ASAR журналының жəне Delphi Consulting Group зерттеулерінің мəліметтері бойынша, жыл сайын əлемде шамамен 6 млрд. құжат дайындалады. 1995 жылы құжаттардың тек он пайызы ғана цифрлы формада болса, бұл көрсеткіш 2005 жылы жетпіс пайызға өсті. Əрине, ақпарат көлемі де ұлғайып, қағаз құжаттарының үлесі екі есеге артты. Соңғы жылдары əлем қағаз құжаттардан электрондық құжаттарға көшу жұмыстарын ілгерілетуге ұмтылуда.
Қазақстанда Премьер-Министр Кеңсесі Басшылығының тапсырмасымен «Электронды үкімет» бағдарламасы мақсатына сəйкес, 2001 жылы өзге мемлекеттерде электрондық құжат айналымы мен электрондық цифрлық қолтаңбаны ендіру, ақпаратты қорғау жайы зерттелді. Литва, Украина, Белоруссия жəне Ресейдің тəжірибелері сарапқа алынды. 2001 жылғы 11 қыркүйекте АҚШ-та орын алған жағдайдан кейін мұрағат мамандары электрондық құжаттар мұрағатын құрудың халықаралық тəжірибесін, соның ішінде АҚШ тəжірибесін зерттеуге айрықша көңіл бөлді. Американдық мамандардың пікірінше, бұрынғы кеңес жүйесінің партиялық жəне мемлекеттік мұрағаттары ұйымдық жəне құрылымдық жағынан ақпарат қауіпсіздігін қамтамасыз ету талаптарына анағұрлым сəйкес болған. Бұрынғы кеңес мемлекеттерінің, оның ішінде Қазақстанның құжаттамамен қамтамасыз ету жүйелеріне талдау жасалды. Талдау қорытындысы бойынша Қазақстанда жасалған жүйе қазіргі заманғы талаптарға сай екені жəне негізгі параметрлер бойынша ТМД мемлекеттеріндегі мұндай жүйелерден тіпті жоғары екені белгілі болды [1; 11].
Алынған мəліметтер кейін электрондық құжат айналымы жəне электрондық цифрлық қолтаңба мəселелері бойынша шешімдер əзірлеу мен нормативтік-құқықтық актілер жобаларын əзірлеуде пайдаланылды. Жалпы электрондық құжаттардың мынадай стандарттары бойынша зерттеулер жүргізіліп жəне солардың негізінде келесі ұсыныстар жасалды:
- Еуроодақтың 1999 жылғы «Цифрлық қолтаңбалар инфрақұрылымы жөніндегі директивасы»;
- UNCITRAL модельдік заңы;
- МеСТ 10.4–84. «Есептеу техникалары құралдарымен жасалған машина негіздегі құжаттар мен машинограммаларға заңдық күш беру»;
- ISO 9241–10:1996 — «Видеотерминалдарды (VDT) қолдану арқылы жүргізілетін мекемелік жұмыстарға қойылатын эргономикалық талаптар. 10-бөлім. Диалог жүргізу принциптері»;
- DoD 5015.2-STD. «Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applica- tions», June 19, 2002;
- ISAD(G) стандарты. Халықаралық мұрағаттар кеңесі. Стокгольм, Швеция, 21–23 қаңтар 1993 ж.;
- Британдық стандарт. Requirements for Electronic Records Management Systems. PRO. 2002 revi- sion: final version;
- Еуропалық стандарт. Model Requirements for the Management of Electronic Records. MoReq CECA-CEE-CEEA, Bruxelles- Luxembourg: MoReq, 2001;
- ISO S9630 — «Құжаттама — Құжаттар мазмұнын тексеру жəне оларды іріктей отырып индекстеу əдістемелері»;
- ISO 2788 — «Құжаттама — Монолингвистикалық тезаурус жасау жəне оны жетілдіру жөніндегі ұсыныстар»;
- ISO 690. «Құжаттама — Библиографиялық сілтемелер — мазмұн, форма жəне құрылым».
