Роль информатизации учебного процесса в современном вузе

Глобальная цель системы высшего образования любого государства — это воспитание поколе­ния, способного принимать решения, приносить максимальную пользу государству и обществу. Для реализации этой цели необходимо постоянно совершенствовать систему образования, обеспечивать повышение качества высшего профессионального образования [1].

Развитие процессов информатизации и внедрение информационных технологий во все сферы управленческой деятельности в Казахстане во многом обязано появлению рыночных стимулов хозяй­ствования и расширению доступа к результатам работ в этой проблемной области за рубежом. Не­прерывно увеличивающийся объем информации во всех отраслях человеческой деятельности и все возрастающая потребность в ее оперативном и полном получении обусловили активизацию работ в области создания и внедрения компьютерных информационных технологий. Развитие систем теле­коммуникаций и использование Internet/Intranet-технологий позволили вывести информатизацию на новый качественный уровень. Развитие процессов информатизации и информационной инфраструк­туры обеспечивает трансформацию общества из индустриального в информационное. Современные автоматизированные информационные системы, опираясь на последние достижения в области аппа­ратно-программных средств и систем телекоммуникаций, дают возможность хранить в базе данных большие объемы информации, поддерживать распределенную обработку данных, обеспечивать до­ступ к ресурсам системы, как по локальной вычислительной сети, так и через Internet [2].

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, основана на на­учной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организован­ных операций и строится полная цепочка работы. На сегодняшний день нет организаций, у которых не проявлялась бы устойчивая тенденция значительного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений. Данная ситуация приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большом, чем раньше количестве. Традиционные методы рабо­ты с документами становятся при этом малоэффективными.

Интерес к использованию информационно-управляющих моделей в образовании не случаен. Он является отражением повышенного внимания к вопросам образования, проявляемого во всех странах. Практика показывает, что разработка новых средств и методов обучения оказывает весьма незначи­тельное влияние на ход реального процесса обучения, если их внедрение не обеспечивается соответ­ствующими перестройками в области организации и управления образованием. Эта сложная пробле­ма не может быть эффективно решена управленцами, если их работа будет основываться лишь на прошлом опыте, интуиции и здравом смысле руководителей. Будучи необходимыми сами по себе, эти факторы должны быть дополнены точной, полной и своевременной информацией об управляемой ими образовательной структуре.

Современная система образования предполагает создание информационных потоков, облегчаю­щих и способствующих решению учебных, научных и административных задач. Эффективное функ­ционирование и управление вузом предполагает наличие развитой информационной инфраструктуры на основе новых информационных технологий. Особенно это важно для формирования баз данных информационных образовательных ресурсов, содержащих структурированную нормативную, учеб­ную, научную, справочную, фактографическую и другую информацию. Также необходимо развитие информационной системы управления вузом, включающей в себя эффективные средства анализа де­ловой и другой информации [3].

Деятельность университета с учетом ее сложности практически невозможно осуществить без со­временных средств и методов автоматизированной переработки информации. Решение рассмотрен­ных проблем лежит на пути создания автоматизированных информационных систем. Применение новых информационных технологий направлено на совершенствование управления качеством обра­зования в высшей школе.

Во многих учебных заведениях все чаще возникают проблемы, связанные с автоматизацией ра­бочего места, формализацией и структурированием рабочей информации.

Внедрение информационных технологий в университете позволяет обеспечить динамичное раз­витие образовательной деятельности, сократить ручной труд сотрудников, ускорить процессы обра­ботки информации. Степень обеспечения новыми технологиями является показателем уровня разви­тия университета, обозначает конкурентоспособность на рынке образования.

Университет как организационная система обладает рядом особенностей. В их числе необходи­мо отметить, прежде всего, существенное преобладание информационных процессов над материаль­ными, поскольку значительную часть предмета деятельности, средств деятельности и конечных про­дуктов деятельности в этой системе составляет информация. Эта особенность усложняет математиче­ское описание основных процессов функционирования университета, ибо информационным процес­сам, в большей мере, чем материальным, свойственна сложная взаимосвязь между результатами тру­да (научного, педагогического) и потребляемыми ресурсами (людскими, финансовыми, материально­техническими).

