Организация и методика управленческого учета денежных средств предприятия

В современных рыночных условиях хозяйствования учет и анализ денежных средств и денежных потоков принимает особую актуальность. Это связано, прежде всего, с аспектами ведения финансово-хозяйственной деятельности, формами осуществления расчетных операций и др. В процессе осуществления своей деятельности предприятия вступают в хозяйственные связи с разными предприятиями, организациями и расчеты между ними осуществляются в денежной форме.

Для оперативного и управленческого учета в малом и среднем бизнесе хорошо подходит комплексная система автоматизации «1 Сбухгалтерия», которое является решением, которое автоматизирует учёт продукции, услуг и финансов. При этом оно позволяет провести достаточно глубокий анализ финансового состояния предприятия.

В любом случае выбирать систему автоматизации управленческого учета надо в зависимости от масштабов бизнеса, вида и специфики деятельности предприятия. 

Деньги возникли в период разложения первобытнообщинного строя, завершив процесс длительного развития форм стоимости товара. Деньгами становится какой-либо наиболее важный предмет потребления.

Деньги – это товар, но товар особого рода, ибо обладает особой потребительской стоимостью – способностью обмениваться на любой товар или являться всеобщим эквивалентом, это форма стоимости всех товаров и услуг.

Деньгам принадлежит ключевая роль в рыночной экономике. Проявляется это в следующем:

1. Общественная роль денег, их функция в экономической системе состоит в том, что они выступают в качестве связующего звена между товаропроизводителями.

Будучи конкретизированными в определенном предмете, они являются как бы всеобщим условием общественного производства, «инструментом» общественных экономических связей независимых товаропроизводителей, орудием стихийного учета общественного труда в товарном хозяйстве.

2. Качественно новая роль денег в рыночной экономике заключается в том, что они превращаются в капитал или самовозрастающую стоимость. Деньги становятся денежным капиталом в воспроизводстве индивидуального капитала благодаря тому, что их функционирование включено в кругооборот промышленного капитала, и они представляют собой исходный пункт и результат кругооборота последнего.

Деньги обслуживают производство и реализацию общественного капитала, выступая в виде денежных потоков, которые движутся как внутри первого подразделения (производство средств производства), так и внутри второго подразделения (производство предметов потребления), а также между этими подразделениями. Роль денег как капитала проявляется через их функции. Так, стоимость товаров, произведенных на предприятиях, выражается в деньгах. При этом деньги служат и мерой стоимости, и денежным капиталом. Если же продукция продается за наличный расчет, а на вырученные деньги покупаются средства производства, то деньги служат и средством обращения, и капиталом.

3. С помощью денег происходит образование и перераспределение национального дохода через государственный бюджет, налоги, займы, и инфляцию.

4. Деньги являются объектом денежно-кредитного регулирования экономики промышленно развитых стран, основанного на монетаристской теории денег [1].

Основа управленческого учета – структурированная информация, собираемая и анализируемая в мониторинговом режиме. Хорошо известно, что поиск и анализ данных – одна из прямых обязанностей службы маркетинга. Но очень часто маркетологи ограничиваются сбором только внешней информации – о конкурентной среде, ценах на отраслевом рынке и т.д.

Цель управленческого учета – так называемый внутренний маркетинг, подразумевающий работу по изучению самого предприятия. С его помощью можно составить полную картину финансово-экономического состояния компании в любой момент времени, выяснить запас ее прочности, определить потенциал и перспективы развития. Управленческий учёт внедряется именно для повышения эффективности управления предприятием, а не для отчёта перед контролирующими инстанциями, например налоговой инспекцией. Это принципиальное отличие. Поэтому нельзя поручать вести управленческий учёт бухгалтерии. Эту работу должен возглавлять планово-экономический отдел или финансовый директор компании.

Внедряя управленческий учет денежных средств, важно распределить все денежные средства между структурными подразделениями, которые будут отвечать за их движение. Эти подразделения называют центрами финансовой ответственности (ЦФО).

Каждый центр имеет свой бюджет, а его менеджеры – возможность самостоятельно принимать решения в рамках бюджета. Такая децентрализация управления финансами повышает оперативность работы отдельных подразделений и компании в целом. И кроме того, это помогает добиться "прозрачности" бизнеса: руководителям предприятия становится легче контролировать его отдельные участки и видеть все источники возникновения доходов и расходов.

Для каждого ЦФО определяется свой плановый бюджет доходов и расходов. А затем оценивается эффективность их работы путем сравнения плановых и фактических показателей.

Разделение компании на ЦФО хорошо работает на практике. Во-первых, линейные менеджеры имеют больше информации о положении дел в своем подразделении и поэтому способны принимать более адекватные "сиюминутные" решения, чем руководитель компании. Во-вторых, у сотрудников повышается заинтересованность в результатах своего труда, они становятся более инициативными. Но самое главное, что топ-менеджмент освобождается от необходимости ежедневно решать мелкие вопросы и может сосредоточиться на стратегических задачах. Впрочем, у децентрализации управления есть и недостатки. Например, руководитель подразделения может принять решение, которое соответствует целям его ЦФО, но не учитывает цели всего предприятия. Кроме того, линейные менеджеры могут невнимательно относиться к деятельности других подразделений и даже тормозить их работу.

