Использование бухгалтерских систем на основе компьютерной обработки данных учета

Рассмотрим подробнее все достоинства ком­пьютерных систем бухгалтерского учета, прису­щие большинству из них:

• Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных докумен­тов, первая задача любой программы - автома­тизировать ввод, создание, хранение и учет та­ких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и под­становка нужных дат, выбор значений из спра­вочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например следует отдельно вы­делить налог на добавленную стоимость, то про­грамма автоматически выполнит нужные рас­четы. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.
• Если вручную обработанные данные син­тетического и аналитического учета могут рас­ходиться, то при программной обработке этого не может быть. На основе первичных докумен­тов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Лю­бая бухгалтерская программа автоматически создает журнал операций на основе введенных документов.

Однако некоторые операции все же прихо­дится вносить вручную. Чем совершеннее бух­галтерская программа и чем лучше она настрое­на на особенности учета на конкретном предпри­ятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

Каждая хозяйственная операция порожда­ет одну или несколько проводок, которые по­мещаются в журнал корреспонденции счетов. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить корреспонденции в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок. В некоторых программах отдельный журнал про­водок отсутствует, и вся работа ведется с журна­лом хозяйственных операций.

• Кроме первичных документов, журнала хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников.

Справочники нужны не только для быстрого ввода документов, но и необходимы при автоматических расчетах.

Ставки налогов, штатный состав предпри­ятия, планы счетов и многая другая информация должна храниться в программе для ее правиль­ного функционирования. При этом в программах имеется возможность редактирования справоч­ника, добавления и удаления из них информа­ции. Также в бухгалтерских программах пред­усмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

• Конечная цель работы любой бухгалтерии - составление отчетов по результатам финансо­во-хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, Глав­ную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автомати­чески на основе информации из журнала корре­спонденции счетов. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских про­грамм - автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а ком­пьютер построит отчет абсолютно безошибочно, при условии правильности ввода информации в журнал хозяйственных операций.
• Практически все бухгалтерские програм­мы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ве­дение производственного, складского учета и учет взаимоотношений с контрагентами.

Таким образом, бухгалтерские системы на основе компьютерной обработки, вне зависи­мости от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости, должны обеспечивать качественное ведение бухгалтерского учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. Они должны безошибочно производить ариф­метические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; произво­дить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые пе­риоды (вести архив).

Поскольку деятельность предприятия харак­теризуется множеством хозяйственных опера­ций, различных в своей функциональности, то в процессе совершенствования бухгалтерского учета необходимо выбрать такую компьютер­ную бухгалтерскую систему, которая бы обеспе­чивала ведение всех основных учетных функций и разделов предприятия. К таким программам, объединяющим и поддерживающим все функ­ции и разделы предприятия, относятся интегри­рованные бухгалтерские системы. Реализуются они обычно в рамках одной программы, состо­ящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участ­ков учета, где ведется аналитический учет. Так­же характерной чертой их является расширение традиционного состава за счет таких дополни­тельных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др.

Состав модулей, обеспечивающих автомати­зированную обработку бухгалтерских задач, не­одинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитиче­ского учета по финансово-расчетным операци­ям, учету производства, учету основных средств и учету товарно-материальных запасов на скла­дах, учету заработной платы.

Последовательность обработки учетных за­дач в интегрированных системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдель­ные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление анали­тических сводок.

После окончания обработки участка учета (или в ходе обработки) бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, ба­ланс, отчетные формы. Таким образом, осущест­вляется интеграция обработки всех бухгалтер­ских задач.

Следовательно, программа должна подхо­дить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учете, соответствовать совре­менным его требованиям и обеспечивать полу­чение всей необходимой для целей управления информации. Необходимо обратить внимание на наличие в программе функций, отвечающих профилю предприятия, специфику его работы. Программа должна иметь достаточный уровень аналитического учета, то есть возможность бо­лее углубленного, детального учета на отдель­ных участках производства и организации в целом, обеспечивать автоматизацию формиро­вания проводок и выполнения расчетов, состав­ление сводок, отчетов, а также формирование первичных документов, что намного повышает эффективность ведения первичного учета и об­легчает труд бухгалтерской службы [2].

Теперь, когда были перечислены основные требования, рассмотрим на примере программ­ного комплекса «Алтын», как эти задачи могут решаться.

