Процесс движения и обработки как внешних, так и внутренних документов в пределах структурных подразделении организации принято называть документооборотом. В том случае, когда речь идет об электронной форме представления, отображения и хранения документов, а также их передаче, приеме и обмене с применением коммуникационных средств, следует говорить об электронном документообороте. Мы будем исходить из предположения, что документы в пределах предметной деятельности хозяйствующего субъекта циркулируют между подразделения- ми, то есть о внутреннем перемещении.
Очевидно, что сам документооборот (в том числе и электронный) соотносится с некоторой предметной деятельностью, отражая ее информационно. В общем случае документооборот следует рассматривать как обмен необходимой информацией и/или документами между специалистами, осуществляющими разнообразную деятельность с использованием необходимых документов, в том числе и электронных, в рамках конкретного хозяйствующего субъекта.
Актуализация документооборота обусловливается либо необходимостью выдачи сведений (сводки, отчетность, аналитический материал и т. п.) внешним организациям (вышестоящие инстанции органы налоговой инспекции, статистические органы и другие), либо собственными потребностями с целью обеспечения функции управления либо сопряжена с обработкой документов, с которыми клиент обращается в конкретную организацию. Для работы с реальными электронными документами, размещаемыми, как правило, в базе данных, необходимо иметь соответствующие экранные формы, а также интеллектуальный интерфейс, поддерживающий дружественный диалог системы с пользователем в терминах той или иной предметной де- ятельности [1-3].
Рассмотрим более подробно понятие «интеллектуальный интерфейс». Оно возникло из предпосылки, что общение пользователя с системой электронной обработки данных осуще- ствляется в терминах предметной деятельности и с использованием функций как самой системой электронной обработки данных, так и операционной системы. Для этих целей применяются либо экранная форма, либо экранное окно, либо и то и другое. Экранная форма содержит термины предметной деятельности; поясняющие поля, применяемые для ввода данных; раскрывающиеся списки, используемые для выбора необходимых позиций; поля, в которых размещена полезная ин- формация (поясняющая, констатирующая, регламентная и другие). При этом экранная форма, как правило, связана со «своим» электронным документом [5].
К объектам электронного документооборота, как правило, принято относить: электронные документы; экранные формы; различного рода электронные справочники; результаты электронной обработки данных (выходные документы, таблицы, отчеты, сводки, графики, диаграммы и т.п.); организационную, распорядительную и методическую документацию. Необходимо также учитывать метаинформацию, применяемый формальный аппарат, инструментальные средства, интеллектуальный интерфейс и базы данных - все эти компоненты обеспечивают и поддерживают продуктивное функционирование системы с необходимой степенью эффективности.
Успешное функционирование электронного документооборота предполагает наличие унифицированного интерфейса, обеспечивающего взаимодействие с ним исполнителей. Это достигается благодаря применению единых принципов описания объектов, будь то документ или разновидность справочников, а также операций над ними [6,10].
Информация, как правило, вводится с входного документа в компьютер, используя экранную форму, компоненты которой соответствуют электронному отображению в зависимости от метаинформации самого документа и метаинформации о пользователе.
Метаинформация
Входной документ
Экранная форма документа
Электронный документ
Контент-запись
Рис.1. Преобразование входного документа в электронные аналоги
В общем случае экранная форма — некоторая маска, накладываемая на электронный документ в соответствии с метаинформацией о субъекте и объекте. Применительно к электрон- ному документообороту компоненты экранной формы учитывают идентификатор, пароль и права доступа конкретного пользователя. Учитывая эти факторы, актуализируются соответствующие поля электронного документа, с которыми работает конкретный пользователь; остальные поля являются для него недоступными.
Продуктивное функционирование электронного документооборота предполагает введение для каждого пользователя идентификатора, пароля и прав доступа. При этом документ рассматри- вается как основной носитель информации в автоматизированной системе обработки данных [4,7].