ISO 15489 «Ақпарат жəне құжаттама. Құжаттаманы басқару» халықаралық стандартын, сондай- ақ американдық əскери DoD 5015.2-STD «Электрондық құжаттарды басқару үшін бағдарламалық қосымшалар əзірлеуге қойылатын талаптар» стандартын қолданысқа ендіру жөнінде ұсыныстар əзірленді. Американдық стандарт АҚШ-тың Ұлттық мұрағат қызметі ұсынымдарына негізделген электрондық құжат айналымы жүйесіне қойылатын базалық функционалдық талаптарды жəне іс қағаздарын жүргізу мен құжат айналымына қойылатын кішігірім талаптарды белгілейді. Барлық талаптар екі топқа — міндетті жəне міндетті емес (мүмкіндігінше) топтарға бөлінген [1; 12].
Қазақстанда мемлекеттік органдарда ендірілген электрондық құжат айналымы бірыңғай жүйеге қосылған. Мұның артықшылығы — барлық деңгейдегі мемлекеттік органдар мен ұйымдардың өзара əрекеттесуін жеңілдетіп, жалпы мемлекеттік басқару жүйесін жетілдіруінде. Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесін (бұдан əрі БЭҚАЖ. — авт.) əзірлеуге байланысты жұмыстар 2001 жылы басталып, «Электронды үкіметті» қалыптастырудың мемлекеттік бағдарламасы аясында нақты шаралар қолға алынды. Электрондық құжат айналымын ұйымдастырушы болып Президент Əкімшілігі мен Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі белгіленді. Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесін жасау жөніндегі жұмыстарды Ақпараттандыру жəне байланыс жөніндегі агенттіктің «Ұлттық ақпараттық технологиялар» АҚ атқарады.
«Ұлттық ақпараттық технологиялар» АҚ бірқатар шетелдік компаниялармен келісімдер мен меморандумдарға қол қойды. Олардың ішінде:
- Ripe NCCпен Интернет желісіне қолжетімділік туралы келісім;
- Enterprise information management systems inc-пен ақпараттық жəне телекоммуникациялық технологиялар саласында ынтымақтастықты дамыту туралы келісім;
- Fujitsu siemensпен бағдарламалық қамтамасыз ету, яғни құрал-жабдықтар бойынша қызмет көрсетулер туралы келісім;
- Cisco Systems International B.V.-мен ақпараттық қызмет көрсетулер туралы меморандум;
- ақпараттық-телекоммуникациялық технологиялар саласында ынтымақтастықты дамыту жөнінде LG CNSпен өзара түсіністік меморандумы [2].
Бұл келісімдер мен меморандумдар республикада Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесін жедел дамытуға ықпал етті.
Сонымен бірге «Ұлттық ақпараттық технологиялар» акционерлік қоғамы мемлекеттік органдардың Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінің ортақ концепциясын жəне негізгі техникалық параметрлерін айқындайтын бірқатар құжаттарды қабылдады. Осы жобаны іске асыруда 2001 жылдың бірінші тоқсанында пилоттық зонадағы барлығы 66 мемлекеттік органның, оның ішінде 22 комитетімен 10 министрлік, 10 агенттік, 9 өзге ведомстволар, 14 облыс əкімінің аппараты жəне Алматы қаласы əкімінің аппараты зерттелді.
