Рекомендации по улучшению учёта, анализа и расчётов с поставщиками и подрядчиками

Сведения об авторе. Демешко Евгения Александровна – студент специальности «Учет и аудит» Казахстанско-Американского свободного университета.

Аннотация. Статья посвящена рекомендациям по улучшению учёта, анализа и расчётов с поставщиками и подрядчиками. Современное общество уже нельзя представить без ежедневных расчётов. Они играют особую роль в оперативной деятельности любого предприятия. Для упрощения учёта расчётов авторы предлагают создание эффективной системы субсчетов, для более качественного аудита расчётов с поставщиками и подрядчиками предлагается создать службу внутреннего аудита.

Бухгалтерский учёт – неотъемлемый бизнес-процесс любого предприятия малого, среднего, крупного, торгового либо производственного. Без него невозможно организовать полноценную деятельность [1, с. 14].

Ведение достоверного учёта всех операций, а также составление всевозможных форм отчётности (включая оценку финансового состояния) помогает руководству принимать правильное управленческое решение.

В современных условиях, когда у предприятия появилось много заинтересованных сторон (собственники, руководство, поставщики и т.п.)доступ к надежной информации выходит на первый план.

Ведь не зря целью бухгалтерского учета и финансовой отчетности является обеспечение заинтересованных лиц полной и достоверной информацией о финансовом положении, результатах деятельности и изменениях в финансовом положении предприятия.

Бухгалтерский учёт это уникальный источник потока информации о деятельности предприятия, на основании которого может формироваться оценка финансового состояния компании [3, с. 74].

Если предприятие хочет стабильно функционировать, а также расширяться и увеличиваться, оно должно постоянно следить за своим финансовым состоянием, т.е. проводить оценку и анализ показателей эффективности и результативности.

Современное общество уже нельзя представить без ежедневных расчётов. Они за-

нимают особое место в жизни любого человека – покупки в магазине, оплата коммунальных платежей, приобретение бытовой техники, недвижимости или иных предметов обихода.

Однако первое место по объему, частоте и сложности расчётов занимают юридические лица: различные предприятия производственного характера или сервисного обслуживания, мелкие, средние и крупные компании, банки, страховые или инвестиционные компании и иные хозяйствующие субъекты, ведущие предпринимательскую активность.

Любые расчёты связаны с образованием долгов даже на короткий период времени. Это необязательно вызвано недостатком денежных средств для исполнения своих обязательств (платежа за товары или услуги). Долг может возникнуть из-за желания предпринимателя оставить часть финансовых ресурсов в обороте, для того, чтобы вернуть их позже дополнительной маржой.

Положение системы и механизма расчётов напрямую зависят от экономического развития и экономического состояния страны, в которой они осуществляются.

Основными показателями являются: средний размер кредиторской и дебиторской задолженности хозяйствующих субъектов, скорость их обращения [5, с. 15].

Несвоевременное закрытие кредиторской задолженности ведет к кризису платёжеспособности и росту общих долгов, что, в свою очередь, приводит к ухудшению финансовой стабильности предприятия.

Поэтому компания будет вынуждена превращать все свои краткосрочные, а в худшем случае долгосрочные активы в денежные средства, то есть распродавать своё имущество. Иначе – банкротство и потеря фирмы.

В общей картине хозяйственного обеспечения, состояние обязательств и расходов отражает степень организации бухгалтерского учёта, который зависит от качества и эффективности контроля за текущими операциями.

Расчёты с поставщиками и подрядчиками несут существенные экономические риски – неисполнение обязательств, неэффективное расходование денежных средств, неэффективное кредитование – со всем этим приходится сталкиваться современному предприятию.

На данный момент в системе расчётов предприятий с поставщиками и подрядчиками сложился ряд проблем – не в полной мере отработаны моменты механизма и организации управленческого и финансового учёта расчётов, документального сопровождения данных расчётов, автоматизации по анализу и контролю за ними, перспективных направлений развития.

Как было отмечено ранее, расчёты сопровождаются формированием долгов и обязательств, которым некоторые предприятия не выделяют должного внимания.

Таким образом, предлагается улучшить анализ расчётов с поставщиками и подрядчиками путём использования стандартной таблицы в Excel, в которой бухгалтер по учёту дебиторской и кредиторской задолженности будет вести анализ по каждому поставщику и подрядчику (контрагенту) используя такие параметры, как номер договора, наименования поставщика, сроки погашения задолженности и тому подобное.

Такой механизм даст возможность соблюдения сроков поставки и своевременность расчётов.

