Формирование организационных структур строится с учетом следующих основных методологических принципов, позволяющих учесть форму хозяйствования.
Принцип необходимого разнообразия организационной структуры. Этот принцип вытекает из закона соответствия организации внешней среде и закона соответствия разнообразия управляющей системы разнообразию управляемого объекта. В соответствии с данным принципом все действия по формированию, упорядочению и регулированию системы управления должны соответствовать ее концептуальной модели, разработанной в рамках стратегического плана. Стратегический план должен учитывать характер экономики и уровень развития экономических отношений в стране, организационно-правовой и организационно-экономический статус предприятия, а также его потенциал.
Принцип адекватности организационной формы хозяйствования всей устойчивой совокупности меж и внутриорганизационных связей и отношений хозяйственной организации. Данный принцип вытекает из закона композиции и предполагает учет политических, экономических, социальных и институциональных факторов внешней и внутренней среды организации в ее взаимоотношениях с системой высшего порядка. Соблюдение этого принципа способствует развитию интеграционных процессов и функционированию организации в рамках государственной законности. На его основе устанавливается ее организационно-экономический и правовой статус, определяется степень самостоятельности. Часть управленческих функций может быть централизована при объединении предприятий или передана специализированным консультационным фирмам (внешнему дополнению).
Принцип замкнутости общего контура системы. Данный принцип предполагает, что система управления является логичным продолжением принципа адекватности и должна реализовываться формированием четких границ организации, закрепленных в ее внутрифирменных нормативных актах. Принцип замкнутости законодательно обоснован в Гражданском кодексе и закреплен выбором организационно-правовой формы предпринимательской деятельности, совокупностью корпоративных актов, которые могут охватывать жизненно важные аспекты функционирования предприятия.
Принцип рационального сочетания централизации и децентрализации в управлении. Данный принцип является основным в организационном построении. Он определяет направление развития организационной структуры управления. Суть совершенствования организации управления как раз и состоит в поиске оптимального сочетания централизации и децентрализации в механизме управления организацией, который функционирует в рамках того или иного вида структур, способствующих максимальной эффективности управленческого процесса.
Принцип экономичности организационной структуры. В соответствии с данным принципом организационная структура должна быть организована таким образом, чтобы она обеспечивала наибольшую эффективность управления при минимальных, но необходимых затратах на ее содержание. В том случае если мероприятия по совершенствованию системы управления привели к росту доли затрат на управление, они должны компенсироваться эффектом в производственной системе, который должен быть получен в результате осуществления реформирования. Согласно этому принципу, эффективными могут быть только такие саморегулирующиеся структуры управления, которые способны контролировать свою деятельность через систему всесторонне ее характеризующих показателей [1].
Структурно-функциональные принципы формирования организационных структур определяют максимально возможную согласованность функций и всех относящихся к ним частных процедур.
Принцип органической целостности объекта и субъекта управления. Данный принцип является следствием закона соответствия разнообразия управляющей системы разнообразию управляемого объекта. Он учитывает то обстоятельство, что система управления работает с информационным отображением тех процессов, которые протекают в производственной системе, вырабатывая решения по их корректировке для достижения главной цели системы. Поскольку основой любой производственной системы служит технология, ее влияние на организационную структуру признается главным фактором.
Принцип соответствия цели элемента выделенным для ее реализации ресурсам. Этот принцип предполагает закрепление за каждой подсистемой (элементом) управления такого набора ресурсов, который обеспечивает достижение цели (задачи) системы.
Принцип соответствия элементов и функций друг другу. Сущность данного принципа состоит в том, что внешняя и внутренняя среда организации влияют на функциональную структуру управления. Другими словами, структура и функции управления постоянно находятся между собой в диалектическом единстве. Конкретной функции управления соответствует определенный структурный блок, и наоборот. В данном случае цель организации образует такой фундамент, на котором будет формироваться ее структурный каркас. Его элементами выступают функциональные блоки структуры.
Принцип рационального сочетания специализации и универсализации элементов организационной структуры. Он вытекает из общих принципов актуализации и сосредоточения функций. Данный принцип учитывает функциональную специализацию управленческих работ, под которой понимают обособление устойчивых видов деятельности. Как правило, углубление специализации приводит к повышению качества принимаемых решений, но одновременно влечет за собой увеличение расходов на содержание аппарата управления. Универсализация предполагает выполнение одним элементом структуры управления нескольких однородных управленческих работ. Это устраняет дублирование и сокращает затраты на управление. Однако как следствие — требуется высокая квалификация работников.
Принцип структурной гибкости. Его основой служат принципы нейтрализации дисфункций. Он учитывает необходимость создания в структуре управления организации легко переналаживаемых структур, которые могли бы выполнять новые необходимые функции. Основой организации является присутствие в ней относительно жестких (стационарных), четко определенных функциональных блоков и сравнительно гибких (мобильных) образований. Жесткие блоки структуры представляют собой те этапы организации, которые сначала были выделены в ходе разделения управленческого труда. Жесткие блоки структуры — это овеществленные этапы организации, которые являются общими для множества ситуаций.
Принцип структурного обеспечения преемственности видов управленческой деятельности. Учет этого принципа диктует необходимость рационального использования результатов одного вида управленческой деятельности другим. Это требование должно учитываться при формировании организационной структуры управления организацией.
Для того чтобы организационная структура была адекватной требованиям рынка, необходимо соблюдать следующие принципы (требования).
Принцип неизбежности организационных изменений. В соответствии с данным принципом считается, что структурные изменения в организации объективно необходимы. Они должны быть связаны с главными стратегическими возможностями повышения эффективности системы: созданием новых видов продукции и технологий ее производства; изменением пропорций (долей) выпуска продукции, мощностей и технологий ее производства.
