Контрактная система в сфере закупок: особенности организации на примере компании Атырауской области

В связи с завершением перехода экономики Казахстана рыночным отношениям динамичное развитие в последнее десятилетие получили процессы заключения контрактов между фирмами на поставку товаров и услуг. Контракт играет основную роль в современном гражданском обороте. Посредством контрактов происходит создание, перемещение и распределение материальных и нематериальных благ, выражающиеся в виде выполнения работ, оказания услуг, передачи вещей, денег, и т.п. Широкое применение контрактов в течение уже нескольких тысяч лет объясняется и тем, что договорные отношения являются наиболее гибкой правовой формой, которые охватывают различные по сути общественные отношения.

Однако значение процесса заключения контракта не исчерпывается только реализацией на практике принципа свободы. Существенное значение имеют процесс составления контракта и момент его заключения как для прав и обязанностей сторон, так и для всего договорного правоотношения в целом. [1] Поэтому изучение процесса составления, заключения контрактов в сфере закупок, с учетом существенного расширения сферы его применения, повышения значения, придаваемого моменту составления и заключения действующим законодательством, представляет исключительную актуальность.

Объектом исследования стало ТОО «CTCS Logistics» - логистическая компания, ведущая свою деятельность в г.Атырау. Предметом исследования выступают контракты, процесс их составления, заключения и ведения претензионно-исковой работы.

Для тщательного анализа построения контрактной системы на предприятии проведен контрактный аудит (аудит закупок) - оценка контрактной инфраструктуры и внутренних бизнес-процессов в ТОО «CTCS Logistics». Контрактный аудит представляет собой последовательность процедур и действий, направленную на подтверждение обоснованности, правильности и законности заключения контракта, проверку его исполнения и оценку его конечных результатов. [2,3] Для определения уровня контрактной системы нами предлагается использовать таблицу, в которой мы оцениваем уровень системы управления контрактами в целом, уровень применения техники и технологии, не остаются без внимания и кадровое обеспечение, также определяется уровень автоматизации, управления

затратами, обращается внимание на проекты развития контрактной системы в дальнейшем.

По результатам контрактного аудита построили и заполнили таблицу 1.

Таблица 1 - Уровень развития контрактной системы и критерии их оценки

Тип

Критерий оценки

Уровень развития логистической системы

Базовый

Средний

Продвину тый

Высший

!.Система управления контрактами

Описаны и оптимизированы бизнес-процессы

   

+

 

Внедрены регламенты

   

+

 

Внедрена система BSC

+

     

2.Техника и технология контрактной системы

Используется современная техника

   

+

 

Используется современное оборудование

   

+

 

Используются современные технологии

+

     

3. Кадры

Имеется высококвалифицированный персонал

   

+

+

Проактивная система мотивации

   

+

 

Система роста и кадровое развитие

   

+

 

4.Автомати- зация

Пол нофун кционал ь ная ERP-система

   

+

(1С:Пред- приятие)

 

Специальное программное обеспечение

+

     

Система бизнес- аналитики (BI)

+

     

Сквозная управленческая отчетность on-line

+

     

5. Проекты развития

Проектный офис, стратегический план контрактной

+

     

юо

 

службы

       

Инвестиции в управление контрактами

   

+

 

Управление требованиями контрактов

 

+

   

Система управления контрактами на исследуемом предприятии построена на основе системы менеджмента качества В общих стандартах менеджмента качества предприятия для операций, связанных с закупками, отведен 7 раздел, в котором прописаны процедуры:

  • ПР 7.2-01 Порядок ведения договорной работы [4]
  • ПР 7.2-02 Порядок ведения претензионно-исковой работы [5]

По результатам контрактного аудита на предприятии ТОО «CTCS Logistics» были выявлены основные проблемы:

В блоке системы управления контрактами работа системы BSC - сбалансированной системы показателей - находится на начальном этапе, т.е. сбор информации происходит только с помощью Microsoft Excel и Word. В настоящее время в распоряжении разработчиков BSC имеются следующие программные продукты: ARIS 7.0, Microsoft Office Business Score

Card Manager 2005, Business Studio 2.0, которые можно использовать предприятию для стратегического планирования.

