В статье рассматривается комплекс мер, направленных на оптимизацию информационного обеспечения предприятий технического сервиса. Данный комплекс включает рекомендации относительно совершенствования организационной структуры предприятия, применения компьютерной техники и совершенствования системы управления и учета.
Большинство сельскохозяйственных предприятий стремится использовать новые информационные и коммуникационные технологии для повышения эффективности управления. Следует отметить, что подавляющее большинство управленческих решений принимается на основе информации, предоставляемой бухгалтерским и налоговым учётом. Область учета и управления является частью организационноэкономической подсистемы предприятия. Следовательно, повышение эффективности управления предприятием - это неотъемлемая часть процесса повышения эффективности функционирования его организационно-экономической подсистемы.
Суть решения вопроса повышения эффективности функционирования организационно-экономической подсистемы заключается, прежде всего, в модернизации модели управления предприятием. Модернизация, в свою очередь, предполагает создание такой системы управления и внутреннего контроля, которая способна учитывать все факторы современных условий функционирования предприятий (постоянно меняющееся законодательство, отсутствие вбольшинстве случаев налаженных хозяйственных связей между предприятиями, рыночные принципы во взаимоотношениях между предприятиями и др.).
На основании проведенных исследований на предприятиях и в хозяйствах, имеющих отношение к системе технического сервиса, нами выработаны пути повышения эффективности функционирования организационно -экономической подсистемы технического сервиса на примере Костанайской области.
Основной приоритет в процессе наших исследований отдавался использованию современных технологий, в том числе информационных компьютерных технологий для решения выявленных проблем. Создана концепция развития и использования информационных технологий в области учета и управления в сфере технического сервиса.
Разработанная концепция содержит пути и методы наиболее эффективного использования достижений в области информационных технологий для решения задач, специфичных как для специализированных предприятий технического сервиса, так и для мастерских в составе хозяйств. В частности, предлагается ввести комплексную автоматизацию оперативного, управленческого и финансового учета на предприятии, что позволит оперативно получать как первичную информацию, так и обобщенную и сгруппированную информацию для различных потребителей (как внутренних, так и внешних). Накопленная информация может быть проанализирована с использованием программного обеспечения, и компьютер может предложить пользователю на выбор несколько вариантов решения поставленной задачи.
Основные положения, включенные в созданную концепцию, заключаются в следующем.
Предлагаемая схема позволяет поэтапно, исходя из профессионального уровня работников, начать автоматизацию и в ходе её подготовить высококвалифицированных пользователей. С постепенным повышением профессионального уровня работников, использующих в своей деятельности информационные компьютерные технологии, разрабатывается и внедряется индивидуальное программное решение для отдельного предприятия или хозяйства. Следующим этапом является создание на предприятии автоматизированной системы управления сельскохозяйственным производством.
Требуется скоординированная программа подготовки и переподготовки кадров для использования компьютерной техники и внедрения информационных технологий, что подтверждается высоким спросом со стороны с ельхозпредприятий на услуги по обучению и внедрению информационных, технологий.
Одна из особенностей, выявленная в процессе исследования, заключается в том, что в настоящее время предъявляются новые требования к составу информации о хозяйственной деятельности предприятия, к оперативности и достоверности предоставляемойинформации. Существовавшая ранее система получения информации на сегодняшний день становится неэффективной, т.к. она перестает удовлетворять таким требованиям, как скорость предоставления, достоверность, полезность и др.
Эта тенденция проявляется в том, что с одной стороны, руководители и главные специалисты предприятий получают большое количество избыточной информации по отдельным аспектам хозяйственной деятельности, а с другой стороны постоянно ощущают недостаток информации, которая необходима для своевременного принятия отдельных решений. Вследствие этого потребители информации вынуждены затрачивать дополнительное время и ресурсы на сбор, обработку и анализ недостающей информации. Результаты исследований показывают, что потребители информации тратят в среднем около 50 процентов рабочего времени на эти цели, при этом получая до 34 процентов информации, не представляющей ценности для них.
