Согласно международным требованиям, лекарственные препараты должны быть безопасными, эффективными и высококачественными. Стандарты GxP являются основополагающим элементом системы обеспечения качества. Одной из составляющих данных стандартов является надлежащая практика документооборота. Настоящий стандарт, применяется для правильного создания документов, их ведения, поддержания, хранения и архивации. В данной статье рассматривается использование надлежащей практики документооборота и ее значимость в фармацевтической сфере.
Ключевые слова: надлежащая практика документооборота, стандарты GxP, GdocP, ВОЗ, FDA.
Фармацевтическая сфера на современном этапе показывает свое стремительное развитие и значительный рост. По опыту международной практики можно сказать, что для регулирования процессов по обеспечению лекарственными препаратами необходимо соблюдение единых норм и требований надлежащих фармацевтических практик - G×P. Надлежащие практики разработаны для каждого из этапов жизненного цикла лекарственного средства. Так, при разработке новых лекарственных средств, проводятся разного рода лабораторные и клинические исследования. При проведении этих исследований необходимо руководствоваться стандартами надлежащей лабораторной практики (GLP) и надлежащей клинической практики (GCP). После данного этапа фармацевтические компании обращаются за разрешением на сбыт препарата, с получением которого для лекарства начинается следующий этап, это - производство и распределение. В этом направлении установлены стандарты надлежащей производственной практики (GMP) и надлежащей дистрибьюторской практики (GDP). Цепь этих требований продолжает розничная реализация лекарственных средств - надлежащая аптечная практика (GPP). На этом список надлежащих практик не заканчивается. Помимо описанных выше стандартов существуют такие надлежащие практики как: надлежащая практика хранения (GSP) - стандарт, содержащий в себе требования к помещениям изготовителя и поставщика, в которых хранятся сырье и лекарственные средства, надлежащая практика фармаконадзора (GVP) – стандарт необходимый для проведения фармаконадзора
зарегистрированных лекарственных препаратов, документального оформления и представления результатов мониторинга безопасности лекарственных препаратов, надлежащая инженерная практика (GEP) - Проверенные инженерные методы и стандарты, которые применяются на протяжении всего проекта с целью получения адекватных и эффективных по стоимости решений, надлежащая практика документооборота (GdocP) - стандарт, который применяется для правильного создания документов, их ведения, поддержания, хранения и архивации.
Письменный, печатный, магнитный или электронный носитель содержащий информацию или данные, в зафиксированном виде представляет собой документ или запись. Документы должны быть написаны или созданы ясно и разборчиво, должны быть прослеживаемые, предоставлять достаточную детализацию действий и точную хронологию событий. Документы и записи являются свидетельствами, что продукты произведены в соответствии с разработанным процессом и определенным спецификациям.
Надлежащая практика документооборота важна для успеха любой операции или проекта в регулируемой отрасли промышленности. Управляемая, обычно, через План менеджмента документов (Document Management Plan) в соответствии со стандартными рабочими процедурами (SOP), Надлежащая практика документооборота проходит через всю организацию и позволяет включать данные, исправлять сделанные записи и документы [1].
Надлежащая Практика Документооборота (GdocP) используется в фармацевтической индустрии и имеет важное значение для целостности сбора данных и отчетности для поддержки разработок, регистрации, коммерциализации и управлении жизненного цикла фармацевтических продуктов. Следование системе GdocP, дает возможность избежать ошибок в производственной среде и во время анализа фармацевтического продукта, который в противном случае может повлиять на качество продукта, безопасность пациентов, состоянию производственных мощностей, и связанной с ними деятельности. Соответствие стандарту GdocP требуется как американскими, так и европейскими регулирующими органами - FDA’s CFR (кодекс Федеральных правил FDA) и ЕМА (Европейское агентство по лекарственным средствам). В дополнение к Фармакопее США (USP), в которой содержится основная глава <1029> [2], Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) [3], Health Canada [4] и EudraLex (сборник правил и положений, регулирующих лекарственные средства в Европейском Союзе) [5] опубликовали конкретные рекомендации, касающиеся GdocP. Помимо этого, GdocP является важной частью текущей надлежащей производственной практики (cGMPs) в США [6].
В дополнение к нормативным требованиям, также важно вести точный учет и документирование деятельности в фармацевтической промышленности что позволяет критически оценивать внутренние процедуры для улучшения процессов и продуктов, а также тратить меньше времени на повторные исследования, если это необходимо, а не начинать с самого начала. Регулирующие органы проверяют фармацевтические разработки и производственные мощности на соответствие надлежащей лабораторной практике (GLP), надлежащей клинической практике (GCP) и текущей надлежащей производственной практике (cGMP). В ходе этих проверок инспекторы проверяют фармацевтические компании на предмет ведения документации ненадлежащим образом. В частности неполные записи, бессистемные документы; несоблюдение стандартных операционных процедур (СОП), несогласованные документы, неподтвержденные электронные системы, несертифицированные копии, ненадлежащие методы внесения изменений и дополнений в документы и т.д. Практика ведения документации не отвечающей требованиям GdocP может привести к проблемам по форме 483 FDA или предупреждающим письмам. Последствия обоих могут быть трудоемкими и дорогостоящими. Кроме того, эта информация является общедоступной и может нанести ущерб репутации организации. В последние годы многочисленные 483-е формы и предупреждающие письма, выпущенные FDA имели замечания, связанные с целостностью данных и практикой ведения документации. Эти недостатки могут быть вызваны организационным давлением сроков, отсутствием опыта, ресурсов, внимания и приверженности задачам, избыточными и устаревшими процессами и средствами контроля, а также ограниченными руководящими указаниями и подготовкой. Для решения данных проблем необходимо повышать квалификацию персонала, основополагающее значение имеет подготовка всего персонала к работе по GDocP. Необходимо обучать сотрудников, а также убедиться, что обучение полностью задокументировано и по окончании обучения проведена оценка обучаемого на понимание курса. В случае если персонал использует один и тот же набор правил документирования, будь то сотрудники, производящие лекарства, проверяющие журналы отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, информация для всех будет одинаково понятна. Любой сотрудник, а также проверяющий орган может понять, и обзоры будут успешными, что приведет к выходу продукта. В этой связи следует придерживаться определенных процедур и внедрять стандарт GDocP на предприятия.
