;
- выполнять автоматический расчет цен списания товаров;
- быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов; вести учет товаров в различных единицах измерения;
- вести учет денежных средств в различных валютах;
- автоматически формировать бухгалтерские проводки для «1С: Бухгалтерии».
«1С: Торговля и склад» содержит разнообразные средства для связи с другими программами. Возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой. Кроме этого, встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF, также «1С: Торговля и склад» поддерживает современные средства интеграции приложений: OLE, OLE Automation и DDE [2]. Использование этих средств позволяет:
- управлять работой других программ, используя встроенный язык «1С: Торговля и склад», например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel;
- получать доступ к данным «1С: Торговля и склад» из других программ;
- вставлять в документы и отчеты «1С: Торговля и склад» объекты, созданные другими программами, например, помещать в первичные документы логотип фирмы;
- размещать в документах и отчетах рисунки и графики.
В «1С: Торговля и склад» реализована поддержка открытых стандартов: обмена коммерческой информацией (CommerceML) и обмена платежными документами («1С: Предприятие» – Клиент банка). «Интеллектуальное» взаимодействие с торговым оборудованием позволяет, например, заполнять документы путем считывания штрих-кодов товаров сканером. Для торговых предприятий с различным количеством совершаемых операций фирма «1С» предлагает разные версии программы «1С: Торговля и склад»:
- однопользовательская версия;
- сетевая версия;
- версия для SQL (клиент-сервер).
При переходе на другую версию автоматически сохраняются все введенные данные [3]. Основные преимущества программы:
программа способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов;
«1С: Торговля и склад» автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия; благодаря гибкости и настраиваемости, программа может адаптироваться к особенностям торгового и складского учета конкретной организации;
«1С: Торговля и склад» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретной базе. В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы;
«1С: Торговля и склад» содержит разнообразные средства для связи с другими программами; возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой.
Из трех систем можно отдать преимущество программе «1С: Торговля и склад». Это наиболее мощное решение для учета торговых операций и необходимые средства для повышения эффективности управления предприятием на современном уровне. В этой программе реализованы возможности, повышающие эффективность использования ресурсов торгового предприятия, современные методы управления взаимоотношения с клиентами (CRM), обеспечивающие высокую скорость и качество работы менеджеров в сочетании с индивидуальным подходом к каждому клиенту.
«1С: Торговля и склад» существенно расширяет возможности масштабирования и работы в распределенной информационной базе, в том числе через Интернет, что будет востребовано крупными предприятиями с территориально разнесенными подразделениями. Также в этой программе есть возможность дописывать отдельные программные модули, которые можно подстраивать под нужды отдельного торгового предприятия.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
- Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. – СПб.: Питер, 1997. – 704 с.
- Литвинова А.Г., Лытаев Д.В., Кульбицкий С.А. 1С: Торговля и Склад 7 с нуля! – Лучшие книги, 2007. – 384 с.
- Жадаев А. Г. Наглядный самоучитель 1С: Предприятие 7. Торговля и Склад. - БХВ-Петербург, 2009. – 432 с.