Информационное обеспечение бизнес- анализа в организациях

Отмечается, что для совершенствования управления деятельностью организации и поддержки принятия решений необходимы программные комплексы, предоставляющие широчайшие возможности для формирования аналитической информации, осуществляющие составление и контроль исполнения финансовых планов, а также решение задач анализа финансово-хозяйственной деятельности организации.

В современных условиях, качество и обоснованность принимаемых управленческих решений в значительной степени определяются не только достоверностью, полнотой, доступностью, оперативностью получения информации, но также и эффективностью использ уемых при обработке этой информации методов экономического анализа. В этой связи совершенствование технологии аналитической обработки экономической информации является одним из ключевых элементов повышения всей технологии управления. Основное внимание в системе программного обеспечения автоматизированных систем уделяется разработке теоретических основ построения. Указанная особенность характерна как для зарубежных, так и для российских систем автоматизации деятельности предприятия.

Практика работы зарубежных компаний и отдельных преуспевающих отечественных организаций свидетельствует о непосредственной зависимости процветания субъектов хозяйствования и успешности реализации анализа системы управления.

Для осуществления действенного анализа на предприятиях, предстоит внести глубокие изменения в его содержание, методы, методологию, информационную базу, организационную аналитической деятельности. Такой инструмент управления, предназначенный для удовлетворения потребностей самостоятельного субъекта, занимающегося предпринимательской деятельностью независимо от того, в какой сфере осуществляется бизнес (производство , торговля, сервис) должен осуществляться посредством бизнес – анализа, который является необходимым компонентом реализации основных функций управления (планирования, контроля и т. д. ), процессом и инструментарием оценки в прошлом, настоящем и будущем бизнес -отношений организации: операци онных, финансовых, маркетинговых, организационных, инвестиционных.

Основная цель бизнес-анализа - ориентация управленческого процесса на достижение целей, стоящих перед субъектом хозяйствования, за счет смещения акцента с диагностики прошлого на прогноз будущего, отслеживания действия внутренних и внешних факторов, информационной и консультативной поддержки принятия управленческих решений.

Основные отличительные особенности бизнес-анализа связаны с уровнем обобщения результатов, условиями, субъектами назначением исследования.

Наиболее значимым становится прогнозный анализ, способствующий мобильной адаптации к изменяющему окружению. Он имеет целью нахождение в каждом процессе или явлении хозяйственной деятельности наиболее устойчивых прогнозных элементов, способных играть решающую роль в будущем. Этот вид анализа направлен на определение факторов и степени их влияния на тенденции изменения значения показателей в перспективе, дает возможность осуществлять предвидение, является естественной предпосылкой прогнозирования и последующей разработки на базе прогнозов бизнес-плана или проекта.

Особо значимым становится стратегический анализ, назначение которого – подготовка основы для принятия решений по выработке миссии, системы целей, стратегии развития организации. В процессе стратегического анализа необходимо выявить конкурентные преимущества объекта исследования, обеспечивающие его конечный успех. Здесьвозможны два подхода, один из которых связан с рыночной, а второй - с ресурсной ориентацией. В зарубежной практике имеется некоторый арсенал методов рыночного анализа, который можно позаимствовать и ввести в практику отечественного анализа.

Если предприятие осуществляет выбор и комбинацию ресурсов лучше, оригинальнее, быстрее конкурентов, то ему гарантирован конечный рыночный успех. Когда руководству удается это, то ресурсы обретают форму так называемых ключевых компетенций, которыми не располагают. Сюда относятся базисные технологии, высокоспециализированные машины и оборудование, организационные процессы, патенты, лицензии, специфические знания персонала, особые связи с клиентурой, поставщиками и властями, имидж предприятия, репутация его продукции на рынке и в обществе.

Спектр выбора определяющих компетенций практически не ограничен. Особенно важны и еще не до конца оценены по достоинству «неосязаемые» компетенции, такие как особо лояльные рыночные отношения, своеобразная организационная культура, хорошая репутация предприятия, его продукции и персонала. Эти компетенции сложны, трудно воспринимаемы и не имеют рыночной формы в обычном представлении. Поэтому они не столь быстро обесцениваются.