Зерттеу нəтижесінде жасалған қорытынды бойынша ақпараттың негізгі бөлігі төменгі буыннан жоғарыға жылжитынын, төменгі буыннан келетін ақпараттың 80 пайызы есеп-жоспарлау, статистикалық жəне оперативті сипатта болатыны анықталды. Іс жүргізуде құжаттардың жылжуы тек тіке бағытта жүретіні, құжаттардың басым бөлігі басшыға жолданатыны жəне олардың бұрыштамаларымен бірге орындаушыларға жіберілетіні, соңында құжаттардың осындай қозғалыста кері бағытта жүретіні белгілі болды. Құжаттардың мұндай қозғалысы тəртібінде орындаушылар түрлі бұрыштама қойылған бір тапсырманы бірнеше басшылардан алады. Іс жүргізуде еңбек бөлінісі мəселесінде басшылар да, орындаушылар да тікелей құжаттармен немесе олардың көшірмелерімен жұмыс істейді. Іс жүргізу қызметкерлері құжаттардың қозғалысын тіркеу карточкалары арқылы қадағалап отырады. Құрылымдық бөлімшелердің жоғарғы деңгейдегі басқару жүйесімен өзара əрекеттесуі негізінен басшылықтан түсетін сұраныстар бойынша жүреді. Бекітілген статистикалық жəне өзге анықтамалық ақпараттар легі жоғары деңгейдегі айналымдағы ақпараттар ағынының елеусіз, өте аз бөлігін қамтиды. Сонымен бірыңғай автоматтандырылған ақпараттық базаның жоқтығы басшылықтың, Қазақстан Республикасы Президентінің, Президент Əкімшілігі мен Үкіметтің сұраныстары, бір реттік жəне тұрақты тапсырмалары бойынша құжаттарды жылдам əрі икемді жасауға мүмкіндік бермейді.
Осы анықталған жайттар, зерттелген ұйымдардың іс жүргізу технологиясын жетілдіру бойынша жасалған түйіндер мен ұсынымдар негізінде басқаруды құжаттамамен қамтамасыз етудің автоматтандырылған ұлттық жүйесін дамытудың келесі кезеңдері айқындалды.
2004 жылдың бірінші тоқсанында «Ұлттық ақпараттық технологиялар» акционерлік қоғамы мемлекеттік органдардың ведомствоаралық құжат айналымы Орталығының функционалын сынақтан өткізді. Нəтижесінде 11 наурызда Бірыңғай электрондық құжат айналымының Орталық жүйесі Экономика жəне бюджеттік жоспарлау, Көлік жəне коммуникациялар министрліктерімен бірге тəжірибелік пайдалану үшін ендірілді.
Құжаттарды тіркеу жəне орындалуын бақылаудың электрондық жүйесі бар алты мемлекеттік органдарда Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінің бағдарламалық өнімінің мүмкіндіктерін тестілеу жəне зерттеу шаралары өткізілді. Мəселен, Президент Əкімшілігінде Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінің бірінші нұсқасы пайдаланылып, оны ведомстволық деңгейдегі жүйенің бағдарламалық қамтамасыз етуімен интеграциялау жүргізілді. Премьер-Министр Кеңсесінде Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінің бірізделген жүйесін толықтырып аяқтау жəне қабылдау сынақтарын өткізу шаралары жоспарланды. Бас Прокуратурада электрондық іс жүргізудің екі жүйесі қолданылды.
2004 жылы Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесін ендіруді əзірлеу саласында мынадай жетістіктерге қол жеткізілді. Мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымын дамыту үшін алғышарттар жасалды. Пилоттық зонада ендірілген ведомстволық деңгейдегі Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінде қағаз құжаттардың орындалуын бақылауды автоматтандыру үшін қажетті ақпараттық инфрақұрылым жасалды. Мемлекеттік органдардың іс жүргізуін автоматтандыру жəне электрондық құжат айналымының нормативтік-құқықтық базасының негіздері қалыптасты. Қағаз жеткізушілердегі құжаттарды пайдаланатын іс жүргізуді автоматтандыру үшін Қазақстан Республикасы Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінің бағдарламалық қамтамасыз етуі жасалды.
Жалпы республиканың мемлекеттік органдарында Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесін ендіру мына кезеңдерді қамтыды:
Бірінші кезеңде — 2005 жылдың соңына қарай Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесі 56 мемлекеттік органда ендіріліп, құжаттарды тіркеу жəне орындалуын бақылау процестері автоматтандырылды. Жоғарғы Сот пен Қаржы қадағалау жəне қаржы операцияларын реттеу жөніндегі агенттік өздерінің дербес электрондық құжат айналымы ведомстволық жүйесінің бағдарламалық қамтамасыз етуімен Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесіне интеграцияланды. Осы жылы мемлекеттік органдардың жəне Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінің куəландыру орталығының бірыңғай көлік ортасын тəжірибелік пайдалану басталды.
