Управление персоналом, в общем, виде можно определить как систему экономического управления производством, которая включает совокупность принципов, методов, форм и приемов управления. К управлению персоналом относятся теория управления и практические образцы эффективного руководства, под которым понимается искусство управления.
Стратегия функционирования и развития любого предприятия (организации) немыслима без обращения к персоналу. Для того чтобы обеспечить эффективное функционирование предприятия, на нем должна быть сформирована сильная команда, способная поддерживать его высокий профессиональный авторитет.
До последнего времени само понятие «управление персоналом» в нашей управленческой практике отсутствовало. Правда, система управления каждой организации имела функциональную подсистему управления кадрами и социальным развитием коллектива, но большую часть объема работ по управлению кадрами выполняли линейные руководители подразделений.
В социологии управления в ХХI веке возрастает потребность в повышении адаптивности организации к неопределенности внешней среды, в повышении эффективности ее работы и скорости реакции на эти изменения. Такая адаптивность на данном этапе развития современного общества является ключевым фактором конкурентоспособности коммерческой организации, залогом ее выживания и развития. Одним из инструментов повышения эффективности работы коммерческого предприятия является внедрение в его организационную деятельность технологий тайм - менеджмента.
Дисциплина тайм-менеджмент оформилось в самостоятельное направление менеджмента организации к концу 60-х гг. ХХ века. Тайм-менеджмент – это совокупность технологий планирования работы, которые человек применяет самостоятельно для повышения эффективности использования своего рабочего времени и для повышения контроля возрастающего количества задач.
В настоящее время перед большим числом коммерческих организаций стоит задача внедрения технологий тайм - менеджмента. Причиной этому служат следующие факторы:
- Тенденции изменений социальной и экономической среды диктуют руководителям коммерческих фирм необходимость пересмотреть в сторону повышения роль самоконтроля в принятии решений, расстановки приоритетов, в организации и планировании работы персонала, а также их самих.
- В организационной системе коммерческого предприятия остро стоит проблема повышения эффективности работы и возрастает роль таких нематериальных активов, как интеллектуальный капитал, лояльность сотрудников по отношению к организации- работодателю, возможность творчества и самовыражения. В данном аспекте рассмотрения наиболее актуальной становится самостоятельность сотрудника в организации своей работы.
- На данный момент система отношений «работодатель – наемный служащий» выходит на новый виток развития, когда в организационной системе повышается роль личности сотрудника. И внедрение технологий тайм - менеджмента как раз способствует созданию психологического комфорта, дает ему «моральную» свободу; при этом с выгодой для работодателя – повышение эффективности, скорости и качества работы персонала любого уровня иерархии.
Тайм-менеджмент как практическая дисциплина изначально разрабатывалась консультантами по менеджменту и психологии. Ряд отечественных и зарубежных специалистов по управлению, психологии и организационной культуре разрабатывали методологию планирования личного и рабочего времени в форме книг, статей и учебных курсов.
Cреди ресурсов любой организации время и люди занимают почетные лидерские места. В деловом мире упущенное время - это упущенные возможности, потерянная прибыль. А кадры, как известно, вообще решают все. Но если «незаменимых людей у нас нет», то время - это невосполнимый ресурс, не поддающийся исправлению или обновлению.
Чтобы использовать ресурс времени на благо сотрудников, руководство компании создает в своей структуре кадровую службу или целый HR department. Профессиональная работа специалиста-кадровика существенно сокращает издержки на работу с персоналом. Но насколько эффективно HR-менеджер распоряжается собственным рабочим временем? Все успевать в срок, ничего не забывать и справляться со стрессом можно только в том случае, если осознанно применять на практике принципы тайм - менеджмента. Эти принципы считаются универсальными для всех категорий руководителей и сотрудников, однако тайм-менеджмент для кадровой службы все же имеет свою специфику.
Один из главных принципов тайм - менеджмента гласит: «Прежде чем думать, почему времени не хватает, обрати внимание на то, чем ты занят в настоящий момент. Затем ответь на четыре вопроса: почему ты занят этим делом? Зачем? Как долго ты намерен им заниматься? Что планируешь получить в результате?»
Управление временем для сотрудников кадровой службы строится на трех основных принципах:
- Постановка целей и определение приоритетных задач.
- Эффективное планирование рабочего дня: автоматизация и делегирование.
- Борьба с «пожирателями времени»: умение говорить «нет».
