Современные мировые тенденции в развитии информационных технологий (ИТ) кардинально изменяют их роль в развитии бизнеса компаний. Департаменты информационных технологий переходят из роли глубокого сопровождения в статус партнеров, способных предоставить качественно новые возможности для ведения бизнеса и реализации конкурентных преимуществ на рынке. А это означает, что, во-первых, планирование развития ИТ в компании должно быть тесно связано с планами развития компании; во-вторых, кардинально изменяются подходы к оценке эффективности функционирования IТдепартаментов.
Существующие подходы к оценке эффективности и значимости информационных технологий связаны, в первую очередь, с характеристиками отдельных функциональных компонент (производительность сетевого оборудования, эффективность использования компьютерного парка и т.п.). Единственный выход наличие подходов, позволяющих обеспечить единое понимание роли IТ в развитии бизнеса, спланировать его развитие и обеспечить контроль за достижением поставленных целей. Решение этих задач возможно только на основе автоматизации учета использования IТ-ресурсов компании, как основе для всестороннего анализа и оперативного управления этими ресурсами.
Широкое внедрение информационных технологий для управленческого учета ставит перед службами отдела технической поддержки (ОТП) предприятий требования быстрого и четкого реагирования на изменения в потребностях в оргтехники на предприятии, на обеспечении ее бесперебойного функционирования и эффективного использования. Выполнение этих функций связано с необходимостью полной и оперативной информации о состоянии компьютерного парка предприятия. Такая информация может быть получена при автоматизированном ведении учета поступления, размещения, ремонтов оргтехники, т.е. при инвентаризации. Такая информация нужна не только начальнику отдела технической поддержки предприятия, но и руководству, работникам бухгалтерии, плановому отделу для быстрого и четкого реагирования на изменения. Это указывает на актуальность темы данного исследования.
Целью данной статьи является анализ программного обеспечения для разработки информационной системы (ИС), которая позволит провести инвентаризацию, и оценка эффекта от внедрения информационной системы в работу организации.
Инвентаризация это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля над сохранностью имущественных ценностей и средств.
Инвентаризация может являться объектом аутсорсинга. Сторонние специализированные компании имеют свою технологию и методологию проведения инвентаризации, специализированное дорогостоящее программное обеспечение и оборудование, а также профессионально обученный штат специалистов, оплата труда которых бывает ниже, чем оплата складских и офисных сотрудников, которые часто привлекаются на инвентаризации.
Рассмотрим ряд программ, которые чаще всего используются для проведения инвентаризации, в нашем случае, проведения инвентаризации оргтехники имеющегося на предприятии.
В настоящее время на рынке имеются как зарубежные, так и отечественные программные продукты.
Среди зарубежных программных продуктов наиболее привлекательна программа Hardware Inspector. Программа Hardware Inspector учет компьютеров предназначена для автоматизированного учета и инвентаризации компьютерной техники и иного оборудования в организациях. Уникальность этой программы заключается в возможности вести учет не просто текущего состояния параметров компьютера, а всей истории жизни отдельных его комплектующих, позволяет всегда быть в курсе всей информации о вашем компьютерном парке, получать разнообразные отчеты, планировать его обслуживание, ремонт и обновление.
Hardware Inspector решает задачи автоматизации инвентарного учета компьютерной техники и комплектующих, с возможностью хранения всей истории перемещений и обслуживания. Механизм ревизий рабочих мест предохраняет компьютеры и комплектующие от хищения и подмены. Детальный контроль над параметрами конфигурации компьютера обеспечивает свободу и оперативность действий по планированию модернизации и перераспределения устройств. Отчетность перед материальной бухгалтерией перестает быть проблемой.
