Правовые аспекты исполнения государственной услуги «ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК»

В статье представлена информация о вкладе архива Мартукского района в осуществлении социальной политики Республики Казахстан.

В своих посланиях народу Казахстана Президент страны ежегодно обозначает направления антикризисных и структурных преобразований. Одно из них – осуществление новой социальной политики. Так как одним из важных и значимых для граждан направлений работы архивов является документальное подтверждение юридических прав и социальных гарантий, государственный архив Мартукского района вносит заметный вклад в реализацию социальной политики нашего государства. Сегодня в архиве района хранится более 32 тысяч документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и по личному составу. Больше всего используются документы для исполнения запросов граждан и организаций. Граждане и организации обращаются в архив для подтверждения трудового стажа, льготного характера труда, размера заработной платы, перечисления взносов в пенсионные фонды, имущественных прав, фактов награждения орденами, медалями и другими знаками отличия, получений сведений о проживании, составе семьи, сведений об актах гражданского состояния и др. Эти запросы относятся к социально-правовым. Кроме этого, есть тематические запросы, это запросы о предоставлении информации по определенной теме, событию, факту, а также и генеалогические запросы.

Исполнение обращений граждан и организаций социально-правового характера включено в Реестр государственных услуг. В соответствии со Стандартом государственной услуги «Выдача архивных справок»[2], утвержденным приказом Министра культуры и спорта РК от 17 апреля 2015 года №138, с изменениями и дополнениями от 07.03.2017г., срок оказания услуги составляет 11 рабочих дней, в случаях, когда для оказания услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также периода более чем за 5 лет, срок оказания госуслуги может быть продлен не более чем на тридцать календарных дней после истечения срока. Для получения услуги услугополучатель представляет: 1) документ, удостоверяющий личность услугополучателя, документ, подтверждающий полномочия, либо нотариально засвидетельствованную доверенность, при представлении интересов услугополучателя третьим лицом (представляется для идентификации личности, работник услугодателя воспроизводит копию удостоверения личности для идентификации, после чего возвращает его оригинал услугополучателю); заполненное заявление по форме, согласно приложению 1 к стандарту государственной услуги. При наличии к заявлению прилагаются документы либо их копии, подтверждающие запрашиваемые сведения.

Подтверждением принятия услугодателем пакета документов является копия заявления услугополучателя с отметкой даты и времени приема и номера входящего документа, с указанием фамилии, имени, отчества (при его наличии) лица, принявшего документы.

При обращении услугополучателя по почте необходимо заявление в произвольной форме, подписанное физическим лицом или представителем юридического лица, с указанием сведений о заявителе (для физического лица – фамилия, имя, отчество (при его наличии), место жительства, для юридического лица – его наименование, юридический адрес) и содержащие данные, необходимые для поиска запрашиваемых сведений. При наличии к заявлению прилагаются документы либо их копии, подтверждающие запрашиваемые сведения. Такие же документы необходимы для получения услуги через госкорпорацию «Правительство для граждан».

Для того, чтобы качественно оказать данную услугу, работники архива используют все свои возможности, так как за каждым запросом мы видим конкретного человека, нуждающегося в получении той или иной информации. В этой связи нужно отметить, что не всегда это зависит только от усилий архива. Часто гражданами предоставляется неполная информация по запросу: не указывается точное наименование места работы, должность, местонахождение организации в запрашиваемый период, изменение фамилии и др., если необходимо подтверждение прав на земельный участок, дом, надо знать дату издания и исполнительный орган, который принял документ. Для получения справки о проживании надо знать сельский Совет (сельский округ), село, годы проживания заявителя, главу семьи. Для подтверждения копий нотариальных договоров необходимо указать лиц, участвовавших в сделке, например, продавца и покупателя имущества, дату сделки (хотя бы примерную) и т.д. За 2017 год госархив района выдал 585 архивных справок по государственной услуге «Выдача архивных справок», в том числе зарубежных.

В некоторых случаях заявителям выдается отрицательный ответ, когда архив не имеет возможности подтвердить трудовой стаж и заработную плату, необходимые для начисления пенсий, пособий или другие сведения. Это происходит из-за отсутствия на хранении документов запрашиваемых организаций либо из-за неполного объема таких документов, так как хотя в Законе «О Национальном архивном фонде и архивах» [1] закреплена обязанность руководителей при ликвидации учреждений передавать документы в государственные архивы, это не всегда исполняется. В действующих организациях также происходит утеря документов. Многие организации объясняют это частыми переездами, отсутствием закрепленного работника, отсутствием помещений для собственного архива, пожарами в зданиях. И всё же главной причиной является отсутствие контроля со стороны руководства организаций за состоянием документирования и управления документацией, за работой ведомственного архива, несвоевременная обработка и передача документов в государственный архив.

Начиная с 2014 года архив принимает заявления и осуществляет выдачу результата оказания данной услуги «Выдача архивных справок» на альтернативной основе через «Государственную корпорацию «Правительство для граждан» (ЦОН). Так как работник ЦОНа не может знать, что необходимо подтвердить в архивной справке, гражданам необходимо наиболее полно и точно указать в заявлении, какая информация им необходима. Все больше граждан пользуются веб-порталом «электронного правительства» www. egov.kz. Так можно получить получить адресную справку, справку о пенсионных отчислениях, узнать очередь в детсад и много других услуг. Таким же образом можно подать заявку на получение архивной справки. Для этого необходимо, чтобы у заявителя была электронная цифровая подпись (ЭЦП, получить можно в ЦОНе).

Войдя на портал необходимо выбрать вкладку «Правовая помощь», далее «Апостилирование документов и архивные справки», затем справа в списке услуг выбрать «Получение архивных справок из областных, городских и районных архивов». После заполнения заявки прикрепить к ней копию удостоверения личности и другие документы (если запрос о стаже, то – трудовая книжка, если подтверждение имущественных прав - копия госакта на землю, копия техпаспорта и др.) и подписать ее ЭЦП. В личном кабинете (в разделе «История получения услуг») можно ознакомиться с уведомлением об обработке заявки, при получении уведомления об изготовлении архивной справки необходимо обратиться в архив для получения справки. В этом году за получением архивной справки через госкорпорацию «Правительство для граждан» (ЦОН) обратилось 45%, а через портал электронного правительства 41% всех заявителей. Надо отметить, что, имея ЭЦП, заявитель может запросить архивную справку из других областных и районных архивов Казахстана.

Хочу призвать граждан смелее пользоваться возможностями «электронного правительства» для получения различных услуг, это сэкономит ваше время и избавит вас от хождения по различным учреждениям.

 

Список использованной литературы: 

  1. Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах»изменениями и дополнениями по состоянию на 03.07.2017 г.)
  2. Стандарт государственной услуги «Выдача архивных справок»изменениями по состоянию на 07.03.2017 г.)
Год: 2018
Город: Алматы
Категория: Юриспруденция