Принцип направленности организационных преобразований. Учет данного принципа должен показать устранение рассогласования между структурой целей и структурой организации, которое может быть либо превентивным, либо оперативным. Как правило, разработка мер организационного сопровождения стратегических планов развития организации уменьшает возможность появления и накопления дисфункций системы. Однако это не гарантирует отсутствия проблем, поэтому необходимы ситуационные действия по их выявлению и решению.
Принцип сочетаемости скачкообразных и эволюционных процессов. Согласно данному принципу возможность структурных скачкообразных изменений в организации как реакции на возникшую проблему должна быть минимизирована. Это достигается путем повышения качества целеполагания и мерами по организационной поддержке концепции развития предприятия. Применение гибких организационных структур, позволяющих нейтрализовать скачкообразные процессы, уменьшает скорость распространения дисфункций в жестких структурах. Разработка проектов организационного сопровождения стратегических планов хозяйственной организации с учетом возможностей и угроз внешнего окружения делает процесс организационно-структурного развития систематическим.
Принцип комплексности организационных нововведений. Основываясь на данном требовании, следует знать, что реорганизация не может быть локализована в отдельных структурных блоках системы, она охватывает всю организацию и, как правило, носит глубокий качественный и необратимый характер. Вследствие этого внедрение организационных нововведений желательно осуществлять на стадии «зрелости» организации, чтобы сохранившиеся положительные силы могли быть направлены на решение новых задач управления.
Принцип участия персонала в процессе организационных преобразований. Данный принцип предполагает необходимость открытых и честных дискуссий по ключевым вопросам организационных нововведений уже в ходе их проектной проработки, введение системы стимулирующих факторов, покрывающих возможные потери от их внедрения. Источником сопротивления служит субъективный элемент системы, именно поэтому мотивационный механизм его активизации является актуальной проблемой современного управления [2].
При разработке принципов и методики формирования организационной структуры управления важно отойти от представления организационной структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Организационная структура управления понятие многостороннее. Оно, прежде всего, включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации в процессе разработки и принятия решений.
Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Наконец, организационная структура это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.
Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов – либо формальных, либо неформальных. Именно поэтому необходимо исходить из сочетания научных методов и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с большой экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием разработчиков и тех, кто практически будет внедрять и использовать проектируемый организационный механизм.
В основу всей методологии формирования организационных структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. Сначала цели, а затем механизм их достижения.
Главным условием разработки адекватных организационных структур является анализ и по возможности соблюдение принципов рационализации структуры организации. По отдельным разделам или проблемам организационного проекта могут применяться разные методы разработки. Планировка подразделений может быть спроектирована с применением методов аналогии и основана на апробированных проектах. Нормы и нормативы расхода ресурсов, нормативные документы, регламентирующие функционирование элементов организации, могут быть разработаны с применением опытностатистических методов, основанных на использовании опыта работников, либо с применением экспериментальных (опытно-промышленных) и расчетно-аналитических методов 3.
Методологические подходы к проектированию организационных структур управления можно условно объединить в четыре группы: метод аналогий, экспертный метод, метод структуризации целей и метод организационного моделирования.
Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.
Типизация решений является средством повышения общего уровня организации управления производством.
Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением её руководителей и других работников для того, чтобы выявить специфические особенности, проблемы в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке, исходя из количественных оценок эффективности оргструктуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления.
К экспертным методам следует отнести также разработку и применения научных принципов формирования организационных структур управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих принципов управления
Особое место среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации.
Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:
Разработка системы (дерева) целей, представляющей собой структурную основу для увязки всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов;
Экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому подразделению, определения отношений руководства, подчинения, кооперации подразделений исходя из взаимосвязей их целей и т.п.;
Составление карт прав и ответственности за достижение целей для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности (продукция, ресурсы, рабочая сила, информация, производственные и управленческие ресурсы); конкретные результаты, за достижения которые устанавливается ответственность; права, которыми наделяется для достижения результатов (согласовать, подтверждать, контролировать).
Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных
Процесс и последовательность разработки организационной структуры:
- Осуществить деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии. Решите, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие – штабными.
- Установите соотношения полномочий различных должностей. При этом руководство устанавливает цель команд, если необходимо, производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства.
- Определите должностные обязанности как совокупность определенных задач и функций и поручите их выполнение конкретным лицам. В организации, деятельность которой в значительной мере связана с технологией, руководство разрабатывает даже конкретные задачи и закрепляет их за непосредственными исполнителями, которые и несут ответственность за их удовлетворительное выполнение 4.
Таким образом, формирование организационной структуры управления – это создание именно такой организационной структуры, которая обеспечит реализацию видения предприятия и исполнение им своей миссии, максимальную эффективность деятельности предприятия с учетом как внутренних, так и внешних факторов.
В настоящее время разработка организационной структуры предприятия сводится, в основном, к ее выбору из числа известных структур. На самом же деле, разработка организационной структуры – это определение иерархии и полномочий структурных подразделений, а также формализация связей взаимодействия между подразделениями, как только они определены и зафиксированы – организационная структура задана полностью и однозначно.
Список использованной литературы:
- Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. Учебное пособие. М.: Новое знание, 2002 год, 3-е изд., стереотип. – 336 с.
- Басовский Л.Е. Менеджмент: Учеб. пособ. – М.: ИНФРА-М, -216с.
- Коноков Д.Г., Рожков М.А., Смирнов А.О., Яниковская О.Н. Организационная структура предприятий. – М.: ИСАРП. серия «Бизнес-Тезаурус», 2013. 280с.
- Соловьев В. С. Организационное проектирование систем управления: Учебное пособие. М.: ИНФРА М., 2012. 136 с.