В связи с этим возникает необходимость доведения системы информационного о беспечения предприятия до требуемого уровня путем модернизации существующей системы или путем создания принципиально новой системы информационного обеспечения.
Решение о том, какой путь избрать - модернизация или создание новой системы, необходимо принимать, исходя из нескольких факторов. В первую очередь необходимо рассмотреть финансовую сторону этого вопроса. Должен быть избран путь, который обеспечит наименьшие финансовые затраты для достижения одной и той же цели. Следующий важный фактор - это время, которое потребуется на приведение системы в конечное состояние. Это время должно быть максимально сокращено. Необходимо также обеспечить бесперебойное снабжение потребителей информацией в период перехода к современной системе информационного обеспечения.
Результаты анализа изложенных факторов показали, что наилучшим способом перехода большинства предприятий технического сервиса и хозяйств, имеющих в своем составе мастерские, к этой системе является модернизация существующей системы информационного обеспечения, а не создание новой. Причиной этому послужил такой фактор, как наличие на упомянутых предприятиях в большей или меньшей степени успешно функционирующей системы информационного обеспечения. Существование работоспособной системы подразумевает наличие обученного персонала, налаженные внутрихозяйственные связи, установившиеся информационные потоки. Большая часть этой системы способна работать в соответствии с новыми требованиями с незначительными корректировками, что позволяет рекомендовать проведение именно модернизации информационной системы предприятий, а не создание новой системы.
Для решения отдельных проблем, связанных с модернизацией систем информационного обеспечения субъектов технического сервиса,нами разработан комплекс решений и мероприятий, выполнение которых обеспечивает субъектов технического сервиса необходимой основой для создания на предприятии высокоэффективной, современной системы поддержки принятия решений на основе информационных компьютерных технологий. Данная система поддержки принятия решений состоит из подсистем, обеспечивающих автоматизированный оперативный, управленческий и финансовый учет, анализ использования внеоборотных и оборотных средств предприятия, учет работы автотранспорта и машинно-тракторного парка с элементами автоматизированного контроля за состоянием техники, объемов работ, выполняемых этой техникой и выдачей напоминаний о необходимости проведения регламентных видов технических воздействий.
Предлагаемый нами комплекс мер, направленных на оптимизацию системы информационного обеспечения на предприятиях техсервиса, включает в себя предложения по совершенствованию организационной структуры, внедрению компьютерной техники, модернизации системы учета. Цель, для достижения которой разработан упомянутый комплекс мер, заключается в разработке комплекса аппаратного и программного обеспечения для реализации возможности использования современных информационных технологий.
В конечном итоге, любые изменения в организации деятельности предприятия должны осуществляться в целях повышения эффективности функционирования предприятия, увеличения объема получаемой прибыли. Соответственно и внедрение информационных компьютерных технологий должно способствовать повышению значений показателей деятельности предприятия. Здесь следует особо отметить ошибку, совершаемую руководителями и главными специалистами многих предприятий, на которых осуществляется внедрение компьютерных информационных технологий. Сама по себе автоматизация предприятия не может каким- либо образом улучшить показатели предприятия, т.к. автоматизированная система учета и анализа, или, другими словами, система поддержки приятия решений, может только предоставить пользователю качественную информацию, обобщенную и обработанную в соответствия с информационными потребностями конкретного пользователя, но система поддержки принятия решений не может принимать управленческие решения вместо пользователя. В конечном итоге именно человек (руководитель, главный специалист) должен принимать решения, позволяющие повысить эффективность функционирования предприятия.
Степень эффективности применения персональных компьютеров для целей автоматизации управления предприятием зависит от комплекса факторов, как человеческих, так и технических. Названные факторы проявляются в период внедрения информационных технологий на предприятии, и нередко могут явиться причиной разногласий по поводу путей и методов процесса внедрения. В связи с этим былисформулированы требования к объектам автоматизации и к разрабатываемому комплексу мер.
