Автоматизированная система управления вузом

В статье рассматривается структурная схема автоматизированной системы управления вузом, позволяющей комплексно автоматизировать деятельность учебных заведений. Данная система построена по технологии «клиент – сервер» и обеспечивает многопользовательский режим работы в корпоративной вычислительной сети с большим числом терминалов на кафедрах, факультетах, в отделах учебного управления и других подразделениях вуза. АСУ вузом обеспечивает существенное повышение уровня организации и оперативности управления вузом с применением современной компьютерной техники и оргтехники.

Для качественного управления вузом и принятия решений разработана автоматизированная система управления (АСУ), которая позволяет комплексно автоматизировать деятельность учебных заведений. Комплексная информатизация любой организации (и вуза, в частности) представляет собой масштабную задачу, для решения которой в настоящее время используют два подхода. Первый подход основан на внедрении так называемых ERPсистем (Enterprise Resource Planning), представляющих собой крупные программные комплексы, требующие серьезных материальных и организационных вложений.

Второй подход состоит в наращивании интегрированной системы управления предприятием (организацией) снизу вверх. В рамках этого второго подхода процесс информатизации управления вуза носит поэтапный характер и опирается на имеющиеся наработки, программные средства и системы.

Ниже перечислены основные положения, которые положены в основу информационной системы управления вузом:

• наличие единой корпоративной сетевой инфраструктуры и единого центра управления разработками, обеспечивающих разработку информационных подсистем, направленных на автоматизацию задач, стоящих перед вузом;
• создание комплексной информационной модели вуза;
• разработка системы, включающей доступ ко всем информационным ресурсам вуза;
• управление персоналом;
• управление учебным процессом;
• управление документооборотом;
• повышение эффективности работы, как структурных подразделений, так и вуза в целом;
• упорядочивание и поддержка всех основных процессов сферы деятельности вуза, поднятие их на качественно новый уровень;
• использование современных средств и технологий для разработки общеуниверситетской системы управления: системы управления базами данных, технологии Internet/ Intranet, OLAP-технологии, специализированных программных средств, систем управления электронным документооборотом. 

Текущее состояние автоматизировано-информационной системы любого учебного заведения может быть представлено несколькими взаимосвязанными подсистемами с гибко настраиваемыми функциями (рис. 1) [1].

Рис.1. Структурная схема АСУ вуза.

В зависимости от специфики задач все пользователи делятся на Windows-клиентов, программное обеспечение которых устанавливается на их рабочих местах, и Web-клиентов, получающих доступ к системе через Webинтерфейс. Взаимосвязи подсистем информационной системы университета приведены на рис.2.

Рис. 2. Структура информационной системы

Основой информационной системы является единая база данных. Указанные выше задачи решаются соответствующими подсистемами. В целом информационная система построена по технологии «клиент – сервер» и обеспечивает многопользовательский режим работы в корпоративной вычислительной сети с большим числом терминалов на кафедрах, факультетах, в отделах учебного управления и др. [2,3].

АСУ вуза можно рассматривать как человеко-машинную систему с автоматизированной технологией получения результативной информации, необходимой для информационного обслуживания процесса образовательной деятельности и оптимизации ее управления. С помощью АСУ обеспечивается многовариантность прогнозирования, принимаются рациональные управленческие решения, организуются учет и анализ, обеспечивается достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении информации.

В настоящее время набирает силу и формируется опыт корпоративного управления вузом. Создаются распределенные базы данных для решения определенных задач системы управления. Внедряется электронная система документооборота, что требует изменения содержания, объема и направленности информационных потоков между структурными подразделениями вуза. Важную роль в успешном решении задач по автоматизации управления играет переосмысливание методов организации управления подразделениями вуза, проведение реструктуризации подразделений и создание новых подразделений, выполняющих аналитические функции.

АСУ вузом ставит целью существенное повышение уровня организации и оперативности управления вузом с применением информационной технологии (ИТ) на базе современной компьютерной техники и оргтехники. АСУ вузом позволяет значительно сократить затраты труда структурных подразделений на осуществление функций их работы, используя технические средства сбора, передачи и обработки информации.

Основная направленность работы ориентирована на разработку прикладных систем, способствующих дальнейшему совершенствованию управления образовательными процессами в вузе, а также формированию и упорядочиванию систем документооборота (по планированию, управлению и отчетности) между подразделениями вуза – ректоратом, учебным отделом, деканатами (институтами), кафедрами, отделами кадров и бухгалтериями. Разработанная нами АСУ университета состоит из следующих подсистем (ПС):

1. ПС «Отдел кадров сотрудников» (ОК сотр.)
2. ПС «Учебное Управление» (УУ)
3. ПС «Приемная комиссия» (ПК)
4. ПС «Отдел кадров студентов» (ОК студ.)
5. ПС «Бухгалтерия»
6. ПС «Деканат»
7. ПС «Тест»

Ниже дано краткое описание функций каждой из перечисленных ПС. 

ПС «Отдел кадров сотрудников» (ОК сотр). Технология работы данной системы построена на основе взаимосвязи следующих элементов интегрированной системы управления вузом: «работник штатная единица подразделение вуз». Элемент связи «работник штатная единица» позволяет определить списочный состав вуза. Элемент связи «штатная единица подразделение» участвует на этапе работы со штатным расписанием. Элемент связи «подразделение вуз» определяет организационную структуру вуза. 

