В существующих экономических условиях возрастает потребность в создании надежной информационной базы для прогнозирования экономических процессов в условиях рыночных отношений, экономического анализа и оценки эффективности происходящих изменений. Основой такой информационной базы является автоматизация учета, на стадии которого формируется примерно две трети экономических показателей, используемых в управлении.
Данная статья позволяет сориентироваться в современных компьютерных программах по автоматизации учета и анализа на сельскохозяйственных предприятиях , и применить полученные знания не только в научно-исследовательских работах , но и на практике.
В современных условиях неопределенности в развитии экономики, действия санкций западных стран и требований ВТО, а также существования жесткой конкуренции на рынке, возрастает потребность в создании надежной информационной базы для прогнозирования экономических процессов в условиях рыночных отношений, экономического анализа и оценки эффективности происходящих изменений. Основой такой информационной базы является автоматизация учета, на стадии которого формируется примерно две трети экономических показателей, используемых в управлении.
"Бухгалтерский учет на предприятиях сельского хозяйства" предназначены для автоматизации бухгалтерского учета в организациях, занимающихся растениеводством и животноводством. Программные продукты помогут пользователям оптимизировать не только затраты при производстве сельскохозяйственной продукции, но и расходы, связанные с обслуживанием и управлением этим производством. В сельскохозяйственной отрасли в настоящее время происходят коренные изменения . К примеру , в Свердловской области действует губернаторская программа «Уральская деревня» , и главная её цель — коренное переустройство уральского села: на основе экономических преобразований, изменения социальной инфраструктуры деревни, психологии её жителя.
Цель и методика исследований
Технологический процесс, производство, организация и т.д. существуют настолько, насколько позволяет это система управления. Многое зависит от качества управления на уровне предприятия, включая непосредственное управление технологическими процессами. Без современных технологий, ориентированных на ресурсосбережение, производство при любой форме собственности не будет конкурентоспособным. Без повышения производительности труда в АПК не обойтись, а как показывает опыт развитых стран, для каждого процента прироста производительности труда необходим двухпроцентный рост количества информации, циркулирующий в системе управления, и трехпроцентный прирост объема ее переработки, более того информация должна быть достоверной и своевременной.
Рынок информационных технологий заполнен предложениями систем автоматизации бухгалтерского учета. Зачастую они похожи, да и автоматизируют нередко одни и те же учетные работы. Здесь сыграло свою роль то, что бухгалтерский учет включает ряд функций, типичных для подавляющего числа предприятий и организаций. Например, обработка показателей синтетического учета и ряда показателей аналитического учета, большая часть бухгалтерской отчетности и т.п.— все это типовые учетные работы. Бухгалтерский учет в сельскохозяйственных предприятиях имеет ряд особенностей, связанных со спецификой производства.
Конечно, по такой простой схеме затруднительно учитывать, например, движение животных (в измерении головы, масса, сумма) для сельскохозяйственных предприятий и многое другое, то есть учесть разницу между типовыми учетными работами и специализированными (отраслевыми).
В решении этой проблемы наибольших успехов добилась фирма 1С, которая вместе с универсальной системой обработки поставляет мощные средства адаптации ее к любым видам деятельности и отраслевым особенностям предприятий и организаций. Начисление заработной платы работникам включает следующие виды расчетов: начисление заработной платы трактористам; начисление заработной платы водителям; начисление заработной платы по документации об индивидуальной и коллективной (бригадной) выработке работникам растениеводства, животноводства, строительства. Кроме того, присутствуют типовые виды расчетов, характерные для предприятий и организаций независимо от их вида деятельности (расчет по данным табельного учета, пособий по временной нетрудоспособности и т.п.). Также разработан ряд программ по обработке специальных первичных документов (учетный лист тракториста-машиниста, учетный лист расчета заработной платы работников животноводства и т.п.).