Екінші кезеңде — электрондық құжат айналымының жоспар-кестесіне сəйкес Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесінде электрондық цифрлық қолтаңба қою арқылы қағазсыз құжаттармен алмасу ендірілді. Президент Əкімшілігі, Премьер-Министр Кеңсесі басшылары,
Ақпараттандыру жəне байланыс агенттігінің төрағасы бекіткен жоспар-кестеге сəйкес мемлекеттік органдар өзара 2006 жылы 1 ақпаннан бастап электрондық құжат алмасуға көшті.
Осы жүйеге қосылған мемлекеттік органдардың үш жарым мың қызметкерлері- пайдаланушылары Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесін дұрыс пайдалануға үйретілді. Жоғары жəне орта деңгейдегі 400-ден аса басшылар электрондық цифрлық қолтаңбаны жұмысында пайдалана бастады. Оны төмендегі кестеде берілген мəліметтерден көруге болады (3-кесте) [3].
2006 жылы мемлекеттік органдардың БЭҚАЖ орталығы арқылы бір-біріне жолдаған электрондық құжаттарының сандық көрсеткіштері
2006 жылдың соңғы үш айында электрондық цифрлық қолтаңба қойылған электрондық құжаттар саны 3722-ден 6287-ге өсіп, көрсеткіш 59,2 пайызды құрады.
Ведомствоаралық құжат айналымы үшін жағдайлары бар Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесіне қатысушылар — мемлекеттік органдар жалпы құжат көлемінің 58,82 пайызын жүйеге қатысушыларға электронды түрде жолдады. Бұл көрсеткіш Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесі орталығы арқылы 01.01. — 18.05.2007 ж. жолданған құжаттар санының есеп мониторингінен алынды. Оны талдау нəтижесі төменде көрсетіліп отыр.
ҚР Президенті Əкімшілігі, ҚР Премьер-Министрі Кеңсесі, ҚР Еңбек жəне халықты əлеуметтік қорғау министрлігі, ҚР Ауыл шаруашылық министрлігі, ҚР Экономика жəне бюджетті жоспарлау министрлігі, ҚР Ішкі істер министрлігі, ҚР Денсаулық сақтау министрлігі — 100 пайыз.
ҚР Президентінің Істер басқармасы, ҚР Энергетика жəне минералды ресурстар министрлігі — 70–80 пайыз.
ҚР Ақпараттандыру жəне байланыс агенттігі, ҚР Индустрия жəне сауда министрлігі, ҚР Əділет министрлігі, ҚР Көлік жəне коммуникация министрлігі — 50–60 пайыз.
ҚР Мəдениет жəне ақпарат министрлігі, ҚР Білім жəне ғылым министрлігі, ҚР Парламентінің Шаруашылық басқармасы, ҚР Парламентінің Мəжілісі, ҚР Ішкі əскер комитеті, ҚР Орталық сайлау комиссиясы, ҚР Республикалық бюджеттің орындалуын қадағалау жөніндегі есеп комитеті, ҚР Конституциялық кеңесі, ҚР Төтенше жағдайлар жөніндегі министрлігі, ҚР Республикалық гвардиясы, ҚР Сыртқы істер министрлігі, ҚР Қоршаған ортаны қорғау министрлігі, ҚР Парламент Сенаты — 50 пайыздан төмен [4].
2007 жылы 5 сəуірде мемлекеттік органдарда Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесін тұрақты пайдалануға қабылдау аяқталды. Жүйенің алдағы уақытта табысты əрекет етуі үшін оны барлық құрылымдық бөлімшелердің жұмысында пайдалануды жылдамдату қажет.