На этапе подготовки к построению BSC необходимо разработать стратегию, определить перспективы и принять решение, для каких организационных единиц и уровней нужно разработать сбалансированную систему показателей. Важно всегда помнить, что BSC - это концепция внедрения существующих стратегий, а не разработки принципиально новых стратегий. Необходимо сначала завершить разработку стратегии, а потом приступать к созданию сбалансированной системы показателей.

При определении подразделений, для которых будет разрабатываться Balanced Score Card, нужно учитывать следующее: чем больше подразделений предприятия управляются стратегически с помощью одной BSC, тем лучше можно каскадировать (декомпозировать, передавать) важные цели с верхнего уровня на нижние.

Рассмотрение различных перспектив при формировании и реализации стратегии является характерной чертой концепции сбалансированной системы показателей и ее ключевым элементом. Формулирование стратегических целей, подбор показателей и разработка стратегических мероприятий по нескольким перспективам призваны обеспечить всестороннее рассмотрение деятельности компании.

Что получает предприятие в результате описания стратегии и последовательной ее реализации при помощи методологии Balanced Score Card? Первое - и самое важное - концентрация усилий на стратегически важных для компании направлениях. Определена главная цель компании, намечены средства ее достижения (стратегические цели), произведено каскадирование целей по подразделениям. Вторым результатом, соответственно, является наличие стратегических целей и у каждого подразделения - то есть всем понятно, что нужно делать. Третий результат - возможность четкого понимания результативности действий. Наличие у каждой цели показателей ее достижения позволяет каждому участнику процесса понимать свою роль в реализации стратегии компании. И, наконец, четвертый результат - контроль и управляемость процесса реализации стратегии «сверху вниз». Компания, в руках своих руководителей, становится эффективным инструментом достижения поставленной цели.

Как правило, основная проблема, с которой сталкиваются предприятия, решившие внедрить у себя данную методологию реализации стратегии, не в том, как автоматизировать создание дерева целей и показателей или построение стратегической карты, а в том, как в автоматическом режиме постоянно обеспечивать BSC свежими данными и поддерживать ее в рабочем состоянии. Без этого невозможен оперативный контроль за реализацией стратегии. Например, можно воспользоваться механизмом сбора значений показателей при помощи рассылок, реализованным в программном продукте Business Studio 2.0). Средством сбора значений показателей, не содержащихся в информационной системе, служат файлы Microsoft Excel, автоматически рассылаемые исполнителям и импортируемые затем в систему.

Для каждого физического лица, являющегося ответственным за внесение значений показателей в систему, формируется динамическое письмо с инструкцией по заполнению отчетной таблицы. Система Business Studio 2.0 находит все показатели для данного физического лица и формирует файл Microsoft Excel, содержащий таблицу с показателями, за внесение значений которых данное физическое лицо является ответственным. К письму прикрепляется данный файл, и затем эти письма с файлами рассылаются по электронному адресу (E-mail) физического лица, хранящегося в справочнике системы.

Далее физические лица заполняют файлы фактическими значениями показателей и помещают их в определенную папку на файл-сервере или присылают администратору системы. Система автоматически считывает файлы из папки и загружает в свою базу данных.

На этом этап сбора значений показателей заканчивается.

Сбалансированная система показателей, как и любой другой инструмент управления, должна корректироваться по мере развития компании и изменения внешнего окружения. Среда, в которой действует предприятие, как правило, очень динамична, что приводит к корректировке стратегических целей. А это в свою очередь требует постоянной актуализации показателей достижения данных целей. Однако в большинстве случаев этого не происходит, что делает сбалансированную систему показателей деятельности в лучшем случае неработоспособной, а то и просто вредной.

Собранные значения показателей должны быть предоставлены заинтересованным лицам для анализа. Для этого система содержит набор преднастроенных отчетов, которые при необходимости можно изменить или дополнить новыми. Плановые и фактические значения отдельных показателей представлены в отчетах BSC в динамике за несколько периодов. Период анализа пользователь может выбрать в системных настройках Business Studio 2.0. [6]

В блоке автоматизации выяснилось, что не используются современные технологии.