В рамках стратегического управления весьма важен многоаспектный подход к формированию, развитию и применению ключевых компетенций. Однако следует отметить, что если на уровне тактическом имеется определенный арсенал привычных способов анализа, то в части стратегического аспекта даже зарубежный опыт еще весьма скуден и неоднозначен. Основными задачами любого анализа является:

  • -определение того, что и по каким показателям и параметрам оценивать;
  • -осуществление оценки состояния контролируемого объекта в соответствии с принятыми стандартами, нормативам или другими эталонными показателями;
  • -выяснение причин отклонений, если таковые вскрываются;
  • -осуществление корректировки, если она необходима и возможна.

При анализе выполнения стратегии эти задачи приобретают вполне определенную специфику, обусловленную тем, что стратегический анализ направлен на выяснение того, в какой мере реализации приводит к достижению целей организации. Стратегический ретроанализ принципиально отличается от текущего анализа, так как его не интересует правильность выполнения стратегического плана, выполнения отдельных работ, функций и операций, он сфокусирован на том, возможно ли в дальнейшем реализовывать принятые стратегии, и их реализация к достижению поставленных как стратегии, так и целей организации.

Недостаточная инновационная активность часто приводит к кризису как крупные организации в отраслях с высокими технологиями, так и средние и малые предприятия, выступающие на динамичных рынках.

Поэтому появляется необходимость в специальном анализе мероприятий повышенного риска: изменение стратегии организации, выход на новые рынки сбыта, смена продукции или технологии, организационная перестройка и т. д. Кризисные тенденции болезненно проявляются в жизнеспособности субъектов хозяйствования. В настоящее время более 80 % предприятий являются потенциальными банкротами (по формальным и неформальным критериям), хотя из них только 10 % не имеют потенциала для выхода из зоны близкого банкротства.

Анализ в чрезвычайных условиях осуществляется с акцентом на неблагоприятные сценарии развития предприятия, его результатом является антикризисные мероприятия, характеризующиеся высокой оперативностью и реализуемостью.

Практика работы зарубежных компаний и отдельных преуспевающих отечественных предприятий свидетельствует о непосредственной зависимости процветания субъектов хозяйствования и успешности реализации анализа системы управления. Изучение зарубежного опыта показывает, что крупные предприятия отдают предпочтение финансовому и производственному анализу и гораздо реже занимаются регулярной оценкой субъекта управления.

На отечественных предприятиях регулярно осуществляется только анализ хозяйственной деятельности объекта управления. Ответственность за результат анализа в рамках производственных единиц ложится на руководителей: мастеров, начальников цехов, производств, бизнес-единиц. В их обязанности входит изучение результатов деятельности возглавляемого ими производственного звена, оценка эффективности использования ресурсов.

Современный финансовый анализ имеет определенные отличия от традиционного анализа финансово-хозяйственной деятельности. Прежде всего, это связано с растущим влиянием внешней среды на работу предприятий. В частности, усилилась зависимость финансового состояния хозяйствующих субъектов от инфляционных процессов, надежности контрагентов (поставщиков и покупателей), усложняющихся организационно-правовых форм функционирования.

Оперативный и качественный анализ состояния бизнеса подразумевает использование специальных программных продуктов, автоматизирующих процессы учета хозяйственной деятельности и располагающих средствами изучения накопленных данных в ракурсах, наиболее актуальных для предприятия. Не менее важное значение в настоящее время приобретают вопросы составления и контроля исполнения финансовых планов. Планирование финансового результата должно подкрепляться анализом его ресурсоемкости не только по отношению текущему, но и к последующим периодам. С другой стороны, строить план, исходя только из максимизации разницы между входящими и исходящими денежными потоками тоже нельзя — можно упустить последующие выгоды, которые могли бы быть достигнуты при большихтекущих затратах. Все это требует анализа значений и тенденций изменения значений показателей, а также оборотов статей во всей их совокупности.

В настоящее время существует множество программных комплексов, осуществляющих составление и контроль исполнения финансовых планов, а также решения задач анализа финансово-хозяйственной деятельности организации, в частности к ним относятся: «1С: Финансовое планирование», «1С-РАРУС», "Центр управления предприятием", созданный компанией "Интеллект-Серви с", комплекс “Аналитик” фирмы “ИНЭК”, комплекс ФЛАГМАН – Финансовый анализ, программа ИНФО- БУХГАЛТЕР со встроенным блоком финансового анализа, программный продукт «ПАРУС» , в состав которого включен аналитический программный комплекс (АПК) "Портфель управляющего" и другие.

