Эффективное использование современных ERP-систем

В настоящее время во всем мире происходит процесс перехода от использования локальных решений по автоматизации отдельных задач управления к внедрению комплексных систем автоматизации учета и управления на базе единого информационного пространства. Комплексные системы управления предприятием, известные как ERP-системы (Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия), позволяют интегрировать данные и процессы всех структурных подразделений организации в единую корпоративную информационную систему. Информационные технологии для поддержки жизненного цикла продукции промышленного производства (CALS-технологии) также строятся на основе применения комплексных систем автоматизации и в рамках единой информационной среды позволяют отследить все процессы производства – от идеи создания и проектирования изделия через технологическую подготовку производства и изготовление до реализации, сервисного обслуживания и утилизации продукции. Внедряются сегодня и BPMсистемы (Business Process Management System) как программный инструментарий для управления бизнес-процессами предприятия, также опирающийся на единое информационное пространство.

К сожалению, рынок ERP и BPM- систем в Республике Казахстан еще только формируется, а решения по комплексной автоматизации управления учреждениями образования на базе единой информационной среды и вовсе отсутствуют.

Обязательным условием применения этих средств является получение экономической эффективности от их внедрения. Для этого требуется проведение расчетов экономической эффективности и ее обоснования.

Обоснование экономической эффективности применения информационных технологий позволяет:

  • определить необходимость и целесообразность затрат на создание и внедрение автоматизированной системы сбора и обработки информации на различных уровнях ИС;
  • установить основные направления автоматизации обработки информации исходя из специфики различных уровней ИС, а также методов получения, передачи и обработки информации на каждом из них;
  • выбрать экономически эффективные варианты технологических процессов обработки экономической информации.

Экономическая эффективность автоматизированной обработки информации обеспечивается за счет следующих основных факторов:

  • высокая скорость сбора, передачи, обработки и выдачи информации, достигнутой за счет высокой производительности современных технических средств, максимального сокращения времени на выполнение отдельных операций;
  • повышение качества выполнения экономических расчетов за счет создания единой информационной базы, установления четкого графика ее получения, устранения из нее постоянных данных и производных показателей, а также за счет ее централизованной обработки;
  • улучшение информационного обслуживания различных уровней ИС за счет сокращения сроков разработки и получения документов.

Таким образом, общая эффективность применения информационных технологий находится в прямой зависимости от снижения затрат на обработку информации (так называемая прямая эффективность) и от достигаемого повышения уровня информационного обслуживания (так называемая косвенная эффективность).

Прямая эффективность выражается в снижении трудовых и стоимостных затрат на обработку экономической информации и непосредственно, т.е. количественно, влияет на экономические показатели деятельности вычислительных установок, занимающихся ее обработкой. В случае если до проведения оцениваемых работ предприятие вообще не было автоматизировано, достаточно сравнить результаты деятельности без автоматизации Р0 при соответствующих нулевых затратах (30= 0) с результатами после автоматизации Р, при соответствующих затратах 3.

Упрощенно эффективность рассчитывается по формуле (1):

Э = Р1-Р0-31 (1)

Косвенная эффективность характеризует качественные изменения, происходящие в результате применения средств вычислительной техники. Они выражаются в повышении качества и оперативности выполнения расчетов, увеличении состава получаемой информации, повышении ее достоверности и оперативности и т.д.

В настоящее время нет методов для оценки доли эффективности от машинной обработки информации в общей эффективности, получаемой в результате различных мер по улучшению информационного обслуживания предприятий различных сфер деятельности. В этом случае для расчета ожидаемой косвенной эффективности рекомендуется применять способ экспертных оценок. Он заключается в том, что на основе анализа изменения системы обработки информации за несколько периодов, экспертным путем определяется возможное ее улучшение в результате использования более оперативной и развернутой информации.

Показатели прямой экономической эффективности определяются в результате сравнения затрат на обработку информации нескольких вариантов проектных решений. Важно, чтобы они рассматривались в равных условиях, т.е. при совпадении состава решаемых задач, объема исходных данных, степени достоверности.

Таким образом, предполагается наличие ряда альтернативных стратегий, принципиально различных между собой (разные поставщики компьютеров, оборудования и программ, различное число рабочих мест, разные сроки и этапы автоматизации и т.д.). Наиболее эффективный вариант автоматизации выбирается из множества прочих вариантов по наилучшему результату из совокупности обоснованных прогнозов результатов с учетом неопределенности и риска наилучшим является вариант, обеспечивающий максимальный эффект при самом неблагоприятном прогнозе. В самом простом виде это можно рассмотреть как сравнение двух вариантов спроектированного и базового. За базовый вариант принимается существующая технология автоматизированной обработки экономической информации, а за спроектированный результат модификации существующей технологии.