Программный комплекс «Алтын» - это груп­па программ для автоматизации бухгалтерского учета на любых предприятиях с разной числен­ностью, разными видами деятельности и разны­ми формами собственности: малых и крупных, коммерческих и бюджетных, производственных, торговых, страховых и прочих предприятий [3].

Основное отличие «Алтын» от других бух­галтерских программ, представленных на казах­станском рынке, в том, что «Алтын» не относит­ся к «инструментальным» системам, а является законченной бухгалтерской программой, не тре­бующей дополнительных настроек и поддержки программистов как в начале внедрения, так и в процессе эксплуатации.

Современные версии программного комплек­са «Алтын» не только не уступают, а во многом превосходят другие бухгалтерские программы, и его недорогая цена по прейскуранту уже учиты­вает стоимость всех настроек, с которыми рабо­тают сотни предприятий по всему Казахстану на протяжении десяти лет.

Компьютерная бухгалтерия «Алтын» делит­ся на четыре модуля:

• -    «Алтын» - общая бухгалтерия;
• -    «Алтын» - основные средства;
• -    «Алтын» - расчет зарплаты;
• -    «Алтын» - путевые листы.

Все модули связаны между собой, но могут работать в автономном режиме, если пользова­тель по каким-то причинам не использует весь комплекс полностью. Предприятиям с несколь­кими рабочими местами (компьютерами) реко­мендуется использовать сетевую версию.

Модуль «Алтын» - общая бухгалтерия осу­ществляет учет расчетов с поставщиками, по­купателями, подотчетными лицами, операций по кассе, банку, учету товарно-материальных запасов, а также объединяет проводки по всему предприятию и формирует итоговые расчеты. Он имеет журнал проводок (или журнал операций). Журнал накапливает и хранит с начала года всю информацию, которая обеспечивает получение выходных документов, как аналитических, так и отчетных, и широко используется для анали­за и управления работой предприятия. Проводки стекаются в журнал со всех блоков и модулей во время оформления первичных документов или выполнения бухгалтерских расчетов. Провод­ки можно вводить непосредственно в журнал, а ввод сложных комплексных проводок легко осу­ществляется по заранее продуманным схемам типовых проводок, составленным однажды.

Проводки выбираются и фильтруются по интервалу дат (за любое количество дней), де­бету или кредиту любого счета, по определен­ному объекту аналитики, по номеру документа, по конкретной сумме, то есть из этого большо­го журнала всегда можно выбрать любую часть проводок, интересующую нас в настоящий мо­мент. Автоматическое закрытие счетов 6-го, 7-го и 8- го разделов Типового плана счетов в конце отчетного периода удобно выполнять, используя специальную процедуру «Закрытие счетов».

При наличии записей в журнале проводок ав­томатически формируются регистры и отчеты за любой промежуток времени (или на любой мо­мент времени).

В перечень итоговых документов входят:

• -       отчетный баланс (предусмотрены на­стройки пользователем разных его форм);
• -       отчет о результатах финансово-хозяйст­венной деятельности;
• -       оборотный (сальдовый) баланс в трёх ва­риантах;
• -       главная книга;
• -       шахматная ведомость в двух вариантах;
• -       оборотные ведомости; сводные ведомо­сти;
• -       ведомости движения материалов и това­ров, по складам, группам, торговым точкам;
• -       развернутые ведомости по любым балан­совым счетам (журналы-ордера);
• -       карточки аналитического учета, акты сверки;
• -       ведомости дебиторской, кредиторской за­долженности и многие, многие другие.

Оперативно и в соответствии с порядком учета кассовых и банковских операций ведется учет денежных средств предприятия, в том чис­ле валютных. При этом составляется вся доку­ментация: платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, автоматически соз­дается кассовая книга, журналы-ордера 1 и 2, ведомости прихода, оборотные ведомости и рас­шифровки.

Специальные функции программы предна­значены для исчисления налогов и составления электронных налоговых отчетов.

Модуль «Алтын - зарплата» позволяет вести расчет и учет заработной платы на предприяти­ях с численностью до четырех тысяч работаю­щих, с одним или несколькими фондами оплаты труда. Это государственные (казенные) пред­приятия, акционерные компании, коммерческие структуры, которые занимаются самыми различ­ными видами деятельности, следовательно, име­ют разные формы расчетов.

