Модель процедуры административного контроля в активных системах 

Цель исследования – изучить фундаментальные вопросы теории, активные в управлении адми- нистративным контролем. Показать возможность и целесообразность использования методов теории активных систем для повышения эффективности функционирования организаций (предприятий, уч- реждений, фирм и т.д.). Найти условие выбора типа управления и эффективности административного контроля А  активной системы, т.е. K(η)→ Ŝ(A →Х).

Методология – в статье используются общенаучные и частнонаучные методы, такие как эмпириче- ский, сравнительный методы, анализ, синтез, дедукция, метод причин и следствий.

Оригинальность/ценность – авторами рассматривается модель процедуры административного контроля в активных системах и ее дальнейшее развитие в стране. В исследовании описывается алго- ритмический и программный инструментарий активизации потенциала управления. Их совокупность может рассматриваться как механизм, позволяющий создавать эффективную систему управления ор- ганизацией. В работе показан выбор типа управления и роль процедуры адмнистративного  контроля в организационном управлении. Предложен критерий эффективности процедуры административного контроля, выполняющего роль обратной связи в управлении организационными структурами.

Выводы – в настоящее время увеличение эффективности управления организационными структу- рами при ограниченности ресурсов имеет актуальный характер. Организационное управление – одно из сложнейших областей человеческой деятельности, обеспечивающее процессы планирования, ор- ганизации, мотивации и контроля, направленные на определение и достижение целей производства. Авторами приводится аргумент о необходимости системного обсуждения зависимости активизации потенциала управления от организационного планирования в случае его практической оправданности. Каким образом организация может изменяться в будущем и какие перед ней могут встать задачи, от- личные от уже существующих? Решение этих вопросов определяет необходимость активизации потен- циала управления.

Введение

Одно из фундаментальных открытий в мире экономики заключалось в том, что люди способны производить больше, если они кооперируется друг с другом, специализируясь в различных видах про- дуктивной деятельности, а затем вступать в сделки друг с другом с целью приобретения необходимых

им товаров и услуг. Здесь возникает проблема организационного управления. Организационное управ- ление – это управленческая деятельность и процессы, связанные с разработкой концепции и страте- гии развития организации, постановкой ее целей, с планированием, организационной деятельностью, распорядительством, координированием и контролем, а при необходимости – и корректировкой ранее принятых решений [1]. При этом возникает множество задач, связанных с организацией самой актив- ной системы А , т.е. организации и системы управления А . Понятно, что успешное приспособление

с                                                                                                                                         с

к меняющимся местным условиям, хорошее использование местной информации, экономия  расходов

на передачу информации и эффективное использование дефицитного времени и внимание центра    А

– все это аргументы в пользу делегирования полномочий по принятию решений и ответственности на как можно более низкие уровни организации. Однако разного рода отдачи от масштаба говорят за то, что далеко не все виды деятельности следует передавать вниз, на уровень подразделений (структур). Пробел состоит в том, что сообщение о выполнения плана активным элементом А (членом организа- ции) должно передаваться центру через множество уровней структуры. Все это приводит к процедуре манипулирования сообщениями [2]. С другой стороны, манипулирования сообщением о выполнении плана понижает эффективность управления активной системой [3]. Децентрализация власти позволяет лучше использовать локальное сообщение, но сам факт того, что решения, принимаемые на местах, базируются на сообщениях, которые отсутствуют в центре, обостряет проблему субъективного риска. Как следствие, должны быть созданы системы оценки и контроля, сопряженные со всеми издержка-

ми, связанными с выполнением плана активными элементами А

[4, 5]. Эту задачу в организационном

управлении традиционно решает процедура административного контроля А . Но здесь остается откры-

тым вопрос влияния процедуры А

на эффективность управления организацией.

В данной работе рассматривается эвристический подход к формализации процедуры А . Такая формализация дает возможность более глубоко понять такие фундаментальные вопросы ТАС (теории активных систем [6]), как: суть обратной связи в управлении организационными структурами;   роль

процедуры А

при получении информации о выполнениии плана активными элементами (А );  оценка

управляемости самой организационной системы и т.д.