Автоматизиро- ванная электронная обработка данных
Виртуальное автоматизир- ованное рабочее место
Пароль-иденти фикатор, права доступа
Интеллектуальный интерфейс
Единое информационное пространство
Результат автоматизированной электронной обработки данных
Выдача результатов обработки данных
Структурные подразделения
Внешние организации
Рис.2. Принципиальная схема электронной обработки данных хозяйствующего субъекта
Поясним некоторые блоки приведенной схемы. Виртуальное автоматизированное рабочее место (ВАРМ) рассматривается как наиболее перспективный (мобильный) вариант электронной обработки данных. Функционирование таких рабочих мест опирается на единое информационное пространство, хранилище данных, внедренный механизм электронного документооборота, подключение к сетевой информационной системе (в общем случае — к Internet), эффективные средства защиты информации, а также телекоммуникационные каналы.
Сама настройка механизма электронного документооборота осуществляется в автоматизированном режиме и предполагает априорное определение и задание метаинформации в виде атрибутов (скаляры, множества, отсылки), модели состояний документа (исходный, созданный, исполненный, удаленный), перечня операций, выполняемых над ними [8].
Рассматривая вопросы электронного документооборота, необходимо остановиться на характерных для него потоках — информационных, процессных и потоках, порождающих метаинформацию.
Интеллектуальный интерфейс
Справочники
|
Электронный документ и его автоматизирован ная обработка |
Пароль- идентифи- катор, права доступа
ВАРМ
Экранная форма документа
Метаинформация о документе
Единое информационное пространство
Предметные сущности абстрактного класса
Функцио- нальные
роли
Набор атрии бутов
Допустимые операции
Жизненный цикл
Состояние документа
Рис.3. Принц ипиальная схема функционирования электронного документооборота
Взаимодействие экранной формы документа с метаинформацией осуществляется исходя из того, какие позиции этой формы доступны для конкретного пользователя (с определенным идентификатором, паролем и правами доступа).
Изложенные варианты представления предметной деятельности и разнообразные средства реализации являются базой, на основе которой можно продуктивно автоматизировать операционные задачи, задачи планирования и стратегического управления. Для этой цели необходимо выбрать соответствующее представление предметной деятельности и адекватные ему средства реализации. Что касается вопросов проектирования и разработки инструментальных средств для этих задач, можно воспользоваться подходами, рассмотренными выше.
|
Электронный документ и его автоматизиро- ванная обработка |
Пароль- идентификатор, права доступа
ВАРМ
Интеллектуальный интерфейс
Экранная форма документа
Метаинформация о документе
Единое информационное пространство
Предметные сущности абстрактного класса
Справочники
Жизненный цикл
Состояние документа
Рис.4. Функционирование электронного документооборота с позиций разработчика
Функцио- нальные роли
Набор атрибутов
Допустимые операции
В целом эффективность внедрения систем электронного документооборота выглядит следующим образом.
Таблица 1. Эффективность внедрения систем электронного документооборота в государственных структурах и коммерческих организациях
|
Показатели |
Государственные структуры |
Коммерческие организации |
|
Сокращение расходов на общее управление |
15-20% |
30-35% |
|
Сокращение расходов на кадровое управление |
25-30% |
40-45% |
|
Увеличение эффективности |
30% |
90% |
|
Увеличение прибыльности |
- |
50% |
ЛИТЕРАТУРЫ
- Арлазарова В.Л., Емельянов Н.Е. Прикладные аспекты построения систем на основе документооборота//Документооборот.Прикладные аспекты. Москва: Институт системного анализа РАН, 2004. С.102-107.
- Афанасьев К.Е. Система электронного документооборот//Сборник трудов молодых ученых КемГУ, посвященный 30-летию КемГУ. Кемерово: «Полиграф», 2004. С. 169-171.
- Гудов А. М. Об одной модели оптимизации документопотоков, реализуемой при создании системы электронного документооборота// Вычислительные технологии. 2006. Том 11, специальный выпуск. С.53-65.
- Даниленко А.Ю., Минкин А.И. Анализ основных принципов построения и особенностей защиты информации в системах электронного документооборота//Документооборот. Концепции и инструментарий. Москва: Институт системного анализа РАН, 2004. C. 119-124.
- Землянский А. А. Информационные технологии в экономике:Учебное пособие.1-е изд. Москва: КолоС, 2005. С.175-181.
- Юмин И.Ф. Электронные документы и архивы: теория и практика// Москва, 1999. № 3. С.109-112.