Бухгалтерский аутсорсинг в управлении учетным рисками компании

Предлагаемая аудиторами услуга ‒ бухгалтерский аутсорсинг может использоваться хозяйствующими субъектами как способ минимизации бухгалтерских рисков в части перераспределения ответственности за возможные нарушения законодательства.

Сущность бухгалтерского аутсорсинга состоит в том, что аудиторская фирма, заключив договор с предприятием, берет на себя ведение бухгалтерского учета на нем. Такую возможность предоставляет п. 2 статьи 8 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», который разрешает руководителю организации «передать на договорной основе ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности бухгалтерской или аудиторской организации или профессиональному бухгалтеру» [1]. При этом использование аутсорсинговых услуг должно быть отражено в учетной политике организации-заказчика. Несомненно, использование услуг аутсорсинга в области бухгалтерского учета позволяет обеспечить непрерывность текущей работы сотрудников, соблюсти сроки подготовки и сдачи отчетности, минимизировать возможные бухгалтерские и налоговые риски [2].

Аутсорсинг бухгалтерии является частным случаем аутсорсинга бизнес-процессов и одним из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия.  Подразумевает вынесение функций, связанных с организацией, ведением  бухгалтерского  учета  и   составлением   отчетности на предприятии за пределы компании, передачу их для исполнения аутсорсеру. В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным. Зарубежные эксперты в области аутсорсинга отмечают, что вместе с передачей определенных финансовых функций, выполнение которых аутсорсером происходит часто в ежедневном режиме, обычно передается также управление этими функциями и процессами. По мнению специалистов Института аутсорсинга (США), наибольший рост аутсорсинга как необычайно динамично развивающегося вида оптимизации деятельности предприятий, проявляет аутсорсинг бизнес-процессов именно в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование 600 фирм, проведенное в 1997 г. Американской ассоциацией менеджмента, показало, что уже к тому моменту 1/5 часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 4/5 фирм ‒ часть административных функций.

В целях снижения бухгалтерских рисков в настоящее время применяются различные вида аутсорсинга.

Полный аутсорсинг присутствует в случае, когда клиент поручает аутсорсинговой фирме полностью вести бухгалтерский учет ‒ фирма берет на себя все обязанности по ведению бухгалтерского и учета налогообложения, а также по своевременному представлению бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности в соответствующие органы. Все работы производятся на территории аудиторской фирмы и на ее оборудовании, что позволяет клиенту не иметь ни должностей бухгалтеров в штате предприятия, ни рабочих мест для них. При всем своем удобстве данная форма аутсорсинга не получила пока широкого распространения. Дело в том, что при такой форме обслуживания аудиторская фирма приобретает дополнительные функции, связанные с возможностью осуществления контроля за движением имущества (в том числе и денежных средств) клиента. Открытие аутсорсеру финансовой информации может привести и к нарушению конфиденциальности.

Частичный аутсорсинг предусматривает, что клиент берет контрольные функции на, а аутсорсинговая фирма ведет учет на отдельных участках или составляет отчетность. Все работы производятся, как и при первом варианте.

Основной особенностью разовых аутсорсинговых услуг является ограничение либо времени оказания услуг, либо объема работы. Необходимость привлечения специалистов из сторонней организации обычно вызвана тем, что на бухгалтерию организации возлагается дополнительная работа по отношению к тому объему работы, который обычно ею выполняется. Могут неожиданно возникать ситуации, в которых необходима помощь специалистов со стороны. Во многих случаях о периодах, когда нагрузка на бухгалтеров существенно увеличивается, известно заранее. Вместе с тем, очевидно, что нанимать нового сотрудника в бухгалтерию в такой ситуации нецелесообразно, так как данный участок  работы является временным и по истечении периода составления отчетности у принятого в штат организации специалиста не будет работы. Найти же квалифицированного сотрудника на временную работу нелегко. Поэтому разовый аутсорсинг, гарантирующий получение услуг высококвалифицированного специалиста в области бухгалтерского учета, является наиболее приемлемым в данном случае.

Необходимость в восстановлении учета возникает при обнаружении фактов неправильного ведения бухгалтерского и учета налогообложения за предыдущие периоды или его отсутствия на определенных участках. Восстановление учета может охватывать подготовку учетных регистров, исчисление налогов, составление исправительных записей по прошлым периодам для отражения в текущей бухгалтерской отчетности организации, заполнение исправительных деклараций и др. Привлечение специализированной организации для выполнения такой работы позволит компании высвободить время собственного персонала, обеспечить непрерывность текущей работы бухгалтерии, соблюсти сроки подготовки и сдачи отчетности, минимизировать возможные бухгалтерские и налоговые риски.

Одним из новых и быстро развивающихся направлений в сфере аутсорсинга является услуга предоставления персонала для ведения учета. На основании договора, предусматривающего предоставление персонала для ведения учета, сотрудники аутсорсинговой организации командируются непосредственно в офис клиента на согласованный срок для выполнения определенных участков работ или определенных должностных обязанностей.  Такие  услуги востребованы в случаях необходимости замены сотрудника в связи с длительными отпусками или командировками или когда для временного выполнения работы нецелесообразно нанимать постоянного сотрудника (например, при составлении годовой отчетности, при сдаче налоговых деклараций). Период, на который временный сотрудник направляется аутсорсинговой компанией к клиенту, согласовывается сторонами.

