В статье рассматриваются особенности современных условий формирования, элементы процесса подготовки и реализации управленческих решений. Отмечается, что они могут быть ориентированы на техническую, биологическую и социальную системы. Приведены основные факторы, влияющие на процесс подготовки и реализации управленческих решений, анализируется последовательность их подготовки и принятия. Авторы доказывают, что управленческие решения подготавливаются и принимаются в четыре этапа.
Особенности современных условий формирования управленческих решений
В свете реализации Стратегии «Казахстан – 2050» и Программы «Нұрлы жол — путь в будущее» в экономике Казахстана начато осуществление радикальных изменений в системе хозяйствования, связанных с перестройкой структуры собственности. В ходе экономических реформ осуществляется формирование рыночной инфраструктуры, в том числе кардинальное преобразование финансовокредитной системы, а также системы государственного управления.
В то же время разразившийся мировой экономический кризис породил многие неблагоприятные явления в экономике, в результате чего, даже крупные предприятия столкнулись с угрозой несостоятельности.
В условиях неопределенности от руководства корпораций потребовались принципиально новые подходы к менеджменту, основанные на наличии своевременной и достоверной информации и перспективного планирования. Качество управления должно снизить сложность принятия жизненно важных управленческих решений, способствовать устойчивому выживанию и развитию корпораций.
Крупные компании (угольные, металлургические, машиностроительные и др.) среди самых важных проблем коренного управленческого улучшения выделяют оптимизацию состава и организационных структур корпорации. Реструктуризация бизнеса должна обеспечить решение самых насущных задач его развития в текущем плане и на перспективу. В силу региональных и отраслевых особенностей, разных стадий жизненного цикла, технологических, структурных и других характеристик каждая компания определяет те программы преобразований, которые обеспечивают ее конкурентоспособность.
При этом особенности современных условий формирования управленческих решений таковы:
- сокращение времени на подготовку решения;
- усиление влияния внешней среды;
- увеличение цены решения при его отрицательном результате;
- повышение объемов и сложности обработки информации при подготовке решения.
Управленческое решение представляет собой результат коллективного творческого труда. Оно всегда носит социальный, общественный характер. Даже когда руководитель самостоятельно разрабатывает решения, коллективный интеллект влияет на этот процесс [1–3].
Общая структура процесса подготовки, принятия и реализации управленческого решения представлена на рисунке 1.
Рисунок 2. Общий вид структуры управленческого решения
Существенное влияние на процесс подготовки и реализации управленческого решения могут оказывать различные факторы (рис. 3).
Рисунок 3. Основные факторы, влияющие на процесс подготовки и реализации управленческого решения
Управленческие решения могут быть ориентированы на следующие системы: техническую, биологическую и социальную.
Техническая система включает технические средства, оборудование и пр. Набор решений, принимаемых в такой системе, строго ограничен, а последствия — определенные. Решения имеют формализованный вид и реализуются по известному алгоритму. В таких системах, как правило, разрабатывается небольшое число альтернативных решений.
Отличительной особенностью социальной системы является взаимодействие человека и социума (различные организации, коллективы, группы, семья и т.д.). Набор решений при этом отличается большим разнообразием методов, способов и средств реализации. По вариативности возможных проблем такие системы превосходят все другие. Основным объектом управления является человек, имеющий определенный социальный статус, с присущими ему природными и выработанными в процессе жизнедеятельности особенностями.
Биологическая система — это флора и фауна Земли, а также человек, которого можно рассматривать как одну из подсистем биосистемы. Такая система обладает достаточным разнообразием форм, но вследствие определенного эволюционного развития животного и растительного мира набор решений в ней ограничен. Последствия принятых решений могут носить предсказуемый и непредсказуемый характер. Требуется разработка некоторого числа альтернативных вариантов решений, после чего происходит выбор наилучшего из них по определенным признакам.
Профессионализм специалиста определяется его способностью находить надежную информацию, использовать соответствующие методы подготовки решения и выбирать лучшее из альтернативных решений.
Процессы разработки и реализации управленческих решений во всех перечисленных системах содержат риски или уровень неопределенности результатов.
