Особенности разработки и структура руководства пользователя для программного обеспечения

Аннотация. В данной статье рассмотрены особенности разработки руководства пользователя для программного обеспечения «Зарплата и кадры». Автором изучены назначение и структура руководства пользователя. 

В современном мире  программное  обеспечение  отличается  высоким  уровнем функциональности и гибкости. Таким образом, чтобы успешно эксплуатировать программное обеспечение, пользователь должен иметь исчерпывающее описание возможностей используемого программного продукта. Функцию необходимого источника знаний, о программном обеспечении, выполняет документ «Руководство пользователя».

После разработки программы разработчик обязан написать документ «Руководство пользователя», который относится к пакету эксплуатационной документации. Часто у разработчиков возникают проблемы с его разработкой. В статье предлагается структура «Руководства пользователя» и описывается детально содержание данного документа.

Основная цель документа «Руководство пользователя» заключается в обеспечении пользователя необходимой информацией для самостоятельной работы с программой или автоматизированной системой. Документ должен отвечать на следующие вопросы: назначение программы, её возможности; что необходимо для обеспечения ее корректного функционирования и, что делать в случае отказа системы [1].

В статье приводится пример структуры «Руководства пользователя» для программного  обеспечения «Зарплата и кадры», используемого в Инновационном Евразийском университете (ИнЕУ).

«Руководство пользователя» должно состоять из двух частей:

  • руководство пользователя;
  • руководство оператора.

Структура руководства пользователя содержит:

  1. Введение. Данный    раздел    должен    предоставлять    пользователю    общую    информацию о приложении. Введение должно состоять из следующих подразделов:
  • Область применения. В подразделе описывается список задач, для которых предназначается программное обеспечение. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» предназначено для  учета кадров и расчета заработной платы сотрудникам ИнЕУ.
  • Описание возможностей. В подразделе описываются основные возможности, которые предоставляет программное обеспечение. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» включает в себя такие функции как прием сотрудника, оформление отпуска сотрудника, начисление заработной платы, удержание налогов и многие другие.
  • Уровень подготовки пользователя. Подраздел содержит в себе информацию о знаниях и навыках, которыми должен обладать пользователь, чтобы работать с приложением, используя весь его потенциал. Например, сотрудники, работающие с программным обеспечением «Зарплата и кадры», обязаны обладать знаниями необходимыми для бухгалтерского расчета заработной платы, а  также  иметь  навыки  работы на компьютере.
  1. Перечень эксплуатационной документации. В подразделе перечислена документация, которая позволит пользователю избежать определенного рода ошибок. Пользователям программного обеспечения «Зарплата и кадры» предоставлен список литературы, которая позволит им повысить свои навыки работы на компьютере.
  1. Назначение и   условия   применения.   Раздел   подразделяет   основную   задачу    приложения на подзадачи и описывает каждую из них.
  • Виды деятельности и функции. В этом подразделе описываются функции, для автоматизации которых предназначена программа.
  • Условия применения. В подразделе описываются условия, при которых обеспечивается полноценное применение программного обеспечения. В качестве таких условий могут выступать требования к аппаратному  обеспечению,  на  котором  будет  использоваться  программное  обеспечение, и квалификация сотрудников, которые будут работать с описываемым программным  продуктом. Например,  для  корректной  работы   программного   обеспечения   «Зарплата   и   кадры» рекомендовано не выполнять на компьютере параллельно других ресурсоемких задач [2]. 
  1. Подготовка к работе. Данный раздел должен содержать пошаговую инструкцию для запуска приложения. К этапу подготовки системы к работе можно отнести установку дополнительных приложений, идентификацию, аутентификацию. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» является многопользовательским, следовательно, каждый пользователь несет ответственность за обрабатываемые и хранимые данные.
  • Состав и содержание дистрибутивного носителя данных. В подразделе описываются все файлы, входящие в дистрибутив программного обеспечения.
  • Порядок загрузки данных и программ. Подраздел описывает корректный порядок запуска программного обеспечения, чтобы предотвратить нестабильность в работе приложения, и, как следствие, избежать потери данных.
  1. Проверка работоспособности. В подразделе описываются показатели, по которым можно определить, что программное обеспечение работает нестабильно. Процесс проверки программного обеспечения «Зарплата и кадры» требует определенного промежутка времени, так как необходимо протестировать большое количество различных функций при различных условиях.
  2. Описание операций. Это основной раздел, который содержит пошаговую инструкцию для выполнения того или иного действия пользователем. Если работа автоматизированной системы затрагивает целый бизнес-процесс, то в руководстве пользователя перед описанием операций целесообразно предоставить информацию о данном процессе, его назначении и участниках. Подобное решение позволяет человеку четко представить свою роль в данном процессе и те функции, которые реализованы для него в системе. Далее в руководстве пользователя следует представить  описание функций, разбитых на отдельные операции. Необходимо выделить подразделы, описывающие функции данного процесса, и действия, которые необходимо совершить для их выполнения.
  • Описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур. В подразделе производится подробное описание каждого процесса, выполняемого программным обеспечением.
  • Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, задач, процедур. В подразделе описываются технологические процессы, которые состоят из нескольких процедур.
  1. Аварийные ситуации. В разделе описываются действия в случае длительных отказов технических средств, обнаружении несанкционированного вмешательства в данные, действия по восстановлению программ или данных.

