Бухгалтерская информационная система (БУИС) – это система сбора, хранения, обновления, обработки и выдачи информации, необходимой для управления экономическим объектом [1, с14].
В настоящее время функционирование большое количество информационных систем различного назначения. Они отличаются друг от друга следующими факторами: спецификой объекта управления; накопленным опытом создания и функционирования БУИС; структурой управляющей и Управляемой систем; применяемыми средствами сбора, передачи и обработки данных; позицией руководства объекта управления БУИС и т.д.
Автоматизация бухгалтерского учета на любом предприятии предполагает создание на нем бухгалтерской информационной системы. Создание таких информационных систем означает не написание программных комплексов собственными усилиями предприятия, а покупку готовых программных комплексов, эффективно решающих задачи автоматизации [2, с8].
Однако подобные программы не могут учесть все особенности предприятия (сферу деятельности, размер организации, требования к глубине автоматизации), поэтому они создаются с большим резервом для параметрической настройки и позволяют широко варьировать основные характеристики программы. В связи с этим возникает необходимость адаптации программного комплекса к конкретным условиям работы.
Бухгалтерские информационные системы должны иметь гибкую структуру и быть открытыми, то есть они должны допускать возможность внесение необходимых корректировок в модель в случае каких-либо изменений в бухгалтерском учете. Это требование исходит из принципа строгой параметризированности автоматизируемых объектов и принципа модульности.
Гибкость, которая должна обеспечивать адаптацию программного продукта без программирования, также основана на параметризации. Настройка может быть однократной (на момент внедрения) и заключаться в конфигурировании системы по количеству пользователей, особенностям и составу физических устройств, технологическим особенностям реализации услуг. Настройка может быть и текущей, тогда ее осуществляет сам бухгалтер при изменении бухгалтерской технологии (при изменении плана счетов и алгоритма формирования баланса) [3, с78] .
В зависимости от спектра настроек срок адаптации и внедрения программного продукта на предприятии может варьироваться от 1-2 месяцев до 3 лет, а количество проведенных работ по адаптации – от настройки меню для создания форм отчетности до написания совершенно новых программных модулей. В настоящее время ведение бухгалтерского учета на различных предприятиях с различной формой собственности без компьютерной обработки данных малоэффективно, поэтому огромное значение имеет создание и функционирование «бухгалтерских информационных систем» (БУИС) на базе применения новых информационных технологий.
Выбор бухгалтерской информационной системы зависит от различных факторов: форм собственности (ТОО, АПО и т.д.); размера предприятия; количества видов деятельности; применяемых средств вычислительной техники и различных средств телекоммуникаций; организационных форм ее применения (АРМ, ЛВС, ГВС) и др.
Наиболее эффективной формой обработки учетных данных является организация автоматизированных рабочих мест (АРМ), позволяющих построить гибкие и надежные бухгалтерские системы и обеспечить доступ к информационным ресурсам системы любого абонента сети.
Информационные системы, предназначенные для автоматизированного ведения бухгалтерского учета, можно условно разделить на 3 группы:
- Мини-системы;
- Универсальные системы для малых и средних предприятий;
- Комплексные системы, ориентированные на крупные предприятия.
Мини-системы предназначены для применения на предприятиях с небольшим оборотом и невысокими требованиями к функциональным возможностям системы, в них в суммовом выражении без учета специфики участков учета. Это такие системы, как: ГЛАВНЫЙ БУХГАЛТЕР, 1С:БУХГАЛТЕРИЯ.
Универсальные системы характеризуются аналитикой. Они осуществляют функции стоимостного учета и ведения всех участков бухгалтерского учета. Это такие системы, как: ЛУКА, ТВС БУХГАЛТЕРИЯ, ПАРУС И Т.Д.
Крупные комплексы и системы, ориентированные на крупные предприятия, представляют собой локальные вычислительные сети и характеризуются набором АРМ - ов, ориентированных на определенные участки учета, такие, как: Основные средства, Банковские операции, Касса, Заработная плата, Материалы, Склад и т.д., к таким системам относятся ЛУКА – ПРО, ИНТЕГРАТОР, БОСС 1.0, RS-баланс, СУПЕР-МЕНЕДЖЕР и т.д.
При выборе информационной системы учета необходимо учитывать ее эффективность, надежность, адаптивность, стоимостные показатели и т.д.
На ОАО «Рахат» используется бухгалтерская информационная система ЛУКАПРО- РАХАТ, разработанная казахстанской фирмой ПЛЮСМИКРО.
