Аннотация. За последние годы значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. В данной статье рассмотрены вопросы по автоматизации рабочего места специалиста отдела кадров.
Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа деятельности, необходимого для управления ею. При применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы работы.
Проблема автоматизации производственных процессов и процессов управления как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается актуальной. Необходимость автоматизации объясняется задачами облегчения труда управленческого персонала, усложнением производственных связей, увеличением объемов управленческой функции.
Важную роль играет задача соответствия технической базы управления аналогичной базе производства, в отношении которого производится автоматизация.
На современном этапе автоматизации управления производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе информационных систем, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.
Автоматизирование рабочего места кадрового работника мы рассматриваем на примере «Дирекция автоматизации и цифровизации» филиала АО «НК КТЖ». Успех организации во многом зависит от правильного подбора персонала.
Основная работа специалиста по кадрам заключается в подборе кадров. Специалист должен правильно оценить возможности человека и предложить ему подходящую должность.
Самой первой стадией работы кадровика можно считать оценку трудовых ресурсов. Если существуют открытые вакансии, нужно начать поиск на замещение. Поиск состоит из нескольких шагов:
1. Подача объявления,
2. Заполнение анкет.
Затем анкеты анализируются, проводятся собеседования и на основании полученных данных принимается решение о приеме на работу. Соискатель предоставляет отделу кадров документы. В отделе персонала заводится личная карта работника, куда кадровиком от руки заносятся все данные. Составляется трудовой договор, договор о материальной ответственности. Копия трудового договора остается у работника, а документы (трудовая книжка, санитарная книжка) остаются в отделе кадров. Далее работник отправляется на место работы.
На рисунке 1 показан процесс приема на работу.
Существует еще один аспект работы специалиста по кадрам это увольнение работника. В этом случае действие трудового договора прекращается, документы (трудовая книжка, санитарная книжка) возвращаются работнику.
Обзор программ аналогов.
На данный момент уже существуют программные решения суть которых сводится к кадровому учету.
Некоторые производители программ заманивают своих клиентов с предложением о бесплатном обслуживании и сопровождении. Но программа 1С: «зарплата и кадры», очень проста и не требует большого умения в работе с ней. Программа уже давно заслужила авторитет на рынке.
Автоматизированное рабочее место кадровика является автоматизированной системой управления и документооборота; ее предполагается использовать для автоматизации функций управления кадровика: анализа, планирования и учета.
16
Цели создания АРМК:
- накопление, хранение, обработка и выдача достоверной и оперативной информации;
- сокращение времени на обработку информации;
- уменьшения затрат времени на обработку информации (ввод, обработка информации);
- улучшения качества контроля и учета обрабатываемой информации;
- повышение эффективности работы отдела кадров.
Требования к структуре и функционированию системы
Система должна функционировать в едином информационном пространстве, должна поддерживать единую технологию обработки и представления данных, должна быть реализована по принципу однократного ввода данных, использование системы должно быть в рамках системы единого набора инструментальных средств, система должна придерживаться открытости структур хранения информации.
Требования к средствам и способам связи для информационного обмена между компонентами системы.
Для информационного обмена между компонентами системы должна быть организована локальная сеть c архитектурой «клиент-сервер». Эта необходимость обусловлена следующими важными факторами: возможность параллельной обработки информации; возможность совместного использования данных и устройств; оперативный доступ к информации; улучшение процесса обмена информацией и взаимодействия между сотрудниками.
Требования к надежности системы.
Необходимо, чтобы система обладала устойчивостью к отказам оборудования и электропитания. Для надежной работы системы необходимы высоконадежные технические средства. Также необходимо автоматическое резервирование важнейших блоков.
Требования надежности должны быть регламентированы для следующих аварийных ситуаций:
- выход из строя технических средств АРМК;
- отсутствие электроэнергии;
- выход из строя программных средств АРМК;
- неверные действия персонала АРМК;
- пожар, взрыв и т.п.
Надежность технических средств и программного обеспечения АРМК должна соответствовать вышеуказанным показателям.
Сохранность информации должна быть обеспечена в следующих случаях:
- выход из строя технических средств АРМК;
- стихийные бедствия (пожар, наводнение, взрыв, землетрясение и т.п.);
- хищение носителей информации, других средств системы;
- ошибки в программных средствах;
- неверные действия персонала.
Для сохранности информации необходимо предусмотреть использование блоков бесперебойного питания для защиты данных от повреждения в случае отключения питания, для надёжного хранения данных необходимо производить ежедневное резервное копирование БД на облако.
Проектирование программных систем.
Существует два основных способа проектирования программных систем:
1. структурное проектирование, основанное на алгоритмической декомпозиции.
2. объектно-ориентированное проектирование, основанное на объектно-ориентированной декомпозиции.
Алгоритмическую декомпозицию можно представить как обычное разделение алгоритмов. Объектно-ориентированную декомпозицию представляют как объект обладающий собственным поведением.
Объектно-ориентированные системы более гибкие. Действительно, объектная декомпозиция существенно снижает риск при создании сложной программной системы.
Объектная декомпозиция помогает разобраться в сложной программной системе. Структурный подход состоит в декомпозиции (разбиении) системы на элементарные функции.
Автоматизированный кадровый учет обеспечивается выполнение одной из функций обработки информации: обработка текстов; накопление и хранение, управление и манипулирование данными; графическая обработка, статистическая обработка, поддержка коммуникаций. Также обеспечивается обработка и передача данных в локальных и распределенных информационных сетях.
Программное обеспечение АРМ кадровика предстает перед пользователем в виде двух компонент: проблемно - ориентированные ППП кадрового учета (анализа) и базового (общесистемного) ПО, приспособленных к требованиям конкретных профессиональных пользователей каждого АРМ.
При помощи автоматизации процесса обработки информации можно содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.
Главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций кадровика, поскольку, его работа связана с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, автоматизация кадрового учета призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда. При помощи автоматизации процесса обработки информации, можно содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.
Создание автоматизированного рабочего места кадровика позволит сократить время на обработку информации; произойдет сокращение затрат на обработку информации; уменьшатся затраты времени на поиск необходимой информации; улучшится качества контроля и учета обрабатываемой информации; повысится эффективность работы не только кадровика, но и остальных подразделений фирмы.
Список использованных источников:
- Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике: Учебник.-5 изд.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008 – 398 с.- ISBN 978-5-91131-6587
- Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп.– М.: Финансы и статистика, 2006. – 544 с: ил. – ISBN 5-279-02937-8
- Маклаков, С.В. BPwin и ERwin: CASE-средства разработки информационных систем .Учебник. – М.: Диалог-Мифи, 2006. – 256 с., – ISBN 5-9444-1070-1