Абсолютная экономическая эффективность разрабатываемого проекта это снижение годовых стоимостных и трудовых затрат на обработку информации по сравнению с базовым вариантом технологического процесса обработки информации или со способом решения задачи. Иначе ее можно описать как разность между полученными результатами (или оценкой этих

результатов в будущем) и затратами на автоматизацию.

Пусть годовая стоимость обработки информации состоит из стоимости работы оператора, стоимости материалов, амортизационных отчислений, накладных расходов и стоимости машинного времени работы на ЭВМ и при базисном варианте равна С0, а при проектируемом С1, тогда:

   (2)

где ΔС величина снижения затрат на обработку информации.

Так определяют экономичность разрабатываемого проекта. Если известно количество реализаций технологического процесса обработки (или количество решений статистической задачи) за год а и затраты на разовую реализацию процесса (решение задачи Ср), то годовые затраты составят величину С = аСр, которая определяется для базового и проектируемого вариантов отдельно.

При разработке проекта для комплекса взаимосвязанных задач затраты определяются следующим образом:

 , (3)

где аkколичество решений k-й задачи в течение года; Cpkзатраты на одно решение k-й задачи; число задач в комплексе.

Относительными показателями экономической эффективности проекта являются коэффициент эффективности затрат и индекс изменения затрат.

Коэффициент эффективности затрат Kc показывает, какая часть затрат будет сэкономлена при проектируемом варианте (или на сколько процентов снижаются затраты), и рассчитывается по следующим формулам:

 или  (4)

Индекс изменения затрат Iс показывает, во сколько раз снизятся затраты при

проектируемом варианте, и может быть рассчитан по следующей формуле:

 (5)

Вместе с тем, внедрение проекта предполагает дополнительные капитальные затраты Kд, которые необходимо учитывать. Величина дополнительных капитальных затрат определяется следующим образом: Кд = К1-К0, где К1 и К0 капитальные затраты проектируемой и существующей (или базовой) системы обработки информации.

Эффективность капитальных затрат определяется сроком окупаемости дополнительных капитальных затрат t:

(6)

Дополнительные капитальные затраты считаются экономически целесообразными в том случае, если они окупаются экономией текущих затрат в пределах нормативного срока окупаемости.

Определяется также расчетный коэффициент экономической эффективности капитальных затрат Ер:

 (7)

Данный коэффициент определяет долю окупаемости дополнительных капитальных затрат за год.

Вместе с определением стоимостных показателей прямой экономической эффективности можно рассчитать показатели снижения трудовых затрат на обработку статистической информации.

Абсолютным показателем снижения трудовых затрат является разность ΔТ между годовыми трудовыми затратами (состоит из трудоемкости ручных операций, ввода данных с клавиатуры и автоматических операций на ЭВМ) базового и проектируемого вариантов проектных решений:

ΔТ = Т0 Т1 (9)

где Т0, Т1 годовая трудоемкость соответственно базового и проектируемого вариантов обработки информации.

Относительными показателями снижения трудовых затрат являются: коэффициент снижения трудовых затрат :

 или  (10)

и индекс изменения трудовых затрат:

 (11)

Эти показатели характеризуют рост производительности труда за счет внедрения более экономичного варианта проектных решений.

Значение абсолютного показателя снижения трудовых затрат может использоваться для определения возможного высвобождения персонала из сферы обработки информации:

 (12)

где Тф годовой фонд времени одного работника, занятого в сфере обработки экономической информации;

коэффициент, учитывающий возможность полного высвобождения работников, за счет фонда времени которых рассчитана величина ΔТ.

Особое значение имеет определение данного показателя при модернизации существующей технологии обработки информации в случае, если величина Т0 учитывает время, затраченное инженернотехническими работниками.

Риск это вероятность наступления неблагоприятных событий или выхода за временные или финансовые ограничения проекта из-за какой-либо неопределенности.

В науке об управлении существует отдельное направление риск-менеджмент, призванное управлять рисками, минимизировать их отрицательные последствия. Основными компонентами управления рисками является идентификация, анализ рисков и планирование реагирования на них.

Итак, первым этапом риск менеджмента является идентификация рисков. Все риски можно условно разделить на три группы:

  1. проектные, связанные с ошибками в бюджете, графике работ, с проблемами персонала, изменением требований (вызванных как изменением текущих условий проекта, так и желанием заказчика). К данным рискам можно отнести болезни и увольнение сотрудников, изменения в текущем законодательстве, замену представителя заказчика, контролирующего процесс, изменение мнения заказчика о проекте по ходу его развития. Ответственным за данный тип рисков исключительных ситуаций является менеджер проекта, способность которого улаживать подобного рода конфликты и определяет его профессиональную подготовку;
  2. технические, связанные с проблемами реализации технических решений. Основными здесь обычно выступают проблемы разработки (способность разработчиков реализовать ту или иную задачу), неудовлетворительная производительность системы, внедрение и затруднения, связанные с окончательной адаптацией системы под конечных пользователей. Ответственное лицо за решение подобных проблем обычно технический руководитель проекта или ведущий аналитик;
  3. бизнес-риски, связанные с финансовой поддержкой проекта. Неожиданные сокращения бюджета, вызванные внешними факторами, могут привести не только к сокращению проекта и задач, которые он решает, но и к его полному провалу в случае не достижения главной цели. Для компании-разработчика к данному типу рисков обычно относятся ошибки в оценке рынка. В отечественных организациях также к подобного рода нештатным ситуациям относится потеря интереса к проекту со стороны конечных пользователей. Ответственным лицом в кредитной организации за подобные проблемы может быть заказчик (куратор) проекта или руководитель проектного комитета. Он должен заранее определить приоритеты и организовать резервы для решения приоритетных задач каждого этапа.

Более конкретную идентификацию и анализ рисков включает в себя разработка их спецификации и системы идентификации, а также вероятностная оценка возникновения внештатных ситуаций, оценка ущерба и расчет резервов для их преодоления. Снижение потерь при этом возможно за счет трех действий: профилактики (предотвращения), мониторинга (своевременного распознавания ситуации) и управления критической ситуацией (правильными действиями в случае ее возникновения). Рассмотрим более подробно каждое из них. Профилактика некие затраты на устранение, снижение вероятности или снижение ущерба нештатной ситуации. Нередко бывает очень трудно убедить заказчика в необходимости дополнительных затрат, особенно если угроза заказчику не очень понятна. Например, достаточно легко получить дополнительное финансирование на дополнительную проработку системы безопасности (угроза несанкционированного доступа), однако нередко очень трудно добиться обучения конечных пользователей, хотя неграмотная эксплуатация также может привести к образованию дыр в системе безопасности. И обычно только хорошо обоснованный документ с оценкой вероятности и значения ущерба может убедить заказчика в правильном распределении средств.

Мониторинг означает разработку системы показателей, определяющих возникновение той или иной проблемы, и механизмов их отслеживания. Своевременное распознавание проблемы нередко позволяет минимизировать потери или свести их к нулю. Например, отслеживание текущего законодательства и своевременное распознавание принципиальных изменений позволят существенно сократить затраты на адаптацию за счет изменений ряда концептуальных решений, таких, как изменение структуры данных или разработка новых алгоритмов. В случае, если время упущено, начинают работать механизмы латания дыр, которые приводят к усложнению системы и, как следствие, росту временных затрат на решения новых задач.

Управление критической ситуацией означает документирование и регламентирование действий в случае возникновения непредвиденной ситуации. Четкое понимание действий менеджером позволяет многократно снизить отрицательный эффект. Предварительное документирование действий позволит скорректировать расчетный эффект ущерба и, как следствие, снизить суммы резервов и сделать проект более привлекательным для инвесторов и заказчиков. Также частью работ по этому направлению может быть создание механизмов смягчения критической ситуации. Например, наличие информации о квалифицированных соискателях на работу в организации будет очень кстати при неожиданном увольнении ключевого работника.

Управление эффективностью проектов является одним из ключевых инструментов антикризисного менеджмента, так как предприятие несет большие потери при нерациональном внедрении новой ИТ технологии.

Для оценки экономической эффективности разработан целый ряд методов, которые условно можно разделить на три группы:

  • классические методы оценки инвестиционных проектов, предполагающие определение таких показателей, как чистый приведенный доход (Net Present Value, NPV), внутренняя норма рентабельности (Internal Rate of Return, IRR), cpoк окупаемости (Payback), экономическая привлекательность (Economic Value Added, EVA) и т.д.;
  • затратные методы оценки, основными из которых можно назвать определение совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership, TCO) и его производные, такие как истинная стоимость владения (Real Cost of Ownership, RCO), совокупная стоимость владения приложениями (Total Cost of Application Ownership, TCA) и т.д.;
  • комплексные методы оценки набора финансовых и нефинансовых показателей эффективности (Кеу Performance Indicators, KPI), такие, как сбалансированная система показателе Нортона и Каплана (Balanced Scorecard, BSC), модель "стейкхолдер" и пирамида результативности Линча и Кросса и т.д.

Каждая из перечисленных выше групп обладает рядом достоинств и недостатков, предпочтительной областью применения, долей конструктивности и возможностью интегрирования в стратегию развития.

Более целесообразным представляется подход, основанный на четкой постановке измеримых целей перед началом проекта и контроле их достижения по его результатам.

