Проблемные аспекты и пути решения при автоматизации бухгалтерского учета на предприятии

В ходе автоматизации предприятия, как пра­вило, приходится преодолевать ряд проблем и вопросов, присущих всем видам бизнеса. Выбор правильной стратегии существенно повлияет как на бюджет, так и на качество проводимых ра­бот. Вопросы, которые в первую очередь должны рассмотреть организации при решении автома­тизировать свои бизнес-процессы.

С ростом и стремительным развитием эко­номики, организация достигают момента, когда требуется решить, необходима ли автоматизация на данном этапе.

Какие вопросы могут помочь решить хоро­шая программа:

  • уменьшить время, затрачиваемое сотруд­никами на ведение учета;
  •  для руководства: анализ финансовых ре­зультатов деятельности компании в реальном масштабе времени, при этом хорошая система позволит получить детализацию любой значимой суммы с точностью до первичных операций;
  • для сбыта: анализ привлекательности постоянных покупателей, удобная система цено-формирования, прозрачная система резервиро­вания товаров, формирование планов продаж и отгрузок, контроль контактов менеджеров с VIP-клиентами;
  • для отдела рекламы: контроль эффектив­ности различных источников рекламы, автома­тическое формирование списков рассылок для покупателей (прайсы, поздравления и т. д.);
  • для снабжения: формирование плана заку­пок, расчет фактической себестоимости товаров;
  • для логистов: формирование плана гру­зоперевозок, учет движения транспорта и ГСМ, формирование путевых листов;
  • для склада: количественный учет товаро­оборота, сравнение фактического перемещения товара на складах, с отражаемым в управленче­ском учете (по сделкам);
  • для финансового отдела: возможность детального учета движения финансов, анализ и планирование постоянных затрат;
  • для планово-экономического отдела: рас­чет привлекательности и окупаемости различных направлений деятельности (проектов, филиалов, подразделений, групп товаров, кредитных линий
  • и т. д.);
  • для производства: расчет фактической себестоимости продукции, автоматическое фор­мирование производственного плана и плана за­купок сырья на основании плана продаж, управ­ленческий учет фактических остатков ТМЦ в производстве, анализ загрузки основных средств, калькулирование стоимости работ;
  • для бухгалтерии: оптимизация налогоо­бложения, автоматическое формирование регла­ментной отчетности.

Если речь идет о замене старой системы авто­матизации на более эффективную или современ­ную систему, то стоит досконально разобраться в существующих проблемах:

  • какие задачи не решаются;
  • является ли это недостатками програм­мы, либо это недостатки организации учета на предприятии;
  • какую часть существующих проблем по­может решить новая система.
  • В поисках решений на эти вопросы, можно столкнуться с необходимостью доработки суще­ствующей системы учета, вместе (или вместо) замены существующего программного комплек­са [1].

Если анализ существующей системы учета показал целесообразность замены программного комплекса, то возникает следующий вопрос.

Какую программу следует приобрести?

Если проблема существующей системы чет­ко сформулирована, то стоит попробовать найти готовый программный комплекс, отвечающий потребностям организации. Ведь бюджет ав­томатизации при внедрении типового решения значительно меньше бюджета специализирован­ного решения (когда программу разрабатывают индивидуально под организацию).

При выборе готового программного продук­та стоит акцентировать внимание на следующих моментах:

  • во время презентаций программных про­дуктов просите продемонстрировать, как пред­лагаемая программа поможет решить конкрет­ные проблемы;
  • если это программа, разработанная за­рубежными компаниями, необходимо уточнить возможности параллельного ведения в програм­ме нескольких видов учета, многовалютность.

После выбора программного продукта требу­ется проверить правильность своего решения:

  • узнать эффективность, стоимость запу­ска и сопровождения выбранного программного продукта;
  • проверьте на рынке труда, знание каких систем автоматизации требуют другие компании при приеме сотрудников на работу, если Ваша программа никому не известна, то Вам придет­ся обучать каждого нового сотрудника работе с ней.

Если Вы обнаружили, что готовые программ­ные продукты не решают поставленные Вами за­дачи, возникает следующий вопрос:

Как заказать разработку программы под соб­ственные нужды?

Для ответа на этот вопрос необходимо вы­брать программную платформу, на которой будет разрабатываться программа, и найти специали­стов, которые будут разрабатывать программу.

При выборе платформы программирования, как и при выборе готовой программы, стоит ори­ентироваться на здравый смысл:

  • выяснить, какие платформы наиболее популярны на предприятиях масштаба и вида деятельности;
  • если популярных платформ несколько, стоит сравнить среднюю стоимость автоматиза­ции на различных платформах и стоимость по­следующего сопровождения [2].

Хочется дополнительно подчеркнуть, что практически всегда доработка апробированной информационной системы для себя оказывает­ся намного эффективнее и дешевле разработки некоей собственной системы «с нуля». И чем меньше изменений в механизмы учета типового решения будет внесено, тем устойчивее будет ра­ботать программный комплекс. Это - западный путь автоматизации предприятия:

  • берется готовый программный комплекс, под него проводится реинжиниринг учетной по­литики предприятия и обучение персонала;
  • для бизнес-процессов, не предусмотрен­ных программным комплексом: дорогой вариант - разрабатываются дополнительные программ­ные модули; экономный вариант - для нестан­дартных участков учета налаживается вспомо­гательный учет в MS-Excel (с экспортом в Excel справочной информации из основной системы, и импортом в основную программу сводной ин­формации из Excel);
  • при необходимости разрабатывается (также часто в Excel) недостающая управленче­ская отчетность.