Руководство оператора отличается от руководства пользователя. В этом руководстве все процессы, выполняемые программным обеспечением, рассматриваются с технической точки зрения.

Структура руководства оператора содержит:

  1. Установка а сервер. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» является многопользовательским, следовательно, оно имеет централизованную базу данных. В разделе описывается процесс установки программного обеспечения на сервер. Пошаговая инструкция дает точные указания, каким образом необходимо выполнить установку, в зависимости от технического состояния сервера. Настройка сервера для обеспечения работоспособности программного приложения «Зарплата и кадры» является основным моментом администрирования, так как сервер хранит большие объемы различной информации.
  2. Установка локальная. В разделе описывается процесс настройки компьютеров, использующих программное приложение, также даются рекомендации по оптимизации настройки рабочих станций, чтобы улучшить процесс взаимодействия сервера и компьютеров пользователей.
  3. Администрирование пользователей. В разделе подробно описывается процесс администрирования учетных записей пользователей программного обеспечения «Зарплата и кадры». Подробная инструкция описывает все   ситуации,   которые   могут   возникнуть   при   управлении   пользователями.   Например, с помощью   данной    подсистемы    можно    централизованно    завершать    все    активные    соединения с информационной базой и устанавливать блокировку новых соединений на определенный  период времени.   Такая    возможность    полезна    при    выполнении    различных    административных действий с информационной базой.
  4. Информационная база. В разделе рассматриваются вопросы администрирования, сохранения, переноса базы данных. Описаны рекомендации по настройке базы данных. Например, рассматривается ситуация резервного копирования. Программное обеспечение «Зарплата и кадры» позволяет создавать резервные копии информационной базы. Резервное копирование может выполняться как в автоматическом режиме, так и в ручном. Для автоматического режима предварительно необходимо выполнить настройки. В любой момент можно восстановить данные информационной базы из созданной ранее резервной копии.
  5. Технические неполадки. Этот раздел содержит информацию о возможных технических проблемах, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации программного обеспечения. Рассматриваются проблемы, возникающие в результате некорректной работы оборудования, а также ситуации, возникающие в результате некорректного использования функций программного обеспечения «Зарплата и кадры». 
  1. Программный код.   В  разделе  подробно  описывается  структура  программного  кода.      Если в процессе использования  программного  обеспечения  возникают  ошибки  или  потребуется  доработка, то для этого необходимо знать программный код. Указываются особенности программного кода, создающие затруднения в процессе доработки. Раздел является очень важным, так как  может потребоваться добавить, удалить или изменить определенные функции программного обеспечения «Зарплата и кадры».

Документ «Руководство пользователя» является неотъемлемой частью программного обеспечения, следовательно и чем лучше, он будет составлен, тем меньше проблем будет возникать в процессе эксплуатации разработанной программы.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

  1. Радченко М.Г. 1С: Предприятие 0. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы . – 1С – Паблишинг, 2004. – 656 с.
  2. Тимофеев Г., Шумейко Д. Конфигурирование и администрирование 1С: Предприятия. – Ростов н/Д: Феникс, 2003. – 320 с.
Год: 2013
Город: Павлодар
Категория: Информатика