Теоретические аспекты коммуникационной деятельности в управлении предприятием

В статье рассмотрены содержание и значение коммуникаций в системе управления современными предприятиями. Выявлено, что использование организационных коммуникаций позволит повысить эффективность управления предприятиями в современных условиях за счет повышения степени удовлетворенности коммуникационных потребностей, таких как потребность в информации и координации усилий, без которых не могут быть достигнуты цели предприятия. Этим обусловливается актуальность вопросов анализа основных теоретических подходов к управлению коммуникациями в организации, а также совершенствование механизма управления ими. Коммуникации в организации представляют сложную, многоуровневую систему, охватывающую как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. Коммуникации в современных организациях представляют совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах. 

Одним из путей разрешения проблем повышения эффективности экономического развития современных предприятий является использование организационных коммуникаций, но на сегодняшний день руководители предприятий воспринимают их лишь как вспомогательную деятельность, что затрудняет их интеграцию в систему управления организацией.

Однако, именно использование организационных коммуникаций позволит повысить эффективность управления предприятиями в современных условиях за счет повышения степени удовлетворенности коммуникационных потребностей, таких как потребность в информации и координации усилий, без которых не могут быть достигнуты цели предприятия. В связи с этим актуальным является анализ основных теоретических подходов к управлению коммуникациями в организации, а также совершенствование механизма управления ими.

Управленческая деятельность любой организации или предприятия связана с необходимостью постоянной координации деятельности структурных подразделений и отдельных ее членов для достижения общих целей. Данная координация может осуществляться посредством разнообразных форм, и в частности в процессе коммуникации при помощи разнообразных контактов членов организации. Процессы коммуникаций, их планирования и осуществления связаны с такими понятиями, как информация, инструменты коммуникаций, участники процесса коммуникаций и т.п. Информация является одним из значимых инструментов управления в распоряжении руководителя. Используя и передавая разнообразные данные, а также получая обратно информацию, руководитель организует, руководит и мотивирует подчиненных. В целом, коммуникацию можно рассматривать как форму деятельности, которая проявляется в обмене информацией, взаимовлиянии, взаимопереживании и взаимопонимании партнеров. Она характеризует общение как двухстороннюю деятельность людей, предполагающую взаимосвязь между ними, сопереживание и обмен эмоциями. Коммуникация может решать разные задачи: обмен информацией, выражение отношения людей друг к другу, взаимное влияние, сострадание и взаимное понимание [1].

Коммуникации в организации представляют сложную, многоуровневую систему, охватывающую как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. Организационные коммуникации представляют совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах. Это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

Существует ряд классификаций видов коммуникаций. По признаку ориентации, направленности коммуникаций руководителя организационные коммуникации подразделяются на группы: внешнеорганизационные и внутриорганизационные.

Поскольку любая организация находится в определенном внешнем окружении, зависит от него, то вынуждена постоянно адаптироваться к его изменениям. Таким образом, проводятся постоянные и интенсивные коммуникации с внешней средой. К внешнеорганизационным относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, органы государственного регулирования, поставщики и потребители, ближайшие соседи и т.п. Средства коммуникации со средой могут быть очень многообразными: деятельность руководителя по организации рекламы, создание и поддержание имиджа компании, проведение маркетинговой политики на внешнем рынке, подготовка регулярных отчетов для вышестоящих организаций, и пр.

Внутриорганизационные коммуникации представляют собой взаимодействие с персоналом, коммуникации между сотрудниками.Взаимодействие с персона-лом является направлением коммуникационной политики предприятия или организации, обращенным к своим сотрудникам (постоянным и внештатным) и членам их семей, к потенциальным сотрудникам, а также к тем, кто раньше принадлежал к предприятию.

Коммуникативный поток внутри организации, соответственно пространственному расположению каналов может перемещаться в вертикальном и горизонтальном направлении. Основными целями внутренних коммуникаций на предприятиях являются [2]:

• формирование у сотрудников мотивации на эффективное достижение целей компании,
• повышение качества процедур принятия решений за счет вовлечения в них работников,
• улучшение социально-психологического климата в коллективе.

В рамках поставленных целей система внутренних коммуникаций должна решать следующие задачи:

• формировать у работников понимание целей и задач деятельности компании и подразделений, своевременно информировать персонал об изменении целей и задач деятельности,
• вырабатывать у конкретного сотрудника понимание того вклада, который он может внести в достижение целей компании и подразделения, и информировать его о критериях оценки этого вклада и соответствующих методах поощрения,
• формировать позитивный образ компании у сотрудников и членов их семей,
• создавать и поддерживать эффективные механизмы: прямых коммуникаций между работодателями и руководством («вертикальные коммуникации»); обмена информацией между подразделениями и сотрудниками компании, стимулировать деятельность кросс-функциональных групп для анализа и решения проблем («горизонтальные коммуникации»),
• консолидировать все виды и инструменты коммуникаций в единый контур, адекватно применяя конкретные коммуникативные каналы для той или иной ситуации.

Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик [2]:

• они должны быть ясными и точными, то есть у руководителя, придерживающегося этого правила, меньше шансов быть неверно интерпретированным;
• они дают информацию, то есть они правдивы, понятны и основаны на фактах, а сама информация помогает сотрудникам сделать хороший выбор;
• они обращены к лучшим интересам персонала и направлены против атмосферы недоверия;

Прежде всего работники должны быть уверены, что их руководство заботится о них. При рассмотрении вопросов коммуникаций следует учитывать, что сегодняшние работники не склонны слепо подчиняться приказам руководства и просто выполнять свою работу. Сегодняшние профессионалы обладают гораздо большей автономностью, независимостью и, не задумываясь, уходят, если их что-то не устраивает. То есть их личные потребности для них становятся весьма значимыми.

Для эффективного проведения внутренних коммуникаций могут использоваться различные средства, среди которых можно отметить внутренний PR. Правильно организованный внутренний PR позволяет получать следующие преимущества [2]:

• сформировать единое информационное пространство,
• преодолеть коммуникативные разрывы и достичь взаимопонимания,
• получить обратную связь от персонала компании,
• продемонстрировать «открытость» руководства,
• сформировать единые стандарты поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании.

В системе внутренних коммуникаций PR используются для:

• выстраивания корпоративных коммуникаций;
• формирования и укрепления корпоративной культуры;
• формирование и укрепление лояльности персонала.

Как показывает опыт зарубежных компаний, организация эффективного внутреннего PR включает следующие этапы (рисунок 1):

Рисунок 1 Этапы формирования эффективного внутреннего PR на предприятии

Примечание – составлено по источнику [3]

Как видно из приведенной схемы, эффективность коммуникации достигается формированием единого информационного пространства, прозрачной среды, обеспечивающей понимание сотрудниками поставленных целей и выбора инструментов их достижения. При этом персонал выступает одним из важных факторов, позволяющих достигать поставленных стратегических целей.

Инструменты внутрикорпоративного воздействия можно подразделить на несколько групп:

Примечание – приведено по данным источника [3] 

Персонал должен испытывать доверие, пользоваться вниманием, что достигается посредством предоставления своевременной информации с помощью различных инструментов внутренних. Коммуникаций. В таком случае система внутренних коммуникаций может быть представлена в виде следующей схемы (рисунок 2).

Н.Морозова подчеркивает, что коммуникации являются инструментом управленческого воздействия, а так же способом формирования не только деятельности, но и корпоративной культуры, ценностей и стратегий предприятия. Именно поэтому коммуникации требуют разработки инструментария управления [4]. Существуют различные мнения авторов по поводу выделения управления коммуникациями как отдельную отрасль знаний, называемую коммуникационный менеджмент, а так же различные взгляды авторов на содержание управления коммуникациями. В.Рева рассматривая определение коммуникационному менеджменту выходит за рамки предприятия, выделяя совокупность накопленных в мировой практике принципов, методов, средств и форм влияния коммуникаторов на содержание потоков информационного взаимодействие людей, их групп, общественных и политических формирований в процессе общения с целью решения тактических и стратегических задач по управлению общественными отношениями. [5]. Процесс управления коммуникациями включает оценку текущего положения на предприятиях и выявление информационных и коммуникационныхпотребностей, разработку коммуникационных стратегий, их реализаций и оценку эффективности предпринимаемых мер. Оценка может проводиться различными методами, включая PEST, SWOT анализа. Оценка эффективности организационных коммуникаций может проводиться на основании определения соотношения выгод и затрат, связанных с их развитием, а так же определение доли коммуникационной составляющей в полученной прибыли. Эффективные коммуникации на практике являются необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей.

Рисунок 2. Схема внутренних коммуникаций на предприятии Примечание – рисунок приведен по данным источника [3]

Современные предприятия Осуществляют деятельность в условиях динамично меняющейся окружающей среды, что определяет необходимость постоянно приспосабливаться к новым условиям рынка, именно поэтому особую важность приобретает развитие коммуникационных систем, а так же выделение из управленческих функций отдельного направления управление коммуникациями организации, или коммуникационного менеджмента.

Одним из важных вопросов в системе менеджмента предприятия является организация управления коммуникационными процессами, подразумевающими целенаправленное эффективное управление потоками информации, распространяемыми посредством соответствующих инструментов передачи информации, с учетом целей и задач предприятия.

Понимание важности организации и управлениякоммуникационными процессами в практике отечественных предприятий может способствовать существенному повышению эффективности их деятельности, повышению их приспособленности к внешним водействиям.

1. Сагер Л.Ю. Построение организационно-экономического механизма управления коммуникациями промышленного предприятия. «Экономика и современный менеджмент: теория и практика»: материалы XXVIII международной заочной научно-практической конференции. (14 августа 2013г.). Электронный ресурс. Режим доступа http://sibac.info/2009-07-01-10-2116/9920-
2. Моисеева А.П. Коммуникационный менеджмент: учебное пособие. – Томск: Изд-во ТПУ, – 104 с.
3. Стратегическое управление коммуникациями: Учеб. Пособие / Ж.Е. Вавилова. – Казань: Казан. гос. энерг. ун-т, – 175 с.
4. Морозова Н.А. Управление коммуникациями в организации /Н.А.Морозова// Вестник ВГУ. Серия: Экономика и управление. – М.: 2010 №2 – С. 173-180.
5. Рева В.Е. Коммуникационный менеджмент / В.Е.Рева. – Пенза, – 161 с.