В указанных программных продуктах есть средства для составления и контроля исполнения финансовых планов, которые должны составляться осмысленно, в них должны закладываться определенные цели и задачи. А для того, чтобы их правильно сформулировать, надо понять текущее состояние дел определить проблемы, которые необходимо решить в данном цикле планирования. Для этого нужно исследовать текущие показатели и определить желательные тенденции их изменения.

Контроль исполнения плана не может сводиться только к исследованию степени отклонений фактических результатов от плановых. Нужно понять: каково направление этих отклонений — негативное или позитивное. Для этой цели необходимо провести анализ финансово -хозяйственной деятельности организации.

Программные продукты позволяют проводить все основные виды финансового анализа:

  1. Горизонтальный (временной) анализ - сравнение каждой позиции учетных данных с предыдущим периодом или рядом предшествующих периодов и определение основной тенденции в динамике показателя.
  2. Вертикальный (структурный) анализ - определение структуры учетных данных с выявлением влияния каждой позиции отчетности на результат в целом.
  3. Анализ относительных показателей (коэффициентов) - расчет отношений между отдельными позициями отчета, определение взаимосвязей показателей.
  4. Сравнительный (пространственный) анализ - сравнительный анализ показателей данной фирмы с показателями конкурентов, со среднеотраслевыми и средними хозяйственными данными.
  5. Факторный анализ - анализ влияния отдельных факторов на результативный показатель с помощью различных методов исследования.

Существует динамическое взаимодействие между стратегией, структурой и средой, в которой функционирует организация. Одна из основных ошибок, совершенных многими руководителями , состоит в том, что новую стратегию налагают на существующую структуру. Стратегия определяет структуру, которая должна быть такой, чтобы обеспечитьреализацию стратегии. Поскольку в течение времени стратегия меняется, могут понадобиться со ответствующие изменения и в организационной структуре.

Успешный опыт свидетельствует, что организационные структуры должны постоянно развиваться и изменяться под воздействием особенностей принимаемой организации стратегии, ее внутренней сложности и мобильности внешней среды.

Изменение требований к информационной технологии обусловлено динамикой развития хозяйствующего субъекта и внешней среды. Основные направления этого развития и их влияния на роль информационных технологий в управлении организацией состоят в децентрализации и росте информационных потребностей, переходе от обработки данных через информационные системы к управлению знаниями.

Использование информационных технологий признано «нивелировать» организационную сложность субъекта хозяйствования. Ранее это достигалось благодаря возложению на компьютеры трудоемких вычислений и обработки документации в очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей в организации (структуры которых, в свою очередь, постепенно меняются) с овершенствовалис ь с помощью новых коммуникаций. Вопрос заключается в том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий управленческий персонал, принимающий решения в условиях децентрализации.

Роль информационных технологий изменяется: от поддержки уже существующих бизнес-процессов они переходят к созданию новых моделей ведения бизнеса, увеличению его стоимости, стратегическому развитию. Результаты исследования показывают, что две трети руководителей видят в информационных технологиях способ повысить результативность работы.

Как инструмент управления анализ предъявляет определенные требования к качеству аналитической информации. Важнейшими свойствами данных являются: полнота, доступность, наглядность, своевременность, сопоставимость, достоверность, аддитивность, непрерывность, перспективность, документательность и уместность.

Для большинства показателей приводятся экспертные оценки, характеризующие их оптимальное значение. Некоторые методики предлагают пользователю конкретные рекомендации по совершенствованию финансово-хозяйственной деятельности.

При помощи программ можно провести специальный анализ и аудит-анализ. В блоке специального анализ а предлагается ряд методик, позволяющих проанализировать финансовое состояние потенциальных партнеров, банков, инвестиционных проектов и оценить вероятность банкротства предприятий на основе данных публичной отчетности. Вблоке аудит-анализа пользователю предлагаются методика аудита стратегии заемных средств и методика аудита гибкости стратегии развития производства и дивидендной политики. Результатом анализа является протокол оценки, который заканчивается конкретными рекомендациями для руководящего персонала предприятия.

