Перспективы системы электронного документооборота в Казахстане

В середине 90-х годов прошлого века начался процесс информатизации. Государственные органы пытались автоматизировать и централизовать свою работу наладить связь с другими органами. Каждая система была сделана на своей информационной платформе, поэтому при необходимости взаимодействия двух или более систем возникали проблемы их интеграции. Не было единого защищенного канала для обмена данными между государственными органами. Задачей Казахстана на современном этапе является концентрация усилий для перехода к информационному обществу через Информационные Технологии. Казахстан формирует свою информационную среду, свое информационное общество. Переход от бумажных носителей информации к электронным документам, является одним из важнейших приоритетов, обозначенных в последнем Послании Президента Казахстана о дальнейшем развитии «Электронного правительства». Новый этап в области информатизации страны начался в 2005 году, когда была принята Государственная программа формирования «Электронного правительства» в Республике Казахстан. Первоначальной задачей Программы стало создание нормативно-правовой документации, технической инфраструктуры, а также основных базовых компонентов, таких как: портал, шлюзы, единая транспортная среда, государственные базы данных.

Для решения задач автоматизации технологичных процессов подготовки, регистрации, структурирования, хранения, архивации, поиска, обработки, контроля доступа, выпуска и рассылки документов в рамках государственной программы формирования «электронного правительства» на 2005-2007 годы, утвержденной Указом Президента, была направлена реализация проекта по созданию Единой системы электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО). [1]

Основной целью создания ЕСЭДО является повышение эффективности и прозрачности процессов делопроизводства государственных органов, а также повышение эффективности государственного управления в целом за счет перевода государственных органов на использование безбумажных технологий делопроизводства и механизмов коллективного использования документов.

Электронный документооборот – это первый опыт по внедрению электронного управления. Электронный документооборот позволит открыть оперативный доступ к информации, необходимой для принятия управленческих решений государственными органами, а также сократить почтовые расходы по пересылке и время доставки документов адресату. Основные работы в ходе реализации проекта ЕСЭДО велись по пяти направлениям, направленным на формирование нормативно-правовой базы электронного документооборота, разработку программного обеспечения ЕСЭДО, обеспечение технических условий для внедрения ЕСЭДО в государственных органах, внедрение и администрирование ЕСЭДО в государственных органах и обучение пользователей ЕСЭДО. В ходе создания первой очереди ЕСЭДО РК были разработаны подсистемы ведомственного уровня типа ЕСЭДО-В-1, обеспечивающие автоматизацию бумажного делопроизводства. Основным назначением Ведомственной системы (ЕСЭДО-В) является программно-аппаратное обеспечение процессов обработки документов в министерствах и ведомствах, а также интеграция с ЕСЭДО, для обеспечения обмена документами между системами. Общие функции обработки документов в ЕСЭДО

1. Присвоение реквизитов документов, согласно единой НормативноСправочной Информации (НСИ) принятой в ЕСЭДО;
2. Автоматический учет всех создаваемых документов и их хранение в базе данных организации.
3. Маршрутизация документов на всех уровнях его обработки (начиная с руководства организации и заканчивая конкретными исполнителями).
4. Полнотекстовая индексация документов.
5. Возможность поиска документов как по их содержанию, так и по их реквизитам и атрибутам.
6. Определение связей между документами.

ЕСЭДО-В включает следующие части:

1. Часть системы, обеспечивающая автоматизацию процессов внутреннего документооборота, и включающая подсистемы:

• обработки внутренней и внешней корреспонденции;
• создания и согласования проектов документов;
• подготовки отчетной информации;
• работы с НСИ государственного органа.

1. Часть системы, обеспечивающая работу с документами по их передаче во временное архивное хранилище и взаимодействие с электронным архивом государственного органа, и представленная подсистемой работы с временным архивом документов.
2. Часть системы, обеспечивающая взаимодействие с ЕСЭДО, представленная в виде модулей обеспечивающей взаимодействие с ЕСЭДО, конвертером и адаптером.
3. Часть системы, обеспечивающая управление работой всей системы и пользователями, взаимодействующими с ней, включена в подсистему администрирования.

Внедрение ЕСЭДО-В в пилотной зоне внедрения электронного документооборота позволило автоматизировать деловые процессы органов государственного управления пилотной зоны, действующие на основе нормативно - правовой базы делопроизводства на бумажных носителях информации и, таким образом, цель первой очереди создания ЕСЭДО РК была достигнута.

