Сведения об авторе. Демешко Евгения Александровна – студент специальности «Учет и аудит» Казахстанско-Американского свободного университета.
Аннотация. Статья посвящена рекомендациям по улучшению учёта, анализа и расчётов с поставщиками и подрядчиками. Современное общество уже нельзя представить без ежедневных расчётов. Они играют особую роль в оперативной деятельности любого предприятия. Для упрощения учёта расчётов авторы предлагают создание эффективной системы субсчетов, для более качественного аудита расчётов с поставщиками и подрядчиками предлагается создать службу внутреннего аудита.
Бухгалтерский учёт – неотъемлемый бизнес-процесс любого предприятия малого, среднего, крупного, торгового либо производственного. Без него невозможно организовать полноценную деятельность [1, с. 14].
Ведение достоверного учёта всех операций, а также составление всевозможных форм отчётности (включая оценку финансового состояния) помогает руководству принимать правильное управленческое решение.
В современных условиях, когда у предприятия появилось много заинтересованных сторон (собственники, руководство, поставщики и т.п.), доступ к надежной информации выходит на первый план.
Ведь не зря целью бухгалтерского учета и финансовой отчетности является обеспечение заинтересованных лиц полной и достоверной информацией о финансовом положении, результатах деятельности и изменениях в финансовом положении предприятия.
Бухгалтерский учёт это уникальный источник потока информации о деятельности предприятия, на основании которого может формироваться оценка финансового состояния компании [3, с. 74].
Если предприятие хочет стабильно функционировать, а также расширяться и увеличиваться, оно должно постоянно следить за своим финансовым состоянием, т.е. проводить оценку и анализ показателей эффективности и результативности.
Современное общество уже нельзя представить без ежедневных расчётов. Они за-
нимают особое место в жизни любого человека – покупки в магазине, оплата коммунальных платежей, приобретение бытовой техники, недвижимости или иных предметов обихода.
Однако первое место по объему, частоте и сложности расчётов занимают юридические лица: различные предприятия производственного характера или сервисного обслуживания, мелкие, средние и крупные компании, банки, страховые или инвестиционные компании и иные хозяйствующие субъекты, ведущие предпринимательскую активность.
Любые расчёты связаны с образованием долгов даже на короткий период времени. Это необязательно вызвано недостатком денежных средств для исполнения своих обязательств (платежа за товары или услуги). Долг может возникнуть из-за желания предпринимателя оставить часть финансовых ресурсов в обороте, для того, чтобы вернуть их позже дополнительной маржой.
Положение системы и механизма расчётов напрямую зависят от экономического развития и экономического состояния страны, в которой они осуществляются.
Основными показателями являются: средний размер кредиторской и дебиторской задолженности хозяйствующих субъектов, скорость их обращения [5, с. 15].
Несвоевременное закрытие кредиторской задолженности ведет к кризису платёжеспособности и росту общих долгов, что, в свою очередь, приводит к ухудшению финансовой стабильности предприятия.
Поэтому компания будет вынуждена превращать все свои краткосрочные, а в худшем случае долгосрочные активы в денежные средства, то есть распродавать своё имущество. Иначе – банкротство и потеря фирмы.
В общей картине хозяйственного обеспечения, состояние обязательств и расходов отражает степень организации бухгалтерского учёта, который зависит от качества и эффективности контроля за текущими операциями.
Расчёты с поставщиками и подрядчиками несут существенные экономические риски – неисполнение обязательств, неэффективное расходование денежных средств, неэффективное кредитование – со всем этим приходится сталкиваться современному предприятию.
На данный момент в системе расчётов предприятий с поставщиками и подрядчиками сложился ряд проблем – не в полной мере отработаны моменты механизма и организации управленческого и финансового учёта расчётов, документального сопровождения данных расчётов, автоматизации по анализу и контролю за ними, перспективных направлений развития.
Как было отмечено ранее, расчёты сопровождаются формированием долгов и обязательств, которым некоторые предприятия не выделяют должного внимания.
Таким образом, предлагается улучшить анализ расчётов с поставщиками и подрядчиками путём использования стандартной таблицы в Excel, в которой бухгалтер по учёту дебиторской и кредиторской задолженности будет вести анализ по каждому поставщику и подрядчику (контрагенту) используя такие параметры, как номер договора, наименования поставщика, сроки погашения задолженности и тому подобное.
Такой механизм даст возможность соблюдения сроков поставки и своевременность расчётов.