На современном рынке автоматизированных систем предлагается комплекс услуг по разработке системы показателей эффективности деятельности учреждений различного профиля и внедрению модуля «Автоматизированная система управления эффективным контрактом», которая включает:

  • выстраивание системы управления эффективностью и качеством «с нуля»;
  • экспертизу системы менеджмента;
  • разработку комплекса индикативных показателей эффективности;
  • подготовку соответствующей нормативной базы;
  • автоматизацию процесса управления эффективным контрактом.

Основными целями внедрения модуля «Автоматизированная система управления эффективным контрактом» являются:

  • снижение трудозатрат на сбор и обработку данных для расчета показателей эффективности;
  • систематизация данных для различных отчетов, в том числе мониторинга исполнения показателей эффективности на информационной панели руководителей (АРМ главного врача).

К возможностям программного модуля «Автоматизированная система управления эффективным контрактом» можно отнести:

  • загрузку в программный модуль утвержденных предприятием показателей эффективности по всем сотрудникам учреждения;
  • автоматизированный сбор из существующих в информационных систем данных для подсчета показателей эффективности;
  • автоматический расчет показателей эффективности с учетом собранных данных;
  • выведение заполненных печатных форм в необходимом разрезе данных: по учреждению, отделениям, сотрудникам;
  • интеграция с программными модулями «Автоматизированное рабочее место юриста», «Автоматизированное рабочее место регистратора», «Автоматизированное рабочее место экономиста», «Автоматизированное рабочее место работника контрактной службы». [7]

Таким образом, можно сделать вывод, что на предприятии «хромает» автоматизация управления контрактами. Вся система управления построена через программу «1С: Бухгалтерия - Управление производственным предприятием», многие модули которой еще в разработке, что создает определенные трудности, отсутствует специальное программное обеспечение контрактной системы, соответственно на низком уровне, почти обывательском Система бизнес-аналитики (BI) и Сквозная управленческая отчетность on-line.

На предприятии «CTCS Logistics» не разработан стратегический план контрактной службы, который должен касаться форм и способов поддержания существующего уровня структурного подразделения, его развития в условиях постоянно изменяющейся внешней среды. При стратегическом планировании формулируются только глобальные цели и стратегии, соотносимые с отрезками времени от 10 до 20 лет.

Таким образом, принятие во внимание и исполнение вышеперечисленных рекомендаций по совершенствованию управления контрактами, приведет к эффективной работе контрактной службы ТОО «CTCS Logistics».

 

Список литературы:

  1. Бочкарев А.А. Планирование и моделирование цепи поставок: Учеб, пособие. - M.: Изд-во «Альфа-Пресс», 2008. - 192 с.
  2. Ткаченко Д.П., Кожухов В.Л. Правовые основы контрактного аудита [Электронный ресурс] Ц URL: http://xn-—7sbbaj7auwnffhk.xn--plai/article/2970 (Дата обращения 28.03.2018)
  3. Керимов, А.К. Финансовые фьючерсные контракты: Учебное пособие / А.К. Керимов; Финуниверситет. - M.: Финуниверситет, 2013 - 80 с.
  4. Документы системы менеджмента качества ТОО «CTCS Logistics»: ПР 7.2- 01 Порядок ведения договорной работы
  5. Документы системы менеджмента качества ТОО «CTCS Logistics»: ПР 7.2- 02 Порядок ведения претензионно-исковой работы
  6. И.Лощилина BSC (Сбалансированная система показателей) и Business Studio [Электронный ресурс] Ц URL: http://www. businessstudio.ru /procedures/ strategic/ bsc strategy formula / (Дата обращения 28.03.2018)
  7. Автоматизация ведения эффективного контракта [Электронный ресурс] // URL: https://medsoftlab.online (Дата обращения 28.03.2018)
Год: 2018
Город: Атырау
Категория: Экономика