К концу 2005 года ЕСЭДО была внедрена в 56 государственных органах, вследствие чего в этих ведомствах в первую очередь были автоматизированы процессы регистрации и контроля над исполнением документов.

Следующий этап внедрения безбумажного обмена документами с применением электронной цифровой подписи стартовал в феврале 2006 года.

C принятием Закона об электронном документе и электронно - цифровой подписи, проведением научно - исследовательской работы «Разработка технического задания по созданию второй очереди ЕСЭДО РК и предварительных решений по казахстанскому машинопонимаемому коммуникативному формату» создались предпосылки для проведения работ по созданию второй очереди ЕСЭДО РК, обеспечивающей постепенный переход органов государственного управления РК на электронный документооборот с использованием в качестве основного электронного способа хранения информации.

ЕСЭДО РК является автоматизированной информационносправочной системой, предназначенной для автоматизации следующих технологических процессов, как на внутриведомственном, так и на межведомственном уровне:

• обработка электронных документов (ЭД);
• обеспечение механизмов контроля исполнения ЭД;
• авторизация доступа к ЭД;
• предоставление доступа к опубликованным документам.

В системе производится обработка документов, создаваемых и используемых в делопроизводстве государственных органов Республики Казахстан.

Для обеспечения данных целей в ЕСЭДО выполняются следующие функции:

• подготовка, регистрация, хранение, архивация и поиск ЭД на ведомственном уровне, и маршрутизация на межведомственном уровне;
• ведение в ЦМД централизованной НСИ, используемой при межведомственном обмене;
• предоставление транспортной среды для межведомственного обмена документами.

Архитектурная модель ЕСЭДО состоит из следующего набора основных подсистем:

• – ЦМД – Центр Межведомственного Документооборота. Предоставляет сервисные функции ведомственным СЭД и одновременно является централизованным сервером хранения общедоступных данных (НСИ).
• – СЭД – Система Электронного Документооборота. Является основным участником межведомственного документооборота и потребителем функционала ЕСЭДО.
• – СПД – Система Передачи Данных. Является основной виртуальной системой передачи данных, с собственной адресной системой, процедурами и правилами передачи данных посредством обмена асинхронными сообщениями. В качестве СПД используется сервер приложения Lotus Domino.
• – СГДС – Система Гарантированной Доставки Сообщений. Является основной транспортной системой гарантированной доставки данных. [8]

Для оформления электронных документов в ЕСЭДО используются ключи электронной цифровой подписи (ЭЦП), имеющие действующие регистрационные свидетельства, выданные удостоверяющим центром.Электронная цифровая подпись ЭД формируется на основе криптографических преобразований с использованием уникальной хэш- последовательности СЛЭД данного ЭД и секретного ключа пользователя. Согласно техническому решению утвержденным криптографическим алгоритмом для вычисления ЭЦП является алгоритм RSA с длиной ключа 1024 бита и осуществляется криптомодулем Microsoft Enhanced Cryptographic Provider версии 1.0.

Все сформированные ЭЦП сохраняются в исходном документе, как дополнительные атрибуты, которые обязательно пересылаются вместе с остальными атрибутами документа при межведомственном обмене.

В Казахстане юридически значимый сертификат электронной подписи выдаёт Национальный удостоверяющий центр. Правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронныхдокументах Закон РК от 7 января 2003 года N 370 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».[3]

5 апреля 2007 года проект ЕСЭДО был сдан в промышленную эксплуатацию.

Результатами реализации данного проекта явились:

• построение единой системы оперативного электронного документооборота государственного масштаба с применением электронной цифровой подписи;
• четкая структуризация процессов делопроизводства в государственных органах, приведение их к единому порядку;
• оптимизация работы государственных служащих путем организации бесперебойного и эффективного доступа к документам, автоматизация рутинных операций по отслеживанию и поиску необходимой информации, формированию отчетов документооборота;
• создание механизма диалога гражданина и органов государственной власти посредством веб-портала «электронного правительства», ЕСЭДО и Национального удостоверяющего центра Республики Казахстан.