Также вероятным решением может быть методика анализа оперативных обязательств, которая состоит в изучении структуры текущих обязательств, их оборачиваемости, нахождении уровня платежеспособности и ликвидности организации, которые рассчитывают на основе данных финансовой отчетности и в реализации расчета критической суммы текущих обязательств под влиянием таких факторов, как доходы, расходы деятельности, оборотные активы предприятия. Такая мера будет осуществлена с целью восстановления платежеспособности предприятия и предупреждения его банкротства.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными.

Структура счета 3310 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" представлена в таблице 1.

Таблица 1. Структура счета 3310

Дебет

Кредит

 

Сальдо на начало периода остаток задолженности поставщикам и подрядчикам на начало периода

Оплата счетов поставщиков и подрядчиков за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Счет фактура поставщиков за поставленные материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги (в том числе НДС)

Зачет выданных авансов (сумма авансов списывается со счета 1610)

 
 

Сальдо на конец периода остаток задолженности поставщикам и подрядчикам на конец периода.

Примечание – таблица составлена автором

Согласно типовому плану счетов, для расчётов все предприятия используют счёт 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а также открывают по ним дополнительные субсчета, иногда усложняя тем самым себе работу.

Такой учет затрудняет работу бухгалтера, поскольку в такой ситуации достаточно сложно сразу оценить величину задолженности перед поставщиками за товары и перед подрядчиками за оказанные услуги (выполненные работы).

Поэтому в настоящее время сверка расчетов происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов (актов выполненных и принятых заказчиком работ).

Предлагается следующее создание субсчетов по счёту 3310.

Первое счету 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» изменить действующие и добавить следующие субсчета:

  • 3311 «Расчеты с поставщиками»;
  • 3312 «Расчеты с подрядчиками»;
  • 3313 «Неотфактурованные поставки».

Второе к счету 1420 «НДС по приобретенным ценностям» добавить следующие субсчета:

  • 1421 «НДС по приобретенным товарам»;
  • 1422 «НДС по оказанным услугам»;
  • 1423 «НДС по неотфактурованным поставкам».

Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится.

Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с поставщиками и подрядчиками более прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов.

Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится, при этом отпадет необходимость в наборе дополнительных специалистов в бухгалтерскую службу как предполагалось ранее.

Внедрение системы бухгалтерского учёта ERP совершенствует не только процесс расчёта с поставщиками, но и всю систему учёта и анализа в целом.

Для усиления контроля за расчётами с поставщиками и подрядчиками, предлагается внедрение службы внутреннего аудита.

Мониторинг (система аудита и контроля) необходим в первую очередь крупным компаниям со сложной организационной структурой, географической раздробленностью и т.д. Система внутреннего контроля позволяет им избежать серьезных систематических

ошибок в принятии управленческих решений, управлении ресурсами и денежными средствами [8, с. 95].

В небольших компаниях создавать целые службы внутреннего контроля не имеет смысла. Возможны два варианта.

Вариант 1. Достаточно внести в учетную политику или должностную инструкцию работников положения о том, что они должны заниматься обеспечением функционирования системы внутреннего контроля.

Вариант 2. Разработать положение о внутреннем контроле, и ознакомить с ним под подпись всех заинтересованных сотрудников. Затем возложить обязанности организации внутреннего контроля на ответственное должностное лицо (например, главного бухгалтера).

В то же время скромной компании, где все организационные вопросы на виду у собственника или генерального директора, отдельная служба внутреннего аудита или контроля не нужна.

Крупным и средним предприятиям, которые территориально разбросаны по всей стране с огромным количеством персонала и иных бизнес-единиц (филиалы, структурные подразделения, дочерние компании), формальное отношение к организации внутреннего контроля не только по расчёту с поставщиками, но и контролю бухгалтерского учёта в целом, не приемлемо.

Непосредственно структура управления в таких компаниях представляет собой сравнительно комплексный механизм обязанностей и зависимостей. Распределение материальных ресурсов децентрализовано и рассредоточено, низовой линейный персонал имеет непосредственный доступ к ним.

Следовательно, риск вероятных мошеннических действий возрастает в геометрической прогрессии.

Например, в сфере розничной торговли за один торговый месяц оборачивается около 20–30% товарного запаса. Очевидно, что даже небольшие в процентном соотношении потери материальных активов могут вылиться для предприятия в существенные финансовые убытки.

Менеджменту предприятия тяжело проверять правильность расчётов или наличие товарно-материальных ценностей только основываясь на документальных данных структурных подразделений по двум причинам:

  • запаздывание информации;
  • географическая удалённость активов от мест принятия управленческих решений.