На предприятии, на котором происходит внедрение информационных компьютерных технологий, необходимо создать рабочую группу, ответственную за успешное внедрение. Здесь следует особо подчеркнуть, что данная группа не будет являться группой разработчиков, в её задачи входит обследование предприятия, и совместная разработка плана мероприятий по автоматизации предприятия. В дальнейшем данная группа будет контролировать процесс внедрения, и оказывать содействие группе внедренцев. Необходимость создания такой группы вызвана тем, что для успешного осуществления проекта внедрения требуется детально изучить работу предприятия, выявить все информационные потоки, сложившиеся на предприятии. Это необходимо для того, чтобы создать модель электронного документооборота, учетную модель, управленческую модель деятельности предприятия, максимально учитывающие особенности данного предприятия и положения действующего законодательства. Крайне важно, чтобы, с одной стороны, разработчики информационной системы предприятия четко понимали принцип функционирования всех подразделений предприятия, владели основными навыками, требующимися для работы на данном предприятии, с другой стороны, работники предприятия, которые будут пользователями разрабатываемой системы, должны понимать принципы функционирования системы, весь спектр возможностей системы, имеющиеся в системе ограничения. Необходимо также составить четкий план внедрения, в котором будет указана роль каждого участника проекта, его права и обязанности. В плане должны присутствовать сведения о том, в какие сроки должен быть завершен каждый этап проекта, по каким показателям нужно оценивать успешность выполнения того или иного этапа, ответственность за невыполнение своих обязанностей участниками проекта.
Наиболее популярной в с ельскохозяйственных предприятиях и предприятиях техсервиса республики является обработка данных бухгалтерского и налогового учёта в системе «1C: Предприятие». Данный программный продукт занимает 65 процентов соответствующего рынка в республике, в то время как доля других программных продуктов колеблется от 10 до 15 процентов. Учитывая, выявившуюся предпочтительность данного программного продукта рассмотрим его преимущества и недостатки. Во-первых, система «1C: Предприятие» имеет мощное и хорошо налаженное информационно — технологическое сопровождение, в то время как разработка и технологическое сопровождение индивидуально раз работанного программного обеспечения - более дорогостоящее мероприятие и менее эффективное из-за постоянно меняющихся «правил игры» со стороны государства, влекущих дополнительные ресурсы для его изменения. Во-вторых, сельскохозяйственное производство имеет свои отличительныеособенности ведения бухгалтерского учёта и использование «1C: Предприятие» с учётом этих особенностей менее затратно, что обуславливается гибкостью этой системы и возможностью доработки уже существующих конфигураций. Все отличительные особенности ведения бухгалтерского учета в сельскохозяйственном производстве предлагается организовать с применением объекта метаданных «1C; Предприятия» - регистр.
Проведя анализ существующих программных продуктов, воплощающих в себе последние достижения информационных технологий в области учета и управления в сфере технического сервиса, можно сделать вывод, что на сегодняшний день сложился определенный набор соответствующих программных продуктов. В состав этих программных продуктов входят программы различных фирм -производителей, а также индивидуальные разработки. Так как система программ «1C: Предприятие» является наиболее подходящей для целей применения в сфере техническою сервиса в АПК, примем ее за основу.
Разработанная нами методика позволяет использовать хорошо поддерживаемые фирмой «1C» типовые конфигурации в тех сферах учета, для которых они изначально не предназначались (сельскохозяйственные предприятия в целом и мастерские, в составе этих предприятий в частности).
Нами разработана методика использования регистров, позволяющая в типовой конфигурации вести учет специфических операций сельскохозяйственного производства:
- учет работы машинно-тракторного парка;
- учет работы автомобильного парка;
- учет работы ремонтных мастерских.
Сельскохозяйственное производство имеет значительную территориальную удаленность подразделений (участки, бригады, ремонтные мастерские, автогаражи, мехбригады и т.д.) которые характеризуются объективно недостаточным развитием средств коммуникации. Это затрудняет использование в них наиболее прогрессивных сетевых технологий. Нами предложен вариант решения вопроса обмена информацией с территориально удаленными подразделениями в виде разработанного алгоритма, позволяющего проводить синхронизацию периферийных и центральной базы данных путем обмена информацией на файловом ypoвне. В конечном итоге появляется возможность в автоматизи рованном режиме получить баланс предприятия.