Рассмотрим общую формулировку задачи управления некоторой (пассивной или активной) си- стемой [2]. Пусть состояние системы описывается переменной yєA, принадлежащей допустимому

множеству А. Состояние системы в рассматриваемый момент времени зависит от управляющих воз- действий ηєU: y=G(η). Предположим, что на множестве U×A задан функционал Ф(η,G(η)),  определя-

ющий эффективность функционирования системы (с точки зрения управляющего органа).   Величина

К(η)=Ф(η,G(η)) называется эффективностью управления ηєU. Задача управляющего органа заключает-

ся в выборе такого допустимого управления, которое максимизировало бы значение его эффективности при условии, что известна реакция G(η) системы на управляющие воздействия:

K (h) ® max .                                                                (1)

hÎU

Выполнение этого условия тесно связано с эффективностью процедуры адмнистративного   конт-

роля (А ) системы, так как значение функции G(η) будет максимальной G(h) ® max , если центр А

знает

к

информационно S о ходе выполнения плана активными элементами.

hÎU                                                с

Цель работы. Найти условие выбора типа управления и эффективности работы процедуры адми-

нистративного контроля А

активной системы, т.е. K(η)→ Ŝ(A →Х).

Метод решения. Активными мы назвали системы, обеспечивающие функционирование коллек- тива людей для достижения определенных целей. Таким образом, уже в самом определении активной системы предполагается целенаправленный характер ее функционирования.

Использование формальных методов для исследования функционирования активной системы А требует формального представления ее целей. Поведение элементов (людей) в А определяется целым рядом факторов престижного, характерного, социального, экономического, политического и  прочего

характера [6,7]. Всесторонний учет в формальной модели управления А

всех этих факторов показан в

исследовании [1,2,5].

Первоначально рассмотрим различия в управлении пассивными и активными системами. Для пас- сивной (например, технической) системы зависимость y=G(η) является фактически моделью системы

– управляемого объекта, отражающей регламент его функцирования.

Иначе обстоит дело в активных системах (А ), т.е. системах, в которых управляемые субъекты обла- дают свойством активности, в том числе – свободой выбора своего состояния. Помимо возможности выбора состояния элементы активной систеы (А ) обладают собственными интересами и предпочтени- ями, осуществляют выбор состояния целенаправленно (в противном случае их поведение можно  рас-

сматривать как пассивное). Соответственно конкретизируется и модель системы G(h) , которая должна учитывать проявления активности управляемых субъектов (Аэ). Воздействие ηєU по своей физической природе имеет две компонеты: силу и глубину. От этих компонент воздействия и зависит выбор  типа

управления.

Сила воздействия F – воздействие, влияющее на состояние объекта управления. Это может быть информационный сигнал, стимул, власть, авторитет, приказ, инструкция и т.д.

Глубина воздействия Q – степень влияния воздействия на объект управления. Сочетание силы и глубины воздействия определяет тип управления. Управление – это воздействие, имеющее вид U=F&Q. Естественно, на это воздействие обязательно будет реакция управляемого элемента.

Реакции Аэ  на управляющие воздействия в нашем случае разделены на четыре группы:

S – сопротивляемость А

на управляющие воздействия. Сопротивляемость выражается в  нежела-

нии выполнять план.

I – избирательность А на управляющие воздействия. Она выражается в избирательности (предпоч- тительности) при выполнении плана.

N – неопределенность А

на управляюшие воздействия. Она выражается в неопределенности  или

безразличии при выполнении плана.

А1 – активность А . Она выражается в большом желании выполнить план. Ĺ={S,I,N,A1} – факти- чески не только определяет yєA активной системы, но дает возможность руководителю   организации

оценить ее потенциал и составить стратегический план [8]. Таким образом модель активной системы выглядит так:

G(η)=(η→S)& (η→I)& (η→N)& (η→A1).                                      (2)

С помощью этой модели мы можем определить стиль управления организацией. При этом эф- фективность управляющих воздействий достигается, когда G(η)=1. Это положение можно выразить следующей теоремой.