В качестве измеримых (экономических) показателей эффективности внедрения интегрированной системы (ИС) управления часто рассматриваются:

  • сокращение производственного цикла (на практике – на 35-65%);
  • увеличение выручки (5-25 %);
  • уменьшение оборотных средств в запасах (25-55%);
  • повышение эффективности использования ресурсов (15-40%);
  • повышение уровня обслуживания клиентов (25-60%);
  • ускорение вывода нового товара на рынок (25-75%);
  • снижение затрат (5-20%);
  • снижение производственного брака (35-65%);
  • сокращение производственного цикла (5-25%);
  • увеличение оборачиваемости средств в расчетах (25-55%).

Очень важно понять, за счет каких инструментов, алгоритмов и объектов информационной системы достигаются такие результаты. Тогда значительно легче обосновать инвестиции в ИТ и, по сути, «продать идею» проекта внедрения спонсору, разъяснив, какие цели при этом могут быть достигнуты.

Снижение уровня запасов обусловлено управлением ими с использованием оптимизационного алгоритма. Он позволяет отслеживать в оперативном режиме уровень запасов и строить модель управления ими. В ходе проектов внедрения ИС такой результат возникает уже на стадии ее опытной эксплуатации, когда проводится инвентаризация запасов и определяется связь текущего уровня запасов с производственной программой.

Снижение производственного брака обусловлено применением методов контроля техпроцесса с целью повышения качества продукции. При разработке бизнеспроцессов обычно определяется обязательный этап, на котором осуществляется контроль качества. Без его выполнения система блокирует дальнейшее «продвижение» по бизнес-процессу.

Увеличение объема продаж связано с улучшением качества обслуживания клиентов, которое достигается за счет таких функций, как автоматизация приема заказов, улучшение расчетов сроков доставки и кредитного контроля.

Снижение транспортно заготовительных расходов обусловлено возможностями системы по построению и анализу различных схем доставки, выбору оптимальных вариантов. Система позволяет автоматизировать этот процесс и предоставляет информацию для принятия решения.

Сокращение производственных затрат связано с улучшением прогнозирования спроса и оптимизацией использования производственных активов. Это достигается применением имеющихся в системе алгоритмов прогнозирования на основе анализа хранящейся информации.

Сокращение производственного цикла и сокращение цикла разработки новых продуктов осуществляется в результате применения средств моделирования на основе технологических данных системы.

Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат и устранение «ручной» подготовки и сопровождения документов связаны с возможностью автоматизированного ведения учета. Система также обеспечивает аналитиков и управленцев инструментами для самостоятельной подготовки отчетов.

Увеличение оборачиваемости средств в расчетах происходит благодаря наличию в системе инструментов для прогнозирования движения денежных средств. Это позволяет в оперативном режиме отслеживать дефицит (или избыточность) наличных денежных средств.

Помимо измеримых показателей отслеживают также качественные эффекты внедрения системы:

  • возрастание инвестиционной привлекательности предприятия;
  • повышение организационной дисциплины;
  • формирование единой информационной среды;
  • масштабируемость и др.
  •  

Для того, чтобы организовать работу по оценке эффективности будущего проекта внедрения ИС, необходимо:

  • Зафиксировать стратегические цели компании.
  • Определить структуру основных бизнес-процессов.
  • Оценить эти процессы с позиции их влияния на достижение стратегических целей.
  • Определить показатели, которые позволяют измерить это влияние.
  • Определить для каждого процесса факторы, влияющие на него положительные и отрицательные.
  • Подобрать количественные показатели, отражающие влияние этих факторов. 

Например: «сокращение числа отказов клиентов позволит увеличить оборот в 2 раза»; или «сокращение объема запасов сырья на 15% позволяет экономить расходы на хранение на 30%» и т.д. Рассчитать эти показатели в стоимостном выражении и включить их в обоснование экономического эффекта внедрения системы.

Автоматизированная система управления должна будет формироваться постепенно, путем последовательной разработки и внедрения модулей (подсистем), базирующихся на использовании единой нормативно-справочной информации, единых баз и хранилищ данных, что обеспечит однократный ввод данных и непротиворечивость информации различных подразделений.

Грамотно спроектированная и внедренная система позволит экономить материальные, трудовые и временные ресурсы, облегчит работу ряда ключевых сотрудников, высвободит время для анализа и стратегического управления, позволит повысить качество образовательного процесса, удовлетворенность потребителей и сотрудников.

 

ЛИТЕРАТУРА

  1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учебник / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. М.: ЮНИТИ, 2005.
  2. Аглицкий Д. С., Аглицкий И. С. Рынок информационных технологий: проблемы и решения. М.: Ладомир, 2000.
  3. Божко В. П., Хорошилов А. В. Информационные технологии в статистике. М.: финстатинформ, 2002.
  4. Годин В.В. Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 17 / В.В. Годин, И. К. Корнеев. М., 2000.
  5. Исаев Д.В. Информатизация стратегического управления в сфере образования. – Экономический вестник Ростовского государственного университета. – 2009. – Т. 7. – №2. – С. 147-152.
Год: 2016
Категория: Экономика