Жобаны іске асыру барысында қиындықтар да кездесті. Əдетте қағаз құжаттармен жұмыс тəртібі ондаған жылдар бойы қалыптасса, ал елімізде электрондық құжат айналымын ендіру үш жыл бұрын ғана қолға алынды. Соған қарай қызметкерлердің электрондық құжаттарды пайдалану мүмкіндігіне қарсы болуы қазіргі жағдайда объективті құбылыс. Мұның да бірнеше себептері болуы мүмкін. Ақпараттық теңсіздік тек халықтың əлеуметтік жағынан аз қорғалған бөлігінде ғана емес, қызметкерлер арасында да кездеседі. Психологиялық жағынан жаңа жұмысқа бірден үйрене алмауы да объективті жайт. Əрі Куəландыру орталығының болмауы электрондық құжатты заңдық күшінен айырады, ал бұл оларды мемлекеттік органның құжат айналымында толық пайдалану мүмкіндігін жоққа шығарады.
Республикада ендірілген электрондық құжат айналымы жүйесі қаншалықты тиімді болуы мүмкін? Қазақстан Республикасның Ұлттық банкіне ендірілген Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану тəжірибесі жүйенің тиімділігіне көз жеткізеді.
Электрондық құжат айналымы жүйесін ендіру Ұлттық банкте бірнеше кезеңдер бойынша іске асырылды. Ұлттық банктің Орталық аппаратында 2001–2004 жылдары, оның филиалдарында 2004 жылы, облыстық филиалдарында 2006 жылы электрондық құжат айналымы жүйесінің қауіпсіздігін қамтамасыз ететін қосалқы жүйелер ендірілді. Нəтижесінде 2007 жылға арналған іс-шаралар жоспарына сəйкес Ұлттық банктің Орталық аппараты мен филиалдары арасында кіріс құжаттар электрондық құжат айналымының қауіпсізідігін қамтамасыз ететін қосалқы жүйе арқылы тіркелетін болды. Ұлттық банкке келіп түсетін барлық құжаттар (саны 40–45 мың) автоматтандырылған ақпараттық «Электрондық құжат айналымы» қосалқы жүйесінде өз функцияларына байланысты тіркеліп, сканирленеді жəне өңделеді. Шығыс құжаттар да осындай өңдеуден өтеді. Сондай-ақ қызметтік ішкі жəне сыртқы қатынас хаттарын, нормативтік-құқықтық актілер жобаларын əзірлеу, келісу жөніндегі технологиялық нұсқаулықтарға сəйкес бұл құжаттарды (шамамен саны 20–25 мың) дайындау ісі бүтіндей автоматтандырылған жүйе арқылы жүргізіледі.
Бірыңғай электрондық құжат айналымы жүйесін ендірудің тиімділігі жағынан, ең бастысы, ұйымда орындау тəртібі жақсарды. Мəселен, электрондық құжат айналымын ендіргеннен бері орындалмаған құжаттар саны азайып, ол 2001 жылы 4,2 пайыз, 2004 — 0,27, 2005 — 0,19 пайыз көрсеткішті құрады. 2004 жылмен салыстырғанда 2005 жылы саны үш мыңға өскен құжаттарға жұмсалатын қағаздар шығыны азайды. Құжаттардың орындалу мерзімдерін қысқартуға қол жеткізілді. Мысалы, «Қазпошта» арқылы қалаларға бір-екі тəулік, республика бойынша екі-жеті тəулікте жететін мерзімді электронды əдіс қас-қағымда жеткізіледі. Бұл жалпы құжаттар шығынын азайтуға мүмкіндік берді [5].
Мұндай жобаларды ендірудің əлемдік тəжірибесі де өзін-өзі ақтаған жүйе болып саналады. Əлемде аса үлкен мемлекеттік жобалардың ішінде Берлин-Бонн ақпараттық жүйесін айтуға болады. Жүйені жасаудың қажеттілігі Бундестаг пен бірқатар министрліктердің Берлинге көшуінен туындады. Боннда қалған алты министрліктің Берлинде кейбір құрылымдық бөлімдері жұмыс істеп жатты. Ақпараттық жүйенің іске асырылған негізгі функциялары, мəселен, Intranet түрінде, электрондық іскерлік хат алмасуды, дəстүрлі құжат айналымымен ұштастырылған электрондық құжат айналымын, цифрлы бейнеконференцияларды жəне құжаттарға жедел қол жеткізуді шектеу мүмкіндігі бар электрондық мұрағатты құруды қамтамасыз етеді.