Для устранения этих недостатков в компании должна быть создана сбалансированная система показателей.

Необходимо в цифрах описать общие стратегические цели, которые перед ней стоят и составить план действий по достижению заданных ориентиров, которым будут руководствоваться все подразделения.

Важно знать, какая продукция лучше расходится, во сколько обходится ее выпуск, какой доход приносит ее продажа [2]. 

Таблица 1. Отличия управленческого учета денежных средств от бухгалтерского учета 

Цифры, показывающие положение дел в компании, в первое время можно рассчитывать ежемесячно. Но в идеале руководитель предприятия в любой момент должен видеть текущее состояние всей его экономики. Поэтому в дальнейшем нужно стремиться к тому, чтобы информация обновлялась еженедельно. При этом не важно, как она будет выглядеть. Это каждая компания решает для себя в соответствии с внутрифирменными стандартами. Главное, чтобы полученные данные было удобно использовать для принятия управленческих решений.

Типичные ошибки при внедрении управленческого учета денежных средств:

1. Отсутствие четких стратегических целей.
2. Неверное определение задач.
3. Отсутствие в компании единой нормативной базы и единой терминологии.
4. Неправильное распределение ролей между сотрудниками, ответственными за внедрение управленческого учета.
5. Отсутствие четкого механизма взаимодействия между центрами финансовой ответственности.
6. Нереалистичные цели и сроки.
7. Отсутствие механизмов контроля.
8. Отсутствие механизма получения точной и своевременной информации.
9. Фальсификация данных.

Типы центров финансовой ответственности могут быть следующих видов:

1. Центр прибыли. Подразделение, зарабатывающее прибыль. Его руководитель отвечает как за расходы, так и за доходы, и все эти операции отражаются в управленческом учете. Таким подразделением может быть любая производственная структура или торговая структура, действующая по принципу самоокупаемости.
2. Центр инноваций и инвестиций. Подразделение, развивающее новые направления бизнеса или реализующее инновационные проекты. Обычно оно не является самоокупаемым, компания финансирует его из общего бюджета.
3. Центр затрат. подразделение, обслуживающее другие цфо. финансируется за счет центров прибыли. Часто выделяют центры нормативных затрат (например, производственные цеха) и управленческих затрат (например, бухгалтерия, административный отдел, служба безопасности).
4. Центр доходов. подразделение, руководитель которого отвечает только за получение доходов предприятия. то есть имеет возможность контролировать цены и объемы продаж.

Собирать и обрабатывать информацию управленческого учета денежных средств вручную весьма трудоемкий процесс. Но это занятие трудоемкое и малоэффективное. Индустрия современного инфобизнеса предлагает широкий выбор специальных программ, позволяющих оперативно вводить в память ПК данные о движении денежных средств.

Наиболее известная компьютерная система, которую используют для управленческого учета крупные компании во всем мире, ERP (Enterprise Resource Planning – планирование корпоративных ресурсов). Но составная стоимость ERP (в нее входят компьютерное оборудование, программное обеспечение, профессиональные услуги консультантов по установке, расходы на подготовку и обучение кадров) очень высокая. По этой причине малым и средним компаниям ERP недоступны.

Для оперативного и управленческого учета в малом и среднем бизнесе хорошо подходит комплексная система автоматизации «1 Сбухгалтерия», которое является решением, которое автоматизирует учёт продукции, услуг и финансов. При этом оно позволяет провести достаточно глубокий анализ финансового состояния предприятия.

В любом случае выбирать систему автоматизации управленческого учета надо в зависимости от масштабов бизнеса, вида и специфики деятельности предприятия. Стоимость получения информации не должна превышать эффект от её использования. Поэтому при выборе программных продуктов для автоматизации учета в организации обязательно нужно советоваться со специалистами [3].

Существует много разных способов и методик построения управленческого учета по бюджетным статьям. Основное их различие – отнесение финансовохозяйственных операций к различным группам. Например, можно создать статьи, полностью дублирующие отчеты о движении денежных средств и прибылях и убытках. Или разнести их на группы: операции с внеоборотными активами, операции с капиталом, расчеты с поставщиками и клиентами, затратные операции, движение товаров.

Рассмотрим один из вариантов, как можно построить управленческий учет по бюджетным статьям для предприятий. Для этого следует все операции по финансово-хозяйственной деятельности предприятия разделить на три основные группы:

1. товарные;
2. финансовые (движение денежных средств);
3. финансовые (операции начисления).

