В статье рассмотрены различные трактовки понятия «корпоративная система управления проектом» в системе менеджмента. Охарактеризованы цели и задачи системы управления проектами. Рассмотрены основные методологии системы управления проектами. Дается построение КСУП. Рассказывается о преимуществах внедрения КСУП в компании. Подводятся итоги внедрения КСУП.
В период кризиса потребность в эффективном управлении проектами существенно возросла, поскольку завершить начатые проекты в условиях высокой неопределенности и разрывов финансирования практически невозможно без эффективного управления портфелем проектов.
Эффективность проектного подхода к развитию компании, к управлению контрактными и инвестиционными проектами компании уже давно не ставится под сомнение, поскольку в большинстве случаев проектно-ориентированная деятельность позволяет достигнуть установленных целей в заданный срок и с оптимальными затратами. Однако существенная часть компаний до сих пор не осуществляет целенаправленного и систематизированного управления своими проектами. При этом реализуемые проекты могут носить отраслевую специфику, отражать инвестиционную направленность или направленность организационного развития. Тема комплексного управления проектами организации чрезвычайно популярна. В динамичной жизни современных компаний со словом «проект» связывают как успехи, так и разочарования. Все искренне заинтересованы, чтобы успехов было больше, а разочарований меньше.
Этот интерес способствовал разработке теоретических принципов и методологических основ управления проектами. Сегодня для каждой компании есть возможность с помощью упомянутых основ и принципов организовать дисциплину, которая позволит:
- осуществить грамотное «сквозное» планирование всего проекта(ов), и быстрое согласование объемов работ между подразделениями и внешними подрядчиками;
- эффективно назначать задачи сотрудникам;
- контролировать правильность и своевременность выполнения назначенных задач без существенных затрат времени на отчетность.
В результате высшее руководство компании наблюдает полную картину о ходе каждого из проектов, о реальной загрузке сотрудников, имеющихся резервах, достигнутых и ожидаемых результатах, прочих важных характеристиках выполняющихся проектов.
Цели создания системы управления проектами: [1]
- выделение специальных процедур по управлению проектом, в рамках которых производится согласование и корректировка целей и результатов проектов;
- повышение точности планирования проектов – за счет формализации и описания опыта компании по реализации отдельных процедур проекта, применения специальных инструментальных средств календарного планирования;
- повышение эффективности взаимодействия подразделений и сотрудников компании – за счет описания функциональных обязанностей, распределения ответственности участников проекта, определения принципов взаимодействия и разрешения конфликтов на задачах проекта;
- повышение эффективности работы сотрудников компании по задачам проектов – за счет разработки методик выполнения стандартных процедур, создания механизма накопления «лучших практик» в ходе деятельности компании по реализации проектов;
- обеспечение минимизации рисков реализации проектов – за счет разработки специальных методик и процедур выявления, оценки и управления рисками в ходе планирования и реализации проектов;
- оптимизация финансовых затрат компании в рамках реализации проектов – за счет применения специальных процедур бюджетирования этапов и работ проекта (планирование, выделение и контроль за расходованием денежных средств), использования инструментальных средств;
- улучшение контроля со стороны руководителя проекта и руководства компании исполнения одного или группы проектов, возможность выявления негативных тенденций в реализации проектов и принятия обоснованных решений на ранних стадиях – за счет применения инструментальных средств календарного планирования и финансового анализа.
Сегодня задачи современных компаний стали выходить за рамки управления отдельными проектами. В связи с чем появилась необходимость перехода на принципиально новую схему, предполагающую неразрывную связь всех проектов, ведущихся в компании, по всем направлениям – от внутренних проектов расширения офисных площадей до крупных государственных заказов, международных проектов и новых сфер деятельности. Система управления проектами является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией.
Система управления проектами – это совокупность процессов, инструментов, методов, методологий, ресурсов и процедур для управления проектом. Система документируется в плане управления проектами, и ее содержание может различаться в зависимости от области приложения, организационного влияния, сложности проекта и доступности имеющихся систем. Система управления проектами, которая может быть как формальной, так и неформальной, помогает менеджеру проекта эффективно доводить проект до завершения. Система управления проектами – это ряд процессов и связанных с ними функций мониторинга и контроля, объединенных в функциональное единство.