Преимущества межведомственного электронного документооборота:

• сокращение времени доставки документов (электронных);
• сокращение времени на регистрацию документов (реквизиты документа, сформированные на стороне отправителя автоматически доставляются адресату и размещаются в базе данных получателя);
• гарантированность доставки (отправка электронного уведомления о доставке отправителю письма);
• отслеживание государственным органом-отправителем письма хода исполнения документа получателем (получение автором письма отметок о доставке, регистрации, резолюции, исполнителе и результатов исполнения документа);
• создание цепочки взаимосвязанных документов на межведомственном уровне.

Внедрение ЕСЭДО происходило постепенно, итог можно увидеть в динамике роста объема электронного документооборота за время использования системы:

• в 2007 г. – 64,38%;
• в 2008 г. – 84,99%;
• в 2009 г. – 95,89%;
• в 2010 г. – 99,48%. [8]

Внедрение ЕСЭДО, как любой другой системы государственного масштаба не обходилось без решения проблемных вопросов, на начальном этапе потребовалось наличие соответствующей технической базы в государственных органах.

С технической стороны ЕСЭДО основано на платформе Lotus Domino, которая позволяет создать общую информационную среду большой организации, имеющей представительства в разных городах. Lotus Notes – функционально замкнутая система, предоставляющая пользователю все необходимые ему средства работы – текстовый редактор, почтовую программу, электронную таблицу, систему календарного планирования и др. Почти 10 лет эта платформа не имела конкурентов.

Опыт эксплуатации ЕСЭДО показывает, что в настоящее время у данной системы есть ряд недостатков. В частности, у пользователей часто возникают затруднения в использовании почтовой программы Lotus Notes. [10] Есть риск, что одиночные сервера в данной системе однажды могут не справиться с нагрузкой. При больших объемах базы система хранения данных Lotus Notes не поддерживает ряд вещей, являющихся стандартом для современных СУБД, и совершенно необходимых для функционирования реальных систем автоматизации. Еще одним недостатком эксплуатации является «толстый» клиент с большим клиент серверным трафиком и средой разработки приложений. Первоначальная установка и настройка Lotus Notes представляет собой трудоемкий процесс. Но, не смотря на все это, данная платформа является наиболее часто используемой, за счет своего наработанного имиджа.

Если случится сбой информационной системы электронного документооборота (ЕСЭДО), то это приведет к дезорганизации всей работы государственных органов. На разработку и реализацию ЕСЭДО было потрачено достаточно много средств, так внедрение данной системы требует соответствующего программного обеспечения, закупа программных средств, смены оборудования, обучения пользователей и т.д.

Возможности, предоставляемые ЕСЭДО – соответствие требованиям поддержки:

• полного жизненного цикла жизненного цикла документа;
• методов одновременного управления бумажными и электронными документами;
• работы со структурированными и неструктурированными данными;
• формализованных процессов работы с документами;
• электронной цифровой подписи;
• обеспечения информационной безопасности;
• разграничения прав доступов к документам в соответствии с должностными обязанностями государственных служащих;
• поддержка современных методов классификации и идентификации документов;
• возможности совместной работы над документами;
• различных форматов данных, развитые средства поиска и анализа информации.

Система ЕСЭДО – это одна из востребованных и используемых в работе государственных служащих составных компонентов «электронного правительства». [9]

Анализ показывает, что постоянно появляются все новые возможности информационных технологий, и в связи с этим программное обеспечение ЕСЭДО должно развиваться в сторону повышения эргономичных качеств и производительности.

Литература

1. «Государственная программа формирования «электронного правительства» в Республике Казахстан на 2005–2007 годы». Указ Президента Республики Казахстан от 10 ноября 2004 г. № 1471.
2. План мероприятий по реализации «Государственной программы формирования «электронного правительства» в Республике Казахстан на 2005–2007 годы». Постановления Правительства Республики Казахстан от 8 декабря 2004 г. № 1286.
3. Закон Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (от 7 января 2003 года № 370-2).
4. Закон Республики Казахстан «Об информатизации» от 11 января 2007 года.
5. Закон Республики Казахстан от 15.07.2010 N 337-lV по вопросам развития «электронного правительства».
6. Постановление Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года N 430 «Об утверждении Правил электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан».
7. Постановлением Правительства от 30 ноября 2006 года № 1153 «Об утверждении Программы развития архивного дела и систем документации Республики Казахстан на 2007-2009 годы».
8. Интернет портал электронного правительства Республики Казахстан – www.e.gov.kz.
9. www.nitec.kz.
10. www.lotus.com.