Теорема. Если на управляющее воздействие у А

реакции появятся одновременно в виде параме-

тров {s,i,n,a1}, то G(η) принимает значение 1, только тогда, когда {f,q} принимает значение единицы.

Доказательство. Доказать эту теорему можно строя истинностную таблицу для G(η) в виде таб- лицы 1. Эффективность управления зависит от степени восприимчивости управляющего воздействия η элементами А . Для этого мы должны раскрыть социально-психологические аспекты элементов А ,

с                                                                                                                                                                                                                                                                          с

когда на А

производится управляющее воздействие. Но прежде надо изучить отношения i,s,a1,n когда

η действует на элементы А . При анализе таблицы 1 в 64-й позиции видна очевидность доказательства

теоремы.

Таблица 1 – Истинностная таблица управляемости

ISSN 2224 – 5561                                                                                                                                           ҚазЭУ хабаршысы –

12                                                             Вестник КазЭУ

тЕОРИЯ И МЕтОДОЛОГИЯ

theory and methodology

Продолжение таблицы 1

Это говорит о том, что для эффективного управление А

в составе управляющих воздействий долж-

ны одновременно присутствовать параметры силы и глубины управления.

Выражения (F&G)→S, (F&G)→I, (F&G)→N, (F&G)→A1 количественно оценивают взаимоотно- шение А с центром. Сила воздействия F заключается в регламенте существования А (например, режим

э                                                                                                                                                                                                                                          с

работы внутри А ; правила ухода с работы и т.д.), а глубина G содержит в себе различные методы сти-

мулирования А

(например, премирование, повышение в должности и т.д.). В совокупности F&G   эти

мероприятия и будут управляющим воздействием, т. е.:

а) состояние хороших отношений между А

и А :

S→min,                         A1→max,                     I→max,                        N→min

F→max, G→max,

F→max, G→min,

F→max, G→max,

F→min, G→min;

№5/2014                                                                                          13

тЕОРИЯ ЖӘНЕ ӘДІСНАМА

theory and methodology

б) состояние плохих отношений между А

и А :

S→max,                         A1→min,                     I→max,                        N→min,

F→min, G→min,

F→max, G→min,

F→max, G→max,

F→min, G→min.

При такой технологии, оценивая параметры S,I,N,A1, руководитель может узнать и причину раз- личного поведения работника, не общаясь с ним. Естественно, это резко сократит время, затрачиваемое на коммуникацию. В зависимости от значения оценок руководитель может узнать и степень управля- емости каждого А  в А . Понятно, центр при этом должен хорошо знать взаимоотношения параметров

э            с

S,I,N,A1, т.е. вовремя распознавать причину изменения значений этих параметров в зависимости  друг

от друга.

Центр А

очень нуждается в объективной информации, идущей к нему от структурных  подразде-

лений. От ее объективности во многом зависит результативность принимаемых управленческих ре- шений. Однако, неравное положение отправителя и получателя информации в иерархии, зависимость последнего от первого создает угрозу искажения ее содержания. На каждом управленческом уровне происходит ее фильтрация, и до самого верха не доходит ее первоначальный объем.

Каждый руководитель, фильтрирующий информацию, старается отсечь то, что представляет  его в невыгодном свете, и внести то, что подчеркивает его успехи. Подчиненные часто преувеличивают свои достижения и скрывают недостатки, так как от оценки менеджером их вклада в дела организации зависит их дальнейшая карьера. Однако, искаженная информация снижает эффективность управления организацией.

Но с другой стороны, для достижения эффективности управления в организации должна быть про- цедура Ак [9, 10, 11]. Чтобы показать формальную зависимость процедуры Ак и К(η), введем следующие определения.