Также вероятным решением может быть методика анализа оперативных обязательств, которая состоит в изучении структуры текущих обязательств, их оборачиваемости, нахождении уровня платежеспособности и ликвидности организации, которые рассчитывают на основе данных финансовой отчетности и в реализации расчета критической суммы текущих обязательств под влиянием таких факторов, как доходы, расходы деятельности, оборотные активы предприятия. Такая мера будет осуществлена с целью восстановления платежеспособности предприятия и предупреждения его банкротства.
Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными.
Структура счета 3310 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" представлена в таблице 1.
Таблица 1. Структура счета 3310
Дебет |
Кредит |
Сальдо на начало периода остаток задолженности поставщикам и подрядчикам на начало периода |
|
Оплата счетов поставщиков и подрядчиков за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги. |
Счет фактура поставщиков за поставленные материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги (в том числе НДС) |
Зачет выданных авансов (сумма авансов списывается со счета 1610) |
|
Сальдо на конец периода остаток задолженности поставщикам и подрядчикам на конец периода. |
|
Примечание – таблица составлена автором |
Согласно типовому плану счетов, для расчётов все предприятия используют счёт 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а также открывают по ним дополнительные субсчета, иногда усложняя тем самым себе работу.
Такой учет затрудняет работу бухгалтера, поскольку в такой ситуации достаточно сложно сразу оценить величину задолженности перед поставщиками за товары и перед подрядчиками за оказанные услуги (выполненные работы).
Поэтому в настоящее время сверка расчетов происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов (актов выполненных и принятых заказчиком работ).
Предлагается следующее создание субсчетов по счёту 3310.
Первое счету 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» изменить действующие и добавить следующие субсчета:
- 3311 «Расчеты с поставщиками»;
- 3312 «Расчеты с подрядчиками»;
- 3313 «Неотфактурованные поставки».
Второе к счету 1420 «НДС по приобретенным ценностям» добавить следующие субсчета:
- 1421 «НДС по приобретенным товарам»;
- 1422 «НДС по оказанным услугам»;
- 1423 «НДС по неотфактурованным поставкам».
Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится.
Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с поставщиками и подрядчиками более прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов.
Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится, при этом отпадет необходимость в наборе дополнительных специалистов в бухгалтерскую службу как предполагалось ранее.
Внедрение системы бухгалтерского учёта ERP совершенствует не только процесс расчёта с поставщиками, но и всю систему учёта и анализа в целом.
Для усиления контроля за расчётами с поставщиками и подрядчиками, предлагается внедрение службы внутреннего аудита.
Мониторинг (система аудита и контроля) необходим в первую очередь крупным компаниям со сложной организационной структурой, географической раздробленностью и т.д. Система внутреннего контроля позволяет им избежать серьезных систематических
ошибок в принятии управленческих решений, управлении ресурсами и денежными средствами [8, с. 95].
В небольших компаниях создавать целые службы внутреннего контроля не имеет смысла. Возможны два варианта.
Вариант 1. Достаточно внести в учетную политику или должностную инструкцию работников положения о том, что они должны заниматься обеспечением функционирования системы внутреннего контроля.
Вариант 2. Разработать положение о внутреннем контроле, и ознакомить с ним под подпись всех заинтересованных сотрудников. Затем возложить обязанности организации внутреннего контроля на ответственное должностное лицо (например, главного бухгалтера).
В то же время скромной компании, где все организационные вопросы на виду у собственника или генерального директора, отдельная служба внутреннего аудита или контроля не нужна.
Крупным и средним предприятиям, которые территориально разбросаны по всей стране с огромным количеством персонала и иных бизнес-единиц (филиалы, структурные подразделения, дочерние компании), формальное отношение к организации внутреннего контроля не только по расчёту с поставщиками, но и контролю бухгалтерского учёта в целом, не приемлемо.
Непосредственно структура управления в таких компаниях представляет собой сравнительно комплексный механизм обязанностей и зависимостей. Распределение материальных ресурсов децентрализовано и рассредоточено, низовой линейный персонал имеет непосредственный доступ к ним.
Следовательно, риск вероятных мошеннических действий возрастает в геометрической прогрессии.
Например, в сфере розничной торговли за один торговый месяц оборачивается около 20–30% товарного запаса. Очевидно, что даже небольшие в процентном соотношении потери материальных активов могут вылиться для предприятия в существенные финансовые убытки.
Менеджменту предприятия тяжело проверять правильность расчётов или наличие товарно-материальных ценностей только основываясь на документальных данных структурных подразделений по двум причинам:
- запаздывание информации;
- географическая удалённость активов от мест принятия управленческих решений.