Программное обеспечение ЛУКАПРО-РАХАТ реализовано на языке С++ с использованием компилятора Borland С++ версии 4.02 фирмы Borland International и предназначено для эксплуатации под управлением Novell NetWare версий 3.ХХ, 4.ХХ или MS NT Server. В качестве СУБД используется Btrieve версии 6.1. Собственно ЛУКА-ПРО представляет собой проблемно-ориентированную СУБД, которая с помощью средств встроенного непроцедурного языка манипулирования данными поддерживает работу с информационными объектами общего и специфического типов (план счетов, главный журнал и пр.). Программа оснащена мощным генератором отчетов и конструктором экранных форм. Данные и процедуры обработки хранятся в общей базе данных.
Средствами программного комплекса автоматизированной системы управления предприятием ЛУКАПРО-РАХАТ ведется автоматизированный аналитический учет затрат производства и расходов периода в разрезе:
- Счетов бухгалтерского учета;
- Центров затрат – структурных подразделений предприятия (цехов, отделов, служб);
- Статей затрат (сырье и материалы, зарплата, износ основных средств ит.д.).
Система управления базами данных
СУБД прикладного уровня ЛУКАПРО-РАХАТ поддерживает работу со следующими информационными объектами: словарь данных, картотеки, пользовательские процедуры обработки данных, журналы (учетных записей и документов),планы счетов, справочник валют (точнее журнал курса валют) и справочник единиц измерения[4, с.56] .
Словарь содержит описание полей данных БД (типы и другие свойства).
Картотеки содержат карточки, структура которых проектируется пользователем в терминах словарных данных. В карточках хранятся экземпляры значений данных. Данные обрабатываются с помощью пользовательских процедур обработки.
Процедуры могут содержать до трех разделов:
- Расчетная схема - раздел, который описывает алгоритм обработки данных. Алгоритмы обработки данных проектируются с помощью встроенного в ЛУКА-ПРО непроцедурного языка манипулирования данными;
- Форма ввода-вывода – радел, который описывает представление данных на экране дисплея и сценарий диалога. Форма может содержать поля ввода-вывода, кнопки действия и контекстную подсказку;
- Схема отчета – раздел, который описывает представление данных для печати.
- Журнал учетных записей (главный журнал) – содержит однострочные и многострочные учетные записи, которые соответствуют простым и сложным проводкам. Вид журнала стандартный и не зависит от приложения.
Журналы документов - древовидный классификатор документов, каждая из конечных вершин которого представляет собой журнал регистрации какого-либо конкретного документа. Для каждого журнала в приложении проектируется конкретное содержимое записи и ее представление на экране.
Словарь, картотеки и процедуры имеют иерархическую структуру. Это позволяет гибко классифицировать прикладные объекты по различным группам в зависимости от приложения [5, с.57].
Быстрая разработка приложений
С помощью программы ЛУКАПРО-РАХАТ могут быть созданы прикладные системы обработки данных (приложения) практически любого назначения. Каждое приложение (или часть приложения, представляющая одно из функциональных рабочих мест) может иметь свое собственное меню.
Для разработки конкретного приложения необходимо:
- Классифицировать и описать в словаре все необходимые данные;
- Используя словарь, описать структуры данных картотеках;
- Классифицировать документы и спроектировать соответствующие журналы;
- С помощью языка манипулирования данными описать алгоритмы обработки данных, сконструировать диалоги и отчеты;
- Спроектировать меню для конкретных пользователей и установить для каждого право доступа.
Расчетные схемы и схемы отчетов редактируются с помощью удобного текстового редактора, который позволяет также редактировать и создавать любые текстовые документы. При проектировании алгоритмов текстовый редактор, благодаря встроенному справочнику, поддерживает все языковые конструкции и обращения к функциям обработки.
Проектирование новых форм ввода-вывода, ввод данных и выбор команд осуществляются пользователями в диалоговом режиме с помощью манипулятора мыши [6, с.29] .
Макрогенератор позволяет запомнить последовательности нажатия клавиш (макросы), которые приходится выполнять особенно часто, и вызывать их затем по ключу одним нажатием комбинации клавиш. Макрос может автоматически вызываться при запуске программы (стартовый макрос) – например, для того, чтобы открывать окна картотек или процедур в начале каждого сеанса работы всегда в одном и том же заданном месте.
Список использованных источников:
- Кенжалина Ж.Ж. Управление оплатой труда на промышленных предприятиях Республики Казахстан в переходный период. Алматы, 2008г.
- Любушин Н. П., Лещева В. Б., Дьякова В. Г. Анализ финансово - экономической деятельности предприятия: Учеб. пособие для вузов / под ред. проф. Любушина Н. П. - М.: ЮНИТИ - ДАНА,2009. - 471 с.
- Напольских М.А. “...Остальное сделает карточка!” ББ № 44 (238) октябрь 2008г.
- Никифорова А.А. Влияние заработной платы на эффективность производства//Труд за рубежом, №4,2013.
- Пирожкова Н. Заработная плата - что это такое? //Фемида, №6,2010.
- Порядок проведения проверок начисления зарплаты //Экономика и учет труда , №11- 12 (23), ноябрь-декабрь, 2011.