Совершенствование управления материальными ресурсами как неотъемлемая производственная часть выполнения работ проекта

Основные меры, предпринимаемые для успешного управления материальными ресурсами

Вопросы наличия и поставки, запасов и хранения сырья, материалов и полуфабрикатов (оборотных активов), а также необходимых машин, оборудования и временных сооружений (внеоборотных активов), которые в совокупности составляют материальные ресурсы проекта, являются неотъемлемой производственной частью выполнения работ проекта.

При этом управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на предынвестиционной фазе, при разработке технико-экономического обоснования, затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.

Как показывает практика, основные меры, предпринимаемые для успешного управления материальными ресурсами проекта, таковы:

1)     диагностика потребностей проекта в материальных ресурсах на основе данных сметной до­кументации по проекту в целом. Разработка календарных графиков поставок ресурсов в увязке с об­щим планом проекта;

2)     выбор поставщиков материальных ресурсов на основе изучения квалификационных данных претендентов в результате торгов или путем переговоров со знакомыми надежными поставщиками;

3)     поэтапная поставка материальных ресурсов. На первом этапе предприятие размещает заказы у выбранных поставщиков, на втором — материальные ресурсы поставляются в соответствии с гра­фиком;

4)     контроль поставки материальных ресурсов на основе сопоставления плана с фактическим временем поставок отдельно по каждому виду материальных ресурсов.

Основные задачи управления материальными ресурсами

Главная задача управления материальными ресурсами — обеспечить их оптимальное использо­вание для достижения конечной цели управления проектом — формирования результата проекта с запланированными показателями.

Управление материальными ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том числе закупки, поставки, распределение ресурсов и управление запасами ресурсов.

На данной схеме (рис.1) изображена структурная модель процессов управления ресурсами. Эти процессы подразделяются на три группы — процессы планирования, регулирования и контроля.

В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены и потому основными задачами управления материальными ресурсами являются:

а) управление закупками ресурсов;

б)  управление снабжением, включающее в себя:

-  управление поставками ресурсов;

-  управление запасами ресурсов;

-  управление распределением ресурсов по работам проекта.

 

Как видно из представленной схемы, закупки ресурсов являются центральным элементом систе­мы управления материальными ресурсами проекта. Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют особо тщательной проработки.

Управление закупками и в целом материально-техническим обеспечением проекта — это под­система управления проектом, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций — поставщиков. Подсистема состоит из планирования материаль­но-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспече­ния поставок, завершения контрактов.

В западной методологии проектного менеджмента центральным в рассматриваемой области яв­ляется термин «Procurement» — приобретение, закупка, снабжение, получение, материальное обеспе­чение. В широком смысле это процесс закупок оборудования, сырья и других видов ресурсов, необ­ходимых для создания объекта, строительства; в отношении проекта — обеспечение закупок обору­дования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. В управлении проектом выделяются закупки работ, закупки материалов и оборудования, закупки консультантов. В свою очередь, закупки материалов и оборудования подразделяются на: закупки материалов, закупки оборудования и закупки услуг (в контексте проектного менеджмента сюда входят услуги трудовых ресурсов, осуществляющих реализацию проекта, услуги проектных, ремонтных и прочих организа­ций).

Основные понятия данной сферы (закупки ресурсов) таковы [ 1 ;149]:

  1. Среда, влияющая на закупки, — сочетание внутренних и внешних сил, как по отдельности, так и во взаимодействии друг с другом, которое способствует или препятствует достижению цели закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, эко­номическими, технологическими или организационными обстоятельствами.
  2. Стратегия закупок по проекту — система методов, принципов взаимосвязи специфики заку­пок по конкретному проекту с окружающей средой проекта.
  3. Взаимосвязь закупок (обеспечения) по проекту со структурой работ по контрактам и стадиям проекта — формализованная структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов.
  4. Планирование закупок по контракту — процесс, в результате которого формируется доку­ментация по закупкам, устанавливающая принципы деятельности по закупкам (обеспечению проек­та), детализирующая процесс закупок по времени, затратам, исполнителям, поставщикам, контрак­там, стадиям проекта и видам ресурсов.
  5. Рассмотрение стоимости закупок — рассмотрение заказчиком подхода к цене, его реали­стичности и разумности, прогнозирование влияния экономических факторов на затраты и риски в отношении стоимости проекта.
  6. Оценка выполнения закупок по проекту — система слежения, оценок процессов закупок (обеспечения) по фазам проекта для ведения статистики и базы информации с целью будущих при­менений в других проектах.