У центра А существует цель Ψ

(Х, Ω) в виде планов Х и совокупность А , выполняющих эти пла-

ны. Точно так же существует цель Ψ

(x , y , r ), где x єХ, y єА, r єΩ. Из-за разницы (не совпадения цели)

Аэ         j       i     j

j                i               j

Ψ   (Х,Ω) – Ψ

(x , y , r ) появляется необходимость процедуры адмнистративного контроля за выпол-

Ас                                  Аэ

j        i       j

нениями Х активным элементом А . Здесь Х – совокупность планов А , которые она должна выполнять;

с                                                                                                            с

А – совокупность состояний А

после воздействий U; Ω – совокупность типов А . Такое не совпадение

выявляется с помощью процедуры адмнистративного контроля (А ), т.е.

А : G(η)→Ŝ                                                                     (3)

Ŝ – совокупность сообщений центру о результатах действия  А

в соответствии с процедурой пла-

нирования π: Ŝ→X, где Ŝ= Õ s, X= Õxi    и план, назначаемый і-му А , будет определяться выражением:

iÎI

iÎI                                                                                                   э

х =π (S ), ієІ; sєS. В качестве моделей поведения А

будем использовать уравнение (2).

j                 a                                                                                                                                       э

Для того что определить условие для процедуры А , обеспечивающей эффектиность    управления

(3), проанализируем процедуру планирования.

План Х состоит из {a (x )} частей, здесь х єX – содержания плана,    а

– і-тая часть этого плана.  С

ij     j                                                       j                                                                                  і

другой стороны, Х должен выполняться к заданному сроку t={t ,t ,t , ….}. Части плана, выполняемого к

1    2   3

заданному сроку, выразим как a

t1(x )єx-a, часть плана Х, выполняемого за время t

активным элемен-

11        1                                                                                                                                                 1

том А . Таким образом, центром А

задается множество планов, в котором элементы активной системы

э                                                                                       с

должны выполняться в заданное время t:

X={a

t1(X ),a

t2(X ), …., a tn(x n)},                                                (4)

здесь t=t +t +….+t .

11         1        22           2                      n          n

1       2                     n

После этого руководители структуры  А

распределяют по А

эти планы. При этом  руковадители

структуры А

должны четко сформулировать содержание планов х ,х ,….х , в которых активные элемен-

с                                                                                                                                                                     1    2              n

ты А

должны выполняться в заданный срок следующим образом:

x t1=b

t  время t

= t1

+ t 2 + ... + tå ;

1            1                          1

1        1          1                  1

x t1=b

t  время t

= t1

+ t 2 + ... + tæ  ;

2            2                        2

2        2          2                  2

.............................................................   .                                  (5)

1           2                   K

x tk=b

t  время ;  t2  = tK

+ tK  + ... + t2

k            k                     k

ISSN 2224 – 5561                                                                                                                                           ҚазЭУ хабаршысы –

14                                                             Вестник КазЭУ

тЕОРИЯ И МЕтОДОЛОГИЯ

theory and methodology

Здес b

• содержание плана x , x єХ, t=t +t +….+t

• общее время для выполнения работы { b ,b ,….

k                                                                     k       k

1       2                     k

1        1  2 2     3

b }. C другой стороны b єB – работа, являющаяся содержанием плана Х, делится на части b =b1 +b1  +b1

k                                                                    k                                                                                                                                                                                                               1

n

….+b1     и требует определенного промежутка времени tk  для выполнения этих частей работы bk. Таким образом, план Х будет функцией B и t, т.е. Х(B,t). Исходя из вышеизложенных соображений алгоритм

планирования можно представить в соответствии с таблицей 2: Таблица 2 – Алгоритм планирования

n          k                         k           n

m

Ŝ = å(åbe) = å(åb

)  .                                                     (6),

c=1

e=1

e=1

m=1

Условие (6) является условием эффективности процедуры А . Таким образом достигается  Argmax