Преобладание активного элемента — человека не только в контуре управления, но и в составе основных «технологических» процессов деятельности высшей школы, с одной стороны, увеличивает адаптивность и устойчивость системы, с другой — является источником случайных процессов. Свой­ственный человеку эвристический характер мышления вносит известную степень неопределенности и непредсказуемости в его поведение даже в тех случаях, когда выбор альтернативы осуществляется в эквивалентных условиях.

Еще одной особенностью процессов управления университетом является их относительно сла­бая доступность для количественных измерений. Нематериальный характер основных процессов дея­тельности университета, высокая степень неопределенности таких качественных категорий конечных продуктов, как «знание», «умение», «навыки», «научный уровень» и т.п., — все это создает особые трудности количественного измерения исследуемых параметров, без чего, однако, невозможно ис­пользование математических методов анализа и методов оптимизации решений.

Важной особенностью университета по сравнению с другими человеко-машинными и техниче­скими системами является преобладание человеческого фактора. Известно, что в учебном процессе человек (студент) является основным предметом деятельности, человек (преподаватель) является субъектом и основным средством деятельности, человек (подготовленный специалист) является так­же основным конечным продуктом деятельности.

Перечисленные характеристики, свойства и особенности подтверждают тезис о том, что универ­ситет является большой и сложной организационной системой. В соответствии с основными положе­ниями системного анализа система является сложной, если ее поведение (функционирование, разви­тие) не может быть полностью адекватно описано.

Совершенствование организационных систем связано с разработкой способов и приемов, на­правленных на реализацию общих целей, на повышение активности элементов организации.

Особую актуальность в научном и практическом аспектах приобретает автоматизированный анализ качества процесса обучения, качества выпускаемого специалиста, т.е. анализ учебно­методической деятельности в университете.

Современный университет представляет собой большую и сложную систему, которая определя­ется следующими признаками:

•  многомерность, обусловленная большим числом входящих в ее состав подразделений;
•  многоцелевой характер функционирования, который обусловлен наличием ряда конечных про­дуктов и нескольких параллельных процессов деятельности, таких как подготовка специалистов, на­учные исследования, подготовка кадров высшей квалификации, переподготовка кадров;
• многопрофильность, обусловленная большим числом учебных специалистов и научных на­правлений, по которым осуществляется подготовка специалистов и ведутся научные исследования.

В системе высшего образования возникает необходимость разработки систем автоматизации учебного процесса. Большой объем данных, обрабатываемых вручную, значительно сокращается при применении современных информационных технологий, повышается уровень достоверности данных.

Учебный процесс является ключевой функцией университета. Эффективность учебного процес­са определяет собой уровень и качество образования. От того, как он организован, каково его содер­жание, насколько эффективны методы передачи знаний и контроля за их получением студентами, зависит, в конечном итоге, качество подготовки специалистов, их конкурентоспособность на рынке труда.

Для формирования информационного пространства вуза следует использовать всю совокупность методов обработки информации, преобразования состояния и свойств ее носителей в информацион­ных процессах.

Основная цель информатизации учебного процесса в вузе — повышение эффективности его дея­тельности, качества подготовки специалистов, повышение оперативности управления, планирования и использования всех ресурсов вуза, организация эффективного взаимодействия с другими вузами и Министерством образования, достижение необходимой степени динамизма в управлении через рас­пределение ресурсов и контроль их использования. Это позволит организовать работу так, чтобы своевременно удовлетворять новые потребности и быстро оценивать появляющиеся возможности, а также повысить эффективность, управляемость, координацию деятельности всех структурных под­разделений вуза.