Программные продукты позволили произвести расчет не только заработной платы, но и эксплуатационных показателей (машин), а также сформировать проводки по отнесению показателей услуг вспомогательных производств на объекты учета. Одним из участков учета, характерным для сельскохозяйственного производства, является учет животных и птицы. На участке формируется информация о наличии и движении животных и птицы в номенклатурном разрезе в количественностоимостном выражении (головы, масса, сумма) по материально-ответственным лицам и местам содержания. Для учета животных в системе 1С: Бухгалтерия разработаны программы ввода с первичных документов и формирования выходной информации оборотная ведомость по движению животных, ведомость учета движения животных по операциям движения.
Наиболее сложным участком учета является учет производства. Учет затрат в предприятиях ведется по видам производств в разрезе объектов учета (культура, группа культур, вид животных и т.д.) и статей затрат по производственным подразделениям и в целом по хозяйству за отчетный период и нарастающим итогом с начала года. Аналогично учитывается выход продукции. При этом отражается выход нескольких видов продукции по одному объекту учета, например, от крупного рогатого скота поступают молоко , приплод , шерсть , линька , навоз. В системе 1С указанные задачи реализованы дополнительными программами. В сельскохозяйственных предприятиях хозяйственные операции учитываются в течение года на соответствующих счетах бухгалтерского учета. В конце года осуществляется закрытие аналитических и синтетических счетов, после чего составляется заключительный баланс и другие формы отчетности. Ряд счетов бухгалтерского учета целесообразно закрывать ежемесячно, а не один раз в конце года. К таким счетам мо жно отнести ской программы. Есть ряд отдельных программ позволяющих автоматизировать тот или иной участок работ, но такой подход не эффективен т.к. рано или поздно возникнет проблема перевода других участков учета на технологии использующие компьютер. Поэтому в данных условиях представляется необходимым использовать в работе бухгалтерский комплекс, состоящий из отдельных модулей, которые могут эксплуатироваться как отдельные независимые задачи так и в составе комплекса. Особое значение приобретает возможность организации многоуровневого аналитического учета. Например, по счету 20/1 “Растениеводство” важно иметь информацию по группам культур (озимые зерновые, яровые, зернобобовые, овощи и т.п.) первый уровень, в разрезе производственных подразделений (отделения, бригады, звенья) второй уровень, и конкретно по видам сельскохозяйственных культур (рожь, пшеница, горох и т.п.) третий уровень. По счету 90 “Продажи” возможны следующие уровни аналитического учета: наименование товара первый уровень, направление реализации (государству, на рынке, прочая продажа) второй уровень, кто реализовал (производственное подразделение) третий уровень, кому реализовано четвертый уровень. Немаловажно также чтобы была предоставлена возможность внесения информации по экономическому содержанию каждой хозяйственной операции, а также возможность ведения наряду с суммовым учетом и количественного. В повседневной работе бухгалтера наряду со стандартными, типовыми видами бухгалтерских отчетов возникает необходимость в подготовке данных для составления отчетов произвольной формы, поэтому в программе должна быть предусмотрена возможность для построения таких отчетов и всевозможных справок . Много рабочего времени у работников бухгалтерии как известно занимают расчеты налогов следовательно бухгалтерская программа должна предоставлять возможность для автоматизации этих расчетов.
Таким образом , списывается большая часть заработной платы и запчасти. Затраты , которые невозможно отнести на потребителя прямым образом, собираются на аналитическом счете общепроизводственных (цеховых) расходов или на аналитических счетах по видам ремонта. В конце месяца цеховые расходы относятся на ремонтируемые объекты и группы объектов пропорционально прямой заработной плате в основных затратах. Затраты, собранные на аналитических счетах по видам ремонта, списываются на подразделения и объекты ремонта пропорционально прямой заработной плате, отнесенной транзитом со счета “Ремонтно-механическая мастерская”. Возможности системы 1С: “Бухгалтерия” позволяют доработать ее, реализовав достаточно сложные алгоритмы обработки информации сельскохозяйственного предприятия.
“Электроснабжение”, “Водоснабжение”, “Ремонтно-механическая мастерская”, “Автотранспорт”, “Транспортный парк”. Ежемесячное закрытие счетов позволяет относить фактически учтенные прямые затраты по потребителям, отказавшись от плановой себестоимости единицы работ и услуг.
