Программа документооборота, используемая для оптимизации работы приемной комиссии ВУЗА

В настоящее время, в сфере образования до сих пор нет средств, позволяющих автоматизировать процесс ведения документации и отчетности. Об актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени сотрудники приемной комиссии тратят на обработку различной текстовой информации об абитуриентах. Это и внесение различных видов документов в единую базу и обработка информации методом сортировок и фильтрации по различным критериям. На всё это затрачивается много времени. Рациональная обработка текстовой информации осуществляется в базах данных, которые составляют основу компьютерного обеспечения информационных процессов.

При разработке программы «Приёмная комиссия» создана база для хранения информации и сформированы операции ее обработки, фильтрации и сортировки. Для оперирования информационными блоками

в Microsoft Access [!,2] существует такой объект как запрос. Именно с помощью него и осуществляется выборка по различным критериям в базе. При создании запросов были созданы как простые запросы, выбирающие информацию по одному полю так и сложные, работающие с двумя и даже с пятью табличными полями. При создании запроса на выборку студентов по фамилии, был создан расширенный запрос. То есть при внесении критериев отбора можно не вносить фамилию полностью, а набрать только ее часть и на экране появятся все фамилии, основа которых совпадает с введенным запросом. Так же можно внести просто начальную букву фамилии и результатом запроса будут все фамилии начинающиеся с этой буквы. Преимущество такого запроса в том что, без точного написания фамилии можно осуществить операцию.

В базе используются запросы на выбор конкретного значения. Такие запросы используются в основном в полях, заполнение которых производится через выбор фиксированных значений. К сложным запросам относятся интервальные запросы полей содержащих дату. Их задачей является вывод результатов данных, которые лежат между начальной и конечной датой (включительно). При открытии программы сразу же на экране появляется главное меню (Рисунок 1):

Главная форма, в данном случае называемая «Приемная комиссия ВУЗа» включает в себя пять пунктов: основные сведения, поиск абитуриента, выборка абитуриентов, отчеты и выход из приложения.

В случае выбора первого пункта меню на экране появится другая форма, содержащая основные сведения о факультетах и специальностях, имеющихся в Костанайском государственном университете, а также г›ŋ^тт^ʊтɪст ГХ⅛ ŋíТтТ‚.'ПГШПТ‹Ŵ ɔʌ·

С помощью данной формы можно просмотреть список специальностей, на которые может поступить абитуриент в зависимости от профилирующего предмета (поиск соответствия специальности по предмету). И, наоборот, абитуриент может узнать, какой предмет выбрать, чтобы поступить на ту или иную специальность (поиск соответствия предмета по специальности).

При выборе второй кнопки «Поиск абитуриентов» в главном меню осуществиться переход к следующей кнопочной форме, оформление которой останется прежним, то есть как главная форма. Но она будет содержать способы поиска абитуриентов: по фамилии, имени и отчеству: по фамилии (если не помните полную фамилия, можно записать первые буквы фамилии); по номеру договора и возможность вернуться в главную форму.

Результатом выбора третьей кнопки главного меню «Выборка абитуриентов» будет другая форма с предоставленными вариантами: «по личным сведениям» и «по учебным сведениям», а также возможность вернуться назад. (Рисунок 3)

Выборки по личным сведениям Выборки по учебным сведениям

 

Литература

  1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2ōō7. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – С.720.
  2. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. – СПб.: БХВ-Петербург, 2001. – С.510.
Год: 2011
Город: Костанай