Последовательность подготовки и принятия управленческих решений
В основе принятия управленческого решения лежит объективный анализ условий, в которых организация действует в настоящий момент и которые предположительно будут иметь место в перспективе. Такое решение подготавливается и принимается в несколько этапов (рис. 4):
- оценка ситуации и постановка цели;
- подготовка решения;
- принятие решения;
- организация и контроль исполнения.
Процесс принятия решения начинается с возникновения какой-либо проблемы или ситуации, сложившейся на предприятии, или появления информации — сигнала об отклонениях от нормального хода выполнения работ, о неблагополучном положении дел на управляемом объекте [4–6].
Рисунок 4. Последовательность процесса принятия решения
Первый этап процесса принятия управленческого решения
Ситуацией называется совокупность внешних и внутренних условий, которые требуют принятия решения для перевода системы в новое состояние. Различные ситуации складываются, например, при снижении спроса на продукцию собственного производства, при низком качестве обслуживания потребителей, нарушении договорных условий поставщиками и т.д. [7; 212].
От характера сложившейся ситуации зависят виды принимаемых решений. Ситуация порождает цели, к которым следует стремиться для приведения управляемого объекта в желаемое состояние.
Четкость формулировки цели зависит от знаний и опыта руководителя, его умения прислушиваться к советам специалистов, правильного понимания ситуации и перспектив развития предприятия.
После постановки цели руководитель должен определить круг лиц, ответственных за подготовку решения. Особо важные решения руководитель готовит самостоятельно. Определить пути решения вопросов в сложившихся ситуациях могут работники структурных подразделений аппарата управления, хорошо знающие работу предприятия, его нужды и перспективы развития. Руководитель предприятия должен их предварительно проинструктировать, указав конкретные объемы работ и сроки их выполнения.
Второй этап процесса принятия управленческого решения
Во время подготовки решения необходимо, в первую очередь, подобрать и изучить всю имеющуюся информацию по интересующему вопросу: законодательство, приказы вышестоящих организаций, методическую и справочную литературу, нормативные материалы, данные о достижениях науки и передового опыта, информацию о ресурсах, необходимых для достижения поставленной цели. Нельзя руководствоваться субъективными оценками. Нужно быть уверенным, что необходимые ресурсы есть, что коллектив способен выполнить поставленную перед ним задачу.
При подготовке решения важную роль играет внутренняя информация о хозяйственной деятельности предприятия. Она хорошо раскрывает состояние вопроса, в ней отчетливо видны упущения и недостатки. Анализу подвергаются доходная часть, издержки обращения, поставки и завоз товаров, доходы и т.д. Глубина анализа отдельных показателей зависит от формулировки цели и вида принимаемого решения [7; 215].
Оценка разных вариантов решения должна проводиться по различным критериям. Критерий — это показатель, на основе которого сопоставляются варианты решения.
На практике он состоит из двух ступеней. Сначала с помощью необходимых критериев, имеющих характер жестких ограничений, приемлемые варианты решений отделяются от неприемлемых. Обычно в основе такого рода критериев лежат правовые, технические, экологические и иные сходные с ними нормы и нормативы, технические условия эксплуатации, требования законодательства. Затем на основе желательных критериев происходит выбор лучшего варианта решения из тех, которые остались в наличии.
Третий этап процесса принятия решения
Он начинается с анализа и оценки вариантов решения. Выбрать один из вариантов решения — значит найти такое сочетание их качественных и количественных переменных, которое в наибольшей степени будет отвечать этой задаче.
С точки зрения принципиального подхода к вариантности выделяют несколько видов решений [7; 216]:
- безальтернативные;
- бинарные;
- многовариантные;
- инновационные.
Безальтернативное решение принимается в том случае, если все предельно ясно и из существующего положения есть только один выход, что обычно характерно для несложных стандартных ситуаций и проблем, называемых на управленческом языке закрытыми.
Однако большинство проблем являются открытыми, т.е. допускающими больше одного решения, и наличие только одного его варианта говорит о слабой проработке проблемы и возможности неоптимального подхода.