Большой интерес у пользователей вызывает система внутреннего анализа, так как позволяет сво евременно обнаружить ошибки в стратегии и тактике управления предприятием. С помощью системы внутреннего анализа можно вести многоуровневый аналитический учет и получать развернутые аналитические отчеты, причем для нескольких предприятий одновременно, проследить динамику показателей или сравнить однородные показатели разных предприятий.

Оперативный анализ проводится с целью получения оперативного баланса на определенную дату. В нем выдается информация по дебиторской и кредиторской задолженности предприятия. Информация может касаться всех дебиторов и кредиторов или отдельных предприятий (например, партнеров с максимальными суммами долга). Возможно получение общего сальдо, характеризующего деятельность предприятия. Формируя этот баланс ежедневно, пользователь будет иметь полную картину взаимоотношений с партнерами.

В программных продуктах по автоматизации анализа рассчитываются показатели, характеризующие финансовую устойчивость предприятия. Прежде всего — это соотношение заемных и собственных средств, коэффициент финансовой устойчивости, характеризующий удельный вес долгосрочных источников финансирования (долгосрочных кредитов и собственных средств).

В указанных программных продуктах возможно проведение анализа доходности и рентабельности финансово -хозяйственной деятельности предприятия.

Для анализа доходности и рентабельности финансово-хозяйственной деятельности предприятия в программах реализованы подходы, основанные на классическом операционном анализе, который также часто называют анализом «Издержки—Объем — Прибыль».

В данных программных продуктах есть аналитические инструменты, позволяющие исследовать взаимосвязи финансовых показателей. Коэффициент оборачиваемости активов характеризует эффективность использования фирмой всех имеющихся ресурсов, независимо от источников их привлечения.

Также в программах рассчитывается еще один очень важный показатель деловой активности - длительность операционного цикла Он равен сумме продолжительности оборотов производственных запасов, товаров и готовой продукции, а также дебиторской задолженности, и характеризует время, необходимое для производства, продажи и оплаты продукции.

Завершающей стадией анализа является анализ эффективности использования капитала. Данные рассчитываются на основе агрегированного аналитического баланса и отчета о прибылях и убытках.

Также на основе данных, заложенных в программу можно составить «Статистический анализ». Помимо вычисления различных статистических показателей по данным бюджетов, он, с помощью реализованных в программах математических моделей и отталкиваясь от имеющихся ис - торических данных, позволяет делать прогнозы изменения показателей и статей оборотов на будущее. Такие прогнозы могут быть основой для составления планов и перспективного анализа тенденций развития предприятия. Это могут быть, например, прогнозы спроса, прогнозы цен поставщиков и т.д.

Данные программные продукты можно применять и как начального уровня инструмент инвестиционного анализа для оценки эффективности воз - можных альтернатив расширения бизнеса. Для оценки долгосрочных проектов здесь в полной мере может потребоваться анализ денежных потоков с учетом их дисконтирования.

Таким образом, программные комплексы, осуществляющие составление и контроль исполнения финансовых планов, а также решение задач анализа финансово -хозяйственной деятельности организации предоставляют широчайшие возможности для формирования аналитической информации, необходимой для совершенствования управления и поддержки принятия решений.

 

ЛИТЕРАТУРА

  1. Association for Computing Machinery ACM TechNews ∕∕ http ://www.technews. acm. org.
  2. Вахрушина М.А. Управленческий анализ. Выбор оптимального решения - М.:Омега-Л, 2004. – 590 с.
  3. Мишин Ю.А. Управленческий учет: управление затратами и результатами производственной деятельности. – М.: Дело и Сервис, 2008. – С.378.
  4. Слуцкин М.Л. Управленческий анализ.- СПб.: Питер, 2009. – 670 с.
  5. Яругова А. Управленческий учет: опыт экономики развитых стран. – М.: Финансы и статистика, 1991. – 492 с.
  6. Мазур Л.Е. Как выбрать систему управления для промышленного предприятия // http ://www. icl. kazan. ru.
Год: 2013
Город: Костанай