Аннотация. В статье рассматривается пример создания информационной системы книгообеспеченности на базе уже используемой в учебном процессе информационной системы ЕКИС и автоматизированной библиотечной информационной системы (АБИС) «Ирбис 64». Автор выявил основные недостатки при использовании модуля «Книгообеспеченность» в используемой АБИС «Ирбис 64» и предложил способы их устранения. Автором создана информационная система книгообеспеченности, интегрированная в корпоративную информационную систему учебного заведения (разработана с использованием microsoft sql server 2000).
Важной составляющей деятельности библиотеки образовательного учреждения является анализ книгообеспеченности учебного процесса. Средства ее поддержки реализуются в автоматизированных информационно-библиотечных системах (АБИС) [1].
В данный момент в Инновационном Евразийском университете в качестве автоматизированной библиотечной информационной системы используется Ирбис 64. В этой АБИС уже имеется автоматизированное рабочее место (АРМ) Книгообеспеченность, которое помогает следить за книгообеспеченностью учебного заведения, а так же получать отчеты по книгообеспеченности [2]. Но в данной системе имеются следующие недостатки:
- Нужно следить за актуальностью базой данных книгообеспеченности.
- Нужно добавлять и следить за актуальностью учебных планов, справочников дисциплин, справочников кафедр.
- Нужно следить за актуальностью баз данных (БД) студентов, вносить семестр, учебный год, переводить студентов на следующий курс.
Из-за данных недостатков было принято решение разработать свою информационную систему книгообеспеченности. Для разработки было выбрано программное обеспечение: Microsoft SQL Server 2000, Microsoft Access 2007.
Данное программное обеспечение было выбрано потому, что оно уже использовалось в единой корпоративной информационной системе (ЕКИС). На данной системе строится весь учебный процесс, поэтому не будет необходимости вводить учебные планы, следить за изменением кафедр [3]. Вся нужная информация уже есть в ЕКИС.
Разработку ИС книгообеспеченности решили разделить на несколько этапов:
- редактирование каталога «Книжный фонд» в АБИС Ирбис 64, привязка дисциплин к книгам;
- разработка программного обеспечения для выгрузки данных из АБИС Ирбис 64 в Microsoft SQL;
- разработка выходных форм книгообеспеченности;
- разработка АРМ Библиотека;
- добавление выходных форм в АРМ Кафедра, АРМ Библиотека.
Перед началом этапа редактирования каталога были обновлены справочники дисциплин, специальностей, кафедр в АБИС Ирбис, затем работниками библиотеки было произведено редактирование БД «Книжный фонд», к книгам привязывались дисциплины и исправлялись ошибки, допущенные во время ввода.
Чтобы добавить данные о книгах, в ЕКИС было написано программное обеспечение, которое выгружало данные из АБИС Ирбис 64 в excell файл, после чего данные с этого файла загружались в microsof sql server при помощи Microsoft access [4]. Для написания данного ПО была использована библиотека irbis64_client_dll, с помощью которой происходит обращение к серверу АБИС Ирбис 64, само программное обеспечение было написано на Delphi [5]. При выгрузке создаются три файла с данными:
- наименование книги;
- экземпляры;
- дисциплины.
В microsof sql server были созданы три аналогичные таблицы, в которые добавляются данные из этих файлов.
По времени полная выгрузка занимает примерно 3,5 часа. Чтобы автоматизировать выгрузку, данное ПО было скопировано на сервер библиотеки и было добавлено в планировщик заданий Windows [6]. Интерфейс программы для выгрузки представлен на рисунке 1.
Рисунок 1 - Интерфейс программы для выгрузки данных для книгообеспеченности
Чтобы информация о книгообеспеченности была доступна преподавателям, в АРМ Кафедра был добавлен модуль «Книгообеспеченность» который содержит следующие элементы:
- карта книгообеспеченности (бакалавриат);
- карта книгообеспеченности (магистратура);
- карта книгообеспеченности специальности;
- карта книгообеспеченности дисциплины;
- заявка на приобретение литературы.
Выходные формы карты книгообеспеченности показывают данные по книгообеспеченности кафедры в разрезе специальностей авторизированного преподавателя. Карта книгообеспеченности (бакалавриат) показана на рисунке 2. Аналогично выглядит карта книгообеспеченности магистратуры.
Рисунок 2 - Выходная форма «Карта книгообеспеченности (бакалавриат)»
Карта книгообеспеченности специальности показывает книгообеспеченность по дисциплинам в разрезе выбранной специальности.
Рисунок 3 - Выходная форма «Карта книгообеспеченности специальности»
Карта книгообеспеченности дисциплины показывает наименование книг по выбранной дисциплине, а также количество экземпляров и местонахождение (рисунок 4).