Лондон университетінің компьютер орталығында жəне Каталония үкіметі Мəдениет департаментінің Орталық мұрағатында электрондық құжаттарды мұрағаттық сақтаудың құнын арзандату проблемаларын қарқынды зерттеу, тəрізді маңызды мемлекеттік жоба бар. Бұл салада өз электрондық мұрағаттарын құруға коммерциялық ұйымдар да белсене кірісуде. Мəселен, Ұлыбритания жəне Жапония фармацевтикалық фирмаларының электрондық мұрағаттары ұйымдастырылған.
Ең ірі жоба ретінде InterPARES, яғни Электрондық жүйелерде құжаттардың түпнұсқалығын тұрақты қолдау халықаралық зерттеу жобасының, орны бөлек. Бұл жобаны Канада, АҚШ, Ұлыбритания, Ирландия, Швеция, Нидерланды, Италия, Австралия, Қытай зерттеушілері іске асыруда. Ауқымы кең жоба өзекті бірқатар мəселелердің шешімін табуға көмектеседі. Электрондық құжаттардың табиғаты, олардың сəйкестендіргіштері, сақталуын қамтамасыз ету ережелері мен процедуралары, электрондық құжаттардың түпнұсқалығын миграциялау жəне қолдау əдістерін дамытудың принциптері мен ұзақ мерзімді халықаралық саясат туралы көптеген мəселелер жауабын табары сөзсіз. Əзірге əлемде жан-жақтылығымен жəне академиялығымен мұнан асқан жоба əзірленбеген.
Əлемде электрондық құжаттармен жұмыс жүргізудің бай тəжірибесін жинаған мұрағатшылардың еңбегі жиі айтылады. Мұндай тəжірибе жинақтаған Данияның ұлттық мұрағатын, Францияның ұлттық мұрағаты мен Заманауи мұрағаттар орталығын, Швеция, Финляндия, Германия ұлттық мұрағаттарын, Нидерланды муниципалды мұрағаттарының Ассоциациясына кіретін бірқатар мұрағаттарды, Дания, Нидерланды, Ұлыбритания тарихи мұрағаттарын айтуға болады. Əсіресе АҚШ ұлттық мұрағатында 42 млн. электрондық пошта хабарламаларын мұрағаттық сақтау жобасы өте қызықты. Жинақталған тəжірибенің көптігіне қарамастан, оның негізінде нақты ұсынымдарды жасау əлі де қиындау болып отыр. Дегенмен, бүгінгі жинақталған электрондық құжаттармен жұмыс тəжірибесі Қазақстанда электрондық құжат айналымының электрондық мұрағат жүйесімен интеграцияланып, тиімді нəтижелерге қол жеткізуге мүмкіндіктер берері анық.
Əдебиеттер тізімі
- Слободянук А. Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін ендіру туралы // Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу— Делопроизводство в Казахстане. — № 4(4). — 2007.
- Аналитическая справка по проекту «Создание Единой системы электронного документооборота государственных ор- ганов Республики Казахстан» по теме «Перспективы дальнейшего развития электронного документооборота в Респуб- лике Казахстан». — Астана, 2004. — С.
- Копбосынова А.К. Состояние и проблемы развития электронного документооборота и электронных архивов в государственных органах Республики Казахстан // Материалы Респ. сем.-сов. «Электронный документооборот и электронный архив». — Алматы, 2006. — С. 33, 34.
- Об основных направлениях деятельности АО «Национальные информационные технологии» в рамках реализации Государственной программы формирования «электронного правительства» в РК на 2005–2007 годы. Итоги деятельности за 2006 год»: Отчет от 08.02.2007 г. // nitec.kz
- Джерембаев Е. Қазақстан Республикасының Ұлттық банкіне «электрондық құжат айналымын» ендіру // Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу — Делопроизводство в Казахстане. — № 1(1). — 2007. — 49, 50-б.