Основными процессами по управлению персоналом являются следующие:

• описание организационной структуры вуза и ведение его штатного расписания;
• анализ кадрового ресурса организации/ структурной еди-ницы, оперативное принятие обоснованных решений по кадровому спектру задач;
• традиционные задачи кадрового учета по приказам;
• функции учета персонала со стороны отдела кадров (назначение на должность, увольнение с работы, продление срока работы, возложе-ние исполнения обязанностей, изменение фамилии, освобождение от совместительства, предоставление отпуска, отзыв сотрудника из отпуска, повышение квалификации);
• анализ кадровой структуры организации (численности, профес-сионального и должностного состава сотрудников, динамики при-ема на работу, должностного роста и увольнения работника);
• подготовка информации по аттестации кадров;
• подготовка других отчетных документов. 

2. ПС «Учебное Управление» (УУ).

Данная ПС предусматривает:

• создание рабочих учебных планов по специальностям и специ-ализациям;
• закрепление дисциплин за кафедрами;
• учет и контроль учебных занятий. Таким образом, подсистема «Учебное

Управление» предназначена для создания и утверждения базовых, рабочих учебных планов по специальностям и специализациям. 

3. ПС «Приемная комиссия» (ПК).

Подсистема «Приемная комиссия» предусматривает:

• планирование набора абитуриентов (фиксирование правил при-ема, план набора бюджетный, сверх плана набора по договорам за полную оплату);
• прием заявлений и обработку анкет (допуск к экзаменам, фор-мирование групп для сдачи экзаменов, движение абитуриентов возврат документов, переход на другую специальность и др., регла-ментированная и востребованная статистическая отчетность);
• вступительные экзамены (составление расписания экзаменов, формирование экзаменационных ведомостей, выставление оценок, подсчет суммы баллов, определение статуса абитуриента «подтвердил медаль», «не сдал экзамен», «не явился на экзамен», оперативный анализ итогов);
• зачисление в вуз (формирование списков абитуриентов, реко-мендованных к зачислению, формирование проходного балла, зачисление абитуриентов в число студентов категория зачисления, формирование списков зачисленных, формирование протокола, проекта приказа и приказа о зачислении в вуз);
• подведение итогов приема в вуз (формирование регламенти-рованных и востребованных отчетов о ходе зачисления, формиро-вание групп, зачисленных в студенты, присвоение номеров студен-ческих билетов);
• ведение справочников. 

4.   ПС «Отдел кадров студентов» (ОК студ.).

Автоматизация функций «Отдел кадров студентов» отслеживает движение контингента студентов и создание средств автоматизации работы с приказами и распоряжениями по контингенту, а также на проведение учета и анализа состава и движения контингента студентов. 

5. ПС «Бухгалтерия». Функционал ПС «Бухгалтерия» содержит следующие блоки:

• составление прейскуранта цен на обучение студентов контрактного обучения;
• разделение прейскуранта цен по гражданству (КР; ближнее зарубежье, входящее в межправительственное соглашение; ближнее зарубежье, не входящее в межправительственное соглашение; дальнее зарубежье);
• определение ожидаемого поступления от оплаты за обучение;
• учет оплаты студентов;
• отчеты по оплате за обучение. 

6. ПС «Деканат» обеспечивает:

• распечатки экзаменационных ведомостей;

• распечатки экзаменационных листов;
• учет успеваемости студентов;
• анализ успеваемости. 

7. ПС «Тест». Цели создания системы:

• оценка знаний;
• повышение качества знаний;

• оптимизация управления кадровыми ресурсами предприятий путем аттестации реальных знаний сотрудников;
• сбор данных. 

Основные функции и возможности АСУ вуза: (рис.3.)

• Настройка системы на особенности конкретного образовательного учреждения.
• Поддержка всех форм обучения (очная, заочная, дистанционная) и всех видов обучения.
• Охват всех этапов процесса обучения от поступления до выпуска с подготовкой соответствующих документов.
• Разработка и поддержание в рабочем состоянии всех учебных планов в соответствии с Госстандартом.
• Организация синхронной работы всех участников учебного процесса.

¨Банк данных формируется в соответствии с утвержденными требованиями.

Рис.3. Основные функции и возможности АСУ вуза

Базовые средства (сегментированные таблицы и индексы) позволяют хранить в базе данных и обрабатывать большие объемы данных без потери, поддерживать как текущие, так и справочные данные. Таким образом, БД должна стать основным источником достоверной информации для ректората, руководителей и специалистов общеуниверситетских служб, отвечающих за определение стратегии развития различных сфер деятельности университета.

Решение указанных задач обеспечивается на основе развитого пользовательского интерфейса, реализации интерактивного режима работы пользователя с выполнением необходимых проверок непосредственно в процессе ввода учебного плана.

ЛИТЕРАТУРА

1.Информатизация образования: направления, средства, технологии / Под общ.ред. С.И. Маслова.М.: Изд-во МЭИ, 2004. – 868 с.

2.Управление в высшей школе: опыт, тенденции, перспективы /Под ред. В.М. Филиппова. М.: Логос, 2006. 488 с.

3.Баймухамедов М.Ф. Принципы построения информационной системы управления вузом. / Материалы республиканской на-«Инновационные методы и средства обучения в сфере университетского образования».Костанай, 2004.

4.Саитов Н.Ж. Программа для ввода и корректировки личных данных студентов и абитуриентов «AVN 2.1» [Текст] / Н.Ж.Саитов //Официальный бюл. Интеллектуальная собственность. Госслужба патентирования Кырг. Респ. Бишкек, 2008. № 12. –– С.133-134.

5.Саитов Н.Ж. Программа для расчета и распределения нагрузки кафедр и преподавателей «AVN 6.1» [Текст] /Н.Ж.Саитов // Официальный бюл. Интеллектуальная собственность. Госслужба патентирования Кырг. Респ. Бишкек, 2008. № 12. –– С.134.