Рисунок 4 - Выходная форма «Карта книгообеспеченности дисциплины»
Чтобы автоматизировать формирование заявки на приобретение литературы, в АРМ Кафедра был добавлен модуль заявка на приобретение литературы, до внедрения этого модуля прайс-лист рассылался по электронной почте на кафедры, затем кафедра формировала заявку по выбранным книгам, указывая приведенный контингент. После внедрения данного модуля преподавателю остается только выбрать нужную книгу из списка и заполнить поля: количество, дисциплина, компонент, тип, характер и направленность издания. Приведенный контингент, количество книг в библиотеке по данной дисциплине, нормативное количество книг подсчитываются автоматически [7].
Чтобы прайс попал на определённую кафедру, был написан АРМ библиотека, в данном АРМе сотрудник библиотеки распределяет книги из прайса по специальностям, в зависимости от выбранной специальности книга попадает на ту или иную кафедру. Формирование заявки показано на рисунке 5.
Рисунок 5 - Схема формирования заявки
Кроме распеределения книг из прайс-листа по специальностям, в АРМ Библитека был добавлен модуль книгообеспеченность аналогичный модулю в АРМ Кафедра, с дополнительными выходными формами. Модуль «Книгообеспеченность» в АРМ Библиотека имеет следующие выходные формы:
- карта книгообеспеченности (бакалавриат);
- карта книгообеспеченности (магистратура);
- карта книгообеспеченности в разрезе кафедр;
- карта книгообеспеченности вуза;
- устареваемость книг;
- устареваемость книг по социально-гуманитарному профилю;
- устареваемость книг по техническому, естественному, сельскохозяйственному профилю;
- карта книгообеспеченности (бакалавриат) с учетом устареваемости;
- карта книгообеспеченности (магистратура) с учетом устареваемости;
- карта книгообеспеченности в разрезе кафедр с учетом устареваемости;
- карта книгообеспеченности вуза с учетом устареваемости.
В период разработки было написано программное обеспечение на базе библиотеки irbis64_client_dll с помощью Delphi для актуализации БД читателей в АБИС Ирбис 64 [8]. Данное ПО позволяет:
- добавлять новых читателей (студентов, сотрудников);
- обновлять текущие данные читателей;
- удалять лишние учетные данные читателей;
- обновлять фото читателей;
- работать в ручном или автоматическом режиме.
Данная программа позволила держать базу читателей в актуальном состоянии, не используя ручной труд. Интерфейс программы предоставлен на рисунке 6.
Рисунок 6 - Интерфейс программы для обновления базы данных читателей
В результате разработки информационной системы книгообеспеченности получилась система, которая интегрирована в единую информационную систему, что, в отличие от модуля книгообеспеченности в АБИС Ирбис 64, дает следующие преимущества:
- нет необходимости следить за БД книгообеспеченность в АБИС Ирбис 64, так как используется ЕКИС;
- ненужно редактировать базу читателей Ирбис 64;
- имеется возможность изменять выходные формы;
- полная интеграция с БД Студентов и БД Индивидуальный учебный план;
- актуальные данные в любой момент времени.
Создание своей информационной системы книгообеспеченности позволяет сделать такую систему, которая полностью соответствует всем требования конкретного учебного заведения.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
- Сэлтон Г. Автоматическая обработка, хранение и поиск информации / Пер. с англ. В.Я. Вертьева и др. – М.: Сов. радио, 1973. – 560 с.
- Солтон Дж. Динамические библиотечно-информационные системы: Пер. с англ. – М.: Мир, – 557 с.
- Воройский Ф. АБИС: проблемы выбора и внедрения // Библиотека. – – № 8. – С.61–65; № 9. – С. 30–33. – 1994. – № 2. – С. 29–33; № 3. – С. 33–38.
- Библиотечные компьютерные технологии: сб. статей. – Вып. 1–2 / Сост. О.А. Лавренова. – М.,1996.
- Бродовский А.И., Воройский Ф.С., Гончаров А.М. и др. Библиотека и информатизация. – Казань,– 229 с.
- Гончаров М., Шрайберг Я. Разработка Интернет-серверов для науки, культуры, образования. – Москва–Вашингтон: American Councils, ILIAC, 2000. – 52 с.
- Информационно–библиотечное обеспечение науки. Проблемы интеграции информационных ресурсов: материалы конф. – М., 1998. – 174 с.
- Компьютерная техника и технологии в библиотеках накануне третьего тысячелетия: Сб. научн. тр. ГПНТБ России. – М.: ГПНТБ России, 2000. – 205 с.