Различают следующие организационные формы закупок [2; 511]:

1)     прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки, без торгов;

2)     посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т.е. лицом, которое способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами;

3)     биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю: а) непосредственно от своего имени и за свой счет; б) от имени клиента и за его счет; в) от своего имени за счет клиента; г) от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физиче­ские лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.

Защита нарушенных или оспариваемых прав и интересов предприятия и предпринимателей при совершении закупок осуществляется арбитражными судами (как правило) и общими судами (в неко­торых случаях).

Управление снабжением

Управление снабжением включает в себя следующие процессы, обеспечивающие выполнение проекта (рис. 3).

Основные понятия этой среды (управления снабжением) таковы [1; 149-150]:

1)     планирование снабжения (Procurement Planning) — определение потребностей проекта (что и когда приобретать);

2)     планирование поставок (Solicitation Planning) — определение потенциальных поставщиков и подготовка документов для обеспечения закупок;

3)     получение предложений (Solicitation) — процесс получения информации от предполагаемых поставщиков;

4)     выбор поставщиков (Source Selection) — анализ полученных предложений и применение оценочных критериев для выбора поставщика;

5)     администрирование контрактов (Contract Administration) — процесс удостоверения в том, что выполнение обязательств поставщиком соответствует контрактным требованиям;

6)     завершение контрактов (Contract Closeout) — процесс административного завершения кон­трактов.

Управление поставками

Управление поставками иногда выделяется в качестве самостоятельной подсистемы, наряду с управлением закупками (особенно в рамках материально-технической подготовки проектов в зару­бежной практике).

Как правило, под закупками и поставками понимают мероприятия, направленные на обеспече­ние проектов ресурсами, т.е. имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей резуль­татов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки являются частью хозяйственных отношений. Основной правовой формой регулирования отношений при осу­ществлении закупок, поставок и подрядов является контракт, договор. Роль контракта при закупках и поставках заключается в правовом закреплении отношений между субъектами закупок, устанавлива­ет обязательства между ними, исполнение которых защищается законодательством.

Управление поставками включает в себя:

а) планирование поставок;

б)  организацию бухгалтерского учета;

в)  доставку, приемку и хранение товара;

г)  учет и контроль доставки.

При управлении поставками принято выделять следующие типы товарных рынков [2;513]:

1)   рынки продукции, при приобретении которой потребитель руководствуется установленными стандартами, достаточно полно характеризующими ее с точки зрения возможностей использования. К их числу относятся рынки металлопродукции, топлива, химических материалов, цемента, строи­тельных материалов, универсального оборудования. Для этого типа рынков определены следующие формы хозяйственных связей: торговля через товарные биржи или специализированные посредниче­ские организации различных типов (республиканские, региональные);

2)    рынки продукции, которую потребитель может приобретать по образцам или руководствуясь каталогами предприятий-изготовителей. Это рынки приборной продукции, инструмента, электрообо­рудования, изделий электронной и радиопромышленности, торгового оборудования и т.д. Для данно­го типа рынков наиболее естественным является широкое участие универсальных оптово­посреднических организаций, фирм-«интеграторов» через промышленные ярмарки, а для изделий, требующих наладки и технического обслуживания, — через фирменную торговлю, специализиро­ванные оптово-сервисные фирмы;

3)   рынки продукции, реализуемой по индивидуальным заказам потребителей. Это рынки уни­кального оборудования, прокатных станов, крупных энергомашин, автоматических линий, химиче­ского оборудования и др. Для таких рынков наиболее естественны прямые связи предприятий, фир­менный принцип организации торговли, наличие специализированных комплектующих организаций.

Договоры на поставку материально-технических ресурсов

В современных условиях поставки приобрели форму обмена товарами. Договор поставки това­ров (контракт) стал основополагающим документом, регламентирующим сроки, объемы и условия поставки. Проект-менеджер становится ключевой фигурой, координирующей поставки в интересах проекта в целом.

На этапе планирования разрабатываются графики потребности и поставок материально­технических ресурсов, которые являются основой для заключения договоров на поставку ресурсов.

Проект договора на организацию снабжения материальными ресурсами высылается предприяти­ем снабжения потребителю до начала периода, на который заключается договор. В последнем указы­ваются [2; 514-515]:

-     наименование, количество, развернутая номенклатура продукции, подлежащей поставке (по маркам, видам, профилям и др.). На поставку оборудования и машин договор заключается на основа­нии спецификации;

-     качество, комплектность, сортность продукции, подтверждаемая стандартами, техническими условиями, номера которых указываются в договоре. Гарантийный срок на продукцию также указы­вается в договоре;

-     общий срок действия договора и сроки поставки конструкций, строительных материалов (сро­ки поставки оборудования указываются в заказной спецификации);

-     конкретная (договорная) цена за единицу поставляемой продукции; порядок и формы расчета; платежные, почтовые и отгрузочные реквизиты поставщика и покупателя;

-     другие условия, которые должны быть предусмотрены в соответствии с законодательством, и условия, которые поставщик и заказчик признают необходимым предусмотреть в договоре поставки продукции или в прилагаемых к нему особых условиях поставки (например, тары и упаковки).