Поэтому более предпочтительным является так называемое бинарное решение, предполагающее два достаточно различающихся варианта действий, позволяющих сделать между ними выбор. Конечно, это лучше, чем один, но все же достаточной уверенности в том, что один из вариантов будет оптимальным, нет. Такая уверенность появляется при принятии многовариантного решения, предполагающего возможность выбора из достаточно большого числа способов действия. Так, если возникла проблема по ухудшению качества выпускаемой продукции, то решение может быть бинарным или многовариантным, в зависимости от причин, её порождающих.
Однако может случиться так, что ни один из них не даст оптимального результата, и тогда можно попытаться выработать так называемое инновационное решение. Делается это на основе искусственного комбинирования отдельных, наиболее подходящих и не противоречащих друг другу характеристик тех решений, которые были в целом отклонены. Поскольку такой подход носит в основном механический характер, удовлетворительный результат здесь получить довольно сложно, а порой и невозможно. Он может рассматриваться, скорее, как временный или как основа для продолжения работы в данном направлении.
Принятое решение оформляется в виде документа или устного распоряжения, приказа, протокола, постановления, акта, инструкции.
Четвертый этап процесса принятия решения
Организация исполнения решений является одним из важных этапов процесса управления предприятием, который требует проведения большой организационной работы, мобилизации сил и средств для его реализации. Необходимо также четко сформулировать задачи для конкретных исполнителей, указав, кто, когда и что должен выполнить и на кого возложен общий контроль за исполнением всего решения.
Организацию выполнения сложных и многоцелевых решений следует начинать с составления плана мероприятий, который утверждается руководителем предприятия после обсуждения на производственном совещании.
Принятый приказ, распоряжение, постановление или другое решение должны быть вовремя доведены до исполнителей. Следует также разъяснить им или коллективу цель, содержание и необходимость исполнения принятого решения и важность результатов, которые можно получить при его выполнении.
Некачественная организационная работа ведет к некачественному выполнению управленческого решения и имеет экономические, организационные и психологические последствия. Экономические потери выражаются в непроизводительных затратах рабочего времени, в неэффективной работе управляемого объекта в новых условиях, в нецелесообразном использовании финансовых и материальных ресурсов. Организационные издержки представляют собой снижение эффективности управления предприятием. Отрицательные психологические последствия невыполнения решений приводят к ослаблению авторитета приказа или распоряжения, неудовлетворенности работников управляемого объекта [7; 218].
Важным условием выполнения управленческого решения и повышения его результативности является контроль за ходом его исполнения. Задачи контроля требуют своевременного выявления отклонений от заданной программы и быстрого принятия мер по устранению наметившихся отклонений. Это укрепляет дисциплину, способствует деловитости и оперативности аппарата управления предприятия. Руководитель всегда должен быть в курсе дел по выполнению принятого решения.
Основными условиями эффективного контроля являются: систематичность, означающая постоянные проверку исполнения и анализ динамичной ситуации; всеобъемлющий характер, позволяющий привлечь к контролю все звенья управления и охватить все участки их деятельности; предметность, т.е. умелый выбор вопросов, подлежащих контролю на разных уровнях управления, охват всех наиболее важных видов работ; целеустремленность и результативность контроля, направленность его не только на обнаружение недостатков, но и на выработку мер по их устранению [7; 219].
Установленный порядок разработки, принятия, доведения до исполнителей управленческих решений и контроля за их реализацией предполагает персональную ответственность руководителя предприятия за фактическую реализацию принятых решений.
Список литературы
- Каренов Р.С. Управленческие технологии (Книга четвертая): Монография. — Караганда: Изд.-полиграф. центр Казахстанско-Российского ун-та, 2014. — 340 с.
- Строева Е.В., Лаврова Е.В. Разработка управленческих решений: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М, — 128 с.
- Карданская Н.Л. Принятие управленческого решения:Учебник: — М.: ЮНИТИ, 1999. — 407 с.
- Голубков Е.П. Технология принятия управленческих решений. — М.: Дело и Сервис, 2005. — 544 с.
- Лившиц А.С. Управленческие решения: Учеб. пособие. — М.: КНОРУС, 2009. — 248 с.
- Фатхутдинов Р.А. Управленческие решения: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2008. — 344 с.
- Бабенко Р., Иванова Н., Плетень Е. Менеджмент в сфере общественного питания: Учебник. — Астана: Фолиант, 2010. — 392 с.