Организация корпоративных мероприятий как одно из направлений деятельности EVENT-агентства

В статье рассматривается event-менеджмент – как особая разновидность индустрии развлечений, туризма и маркетинга. Рассмотрена классификация ивентов и основные факторы успеха корпоративного праздника 

Event-менеджмент – это особая разновидность индустрии развлечений, туризма и маркетинга, которая значительно выросла за последние несколько лет. Число организаций, занятых в этом бизнесе, увеличилось не только в Казахстане, но и по всему миру. В индустрию также вовлечено множество фрилансеров. Сама же отрасль стремительно расширяется, захватывая всё новые и новые территории и сферы.

Event – management оказывает полный спектр услуг по: организации корпоративных событий (корпоративные праздники для клиентов и партнеров, внутрикорпоративные праздники, юбилеи фирм, приемы, фуршеты, выездные мероприятия, корпоративные уикэнды, программы team building и пр.) [1]

Существует следующий хит-парад ивентов:

  • Мероприятия, конкретно приносящие прибыль. К ним можно отнести некие семинары и конференции, фестивали, выставки, концерты, аукционы, спортивные соревнования.
  • Самоокупающиеся мероприятия. Это случаи, когда организация не ставит впереди себя цели извлечь выгоду из самого мероприятия, но не желает в особенности тратиться на его проведение, другими словами покрывать издержки из собственных средств. Организатор стремится свести к одному уровню доходы и расходы мероприятия. Регистрационный взнос для участников выступает некоторым имущественным цензом, отсекая празднолюбопытствующую аудиторию. Такие мероприятия почаще проводят организаторы, чей профиль не ивент менеджмент. Сюда можно отнести некие конференции (научные и проф) и семинары (консультационные либо проводимые с целью рекламы продуктов либо услуг), также городские празднички, спортивные соревнования, деловые завтраки.
  • Мероприятия, опосредованно приносящие прибыль. Это пресс-конференции, презентации, промакции, BTL-акции, мероприятия по стимулированию продаж, мероприятия для партнеров, городские празднички, открытия новейших торговых центров и тому схожее. Само мероприятие остается затратным для организации, но качество его проведения влияет на реализации главных продуктов и услуг организации [2].
  • Бесприбыльные либо планово убыточные мероприятия. Сюда мы отнесем праздничные приемы, юбилеи, женитьбы, дни рождения и т.д.. Мероприятия не преследуют коммерческой цели, прибыли нет, но по определенным причинам организация их проводит.

Один из основных факторов успеха корпоративного праздника формулирование цели проведения мероприятия. Праздник должен укреплять корпоративный дух компании, сплачивать группу работающих людей в коллектив, в команду единомышленников. Повод для организации торжества может быть любым, главное, чтобы он подчеркивал достижение рубежа, важного для всех сотрудников.

Таким рубежом или вехой могут быть:

  • годовщина или юбилей компании;
  • успешное завершение этапа деятельности или бизнес-проекта;
  • открытие нового подразделения (филиала, офиса, площадки, завода, магазина, торгового центра, ресторана и т. д.);
  • слияние нескольких компаний;
  • день рождения (юбилей) топ-менеджера или собственника компании;
  • принятие новой стратегии развития;
  • представление нового руководителя;
  • презентация нового вида товара (услуги), нового бренда;
  • традиционные праздники: Новый год, 23 февраля, 8 Марта, профессиональный праздник и т. п.

Определив цели проведения праздника, необходимо решить, для кого предназначается данное торжественное мероприятие:

  1. для всего коллектива компании (включая технический персонал);
  2. для сотрудников (за исключением технического персонала), клиентов, партнеров и гостей; 
  3. для сотрудников, клиентов, партнеров, учредителей, акционеров, потенциальных партнеров, чиновников профильных ведомств, политиков и др. В этом случае желательно также присутствие представителей СМИ [3].

Вечеринка, на которую собрались только сотрудники компании, может сопровождаться конферансом одного из них. Этот человек должен уметь привлекать к себе внимание, четко излагать свои мысли, быть остроумным, открытым, с хорошей дикцией. Если на праздник приглашены VIP-гости и конкуренты, необходимо нанять ведущегопрофессионала. Варианты выбора в этом случае:

  1. известный телеведущий (однако услуги такого специалиста весьма дороги);
  2. клубный ведущий (достаточно качественно работает с отдельными группами людей, но не всегда может уловить и транслировать корпоративный дух компании);
  3. конферансье (незаменим при ведении официальной части, но редко бывает хорошим организатором шуточных конкурсов);
  4. тамада (его приглашение целесообразно только в том случае, если у этого человека есть значительный опыт проведения корпоративных торжеств);
  5. ди-джей (уместен только в молодежном коллективе);
  6. спортивный комментатор (полезен, если не менее одной трети праздника занимают спортивные игры).