Метод определения приоритетов в текущих делах базируется на законе Парето. Этот закон гласит, что сотрудник способен выполнить 80% работы за 20% рабочего времени. Наилучшим инструментом для определения тех дел, которые нужно выполнить в первую очередь, служит так называемая матрица Эйзенхауэра, согласно которой все текущие дела можно разбить на четыре категории: «срочно-важно», «не срочно-важно», «не важносрочно» и «не важно - не срочно».
После определения стратегических целей и приоритетов необходимо перейти к тактике, которая позволит наилучшим образом достичь запланированных результатов. Поделив время на небольшие целевые отрезки, вы сможете лучше им распорядиться. Самый удобный для планирования целевой отрезок - один рабочий день.
Работа с документами. К сфере кадрового делопроизводства обычно относят подготовку, оформление и ведение документов, устанавливающих правовые отношения сотрудника с компанией (приказов, трудовых книжек, договоров, личных карточек). Кроме того, это и учет рабочего времени, и разработка должностных инструкций и других внутрикорпоративных документов. Эта работа не требует тесного контакта с людьми, но занимает много времени. Каким образом менеджер по персоналу может сэкономить время, необходимое для обработки документации?
Жизнь кадровика существенно облегчает использование готовых форм - типовых договоров, трудовых книжек, заявок, анкет.
Работа с людьми занимает у сотрудников кадровых служб не меньше времени, чем делопроизводство. Прием сотрудников по личным вопросам, телефонные звонки, собеседование с соискателями на имеющиеся вакансии и их тестирование, введение в должность, совещания с руководством и т.д. и т.п. В последние годы работодатели часто предъявляют к HR-менеджеру повышенные требования, требуя взять на себя организацию (а иногда и проведение) аттестации и обучения сотрудников, а также корпоративных мероприятий и праздников.
Эффективное планирование времени при работе с людьми подразумевает, что вы умеете делегировать полномочия подчиненным и правильно переадресовывать задания более подходящим для их выполнения сотрудникам или службам.
Выход из контакта. Вежливый и терпеливый HR-менеджер, владеющий навыком активного слушания, но не умеющий в нужный момент выходить из контакта, часто понапрасну теряет время. Чтобы взять ситуацию под контроль, необходимо в начале беседы установить ее временные рамки. («У меня есть пять минут для беседы с вами».) Если собеседник сообщает, что не сможет уложиться в регламент, решение за вами: вы можете назначить другое время для беседы, удобное вам, или переадресовать вопрос другому отделу.
Мотивационные аспекты управления получили широкое применение в странах с развитой рыночной экономикой. В нашей стране понятие мотивации в экономическом смысле появилось сравнительно недавно в связи с демократизацией производства. Ранее оно употреблялось, в основном, в промышленной экономической социологии, педагогике, психологии. Это объяснялось рядом причин. Во-первых, экономические науки не стремились проанализировать взаимосвязь своих предметов с названными науками, и, во- вторых, в чисто экономическом смысле до недавнего времени понятие «мотивация» заменялось понятием «стимулирования». Такое понимание мотивационного процесса приводила к ориентации на краткосрочные экономические цели, на достижение сиюминутной прибыли. Это разрушительно действовало на потребностно-мотивационную сторону личности работника, не вызывало заинтересованности в собственном развитии, самосовершенствовании, а ведь именно эта система сегодня наиважнейший резерв повышения эффективности производства.
Мотивация управленческой деятельности - это процесс стимулирования отдельного исполнителя или группы людей к деятельности, направленный на достижение целей организации, к продуктивному выполнению принятых решений или намеченных работ.
Это определение показывает тесную взаимосвязь управленческого и индивидуальнопсихологического содержания мотивации, основанную на том обстоятельстве, что управление социальной системой и человеком, в отличии от управления техническими системами, содержит в себе, как необходимый элемент согласование цепей объекта и субъекта управления. Результатом его будет трудовое поведение объекта управления и в конечном итоге это покажет результат управленческой деятельности.
Путь к эффективному управлению человеком лежит через понимание его мотивации. Только зная то, что движет человеком, что побуждает его к деятельности, какие мотивы лежат в основе его действий, можно попытаться разработать эффективную систему форм и методов управления человеком. Для этого необходимо знать, как возникают или вызываются те или иные мотивы, как и какими способами мотивы могут быть приведены в действие, как осуществляется мотивирование людей.
Мотив - это то, что вызывает определенные действия человека. Мотив находится «внутри» человека, имеет «персональный» характер, зависит от множества внешних и внутренних по отношению к человеку факторов, а также от действия других, возникающих параллельно с ним мотивов. Мотив не только побуждает человека к действию, но и определяет, что надо сделать и как будет осуществлено это действие. В частности, если мотив вызывает действия по устранению потребности, то у различных людей эти действия могут быть совершенно отличны, даже если они испытывают одинаковую потребность. Мотивы поддаются осознанию.