В системе 1С:Бухгалтерия разработаны программы, обеспечивающие закрытие счетов “Водоснабжение”, “Электроснабжение” и “Ремонтно-механическая мастерская”. Калькуляционной единицей водоснабжения является кубометр потребляемой воды, полученной со стороны. За месяц исчисляется фактическая себестоимость израсходованной воды по подразделениям. Кроме того, на подразделения и объекты учета списываются фактические расходы по обслуживанию сетей водоснабжения, пропорционально себестоимости израсходованной воды. По аналогичной схеме производится закрытие счета “Электроснабжение”, но калькуляционной единицей в этом случае является киловатт-час. Несколько сложней производится закрытие счета “Ремонтномеханическая мастерская”. В течение месяца большая часть затрат напрямую списывается на подразделения и объекты учета, транзитом отражаясь на счете.
Также возникают сложности с начислением оплаты труда коллективу насчитывающему более тысячи работников ( с этой целью во многих программных продуктах справочник сотрудников, с учетом пенсионеров, школьников и работников привлекаемых со стороны насчитывает более 2500 человек), причем программные продукты дают возможность расчета натуральных выдач, начислений всевозможных видов доплат и премий носящих как постоянный так и периодический характер, надбавки за выслугу лет и т.п., а модуль "Наряды" позволяет производить расчет животноводческих нарядов, учетных листов тракториста-машиниста , вести анализ расхода ГСМ и еще многое другое. При расчете животноводческих нарядов (например в молочном животноводстве) по сотрудникам вводятся только натуральные показатели; по молоку физический вес надоенного молока, % жира, и процентное соотношение по сортам (высший, первый, второй, несортовое), количество обслуживаемого поголовья по видам (коровы, нетели), а для сотрудника указывается является он основным или подменным работником и в каком звене состоит и сколько дней им отработано в данном периоде. Дальнейшую работу по начислению заработной платы берет на себя программа. На заключительном этапе составляется отчетность в соответствии с действующим законодательством.
Программные продукты "Бухгалтерский учет на предприятиях сельского хозяйства" предназначены для автоматизации бухгалтерского учета также в организациях, занимающихся растениеводством и животноводством. Настройка поможет пользователям оптимизировать не только затраты при производстве сельскохозяйственной продукции, но и расходы, связанные с обслуживанием и управлением этим производством.
В конфигурациях реализована методология бухгалтерского учета для организаций, занимающихся производством сельскохозяйственной продукции в соответствии с текущим законодательством. Для решения этой задачи настройки содержат :план счетов, дополненный для ведения учета в сельском хозяйстве; справочники , содержащие информацию, специфичную для животноводства и растениеводства; набор документов, отражающий документооборот на предприятиях сельского хозяйства; отчеты, показывающие сводную информацию о поголовье и движении животных, затраты по предприятию в разрезе видов деятельности, движение основных средств и др. механизмы распределения вспомогательных, общепроизводственных и общехозяйственных затрат на основные виды деятельности, согласно указанному пользователем критерию. В настройках реализованы возможности для ведения учета продуктивного, рабочего скота и животных на выращивании и откорме в трех единицах: головах, живом весе и денежном выражении, а также для учета кормо-дней и кормо-единиц. В пределах конфигураций организован учет в разрезе фирм (разделитель учета). Это позволяет вести в одной информационной базе учет по нескольким предприятиям с аналогичным планом счетов.