Для обеспечени я функционирования предлагаемой информационной технологии, на предприятии предлагается модернизировать функциональную структуру системы оперативного управления в соответствии с разработанной нами схемой (рисунок 1).
Методология ведения учета, реализованная в созданной нами конфигурации, соответствует текущему законодательству республики для предприятий агропромышленного комплекса. Конфигурация включает в себя систематизированный набор документов, специализированные отчеты, алгоритмы обработки документов, алгоритмы расчета и записи значений показателей в регистры оперативного учета. В разработанной нами конфигурации за основу были взяты электронные формы документов по учету работы автотранспорта и машинно -тракторного парка из конфигурации «Сельскохозяйственное предприятие».
Эти документы были модернизированы нами. В них были устранены недостатки, имевшиеся в оригинальных документах, также был впервые разработан алгоритм проведения этих документов для целей хранения учетных данных в объекте метаданных «Регистр», тогда как в оригинальной конфигурации эти документы при проведении делали записи в объект метаданных «Журнал расчетов». Это позволило обеспечить ведение многоуровневого и многомерного аналитического учета, чего
невозможно было достичь, используя журналы расчетов. Это дало возможность ввести автоматизированную систему контроля за техническим состоянием автопарка и МТП с автоматическим напоминанием о необходимости проведения регламентных видов технических воздействий.
Утвержденные правила использования путевых листов предписывают выписывать путевой лист в одном экземпляре, и только на один день или смену. Выдача путевого листа на более длительный срок допускается только в случае, если водитель отправляется в командировку на срок более одного дня (смены).
В конфигурации «Сельскохозяйственное предприятие» не было создано возможности для соблюдения этих правил, в связи с чем нами реализована электронная версия путевого листа автомобиля, которая позволяет осуществлять все расчеты, как натуральных, так и стоимостных показателей, предусмотренных в путевом листе. В частности, реализована возможность оформления в одном путевом листе различных видов работ, выполняемых на автомобиле в течение дня или смены.
Созданный нами электронный документ «Наряд» (рис. 26) содержит все необходимые реквизиты, кроме того, в нем можно указывать также подразделение хозяйства, для которого выполняется каждый вид работ. При проведении этого документа данные, введенные пользователем в диалоговую форму, записываются в регистр.
В дальнейшем, на основе данных, накопленных в этом регистре, можно сформировать отчет, в котором указать, какие работы выполнялись в мастерской за любой, указанный пользователем период, в каком объеме и на какую сумму.
Таким образом, в ходе исследования возможности использования информационных технологий в управлении работой ремонтной мастерской в составе сельскохозяйственного предприятия нами разработана методика использования типовых конфигураций, выпускаемых фирмой «1C», для учета в сельскохозяйственных предприятиях.
Для обеспечения работы разработанной методики была создана конфигурация «Автопарк+МТП+Мастерские+Склад», включающая в себя следующие новые моменты:
- учетные данные хранятся в объекте метаданных «Регистр» компоненты «Оперативный учет платформы «1C: Предприятие 7.7», что дает возможность организации глубокого аналитического учета по объектам учета;
- разработан оригинальный алгоритм синхронизации документов и содержимого справочников, позволяющий вести учет в нескольких базах данных, территориально удаленных друг от друга, с возможностью формирования общего баланса в центральной базе данных;
- реализована возможность автоматизированного контроля за необходимостью проведения регламентных видов технических воздействий.
Данные решения позволяют вывести систему учета и оперативного управления техническим сервисом на качественно новую ступень, создающую необходимую основу для совершенствования системы технического сервиса в республике до уровня высокоразвитых стран.
ЛИТЕРАТУРА
- Северный А.Э. Новое в организации технического сервиса в АПК // Механизация и электрификация сельского хозяйства. №9. 1997. – С. 321с
- Черноиванов И. Стратегия развития технического сервиса //Техника в сельском хозяйстве, 2004. - №2. – С. 376.