Основные возможности программы:
- Учет рабочих мест с детализацией до отдельных устройств. На каждое устройство заводится паспорт, в котором отражается информация о его покупке, технических параметрах, истории его перемещений по рабочим местам и ремонта;
- Древовидная организация подразделений и рабочих мест. Устройства располагаются на рабочем месте, также имея иерархическую структуру. Например, материнская плата находится внутри корпуса, CPU внутри материнской платы, а кулер внутри процессора;
- Устройства (группы устройств) легко перемещать по рабочим местам. При этом факт перемещения автоматически заносится в историю каждого устройства;
- По каждому устройству ведется история ремонта и других работ по его обслуживанию;
- Возможность как ручного, так и автоматизированного заполнения базы данных. Автоматизированное добавление устройств осуществляется посредством импорта их описаний из отчетов программ ASTRA, ASTRA 32, EVEREST, AIDA32 и др. Это избавляет пользователя от рутинной работы по первичному вводу информации. Программа анализа конфигурации читает данные об устройствах, "зашитых" на аппаратном уровне. Определяются модель устройства, производитель и его www-адрес, дата производства, серийный номер (у HDD, CPU, мониторов, модулей памяти и материнских плат), а также многие другие технические параметры. В зависимости от конкретного экземпляра устройства, какие-то из перечисленных параметров могут быть в нем не прописаны производителем;
- Большой набор отчетов: "Паспорт на устройство", "Паспорт на рабочее место", "Список инвентарных номеров", "Список IP-адресов", "Полный перечень оборудования", "Выполненные работы за период времени" и пр. С помощью этого набора отчетов легко можно отчитаться перед бухгалтерией и начальством;
- Отчеты могут экспортироваться в MS Excel. При этом пользователь сам может настраивать шаблоны, которые представляют собой файлы Excel с описанием структуры отчета;
- Механизм поиска поможет найти интересующее устройство (группу устройств) по заданному критерию. В фильтре поиска могут участвовать такие параметры устройств, как тип, модель, производитель, продавец, инвентарный номер, серийный номер, произвольная строка поиска и так далее;
- Возможен экспорт перечня устройств, отобранных по фильтру, в MS Excel;
- Поддерживается неограниченное число баз данных;
- Обеспечивается гибкое разграничение доступа. Обширный перечень прав доступа к функциям и данным позволяет очень гибко настроить возможности каждого оператора базы данных;
- Поддерживается работа в сети, т.е. с одними данными одновременно может работать сразу несколько пользователей;
- В программу заложен механизм контроля целостности и восстановления базы данных;
- Учет гарантийных сроков на технику с прогнозированием их окончания;
- Учет бухгалтерской информации о купленной технике (когда, где, у кого и по каким документам куплена);
- Учет инвентарных номеров, которые, при желании, можно присвоить каждому устройству;
- Информация по рабочему месту: ответственное лицо, IP-адреса, периодичность профилактики и пр.;
- Копирование компьютеров на другие рабочие места для ускорения ввода однотипных данных;
- Настраиваемый интерфейс. Текст интерфейса можно легко настроить программой IMSEditor, поставляемой в комплекте;
- При изменении описания устройств, автоматически регистрируется, кто из операторов его сделал и когда;
- Достоверность информации в базе данных контролируется ревизиями рабочих мест. Каждая ревизия представляет собой запись, хранящую отчет, созданный программой ASTRA или AIDA32. Анализатор отчета подскажет, есть ли найденные в нем устройства в базе данных и, если их нет, поможет добавить их;
- Подробные отчеты о внештатных ситуациях, возникающих во время работы программы на машине пользователя, что позволяет разработчику быстро и эффективно устранять все проблемы.
Также для автоматизации учета компьютеров на предприятии в настоящее время используются конфигурация на основе программного комплекса «Предприятие 1С» и программа АС "КОРУС".
Конфигурация "Учет компьютеров на предприятии" на основе программы «Предприятие 1С» обладает следующими основными свойствами:
Преимущества в установке и обслуживании:
- Простота установки и работы.
- Работает на платформе 1С: Предприятие, поставляется с открытыми кодами, возможна самостоятельная доработка.
- Возможность простого импорта и экспорта из других программ.
- Поддержка многопользовательской работы.
- Работает под ОС Windows и имеет низкие требования к аппаратному обеспечению.
Высокая функциональность:
- Возможность ведения учета любой техники, а также ПО, лицензий, и прочей информации.
- Учет как отдельных комплектующих, так и рабочих станций целиком. Учет серийных, инвентарных номеров. Полное сохранение истории действий, произошедших как с отдельной комплектующей, так и с рабочим местом целиком.
- Учет гарантийной техники и ремонта.
- Возможность добавления любых свойств в практически любой справочник системы. Формирование отчетов по ним.
- Учет заявок пользователей и работ по ним как одноразовых, так и периодических.
- Ведение заявок поставщикам на закупку техники, регистрация проведения тендеров.
- Бюджетирование расходов на закупки и обслуживание техники.
- Печать множества различных бланков как стандартных (ОС-1, накладные, акты списания / установки), так и пользовательских. Возможность создания и присоединения собственных бланков.
- Множество других возможностей.
Гибкость и простота использования:
- Возможность быстро и эффективно отслеживать изменения и перемещения оборудования.
- Документальный учет техники, что позволяет получать ситуацию, как на текущее число, так и на любой день.
- Удобные журналы для представления оргтехники на рабочих местах, документов по технике, гибкие интерактивные фильтры.
- Множество отчетов с возможностью практически любых группировок и отборов.
- Гибкие механизмы отбора и поиска в журналах и справочниках.
Поддержка и развитие:
- Бесплатные обновления программы в течение года после покупки.
- Оперативная и бесплатная поддержка.