Программные продукты реализуют следующие функции :
а) учета труда и заработной платы: Работа от первичного документа; Ведение лицевых счетов и расчет зара-
ботной платы;
Распределение заработной платы с отчислениями по статьям производственных затрат и по видам продукции;
Распределение по видам расходов с использованием налогового плана счетов;
Автоматизированный расчет больничных листов и отпусков;
Подготовка данных для передачи в налоговую инспекцию и Пенсионный фонд на магнитных носителях;
Получение многочисленных отчетов за текущий период и с начала года, а также различных ведомостей на выплату;
Возможность разработки пользователем собственных методов расчета отдельных начислений и удержаний с использованием мастера формул,
б) по учету товарно-материальных ценностей и услуг:
Учет наличия и движения материалов, товаров, готовой продукции и услуг;
Выписка и обработка первичных документов по движению товарно-материальных ценностей;
На основании накладной формируются счета, счета-фактуры. Используется произвольный набор печатных форм (накладные, качественные удостоверения, пропуск на выезд, акт);
Настройка видов накладных;
Учет товарно-материальных ценностей в нескольких единицах измерения и перерасчет в основную единицу, учет вложений в тару;
Настройка атрибутов номенклатуры (сертификат, срок годности и т.д.);
Работа по прайс-листам. Допускается ведение нескольких прайс-листов с возможностью выбора в документе отгрузки и указанием в справочнике контрагентов;
Списание товарно-материальных ценностей по себестоимости каждой единицы и по фактической себестоимости (средним ценам);
Расчет себестоимости в разрезе каждого склада с использованием механизма объектов учета;
Механизм доведения цены оприходованной продукции до фактической себестоимости;
Формирование сводных счетов на основании накладных за период;
Получение любой отчетности по движению товаров и расчетам с контрагентами за любой период,
в) по учету автотранспорта и тракторного парка:
Обработка путевых (учетных) листов; Возможность выписки путевых листов; Начисление заработной платы по путевым листам;
Учет горючего по нормам с учетом различных коэффициентов;
Распределение услуг автотранспорта (тракторного парка);
Получение большого количества стандартных отчетов по эксплуатационным показателям автопарка, тракторного парка, водительского состава,
г) по учету животных:
Учет наличия и движения животных и продукции животноводства "от первичного документа" (11 счет);
Ведение учета в нескольких единицах измерения (головы, вес); Привязка единиц измерения и цен к видам документов ; Настраиваемые виды движения, виды документов и печатные формы документов; Специфические виды движения: перевод из группы в группу, реализация с приемкой по категориям упитанности; Получение любой отчетности по движению животных.
д) по учету сырья:
Учет поступления, наличия и расхода молока (сырья);
Приемка сырья по качественным характеристикам с определением сортности;
Автоматизация расчетов за сырье с выпиской сводных приемных квитанций;
Настраиваемые виды накладных и формы печати документов;
Получение любой отчетности по движению сырья и т. д.
На заключительном этапе составления отчетности:
Ведение журнала счетов-фактур, отправленных покупателю;
Ведение журнала счетов-фактур, полученных от поставщиков;
Формирование книги продаж по оплате или по отгрузке;
Формирование книги покупок; Формирование проводок по оплаченному НДС;
Диагностика документов оплаты.
В современных условиях огромное значение приобретают программные продукты, позволяющие проводить анализ финансового состояния сельскохозяйственного предприятия. Современный финансовый анализ имеет определенные отличия от традиционного анализа финансово-хозяйственной деятельности. Прежде всего, это связано с растущим влиянием внешней среды на работу сельскохозяйственных предприятий. В частности, усилилась зависимость финансового состояния хозяйствующих субъектов от инфляционных процессов, надежности контрагентов (поставщиков и покупателей), усложняющихся организационно-правовых форм функционирования.
В результате инструментарий современного финансового анализа расширяется за счет новых приемов и способов, позволяющих учитывать эти явления. Стремясь решить конкретные вопросы и получить квалифицированную оценку финансового положения, руководители сельскохозяйственных предприятий все чаще начинают прибегать к помощи финансового анализа. При этом они, как правило, уже не довольствуются констатацией величины показателей отчетности, а рассчитывают получить конкретное заключение о достаточности платежных средств, нормальных соотношений собственного и заемного капитала, скорости оборота капитала и причинах ее изменения, типах финансирования тех или иных видов деятельности. Поэтому цифры, характеризующие объем реализации, чистую прибыль, становятся нагляднее в сравнении с размером затраченного капитала, а величина затрат, безусловно, важная сама по себе, – в сопоставлении с полученной прибылью или объемом продаж. Очевидно, что этот анализ должен осуществляться на регулярной основе. Такая аналитическая работа требует системных подходов, оперативности и, безусловно, ответственности за полученный результат. Как известно, ситуация в бизнесе быстро меняется, и цифры, актуальные еще «на вчера», сегодня уже никому не нужны, и принимать управленческие решения, «отталкиваясь» от этих итогов, не только бессмысленно, но и опасно для «судьбы» предприятия.
