Введение системы электронного документооборота для применения в банковском секторе

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. В современной организации, системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ – инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота). Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота. Классификация систем электронного документооборота Универсальные «коробочные» СЭДО:

  • Стандартный набор функций;
  • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации; низкие временные затраты на приобретение и установку;
  • относительно низкая стоимость;
  • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
  • максимально персонифицированная система; большие временные затраты;
  • высокая стоимость разработки;
  • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
  • Комбинированные СЭДО:
  • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
  • полное соответствие нуждам предприятия;
  • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
  • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
  • передача заказчику прав на продукт; простота освоения и использования; полная русификация;
  • удобный интерфейс;
  • взаимодействие с существующими офисными приложениями.
  • Документооборот в Казахстане [1].

В Казахстане начиная с 2010 года основная часть документооборота государственных органов переведена на безбумажный вид. В связи с тем, что администрация Президента и канцелярия Премьер – Министра начали принимать заявки в электронном виде, удалось в значительной степени ускорить внедрение системы документооборота в государственных органах. На сегодня к единой системе электронного документооборота (ЕСЭДО) подключено 65 центральных государственных органов и 16 акиматов областей и городов Астана и Алматы. Более 8000 государственных служащих используют в своей работе ЕСЭДО. Существующий в Казахстане межведомственный электронный документооборот кардинально отличается от аналогичных систем, используемых в странах Европы и СНГ. Основное отличие состоит в том, что казахстанская ЕСЭДО позволяет объединить и унифицировать ведомственные системы документооборота всех центральных государственных органов. По мнению председателя АИС РК, проект ЕСЭДО РК уникален по своей масштабности и может послужить положительным примером для ряда других стран. Интернет-портал государственных органов представляет собой внутреннюю корпоративную информационную систему, предназначенную для обеспечения госслужащих средствами коллективной работы, необходимыми информационными ресурсами, а также для решения организационных задач и информационного обмена.

Несмотря на явные плюсы и достоинства электронного документооборота, некоторые руководители госорганов, считают, что электронный документ якобы не обладает той харизмой и достаточной силой безоговорочного внушения, которые присущи привычным бумажным документам, и в особенности, документам вышестоящих органов. На степень внедрения электронного документооборота, по мнению представителя Администрации Президента, также оказывает влияние недостаточная решимость руководителей аппаратов госорганов. Вся работа электронного документооборота ограничивается лишь регистрацией входящих документов и ответов по ним. Такие руководители упускают из вида, что именно развитие системы внутреннего электронного документооборота в значительной степени экономит время и средства, следовательно, является наиболее привлекательным в организации работы госорганов. Информационные технологии особенно эффективны в организации контроля исполнения поручений руководства, что предполагает полную информатизацию этого процесса. "Необходимо обеспечивать ускоренный перевод организации контроля на специальные компьютерные программы, способные автоматически вводить информацию, классифицировать ее, вести оперативный поиск, давать статистику и предоставлять иную необходимую информацию. В целом, анализ динамики документооборота в государственных органах показывает, что за последний год наблюдается постепенное увеличение объема освоения электронного делопроизводства госслужащими. Налаживается система учета входящей и исходящей корреспонденции в электронном виде, а также процедура согласования документов. По информации Администрации Президента РК со ссылкой на Агентство РК по информатизации и связи, в настоящее время доля электронных документов в общем количестве документопотока достигла выше 80%. Среди государственных органов по объему использования электронного документооборота лидируют министерства юстиции, по чрезвычайным ситуациям, сельского хозяйства, транспорта и коммуникаций, а также агентства РК по статистике и защите конкуренции. В рамках внедрения ЕСЭДО были решены ряд проблемных вопросов, обеспечена соответствующая техническая база в государственных органах. Немаловажное значение имело активное участие высшего руководящего состава государственных органов. В период становления, ЕСЭДО интегрирована со следующими компонентами «Электронного правительства» Республики Казахстан:

  • Веб-портал «Электронного правительства»;
  • Интернет-портал государственных органов;
  • Удостоверяющий центр государственных органов;
  • Национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан.