K(η), если выполняется условие (6). Процедура А

(4) определяет, выполняется ли условие (6). Из этого

выходит, что содержание сообщений Ŝ центру заключается в распознавании выполнения и/или не вы- полнения условий Ŝ. В таком предположении:

n          k                          k           n

Argmax K(η) → Ŝ = å(åbe) = å(åbm )

Выводы. В настоящее время увеличение эффективности управления организационными струк- турами при ограниченности ресурсов имеет ярко выраженную актуальность. С другой стороны, эф- фетивное управления активной системой требует эффективной процедуры А , так как без обратной связи руководитель организации не может оперативно принимать управленческие решения.  Поэтому

цедуры административного контроля. Необходимость к этому возникает вследствие существования вв А  будет разумным представлять передачу информации Ŝ о выполнения плана A –ом с помощью про-

структурах А

и между активными элементами реакции на управляющие воздействия. В этом   случае

передаваемое искажение Ŝ информации будет минимальным. За счет этого эффективность управления максимизируется. Организационное управление – одно из сложнейших областей человеческой дея- тельности, обеспечивающей процессы планирования, организации, мотивации и контроля, направлен- ные на определение и достижение целей производства.

В процессе своего развития управление активными системами прошло ряд этапов. На каждом  из

них для управления А

был характерен определенный качественный уровень, соответствующий полно-

те освоения в управлении сложности и разнообразия процессов управляемой А . Это объективная   за-

висимость, носящая закономерный характер. В силу ее действия особенности управляемой А системы характеризуется существованием в нем процедуры А . От структуры А

зависела эффективность и тип

к                                                      к

управления А . Это связано с пересечением интересов центра и А . Чем пересечение выше, тем   выше

с                                                                                                                                                                    э

эффективность управления А .

Список литературы 

1. Рустамов Н. Т., Ибраим М., Абдрахманов Р. Б. Закономерности организационных успехов и не- удач. – Т.: Fan va texnologia, 2009. – 200 с.
2. Новиков Д. А., Петраков С. Н. Курс теории активных систем. – М.: СИМТЕГ, – 104 с.
3. Бурков В. Н., Новиков Д. А. Теория активных систем: состояние и перспективы. – М.: СИНТЕГ, – 128 с.
4. Смирнов Э. А. Основы теории организации. – М.: ЮНИТН, 2000. – 375 с.
5. Новиков Д. А. Теория управления организационными системами. – М.: Изд. физико-математиче- ской литературы, 2007. – 584 с.
6. Абдрахманов Р. Б. Выбор стиля управления // Иктисодиет ва таълим. – 2004. – № 2. – C. 33-36.
7. Рустамов Н. Т., Абдрахманов Р. Б. Алгоритм решения вопроса мотивации с помощью управля- емости активного элемента // Сборник международной конференции «автоматизация и управление». Перспективы, проблемы и решение. – Алматы.: КазНТУ, – С. 91-94.
8. Рустамов Н. Т., Жасузакова М. Ж. Алгоритмический и программный инструментарий стратеги- ческого планирования. – Т.: Fan va texnologiya, 2013. – 120 с.
9. Хуснутдинова Х. Х., Рустамов Н. Т. Информационные системы оценки управляемости органи- зации. – Т.: ФАН, – 128 с.
10. Абдрахманов Р. Б. Разработка, исследования и практическое внедрение эвристической модели административного контроля в активных системах: автореф. на соис. уч. степ. к.т.н. – Алматы, 2007. – 25 с.
11. Утепбергенов И. Т., Абдрахманов Р. Б. Алгоритмизация для оценки административного контроля // Современные проблемы и инновации в области экономики и технологии: cборник научн. публ. АУТБ. – Алматы, 2005. – С. 311-316.
12. Citrin, L., Blath, R. Critical management tools for getting costs under control // Physician executive. – 2014. – № 39 (6). – pp. 28-31
13. Sisaye, S, Birnberg, J. G. Sociological approaches to organizational learning: Applications to process innovations in management accounting systems // Advances in Management – 2014 – № 23. – pp. 1-43. DOI: 10.1108/S1474-787120140000023001