Поэтому оперативный и качественный анализ состояния финансового положения сельскохозяйственного предприятия подразумевает использование специальных программных продуктов, автоматизирующих процессы учета хозяйственной деятельности и располагающих средствами изучения накопленных данных в ракурсах, наиболее актуальных для данного хозяйства.
Рынок программного обеспечения предлагает широкий ассортимент программ, предназначенных для финансового анализа и финансового менеджмента. Как и в случае с бухгалтерскими программами, перед пользователем встает проблема выбора нужной программы. В разных программах к решению вопросов финансового анализа подходят поразному. При выборе конкретного продукта пользователю требуется сопоставить множество далеко не равнозначных характеристик этих программ и предоставляемых ими возможностей. Поэтому создание и использование формализованных методик сопоставления программ финансового анализа, позволяющих уменьшить субъективный фактор в оценке их возможностей применительно к интересам конкретных пользователей, исключительно важно.
Существующие программные продукты обеспечивают автоматическое преобразование данных российской бухгалтерской отчетности предприятия за разные годы в аналитические таблицы, соответствующие международным стандартам бухгалтерского учета; позволяют выполнять автоматический расчет финансовых показателей, характеризующих различные стороны деятельности предприятия, отображение их динамики и степени отклонений от оптимальных значений; осуществляют прогнозирование значений показателей на будущие периоды. С их помощью можно определить время достижения тем или иным показателем некоторого критического уровня, что позволит предпринять упреждающие меры; обеспечивают выполнение предварительного этапа переоценки активов и пассивов отдельно за каждый из временных отрезков, входящих в анализируемый период; формируют текстовое экспертное заключение. Все аналитические программы обеспечивают одновременную работу нескольких пользователей в локальной сети.
Программы обеспечивают анализ эффективности деятельности предприятия по показателям рентабельности и оборачиваемости, платежеспособности и ликвидности, позволяют оценивать уровень финансовой устойчивости, структуру баланса предприятия, определяют класс кредитоспособности предприятия, рассчитывают его балансовую и рыночную стоимость.
Выводы. Рекомендации.
Таким образом, развитие и широкое применение информационных технологий является главной тенденцией экономического развития общества. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности , достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная экономическая деятельность.
Возможности систем автоматизации позволяют реализовать достаточно сложные алгоритмы обработки информации сельскохозяйственного предприятия. Этому будут также способствовать современные технологии, ориентированные на ресурсосбережение, повышение производительности труда в агропромышленном комплексе.
ЛИТЕРАТУРА
- Давыдов В.Н. Компьютеризация бухгалтерского учета :Опыт, поиски, решения.М.:Финансы и статистика,
- Информационные системы в экономике: Учебник под.ред. проф. В.В.Дика.-М.: Финансы и статистика,
- Карминский А.М.,Черников Б.В. Информационные системы в экономике.М.:Финансы и статистика, 2015.-336 с.
- Нечеухина Н.С. Моделирование учетных событий в системе контроллинга – Екатеринбург: Институт экономики, 2009. – 250 с.
- Чистов Д.В. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии «1С:Бухгалтерия 8.2» .М.: АОЗТ «1С», 2014.-644 с.
- Бухгалтер, применяющий информационные технологии, добивается большего успеха // http://www.consulting.ru/main/soft/texts/m
- Дракер П. Следующая информационная революция // http://www.consulting.ru/main/ soft/texts/m2.
- Колесников С. Как организовать проект внедрения // http://www.consulting.ru/main/ soft/texts/m6.