- Динамичное развитие программы. Для работы конфигурации требуется
1С: Предприятие 7.7 с компонентой "Оперативный учет".
Другая отечественная программа АС "КОРУС" (компьютеры, оргтехника, расходные материалы – учет и сопровождение) ориентирована на учет имеющегося в какой–либо организации вычислительного оборудования и техники.
Данная программа предназначена для решения широкого круга разнообразных задач, связанных с учетом компьютеров и оргтехники и расчетом тех или иных параметров по ним.
Это могут быть:
- учет закупки техники;
- постановка ее на учет и списание (с формированием соответствующих актов);
- учет перемещения техники по подразделениям организации;
- учет производимых ремонтов, замены частей и производимой профилактики учитываемого оборудования;
- учет закупки программного обеспечения и установки его на компьютеры;
- учет картриджей и их заправок;
- учет смены картриджей на принтерах, ксероксах и другом печатающем оборудовании;
- учет закупки и выдачи расходных материалов в подразделения организации;
- учет распределения оргтехники;
- получение всевозможных отчетов, по любой хранимой информации в программе.
Автоматизированная система состоит из комплекта программ:
- учета оргтехники, расходных материалов, сетевого оборудования;
- автоматизации процесса плановой инвентаризации;
- печати отчетных документов (актов ввода, списания, пр.);
- администрирования системы. Целевые пользователи системы:
- сотрудники отделов ВТ и АСУ;
- бухгалтеры организации;
- системные администраторы;
- руководящий состав организации;
- сотрудники службы учета и ремонта оргтехники.
Работа в сети:
- многопользовательская работа с разграничением прав доступа;
- возможность учета средств, находящихся в разных филиалах одной организации или в разных организациях. Получение как совместных, так и раздельных отчетов.
Данная программа позволяет получать отчеты за определенные периоды времени.
Главным недостатком существующих систем является то, что они учитывают только движение оборудования, но не позволяют строить отчеты по средствам находящимся в ремонте. Также еще один недостаток слабое развитие справочного аппарата для пользователей.
Наличие такого рода недостатков приводит к необходимости разработки новой программной системы, предназначенной для автоматизации деятельности специалиста отдела технической поддержки, для чего следует предварительно выбрать технологию проектирования, под которой понимается совокупность методов и средств проектирования, организационных приемов и используемых технических средств, ориентированная на создание или модернизацию проекта экономической информационной системы.
В результате исследования в качестве программного обеспечения выбрана платформа 1С этот программный продукт получил широкое распространение в ведении бухгалтерского учета и гибко настраивается на все виды организаций.
Программные продукты системы
«1С: Предприятие» поставляются с типовыми конфигурациями. Типовые конфигурации реализуют наиболее общие схемы учета и могут использоваться в большинстве организаций.
Программные продукты системы «1С: Предприятие» могут быть адаптированы к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который обеспечивает:
- настройку системы на различные виды учета;
- реализацию любой методологии учета;
- организацию любых справочников и документов произвольной структуры;
- настройку внешнего вида форм ввода информации;
- настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного объектно ориентированного языка;
- широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков;
- возможность наглядного представления информации в виде диаграмм;
- быстрое изменение конфигурации с помощью «конструкторов».
В некоторых случаях система учета, принятая в организации, имеет уникальный характер. Тогда типовая конфигурация, входящая в состав программных продуктов системы «1С: Предприятие», может быть взята как образец для создания уникальной конфигурации, полностью ориентированной на особенности вашей организации.
Конфигуратор, входящий в состав программных продуктов системы «1С:Предприятие», позволяет не только изменять элементы типовой конфигурации, но и создать собственную конфигурацию «с нуля». Такая разработка может быть выполнена силами сотрудников организации, в которой установлена система, или специалистами предприятия франчайзинговой сети фирмы «1С».
Создание оригинальных конфигураций позволяет решать с помощью «1С: Предприятия» самые разнообразные задачи по автоматизации экономической деятельности.
Программные продукты системы «1С: Предприятие» содержат разнообразные средства для связи с другими программами и аппаратными средствами.
Результатом работы является разработанная на платформе 1С информационная система, позволяющая оперативно получать и консолидировать данные о результатах проведенной инвентаризации.
Разработанная информационная система при незначительных изменениях может применяться на предприятиях, занимающихся аналогичной деятельностью.
ЛИТЕРАТУРА
- Семенов М.И., Трубилин И.Т., Лойко В.И., Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. – М.: Финансы и статистика, 2000.
- Харрингтон Д. Проектирование объектно-ориентированных баз данных. – М., 2001.
- Малыхина М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование. – СПб., 2004
- http://www.citforum.ru
- http://www.astra32.com