Мотивация - это совокупность внутренних и внешних движущих сил, побуждающих человека к деятельности, для достижения личных целей или целей организации. Эти силы находятся вне и внутри человека и заставляют его осознанно или же неосознанно совершать некоторые поступки.
Мотивирование - это процесс воздействия на человека с целью побуждения его к определенным действиям путем пробуждения определенных мотивов. Мотивирование составляет сердцевину и основу управления человеком. Эффективность управления в очень большой степени зависит от того, насколько успешно осуществляется процесс мотивирования-
Руководителей всегда интересовало, в каких условиях человек мотивирован к работе по чужому заданию. Этот интерес рос по мере расширения личных свобод подчинённого. Чем свободнее становился человек, тем важнее становилось знание того, что им движет, что заставляет приносить большие жертвы и напрягать все силы, делая своё дело, а что даже при благоприятных условиях приводит к упрямству, скуке и безразличию.
Если посмотреть, на что в деятельности человека оказывает воздействие мотивация, то выяснится, что это следующие характеристики деятельности:
- усилие;
- старание;
- настойчивость;
- добросовестность;
- направленность.
Мотивационный процесс может быть представлен в виде следующих одна за другой стадий: осознание работником своих потребностей как системы предпочтения, выбор наилучшего способа получения определенного вида вознаграждения, принятие решения о его реализации; осуществление действия; получение вознаграждения; удовлетворение потребности. Стержнем управления на основе мотивации будет воздействие определенным образом на интересы участников трудового процесса для достижения наилучших результатов деятельности.
Для управления на основе мотивации необходимы такие предпосылки, как выявление склонностей и интересов работника с учетом его персональных и профессиональных способностей, определение мотивационных возможностей и альтернатив в коллективе и для конкретного лица.
Никакие установленные извне цели не вызывают заинтересованности человека в активизации своих усилий до тех пор, пока они не превратятся в его «внутреннюю» цель и далее в его «внутренний» план действия. Поэтому для конечного успеха большое значение имеет совпадение целей работника и предприятия.
Для решения этой задачи необходимо создание механизма мотивации для повышения эффективности труда. Под этим подразумевается совокупность методов и приёмов воздействия на работников со стороны системы управления предприятия, побуждающие их к определенному поведению в процессе труда для достижения целей организации, основанной на необходимости удовлетворения личных потребностей.
Руководители всегда осознавали, что необходимо побуждать людей работать на организацию. Если раньше они полагали, что для этого достаточно простого материального вознаграждения. Сегодня, когда из-за сложной экономической ситуации трудно обеспечивать достаточно высокую оплату труда, особое внимание следует уделять нематериальному стимулированию, создавая гибкую систему льгот для работников, гуманизируя труд, в том числе:
- признавать ценность работника для организации, предоставлять ему творческую свободу,
- применять программы обогащения труда и ротации кадров;
- использовать скользящий график, неполную рабочую неделю, возможность трудиться как на рабочем месте, так и дома;
- устанавливать работникам скидки на продукцию, выпускаемую компанией, в которой они работают;
- предоставлять средства для проведения отдыха и досуга, обеспечивать бесплатными путёвками, выдавать кредит на покупку жилья, садового участка, автомашин и так далее.
Практически каждый работник имеет собственную точку зрения на то, как улучшить свою работу. Опираясь на заинтересованную поддержку руководства, не боясь санкций, следует организовать работу так, чтобы у работника не пропало желание реализовать свои планы.
Потому, в какой форме, с какой скоростью и каким способом работники получают информацию, они оценивают свою реальную значимость в глазах руководства, поэтому нельзя принимать решения, касающиеся изменений в работе сотрудников без их ведома, даже если изменения позитивны, а также затруднять доступ к необходимой информации. Информация о качестве труда сотрудника должна быть оперативной, масштабной и своевременной.
Большинство людей стремится в процессе работы приобрести новые знания. Поэтому так важно обеспечивать подчиненным возможность учиться, поощрять и развивать их творческие способности.
Каждый человек стремится к успеху. Успех - это реализованные цели, для достижения которых работник приложил максимум усилий. Успех без признания приводит к разочарованию, убивает инициативу. Этого не случится, если подчиненным, добившийся успеха, делегировать дополнительные права и полномочия, продвигать их по служебной лестнице.