Поскольку приоритетной задачей «Электронного правительства» в мировой практике является эффективное взаимодействие граждан и юридических лиц с органами государственной власти, в 2008 году реализована государственная электронная услуга «Прием и обработка электронных обращений физических и юридических лиц, отправленных из Веб-портала «Электронного правительства» в ЕСЭДО.

Реализация услуги позволила любому гражданину или юридическому лицу направить посредством Центра ЕСЭДО в государственный орган легитимное электронное обращение, удостоверенное электронной цифровой подписью Национального удостоверяющего центра Республики Казахстан, для рассмотрения и исполнения в установленные законодательством Республики Казахстан сроки [2].

Таким образом, ЕСЭДО непрерывно развивалась как в технологическом плане, так и в плане создания единого информационного поля документационного обеспечения центральных государственных и местных исполнительных органов Республики Казахстан. С 2009 года обеспечено взаимодействие систем электронного документооборота местных исполнительных органов с Центром ЕСЭДО, в целях дальнейшего развития межведомственного электронного документооборота с центральными государственными органами и предоставления услуги «Прием и обработка электронных обращений физических и юридических лиц, отправленных из Веб-портала «Электронного правительства» в ЕСЭДО. Широкие возможности в развитии электронного документооборота организационно-распорядительной документации предоставляет интеграция ЕСЭДО с Интернет-порталом государственных органов. С 2010 года масштаб внедрения и использования ЕСЭДО расширился до территориальных подразделений ряда центральных государственных органов. По мере внедрения ЕСЭДО в государственных органах, проводятся мероприятия по сопровождению и администрированию ЕСЭДО в центральных государственных органах и подведомственных комитетах, а также в территориальных подразделениях. После ввода ЕСЭДО в 2007 году в промышленную эксплуатацию, осуществлялось администрирование серверного оборудования ЕСЭДО различной конфигурации, а также сопровождение системного программного обеспечения ЕСЭДО на платформе LotusDomino / LotusNotes. Функционирование ЕСЭДО, Единой транспортной среды государственных органов, Удостоверяющего центра государственных органов, перечень участников ЕСЭДО и их обязанности определяются и осуществляются с выполнением требований Политики информационной безопасности ЕСЭДО. В целях выявления качества внедрения электронного документооборота и уровня эффективности использования ЕСЭДО государственными органами, в рамках сопровождения с 2008 года проводится опрос среди государственных служащих-пользователей ЕСЭДО. Согласно результатам опроса респондентов, наблюдается положительная динамика по полнофункциональному использованию ЕСЭДО государственными служащими в повседневной работе. Если обратиться непосредственно к показателям, то целесообразно отметить следующее. В 2011 году 82% респондентов отметили, что работа в системе не вызывает затруднений, уровеньиспользования ЕСЭДО в повседневной работедостиг 99,75%. 92% опрошенных пользователей ЕСЭДОотметили удовлетворенность качеством сопровождения ЕСЭДО. В базах данных ЕСЭДО накоплены огромные массивы информации, которые возможно структурировать по 25 реквизитам служебного документа и 37 реквизитам обращений граждан. Данное обстоятельство 93% государственным служащим облегчает поиск документов, позволяет автоматически сформировать историю рассмотрения любого вопроса. Доля государственных служащих, выразивших готовность к переходу на безбумажный документооборот, сохраняется в течение 2009-2011 годов на уровне 80%. В направлении нормативного правового обеспечения ЕСЭДО за период 2001-2010 годы наблюдается тенденция непрерывного развития всей нормативной правовой и методической базы, обусловленной растущими требованиями в мировой практике делопроизводства:

  • от «Концепции развития электронного документооборота» до Закона Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»;
  • от «Временных правил электронного документооборота государственных органов» до «Правил электронного документооборота Республики Казахстан», утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан.


Список использованной литературы:

  1. Банковское дело: Учебник для вузов / Под ред.: Лаврушин О.И. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 648 с.
  2. Банковское дело / Под ред. Колесникова В.И. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 842 с.
Год: 2012
Город: Алматы
Категория: Юриспруденция
loading...