При любом из этих вариантов аутсорсинговая фирма гарантирует правильность ведения учета и составления отчетности и несет полную ответственность за ущерб, нанесенный клиенту по ее вине. Заказывая аутсорсинг, клиент передает аутсорсинговой фирме не только функции своей бухгалтерии, но и существенную часть своих рисков, то есть он получает хорошо отлаженную и гарантированную ответственностью аутсорсеров систему учета на своем предприятии [3]. Безусловно, каждый человек, даже компетентный, имеет право на ошибку, но для организации, воспользовавшейся аутсорсинговыми услугами, это уже не имеет большого значения, так как устранено самое главное – вероятность риска. Все риски, связанные с ошибками в учете (бухгалтерские риски), расчетом налогов (налоговые риски), своевременностью сдачи отчетов и деклараций несет фирма – исполнитель [4].

Можно выделить  основные  преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга как средства снижения бухгалтерских рисков. К достоинствам бухгалтерского аутсорсинга можно отнести в первую очередь, получение услуг высококвалифицированных специалистов по бухгалтерскому учету и налогообложении.

При этом у заказчика снижается риск неправильности отражения операций в бухгалтерском учете и искажения отчетности. Явным преимуществом использования аутсорсинговых услуг является снижение затрат по оплате труда. Оплата труда высококвалифицированного бухгалтера достаточно высока. Хотя затраты на оплату услуг аутсорсера также не низкие, но при аутсорсинге не надо оборудовать дополнительные рабочие места, приобретать специальное программное оборудование, литературу, обучать и повышать квалификацию персонала, проверять качество работы и своевременность ее исполнения. Налицо снижение административных расходов.

Ну и конечно, использование аутсорсинга приводит к снижению бухгалтерских и налоговых рисков. Грамотное  составление  договора на оказание аутсорсинговых услуг гарантирует клиенту полную ответственность аутсорсера в размере возможных штрафных санкций со стороны налоговых органов. При этом у заказчика снижается   вероятность   искажения   отчетности и неверного начисления налоговых платежей, и соответственно, бухгалтерские и налоговые риски. При явном наличии преимуществ аутсорсинговых услуг имеется и ряд их недостатков. В первую очередь, нужно отметить, что идет потеря конфиденциальности информации. При использовании аутсорсинговых услуг появляется необходимость открытия финансовой информации. Данное обстоятельство может  привести к нарушению конфиденциальности и росту риска попадания информации к конкурентам. Снизить данный риск можно, предварительно убедившись в надежности аутсорсинговой организации, изучив систему внутреннего контроля аутсорсера, а также предусмотреть условия соблюдения конфиденциальности в договоре, и ответственность за нарушение коммерческой тайны. Также велика вероятность получения услуг непрофессионального аутсорсера. Аутсорсеры не всегда могут досконально разобраться в специфике деятельности организации-заказчика, что может повлечь неверное отражение информации в учете. Если аутсорсер обслуживает более четырех организаций, то о качестве обслуживания не может быть и речи. При такой загрузке качественно выполнять свои обязанности не в состоянии даже очень опытные специалисты. С другой стороны, риск получения непрофессиональных услуг остается и при найме на работу постоянного бухгалтера.

Решить проблему риска в кадровой  работе, то есть исключить возникновение рисковых ситуаций полностью, невозможно. Сложность или отсутствие осуществления контроля за деятельностью аутсорсера со стороны заказчика также говорит не в пользу данного вида услуг. Если при передаче ведения бухгалтерского учета аутсорсеру он осуществляет работу в офисе своей фирмы, обработка первичных документов и ведение учета осуществляется на стороне, что может осложнить проведение контроля со стороны заказчика и осложнить решение оперативных задач.

Хотя с использованием современных каналов связи значительно расширились технические возможности и скорость передачи данных. Кроме того, при установке сети у обеих сторон появляется возможность отслеживать текущие операции в режиме реального времени.

Подводя итоги вышесказанному, можно сделать вывод, что аутсорсинг бухгалтерских услуг сегодня очень востребован среди многих компаний, так как это действительно выгодно. Он включает в себя ведение бухгалтерского и налогового учета; оптимизацию налоговых платежей и работу с налоговыми органами; составление промежуточных и годовых отчетностей. Бухгалтерский аутсорсинг предотвращает риск искажения отчетности или неправильного отражения бухгалтерских операций. В связи с этим снижается вероятность ошибочного ведения бухгалтерского учета, исчисления налоговых платежей, а значит, значительно снижается риск, связанный с организацией бухгалтерского учета на предприятии.

 

Литература 

  1. Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28.02.2007 № 234-II.
  2. Шевелев А.Е. Риски в бухгалтерском учете / А.Е. Шевелев, Е.В. Шевелева. – М.: Кнорус, 2015. – 304 с.
  3. Шеянова А.Н. Сущность аутсорсинга и его классификация // Экономика и финансы. – 2010. – №
  4. ISO/IEC 31010:2009 Risk management – Risk assessment techniques [Electronic resource] // – Electronic data. – Switzerland, 2011 – URL: http:// www.iso.org 
Год: 2016
Город: Алматы
Категория: Экономика