База данных программного комплекса «Ал­тын - зарплата» состоит из: набора справочной (условно-постоянной) информации, и текущей (ежемесячная входная информация, в виде спе­циальных таблиц - журнала оперативных до­кументов), а также архивов. Результатом ежеме­сячных расчетов является выходная документа­ция, она содержит расчетные ведомости, своды, реестры, «квитки» (расчетные листки) в целом по предприятию, в разрезе различных фондов оплаты труда, участков, категорий и профессий. Помимо этого, происходят расчеты по налогам (подоходный, социальный), формирование ре­зервных фондов, данные по пенсионным взно­сам автоматически сбрасываются в казахстан­скую программу Государственного Центра по выплате пенсий (ГЦВП). Также для каждого ра­ботающего формируются накопительные (и еже­месячные) справки о доходах, налогах, взносах в пенсионный фонд. Версия «Алтын» 9,0 и выше предусматривает автоматическое формирование электронных налоговых отчетов по индивиду­альному подоходному налогу формы 201.00 с приложением и формы 600 по социальному на­логу с приложениями, пенсионным взносам и вывод в программы электронной налоговой от­четности ИСИД и ЭФНО. В программе реали­зована задача исчисления социального налога по правилам, действующим с 2008 года.

В программном комплексе «Алтын» также реализована возможность вести кадровый учет:

• -       учет списочного и не списочного состава работников, рабочего времени;
• -       хранение разнообразных индивидуаль­ных сведений в личных карточках: данные удо­стоверения личности, ИНН, возраст, профессия, стаж, образование, воинский учет, адрес, семей­ное положение, продвижение по службе;
• -       оформление на казахском и русском язы­ках индивидуальных трудовых договоров, при­казов по кадрам, командировкам, основной дея­тельности, отпускам определение стажа - обще­го трудового, по специальности, в государствен­ной службе, на данном предприятии для расчета отпуска и выслуги;
• -       группировка данных по различным при­знакам, составление ведомостей, справок, сво­док, отчетов.

Отличия программного комплекса «Алтын» от других бухгалтерских программ:

• -    программа полностью настроена на казах­станское законодательство, включая самые слож­ные виды учета, аналитики и расчета, не требует настройки и поддержки документов и отчетов со стороны программистов;
• -    очень проста в работе, легко и быстро вне­дряется самим бухгалтером;
• -    низкие цены, так как почти все затраты на программу разовые - только при приобретении.

Выплачивать зарплату сотрудникам орга­низация может не только наличными, выдав их из кассы. Есть еще один способ - перечислять деньги на пластиковые карточки работников. Если говорить более точно, деньги в таком слу­чае перечисляются не на карточку, а на карточ­ный лицевой счет в банке.

Преимущества этой формы расчетов очевид­ны и для предприятия, и для его работников. Для организации упрощается процесс выдачи зара­ботной платы: не нужно иметь дело с налично­стью, не требуется перевозить ее из банка, нани­мать для этого охрану, тратить рабочее время на выдачу денег сотрудникам из кассы, депониро­вать зарплату, если в день ее выдачи сотрудник отсутствовал на работе. К тому же на карточные счета сотрудников можно перечислять премии, страховки, командировочные и т. д.

Сотрудники тоже имеют свои преимущества: получая зарплату на карточку, они приобретают дополнительные гарантии безопасности - если карточка будет утеряна или украдена, ее мож­но заблокировать, и деньги останутся на счете целыми и невредимыми. Кроме того, если со­трудник не целиком потратит перечисленную заработную плату, то банк может начислить на остаток проценты. И наконец, очень важно еще одно обстоятельство: некоторые карточки дей­ствуют и за границей, поэтому с их помощью можно рассчитываться будучи в командировке за рубежом или на отдыхе [4].

Данная методика выплаты заработной платы используется во многих организациях, но явля­ется не до конца разработанной и используемой. Следует ознакомить всех сотрудников с прави­лами использования карточных счетов и дове­сти систему выплаты до автоматизации, чтобы в дальнейшем эта система могла работать беспе­ребойно.

Литература

1. Хорнгрен Ч.Т., Фостер Дж. Бухгалтерский учет: управленческий аспект. - М.: Финансы и статистика, 2011. - 692 с.
2. Шеремет А.Д. Управленческий учет: учеб­ное пособие / под ред. - М.: ИД ФБК ПРЕСС, 2009. - 394 с.
3. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управлен­ческий учет: учебник. - М.: Омега-Л, 2009. - 340 с.
4. Апчерч А. Управленческий учет. - М.: Фи­нансы и статистика, 2012. - 406 с.