В договоре устанавливается также порядок отгрузки и ответственного хранения его узлов на строительной площадке, а также обязанности потребителя по приемке, складированию и своевремен­ной оплате заказа.

Основные методы управления запасами материальных ресурсов

Важными аспектами поставки материальных ресурсов являются выбор поставщиков и опреде­ление размера поставки и запаса. Это позволяет:

а) уменьшить риск производственных потерь из-за дефицита материалов;

б) минимизировать излишки запасов материальных ресурсов, которые увеличивают стоимость проекта и отвлекают дефицитные финансовые ресурсы;

в)  снизить затраты на хранение материальных ресурсов.

Определенный интерес представляет в этой связи изучение основных методов управления запа­сами материальных ресурсов. Различают два основных метода.

1. Метод ABC контроля материальных ресурсов. В соответствии с этим методом запасы сырья, материалов и полуфабрикатов делятся на три базовые категории, в зависимости от их стоимости на единицу готовой продукции, а также от важности в процессе выполнения работ проекта:

-    категория А — наиболее ценные материальные ресурсы, которые требуют постоянного (ино­гда ежедневного) учета и контроля. Для этой категории обязательно применение метода EOQ — эко­номически обоснованного размера запаса;

-    категория В — материальные ресурсы, требующие периодического (от недели до месяца) уче­та и контроля. Для этой категории также возможно применение метода EOQ;

-    категория С — наименее ценные материальные ресурсы.

Применение данного метода позволяет сконцентрировать внимание на наиболее важных мате­риальных ресурсах и таким образом добиться экономии времени и финансовых ресурсов, снижения стоимости выполнения работ проекта и повышения эффективности управления.

2. Метод определения экономически обоснованного размера запаса (Economic ordering quantity

—   EOQ model). Сущность метода состоит в минимизации суммарных затрат на закупку и хранение запасов материальных ресурсов. Предварительно затраты группируют по двум категориям: затраты на размещение заказа и затраты на хранение материальных ресурсов.

Для рассмотрения модели EOQ введем условные обозначения: О — средние затраты на размещение одного заказа; С — средние затраты на хранение материальных ресурсов; S — объем производственного потребления материальных ресурсов; Q* — экономически обоснованный размер заказа.

Если расход запасов находится на постоянном уровне, то: средний объем запасов = Q/2 (единиц).                                                                     (1)

Графическая интерпретация среднего объема запасов изображена на рисунке 4.

 

С одной стороны, предприятию выгодно завозить сырье, материалы и полуфабрикаты очень большими партиями, так как это снижает затраты на размещение заказов и позволяет получить зна­чительную скидку у поставщика, с другой — чем больше размер партии, тем выше затраты на хране­ние материалов на складе.

Оптимальный размер заказа определяется по формуле

   (2)

Графическая интерпретация оптимального размера заказа приведена на рисунке 5.

 

При создании предприятия формируется некоторое количество внеоборотных активов (основ­ные средства, нематериальные активы и др.). Управление внеоборотными активами осуществляется разными функциональными подразделениями предприятия, а в процессе реализации проектов может передаваться команде проекта.

Необходимый объем внеоборотных активов предприятия, которые будут использоваться при реализации проекта, вычисляется по формуле

         (3)

где ОПова — общая потребность предприятия во внеоборотных активах для реализации проекта; - стоимость используемых и не используемых предприятием внеоборотных активов к началу реализации проекта;  — планируемые приросты коэффициентов использования внеоборотных активов во времени и по мощности при реализации проекта.

Финансирование обновления внеоборотных активов в общем случае сводится к финансирова­нию за счет собственного капитала либо смешанному финансированию за счет собственного и долго­срочного заемного капитала.

Список литературы

1    Проектный менеджмент: Учебно-консультационный курс. — М.: ГУ «МИВТ-Центр»; Лаборатория Базовых знаний, 2007. — 287 с.

2      МазурИ.И., ШапироВ.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: Учеб. пособие. — М.: Омега-Л, 2005. — 664 с.

3       ЗаренковВ.А. Управление проектами: Учеб. пособие. — М.: Изд-во АСВ; СПб.: СПбГАСУ, 2006. — 312 с. 

Фамилия автора: Т.Б.Казбеков, К.М.Каренов
Год: 2011
Город: Караганда
Категория: Экономика
Яндекс.Метрика