Создание эффективной службы внутреннего аудита в такого рода организациях становится необходимостью.

Работа службы внутреннего аудита должна основываться на принципах:

  • честности;
  • объективности;
  • компетентности (профессионализма);
  • конфиденциальности.

Основными задачами Службы помимо контроля за расчётами являются:

    1. обеспечение совершенствования системы внутреннего контроля и системы управления рисками;
    2. аудит бизнес-процессов предприятия;
    3. обеспечение улучшения системы корпоративного управления;
    4. оценка достоверности, полноты, объективности системы бухгалтерского учета и надежности финансовой отчетности;
    5. оценка выполнения требований законодательства Республики Казахстан, в установленном порядке распространяющихся на предприятие (комплаенс-контроль);

Для эффективного устранения нарушений, служба внутреннего аудита должна быть наделена широким кругом полномочий, в том числе издания распоряжений в области внутреннего контроля для всех сотрудников, в том числе высшего руководителя. По-

этому служба внутреннего аудита должна быть подчинена учредителю компании.

Все результаты комплексных проверок должны быть доведены как до руководителя объекта аудита, так и до первого руководителя предприятия, то есть область ответственности у службы внутреннего аудита должна быть разделена.

На уровень учредителей, акционеров, собственников выносятся вопросы критического характера – обнаруженные существенные нарушения, мошеннические действия персонала, то есть те моменты, которые в будущем могут привести к катастрофе или банкротству в целом [9, c. 34].

Служба внутреннего аудита должна работать рука об руку со службой безопасности, однако иметь разный функционал и должностные обязанности.

Как было отмечено выше, служба внутреннего аудита отвечает за комплаенсконтроль.

Комплаенс-контроль означает соответствие какого-либо процесса необходимым законодательным актам [11, с. 25]. Например, расчёты с поставщиками должны соответствовать Закону «О платежах и переводах», а также Правилам ведения бухгалтерского учёта и Закону «О бухгалтерском учёте».

На практике применяют различные способы организационной принадлежности службы внутреннего аудита. Кто-то выделяет их в подчиненность к Совету директоров, кто-то к Финансовому директору, а некоторые создают отдельные департаменты риска и контроля или вообще выводят в аутсорсинг.

Однако стоит отметить, что собственная служба снижает риск утечки коммерческой тайны, т.к. её проще контролировать, чем стороннюю организации.

Примерная организационная структура отдела может выглядеть следующим обра-

зом:

Рис. 1. Структура Службы внутреннего аудита

Для достижения поставленной цели, службе внутреннего аудита следует установить KPI её деятельности, на основе которого будет оцениваться эффективность её деятельности, а также выплачиваться годовые премии по результатам работы.

Примерным перечнем КПД может служить следующая таблица 2.

Таблица 2. КПД службы внутреннего аудита

Наименование КПД

Вес

Пороговое значение

1

Степень выполнения риск – ориентированного Годового плана аудита

20%

70%

2

Доля своевременно предоставленной отчетности объекту аудита

20%

80%

3

Доля рекомендаций, принятых и выполненных объектами аудита

20%

80%

4

Степень выполнения стратегического плана на трехлетний период

20%

80%

5

Количество замечаний со стороны собственника

20%

2

Используя данные КПД, можно оценивать работу службы внутреннего аудита, начислять вознаграждение.

Таким образом, для более эффективного учёта расчётов предлагается создать систему субсчетов, для анализа и учёта внедрить консолидированную таблицу, а для контроля создать службу внутреннего аудита.

 

ЛИТЕРАТУРА
  1. Богородов А.М. Внутренний аудит. – М.: «Экзамен», 2014.
  2. Яков И. А. Организация бухгалтерского учёта. М.: «Гроссбух», 2014.
  3. Быкова С.М. Аудит. М.: «Финансы и статистика», 2012.
  4. Герасимов Г.П. Управленческий, финансовый и инвестиционный анализ. Ростов-наДону: «МарТ», 2013.
  5. Любимов И.Е. Расчёты на современном предприятии. М.: «Кнорус–Экор», 2012.
  6. Краузе А.А. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия: учеб. пособие для вузов. Изд.2-е, испр. и доп. М., 2015.
  7. Кириченко З.В. Теория учета. М., 2012
  8. Кайгородова В.Г. Экономический анализ. М., 2013.
  9. Кривошеина М.Н. Финансовое состояние организации. М., 2013.
  10. Кыштымова Е.А. Бухгалтерский учет. Сборник задач: Учебное пособие. М., 2015.
  11. Лысенко Д.В. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник. М., 2016.
Год: 2017
Город: Алматы
Категория: Юриспруденция