В целях решения проблем, связанных с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений, ресурсов и отчетности в условиях комплексных работ (проектов) создается корпоративная система управления проектами, включающая в себя организационные изменения в компании, методологическую базу и информационную систему управления проектами.
Использование корпоративной системы управления проектами (КСУП) целесообразно в компаниях, которые стремятся увеличить число успешных проектов (как внутренних, так и внешних) и повысить эффективность проектной деятельности. Корпоративная система управления проектами (КСУП) комплекс организационных, методических и информационных средств, поддерживающих процессы управления проектами в организации.
Построение КСУП включает: [2]
- создание единой корпоративной методологии управления проектами;
- внесение изменений в организационную структуру компании (создание комитета по реализации проектов, проектного офиса);
- внедрение информационной системы управления проектами.
Методология управления проектами описывает процессы управления проектами компании. Она представляет собой набор процедур управления проектами и шаблонов документов, разработанных специально для компании-заказчика.
Организационная структура управления проектами (комитет по реализации проектов, проектный офис) обеспечивает выполнение процессов проектного управления, осуществляет функции координации и контроля соблюдения сроков, бюджета всех проектов, а также позволяет вести контроль общего хода проектов по ключевым точкам.
Информационная система управления проектами обеспечивает эффективное планирование и контроль исполнения работ проекта, консолидирует данные о выполнении проектов на всех уровнях. Функциональные требования к информационной системе разрабатываются на основе процессов проектного управления, оптимальных для компании-заказчика.
Повышение эффективности системы управления проектами достигается за счет разумной формализации процедур подготовки, принятия управленческих решений и организации их исполнения, а также за счет разработки форм взаимодействия участников проекта, контроля и отчетности.
Руководителю проекта нужны четкие регламенты, на основании которых он может принимать решения. Кроме того, ему нужны шаблоны документов, на заполнение которых у него уйдет не так много времени. Всё это входит в состав Стандарта предприятия по управлению проектами. Корпоративная система управления проектами КСУП объединяет в себе две взаимосвязанные подсистемы: регламентирующую (Стандарт предприятия по управлению проектами) и информационную (часто ее называют ИСУП – информационная система управления проектами). Кроме того, внедрение КСУП предполагает изменение орг. структуры компании (например, создание специального отдела– проектного офиса, в задачи которого будет входить разработка и поддержание стандарта и развитие ИСУП) [3].
Система управления проектами содержит набор функциональных средств, которые помогают менеджеру спланировать работы, получив временные, ресурсные и стоимостные оценки для комплекса работ, а затем, в процессе выполнения, отслеживать ход работ и корректировать план. Рассматриваемые как группа связанных методов, они являются основой для информационных систем, которые моделируют комплекс работ и потребности в ресурсах. Эти методы используют для оценки требуемых объемов работ и позволяют менеджеру регулировать выполнение работ по времени, стоимости, составу работ, качеству и организационной структуре исполнения.
Единая система планирования и управления проектами включает: [4]
- средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик;
- средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат на отдельные работы проекта;
- создание списка наличных ресурсов, определение нормального и максимального объемов ресурса;
- определение требуемых объемов ресурсов;
- проведение ресурсного планирования (выделение перегруженных ресурсов и использующих их задач)
- средства контроля за ходом выполнения проекта;
- отслеживание состояния задач проекта (фиксация плана расписания проекта, средства ввода фактических показателей состояния задач (процент завершения);
- контроль за фактическим использованием ресурсов (бюджетное количество и стоимость ресурса, фактическое количество и стоимость ресурса, количество и стоимость ресурсов, требуемых для завершения работы).
- графические средства представления структуры проекта, средства создания различных отчетов по проекту.
Система управления проектами представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом, в основе которого лежит программное обеспечение календарного планирования.
Тщательно составленная информационная модель предоставляет руководству и членам команды возможность принимать приемлемые и обоснованные решения на протяжении всего проектного цикла. Соответствующая организация управления может обеспечить построение процедур анализа качества выполнения работ, которая фокусирует внимание руководства на достижении поставленных целей.