В связи с непрерывным ростом стоимости услуг высококвалифицированных ИТ специали­стов «западный» подход к автоматизации пред­приятий пользуется все большим спросом на рынке.

При выборе специалистов для автоматизации предприятия, в первую очередь, необходимо ре­шить будет ли разработка вестись силами соб­ственной ИТ службы либо будет привлекаться внешний подрядчик. Здесь необходимо учиты­вать следующие факторы:

  •  автоматизация силами сторонних раз­работчиков оправдана только при привлечении высококвалифицированных специалистов. При выборе ИТ компании единственной гарантией профессионализма последней могут служить успешные проекты автоматизации, выполнен­ные ранее (но в связи с высокой текучкой спе­циалистов в российских ИТ фирмах, успешные проекты в прошлом не являются полной гаран­тией успеха в будущем);
  • если имеется высококвалифицированное ИТ подразделение на предприятии, подготов­ка собственных специалистов может оказаться более эффективным (как вариант - расширение собственной ИТ службы высококвалифициро­ванными специалистами).

При выборе программного продукта и спе­циалистов для его внедрения, центральным, яв­ляется следующий вопрос:

Как рассчитать бюджет автоматизации?

На наш взгляд, при расчете бюджета автома­тизации следует обращать внимание на следую­щие моменты:

  • основной объем работ (и соответственно, затрат) ложится на запуск программы в промыш­ленную эксплуатацию, а не на ее разработку (как правило это не детализированные в первичной смете затраты, а выявленные во время запуска системы «дыры»);
  • на сложность (и стоимость) программы масштаб компании (объем первичных операций) влияет больше, чем сложность алгоритмов уче­та.

Иными словами, программа, работающая на тестовых примерах, часто начинает давать сбои на реальных оборотах (иногда быстродействие падает ниже допустимого уровня, иногда возни­кают сетевые конфликты между несколькими од­новременно работающими сотрудниками и т.д.);

  •  при заключении договора на автоматиза­цию с внешним подрядчиком следует обратить внимание, прописан ли в договоре функционал разрабатываемой программы (или Разработчик обязуется приложить все силы для того, чтобы разрабатываемый продукт понравился Заказчи­ку);
  •  стоит сравнить планируемые Вами сроки работ с фактическими сроками автоматизации других предприятий;
  •  при расчете сметы не забудьте учесть ри­ски неудачных и частично реализованных про­ектов [3].

На стадии внедрения программы большин­ство сотрудников разделятся на два лагеря: одних все устраивает в новой программе, у других ни­чего не работает. Необходимо требовать от всех сотрудников конкретных замечаний к программе (до сдачи системы в рабочую эксплуатацию).

Разработка интерфейса программы, опти­мально подходящей каждому сотруднику, может удвоить объемы работ. Поэтому при расчете пер­вичного объема работ стоит ограничиться про­сто функционально осмысленным интерфейсом (возможен хронометраж времени, затрачивае­мый сотрудником на ввод первичной информа­ции и на ожидание результатов запросов).

На начальной стадии работы новой програм­мы от сотрудников компании требуется усвоить большой объем новой информации, протестиро­вать работу системы в рабочем режиме, занести в систему первичные данные (справочную ин­формацию и начальные остатки). Это на время внедрения удваивает привычный объем работ, часто эта дополнительная работа материально никак не стимулируется, и поэтому среднестати­стическим работником воспринимается с опре­деленной долей отвращения.

Поэтому на стадии ввода в промышленную эксплуатацию необходимо закрепить за каждым участком ответственных руководителей, имею­щих право и желание применять поощряющие или репрессивные санкции по результатам запу­ска системы.

Практика показывает, что чем больше новых участков запущено, тем больше предложений по совершенствованию системы возникает со сторо­ны сотрудников. Необходимо заранее выработать политику по этому вопросу. Изменения програм­мы в рамках 20% на стадии разработки можно считать естественными, они, как правило, закла­дываются разработчиком в расчет трудозатрат. Изменения в программе более 20% приведут к увеличению стоимости проекта и нарушению сроков автоматизации. Значительные изменения концепции программы на стадии внедрения мо­гут привести к отрицательным результатам.

 

Литература

  1. Путеводитель бухгалтера: практическое пособие для бухгалтера. - Алматы: ТОО «ЦДБ»,2010.
  2. Брага В.В. Компьютеризация бухгалтер­ ского учета: учебное пособие для вузов / ВЗФЭИ. - М.: Финстатинформ, 2007.
  3. Вопросы-ответы по «1 С: Бухгалтерии»: прак­тическое пособие. - Алматы: ТОО «ЦДБ» 2008.
Фамилия автора: О.Ю. Когут
Год: 2012
Город: Алматы
Категория: Экономика
Яндекс.Метрика