Лучший вариант так называемые игровые ведущие, услуги которых предоставляют ивент-агентства.

К ведущему выдвигается ряд требований. Он должен осознавать, что гости праздника воспринимают его как главного организатора, поскольку именно он основное действующее лицо, любая его оплошность может перечеркнуть труд многих людей, задействованных в подготовке торжества. Поэтому с этой ролью справится лишь собранный и ответственный человек, всегда открытый по отношению к участникам праздника, чувствующий настроение аудитории. Задача ведущего встретить и разместить (рассадить) гостей, придерживаться сценария, но в то же время быть готовым к его корректировке.

Явный признак плохой организации праздника и непрофессионализма ведущего образование «групп по интересам», на которые разбивается коллектив, игнорируя усилия организаторов. Назойливый конферанс недопустим: ваши сотрудники собрались не для того, чтобы выполнять команды «массовика-затейника», а в первую очередь, чтобы интересно, весело отдохнуть в своем коллективе. Программа корпоративной вечеринки должна быть приятной и участие в ней непринужденным для всех приглашенных.

  1. Игры и конкурсы

После окончательного утверждения сценарного плана и определения количества конкурсов, игр и прочего необходимо установить, какой расходный материал и инвентарь требуются для их проведения. Оборудование для игровых мероприятий можно закупить либо взять в аренду у ивент-агентства.

Если неформальная встреча сотрудников организована с выездом на природу, конкурсы должны максимально использовать открытое пространство. В зависимости от возраста и физической формы участников рекомендуется включить в программу спортивные соревнования (например, футбол, баскетбол или гандбол). Команды лучше всего формировать из сотрудников крупных структурных подразделений (предположим, фронтофис против бэк-офиса).

Наибольшее внимание рекомендуется уделить правильной организации и эффектности первых конкурсов на празднике. Они служат рекламой всей конкурсной программы, поэтому круг участвующих нужно определить заранее. Эти мероприятия не должны быть трудными, а тем более, изнурительными, тогда на протяжении всего праздника в «соревнования» можно вовлечь практически весь коллектив. После проведения четырех – пяти конкурсов внимание к этой части программы ослабевает, поэтому стоит чередовать их с выступлениями приглашенных артистов, спичами гостей и т. п. Командные и одиночные конкурсы тоже следует чередовать.

Уместно продумать вовлечение сотрудников в танцевальные номера. Эта программа должна учитывать вкусы и интересы всех приглашенных. Возможно проведение караоке с вручением призов или шуточных удостоверений например, «поющий директор».

  1. Банкет.

Не рекомендуется удерживать участников за столом более 1,5 ч. Прием пищи и потребление напитков не должны быть самоцелью праздника! В то же время конкурсы, игры и соревнования не следует проводить менее чем через полчаса после того, как приглашенные приступили к трапезе гостям нужно дать возможность продегустировать блюда и напитки.

После праздника. На следующий день после праздника (или на протяжении трех – четырех дней, если приглашенных было очень много) необходимо поблагодарить VIP-гостей за участие в нем (обязательно в письменной форме)[4].

Подготовительные работы к корпоративной вечеринке необходимо начинать не менее чем за два месяца до даты ее проведения. Заказ услуг «под ключ» в ивент-компании также нужно направлять заблаговременно не менее чем за месяц до планируемого торжества. Хорошо организованное мероприятие надолго останется в памяти сотрудников как свидетельство заботы о них со стороны руководства, послужит стимулом к добросовестной коллективной работе и проявлению творчества, а также заметно повысит имидж компании. Правильный подход к организации неформального общения действительно способен превратить сотрудничество коллег в настоящую командную работу. Однако, чтобы корпоративный праздник стал мотиватором, сплачивающим коллектив, необходимо очень серьезно подойти к организации такого мероприятия. Это большой труд, в котором важна каждая мелочь, иначе все затраты компании на праздник могут оказаться «выброшенными деньгами».

К организации неформальных мероприятий следует относиться с предельной ответственностью, ведь настроение, созданное праздником, напрямую влияет на микроклимат в коллективе, на трудовой оптимизм сотрудников, на их веру в перспективы того дела, которым они занимаются.

 

Список использованной литературы:

  1. Горкина М. Пять шагов от менеджера до PRдиректора. М.: Альпина Бизнес Букс, 
  2. Джи Б. Имидж фирмы: Планирование, формирование, продвижение. – СПБ.,2010.
  3. Марк Сандер. Ивент-менеджмент. Организация развлекательных мероприятий.
  4. Шумович А., Бернов А.. Смешать, но не взбалтывать. Рецепты организации мероприятий. – М., 2016.
Год: 2017
Город: Актюбинск
Категория: Экономика
loading...