Согласно ВОЗ [7], цель Надлежащей практики документооборота это:
Определить спецификации и процедуры для всех материалов и методов производства и контроля,
Обеспечить персонал знаниями о том, что и когда делать,
Обеспечить уполномоченным лицам владение всей информацией, необходимой для выпуска продукта,
Обеспечить наличие документированных доказательств, прослеживаемость и предоставить записи и аудиторский журнал для расследования
Обеспечить доступность данных для проверки и статистического анализа.
Документы должны быть разработаны, подготовлены, рассмотрены и распределены для использования в соответствии с установленными процедурами. Ниже описываются некоторые примеры документов, используемых в фармацевтической среде: лабораторная книга записей, протокол на серию, спецификации, политики, протоколы, стандартные операционные процедуры (SOP), рабочие инструкции, методы тестирования, контрольные списки, бланки / журналы, оценки обучения, электронные и печатные копии записей о качестве, сертификат соответствия, отчеты о техническом переводе, документы проверки и т. д. GDocP предполагает, что события надлежащим порядком задокументированы, данные могут быть использованы для информированного принятия решений.
Для обеспечения перечисленных требований данные должны соответствовать отдельным свойствам целостности данных - ALCOA: -относимость (Attributable), -разборчивость (Legible), - одновременность (Contemporaneous), -оригинальность (Original), -правильность (Accurate). Относимость (Attributable) подразумевает, что должна быть возможность идентифицировать человека, который выполнил записанное задание. Необходимость задокументировать человека, который выполнил задание/функцию, - составляющая доказательства, что данная функция была выполнена обученным и квалифицированным персоналом. Это также относится к изменениям в проведенных записях: исправления, стирание, изменения и т. д. Разборчивость (Legible) - все записи должны быть читабельными – информация должна быть разборчивой̆. Требование действует для всей информации, которую следует считать полной̆, включая все оригинальные записи или исходную информацию. Одновременность (Contemporaneous) - доказательства для действий, событий или решений должны быть записаны в тот момент, когда они имеют место быть. Оригинальность (Original) описывается как первое получение информации, первоисточник. Правильность (Accurate) - важно обеспечить правильность информации, в т.ч., и научных данных, которые используются при принятии критических решений о качестве продукта.
Документация должна быть максимально подробной. Список некоторых примеров, которые должны быть включены в документ: цель исследования (включая вид исследования, к примеру надлежащая лабораторная практика (GLP), надлежащая клиническая практика (GCP), или надлежащая производственная практика (GMP), исследования, методы разработки / валидация, процесс разработки, фармацевтический анализ, биоанализы, устойчивость и т.д.), протокол или номер исследования, материалы (источник и номер серии), стандарты, и результаты / заключения и т.д. Конечные записи и документация будут демонстрировать точность и полноту собранных данных.
Важно и необходимо установить процедуры для архивирования и защиты документов, чтобы они были доступны во время повторных исследований, если необходимо; во время регистрации продукта и во время проверок регулирующими органами. Организации должны создать соответствующую инфраструктуру, письменные политики и процедуры, а также системы для предотвращения потери или повреждения документации во время архивирования, поиска и перевода документов из одного отдела в другой.
Таким образом, для налаженной работы предприятия и для того, чтобы оправдывать ожидания регулирующих органов, важно чтобы организация:
предоставляла достаточно ресурсов для создания и завершения документации; обеспечивала то, чтобы документы соответствовали отдельным свойствам целостности данных (называемые ALCOA): -относимость (Attributable); -разборчивость (Legible); одновременность (Contemporaneous); - оригинальность (Original); -правильность (Accurate); проводила тщательный анализ существующей документации, в том числе на наличие потерянных\недостающих документов; предоставляла ресурсы для начального и постоянного обучения персонала, занимающегося разработкой и производством фармацевтических продуктов, по созданию документов, управлению и безопасности документов в течение всего жизненного цикла управления продукта. И наконец, контроль качества, который необходим для уверенности в том, что персонал работает с документами надлежащим образом и правильно следует стандартным операционным процедурам организации.
Литература
- .Kumar K. (2016) Data Integrity in Pharmaceutical Industry. J Anal Pharm Res 2(6): 00040. USP Good Documentation Guidelines, US Pharmacopeial Convention, USA.
- .WHO Guidance on Good Data and Record Management Practices, World Health Organization, Switzerland, pp. 165-210.
- .Health Canada Good Manufacturing Practices Guidance Document. Health, Canada.
- .EodreaLex-European Commission Good Manufacturing Practices for Medicinal Products for Human and 5.Veterinary Use. European Commission Health and Consumers Directorate-General. Belgium 4: 1-9.
- .FDA The Code of Federal Regulations Title 21, Part 210-Current Good Manufacturing Practice in Manufacturing, Processing, or Holding of Drugs. US Food and Drug Administration, USA. (b) US FDA The code of Federal Regulations Title 21, Part 212-Current Good manufacturing Practice for Finished Pharmaceuticals. US food and Drug Administration, USA.
- .WHO World Health Organization Module 12, Part 1.