Создание эффективной службы внутреннего аудита в такого рода организациях становится необходимостью.
Работа службы внутреннего аудита должна основываться на принципах:
- честности;
- объективности;
- компетентности (профессионализма);
- конфиденциальности.
Основными задачами Службы помимо контроля за расчётами являются:
-
- обеспечение совершенствования системы внутреннего контроля и системы управления рисками;
- аудит бизнес-процессов предприятия;
- обеспечение улучшения системы корпоративного управления;
- оценка достоверности, полноты, объективности системы бухгалтерского учета и надежности финансовой отчетности;
- оценка выполнения требований законодательства Республики Казахстан, в установленном порядке распространяющихся на предприятие (комплаенс-контроль);
Для эффективного устранения нарушений, служба внутреннего аудита должна быть наделена широким кругом полномочий, в том числе издания распоряжений в области внутреннего контроля для всех сотрудников, в том числе высшего руководителя. По-
этому служба внутреннего аудита должна быть подчинена учредителю компании.
Все результаты комплексных проверок должны быть доведены как до руководителя объекта аудита, так и до первого руководителя предприятия, то есть область ответственности у службы внутреннего аудита должна быть разделена.
На уровень учредителей, акционеров, собственников выносятся вопросы критического характера – обнаруженные существенные нарушения, мошеннические действия персонала, то есть те моменты, которые в будущем могут привести к катастрофе или банкротству в целом [9, c. 34].
Служба внутреннего аудита должна работать рука об руку со службой безопасности, однако иметь разный функционал и должностные обязанности.
Как было отмечено выше, служба внутреннего аудита отвечает за комплаенсконтроль.
Комплаенс-контроль означает соответствие какого-либо процесса необходимым законодательным актам [11, с. 25]. Например, расчёты с поставщиками должны соответствовать Закону «О платежах и переводах», а также Правилам ведения бухгалтерского учёта и Закону «О бухгалтерском учёте».
На практике применяют различные способы организационной принадлежности службы внутреннего аудита. Кто-то выделяет их в подчиненность к Совету директоров, кто-то к Финансовому директору, а некоторые создают отдельные департаменты риска и контроля или вообще выводят в аутсорсинг.
Однако стоит отметить, что собственная служба снижает риск утечки коммерческой тайны, т.к. её проще контролировать, чем стороннюю организации.
Примерная организационная структура отдела может выглядеть следующим обра-
зом:
Рис. 1. Структура Службы внутреннего аудита
Для достижения поставленной цели, службе внутреннего аудита следует установить KPI её деятельности, на основе которого будет оцениваться эффективность её деятельности, а также выплачиваться годовые премии по результатам работы.
Примерным перечнем КПД может служить следующая таблица 2.
Таблица 2. КПД службы внутреннего аудита
№ |
Наименование КПД |
Вес |
Пороговое значение |
1 |
Степень выполнения риск – ориентированного Годового плана аудита |
20% |
70% |
2 |
Доля своевременно предоставленной отчетности объекту аудита |
20% |
80% |
3 |
Доля рекомендаций, принятых и выполненных объектами аудита |
20% |
80% |
4 |
Степень выполнения стратегического плана на трехлетний период |
20% |
80% |
5 |
Количество замечаний со стороны собственника |
20% |
2 |
Используя данные КПД, можно оценивать работу службы внутреннего аудита, начислять вознаграждение.
Таким образом, для более эффективного учёта расчётов предлагается создать систему субсчетов, для анализа и учёта внедрить консолидированную таблицу, а для контроля создать службу внутреннего аудита.
ЛИТЕРАТУРА
- Богородов А.М. Внутренний аудит. – М.: «Экзамен», 2014.
- Яков И. А. Организация бухгалтерского учёта. М.: «Гроссбух», 2014.
- Быкова С.М. Аудит. М.: «Финансы и статистика», 2012.
- Герасимов Г.П. Управленческий, финансовый и инвестиционный анализ. Ростов-наДону: «МарТ», 2013.
- Любимов И.Е. Расчёты на современном предприятии. М.: «Кнорус–Экор», 2012.
- Краузе А.А. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия: учеб. пособие для вузов. Изд.2-е, испр. и доп. М., 2015.
- Кириченко З.В. Теория учета. М., 2012
- Кайгородова В.Г. Экономический анализ. М., 2013.
- Кривошеина М.Н. Финансовое состояние организации. М., 2013.
- Кыштымова Е.А. Бухгалтерский учет. Сборник задач: Учебное пособие. М., 2015.
- Лысенко Д.В. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник. М., 2016.