На сегодня автоматизация учебного процесса в КарГУ им. Е.А.Букетова является одной из са­мых актуальных задач управления. Для реализации этой цели в 2003 г. был создан Институт дистан­ционного образования. С момента создания по сегодняшний день им была проделана огромная рабо­та по внедрению систем автоматизации. В частности, средствами Lotus Domino были разработаны следующие подсистемы:

• БД «Абитуриент» — АРМ технического секретаря приемной комиссии;
• БД «Студент» — АРМ студенческого отдела;
• БД «Рабочие учебные планы» — АРМ учебно-методического управления;
•  БД «Офис-регистратор» — АРМ деканатов, а также тестирующий комплекс для оценки знаний студентов и магистрантов во время экзаменационной сессии;
• БД «Архив офис-регистратора» — АРМ учебного отдела, хранящий архив успеваемости сту­дентов и магистрантов;
• БД «Сотрудник» — АРМ отдела кадров;

Перечисленные модули заметно упрощают, ускоряют работу соответствующих отделов и под­разделений, повышают эффективность проводимых мероприятий, сокращают время на принятие ре­шений, исключая вероятности возникновения неточных данных либо их дублирования, помогают рационально организовать занесенные данные, приводя их к общему стандарту, согласно норматив­ным документам Министерства образования Республики Казахстан.

БД «Абитуриент» предназначена для сбора, хранения и обработки данных о поступающих на дневное, заочное, заочное сокращенное отделения Карагандинского государственного университета им.Е.А.Букетова и колледж при КарГУ. В БД заносятся личные данные абитуриента, информация о полученном образовании, контактные данные, сведения о родителях и местах их работы, награды и заслуги абитуриента, баллы, набранные в период ЕНТ, факультет и специальность, которую абитури­ент изъявил желание освоить. В случае поступления абитуриента на платную основу обучения обяза­тельным условием является первоначальный взнос, что также отражается в личной электронной за­писи базы данных, позволяя представить соответствующие отчеты в бухгалтерию на конец работы приемной комиссии. Возможности подсистемы работать с графикой позволяют хранить фотографии абитуриентов. А заранее согласованная работа с фотостудией при КарГУ позволила идентифициро­вать фотографии каждого абитуриента за считанные секунды. К концу деятельности приемной ко­миссии на основании введенной информации составляются акты приема-передачи дел в студенче­ский отдел, а также приказы на зачисление студентов, которые затем отправляются в Министерство образования.

БД «Студент» — хранилище данных, пополняемое ежегодно базой данных «Абитуриент», пред­назначенное для студенческого отдела, включает в себя информацию обо всех студентах КарГУ им.Е.А.Букетова и колледжа. В ней находятся аналогичные с БД «Абитуриент» данные, а также внутривузовское движение студентов: прием на 1 курс, перевод с курса на курс, переводы внутри ву­за, отчисления, поощрения и выговоры студентам и т.д. Все движения производятся строго на осно­вании приказов ректора, которые также отражены в базе. Правильно построенная архитектура под­системы решила проблему составления сложных периодических и эпизодических отчетов со многи­ми параметрами. Стало возможным автоматизировать и ускорить работу по выдаче учебных справок студентам, что позволяет сэкономить время обучающихся. В конце каждого семестра из базы данных по результатам экзаменационной сессии в бухгалтерию подаются списки студентов на получение стипендий. Это заметно облегчило работу деканатам, позволяя сотрудникам целиком сконцентриро­ваться на организации учебного процесса внутри факультетов, а не отвлекаться в авральное «после- сессионное» время на ручной подсчет успеваемости сотни, а порой и тысячи студентов.

БД «Рабочие учебные планы», подсистема учебно-методического управления, содержит рабочие учебные планы всех специальностей университета. В ней хранится полный перечень дисциплин спе­циальностей, разделенных по циклам и компонентам, которые каждый студент обязан освоить в пе­риод обучения. В подсистеме предусмотрен учет количества часов, отведенных на лекции, практиче­ские занятия, СРСП. Также в БД ведется график экзаменов, защит курсовых работ и курсовых проек­тов, учебных, педагогических и производственных практик, промежуточных государственных кон- тролей и государственных аттестаций, защит дипломных проектов. В подсистеме предусмотрена рас­печатка учебных планов и выписок.