Под товарными операциями подразумевается поставка продукции, материалов на склад, реализацию (отгрузку) товара со склада (учитывая стоимость и себестоимость реализации), списание материала со склада.

Отражать финансовые операции по движению денежных средств следует идентично развернутым статьям «Отчета о движении денежных средств». То есть, разнести их по трем видам деятельности:

• Операционная деятельность:
• приток: выручка, возврат денег от поставщиков, и т.д.
• отток: оплата поставщикам, возврат денег от клиентов, оплата расходных статей (аренда, охрана, реклама, прочие услуги) и т.д.
• Инвестиционная деятельность:
• приток: продажа основных средств и нематериальных активов и т.д.
• отток: покупка основных средств и нематериальных активов и т.д.
• Финансовая деятельность:
• приток: получение займов, кредитов и т.д.
• отток: погашение займов, кредитов, выплата процентов по кредитам и займам и т.д.

Группа финансовых операций по начислению может соответствовать некоторым статьям «Отчета по движению денежных средств». Например, начисление аренды и охраны за определенный период времени. Также эта категория может содержать статьи, по которым не осуществляется движение денежных средств. В частности, операции по начислению амортизации, постановке на баланс основных средств и нематериальных активов и т.д.

Основной довод в пользу метода постатейного отражения операций – это возможность упрощать учет. В частности, предприятия смогут учитывать все или некоторые затраты кассовым методом. То есть не понадобится фиксировать финансовые операции по начислению или делать соответствующие корректирующие проводки для того, чтобы уменьшить нераспределенную прибыль. Можно этого достичь с помощью метода учета по счетам, но отражение операций будет отличаться от общепринятых канонов ведения бухгалтерского учета. Это может породить непонимание или большое количество ошибок других пользователей системы [4].

Существование предприятия в современных рыночных условиях нереально без управления денежными потоками. Поэтому важно в совершенстве владеть приемами управления денежным оборотом и финансовыми ресурсами предприятия.

Таким образом, в системе оптимизации денежных потоков предприятия важное место принадлежит их сбалансированности во времени. В процессе такой оптимизации используются два основных метода – выравнивание и синхронизация.

Выравнивание денежных потоков направлено на сглаживание их объемов в разрезе отдельных интервалов рассмотренного периода времени. Этот метод оптимизации разрешает отстранить в определенной мэре сезонное и циклическое отличия в формировании денежных потоков (как положительных, так и отрицательных), оптимизируя параллельно средние остатки средств и повышая уровень абсолютной ликвидности. Результаты этого метода оптимизации денежных потоков во времени оцениваются с помощью среднеквадратического отклонения или коэффициента вариации, которые в процессе оптимизации должны снижаться [5].

Увеличение суммы чистого денежного потока на предприятии можно обеспечить за счет следующих средств:

• уменьшение суммы постоянных затрат предприятия;
• снижение уровня переменных затрат;
• проведение эффективной налоговой политики;
• продажа неиспользованных видов основных средств, нематериальных активов и запасов.

Для улучшения организации учета денежных средств на предприятиях малого и среднего бизнеса могут быть следующие:

• необходимо сформировать достаточный объем денежных ресурсов предприятия в соответствии с потребностями хозяйственной деятельности предприятия;
• необходимо обеспечить минимизацию потерь стоимости денежных средств в процессе хозяйственного использования на предприятии;
• обеспечить эффективный контроль за политикой управления денежными потоками на предприятии;
• на предприятии необходима оптимизация денежных потоков, нужно разработать план поступления и расходования денежных средств на предстоящий год в помесячном разрезе для того, чтобы обеспечить учет сезонных колебаний денежных потоков предприятия;
• необходима компьютеризация учета, статистики, анализа, прогноза и обработки информации;
• необходимо усовершенствование организации управленческого учета на предприятии.

Таким образом, реализация этих рекомендаций позволит предприятиям малого и среднего бизнеса в определенной мере улучшить организацию учета денежных средств и окажет действенную помощь в управлении денежными ресурсами.

1. Космина Р.М. Бухгалтерский (управленческий) учет: учеб. пособие. для студ. экон. спец. ВУЗов / Ю.Д. Чацкис (ред.). М.: Высшая школа, – 255 с.
2. Костюченко В.Н., Голов С.Ф. Бухгалтерский учет и финансовая отчетность по МСФО / В.Н. Костюченко, С.Ф. Голов.-Х.-Фактор, 2008. -1008 с.
3. Ткаченко Н.М. Бухгалтерский финансовый учет. Налогообложение и отчетность / Н.М. Ткаченко.Учебник. – Киев, 1012 с.
4. Чабанова Н.А. Организация бухгалтерского учета/ Н.В. Чабанова, Т.А. Чупырь.Издательство.-К.Фактор. 2007 р.480 с.
5. Чабанова Н.В. Бухгалтерский финансовый учет. Пособие / Н.В. Чабанова, Ю.А. Василенко. Бухгалтерский Киев.2007.688 с.