Информационная модель проекта, разработанная на начальной стадии планирования, подвергается в дальнейшем переработке в процессе его реализации. Таким образом, базовые методики календарного планирования используются на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Основные преимущества использования информационной системы для управления проектами включают: [5]
- централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимостям;
- возможность быстрого анализа влияния изменении в графике, ресурсном обеспечении и финансировании плана проекта;
- возможность распределенной поддержки и обновления данных для всех участников проекта;
- возможность автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту.
Наличие единой информационной модели у каждого участника проектной команды позволяет повысить эффективность коммуникаций «Заказчик – проектная команда», принимать оперативные решения.
Внедрение такой системы на предприятии также требует системного подхода, включающего планирование комплекса работ и контроль за их осуществлением, и зачастую приводит к значительному изменению внутренних процессов управления.
Разработанный план внедрения не должен ограничиваться лишь установкой программного обеспечения в организации и обучении пользователей функциям системы.
Проекты по установке новых систем автоматизации управленческой деятельности традиционно охватывают более широкий спектр задач – от дополнительной формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обязанностей.
В общем, проекты по внедрению подобных систем можно отнести к классу организационных проектов – проектов, в той или иной степени ведущих к развитию структуры организации.
Отличительной особенностью данного типа проектов является то, что от успеха или провала проекта может зависеть эффективность функционирования организации в целом или ее отдельных подразделений. По этой причине тщательное планирование и контроль не только технических, но и человеческих аспектов внедрения системы приобретает особую важность.
Преимущества внедрения КСУП [6]
Среди прочих выгод и возможностей, получаемых организациями от внедрения системы управления проектами, можно выделить следующие:
- обеспечение реализации стратегии компании посредством проектов;
- повышение эффективности взаимодействия подразделений компании;
- создание регламентированного процесса управления проектами в компании;
- достижение слаженности в работе команды проекта;
- создание единого понимания всеми участниками проекта задач и содержания реализуемых проектов;
- унификацию информационных потоков и документооборота по управлению проектами;
- улучшение контроля и управления исполнением проектов;
- оперативное получение информации о ходе выполнения проекта от исполнителей за счет регламентированного и автоматизированного порядка отчетности и, соответственно, возможность анализа проблем и оперативного принятия управленческих решений;
- возможность анализировать загрузку и доступность ресурсов, а также планирование ресурсов проекта в соответствии с необходимой квалификацией и степенью загрузки;
- обеспечение минимизации рисков проектов;
- обеспечение контроля качества выполнения проекта;
- возможность контролировать исполнение бюджета проекта и планирование будущих затрат;
- ранжирование проектов по степени значимости, целям и ожидаемому результату дает возможность определения приоритета проекта в ресурсах и финансировании;
- уменьшение количества незавершенных проектов из-за срыва сроков;
- учет проектов и возможность анализа портфеля проектов.
Основные результаты внедрения КСУП [7]
Согласованный и утвержденный перечень (портфель) проектов, выстроенный по степени значимости для развития организации. Процедура утверждения портфеля проектов дает возможность обоснованно оценивать степень соответствия каждого исполняемого и потенциального проекта стратегическим целям организации.
Четкое определение ролей участников позволяет устранить основной источник конфликтов – отсутствие согласованных регламентов взаимодействия проектных команд.
Объективная оценка текущего исполнения различных проектов, раннее выявление возможных проблем, постоянное формирование как сводной, так и детализированной картины состояния проектов.
Отчетность по текущей загрузке исполнителей, бюджетных и материальных потоков, перспективных планов, что позволит обоснованно прогнозировать развитие всей организации.
Итак, создание КСУП – это попытка разработать систему эффективного управления ограниченными ресурсами компании для выполнения уникальных работ. КСУП должна развиваться и постоянно совершенствоваться, а вместе с ней должны расти знания и навыки персонала, работающего в КСУП. Только в этом случае компания сможет успевать реагировать на разнообразие внешней среды, в которой она существует.
ЛИТЕРАТУРА
- Васильев В.В. Методология внедрения корпоративных систем управления проектами, 2008. – С.
- http://www.pmcity.ru/
- http://result.by/
- Попова Н.А. Система управления проектами на предприятии, 2007. – С. 7
- http://www.project.narod.ru/
- http://www.pmprofy.ru/
- http://www.pmvector.ru/