БД «Офис-регистратор», подсистема деканатов, предусмотрена для сбора, хранения, обработки и архивирования данных об успеваемости студентов. База данных является наиболее используемой в вузе, так как она задействована на протяжении всего учебного года. Работа с подсистемой начинается после того, как учебно-методическое управление утвердит рабочие учебные планы для всех специ­альностей в БД «Рабочие учебные планы», отдел кадров предоставит картину о персонале всех ка­федр в БД «Сотрудник», а студенческий отдел утвердит список студентов всех курсов в БД «Сту­дент» на начало учебного года. На основании данных этих трех отделов в БД «Офис-регистратор» создаются индивидуальные учебные планы студентов, в которых отражены комплекс обязательных дисциплин и дисциплин по выбору каждого студента. Это показывает глубокую связь между подсис­темами вуза. После каждых 7-8 недель регистраторы деканатов вносят предварительные рейтинги, проставленные преподавателями по каждым группам. По итогам рейтингов студент либо допускается к экзаменационной сессии, либо за ним возникает задолженность по сессии, которую он сможет по­гасить в специально отведенной для этой цели период летней сессии. Экзаменационная сессия также не обходится без участия подсистемы «Офис-регистратор». За месяц до начала сессии экзаменаторы предоставляют в специализированный отдел электронные тестовые задания, выполненные по стан­дарту. Так как кредитная технология не обходится без использования инноваций, руководством вуза было принято решение о проведении экзаменов в виде электронных тестовых заданий. Грамотно продуманная структура подсистемы позволяет, без серьезной нагрузки на сервер, в одно время запус­кать сотни уникальных вариантов тестовых заданий для тысячи студентов, поэтому вероятность того, что группе студентов попадутся одинаковые варианты, равна нулю. Уникальность подсистемы за­ключается также и в том, что результаты экзаменов автоматически заносятся в базу. Это помогает если не искоренить, то заметно уменьшить возможность фактов коррупции в вузе — одной из набо­левших проблем в современном образовании и обществе.

На выпускном курсе, в конце учебного года, средствами подсистемы «Офис-регистратор» фор­мируются транскрипты, отражающие учебные достижения по всем дисциплинам каждого студента, которые вручаются ему вместе с дипломом об окончании.

БД «Сотрудник», подсистема отдела кадров, предназначена для сбора, хранения, обработки и архивирования сведений о сотрудниках: личные данные, сведения о занимаемой должности, ученой степени и звании, данные об отделе, подразделении, факультете или кафедре, к которым относится сотрудник, поощрениях и взысканиях, информация об оказании материальной помощи, а также при­казы и отпуска. На основании данных в подсистеме генерируются различные отчеты.

Все подсистемы имеют тщательно продуманный, интуитивно понятный, дружественный интер­фейс, что заметно упрощает обучение работе новых пользователей. Разграничения в доступе, автори­зация, ежедневное резервное копирование, а также автоматизированный мониторинг действий поль­зователей обеспечивают безопасность и целостность информации в базах данных.

Еще одним преимуществом существующей системы является то, что разработкой, сопровожде­нием и поддержкой баз данных занимается не сторонняя организация, а Центр информационных тех­нологий и телекоммуникации при КарГУ им. Е.А.Букетова. Это заметно экономит бюджет универси­тета, так как на рынке информационных технологий подобные готовые решения стоят немалых де­нег. Также в центре практикуется стажировка студентов информационных специальностей с после­дующим трудоустройством. Вуз заинтересован в подготовке будущих кадров не только в аудиториях, но и в условиях реальной занятости.

Список литературы

1   Захарова И.Г. Информатизационные технологии в образовании: Учеб. пособие для студ. высш. пед. учеб. заведений.—  М.: Издат. центр «Академия», 2003. — 58 с.

2   Алпысбаева С.Н., Акыбаева Г.С. Реализация инновационных технологий в образовании: опыт КарГУ. — Караганда: Изд-во КарГУ, 2008. — 4 с.

3    КубеевЕ.К., Каргин С.Т. Учебный процесс в КарГУ. — Караганда: Изд-во КарГУ, 2003. — 9 с.