Электронный документ и его законодательное регулирование в странах СНГ

С появлением первых электронно-вычислительных машин в начале 50-х годов одновременно в США, СССР и Англии связано появление нового типа документов – документов на машинных носителях. Их еще называли «машиначитаемыми документами» или «машиннориетированными документами». Бурное развитие научно-технического прогресса, включая автоматизированных информационно-поисковых систем, падает на период конца 70-х и середины 80-х годов прошлого столетия. В начале 90-х годов появился новый термин «электронный документ». Российский ученый М.В. Ларин отмечает что, любой электронный документ может являться ма­шиночитаемым, но далеко не каждый машиночитаемый документ является электронным. Развитие компьютерных технологий сдела­ло в 1990-х гг. термин «машиночитаемый документ» и его основную характеристику - пригодность для машинного считывания - нежиз­неспособными: в современных условиях информацию можно счи­тывать с помощью машины (сканировать) с любого бумажного до­кумента. Появилась потребность в новом понятии, относящемся к документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла - от создания до уничтожения - в электронном виде. Таким образом, документов возникших в результате применения цифровых методов записи информации начали называть электронными.

Однако точного определения электронный документ в это время не приобрел, хотя было очевидно, оно связано с новыми информационными технологиями. Сегодня каждый сотрудник в своей практической работе ежедневно сталкивается с различными видами электронных документов. В государственных органах – участниках ЕСЭДО количество электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью, растет с каждым днем. Получается «электронный документ» получает популярность как «традиционный документ», если не исключить специфику работы с ними в обеспечении сохранности. По большей части делопроизводство приобретает все более безбумажный характер. Таким образом, сама жизнь требовала укоренения понятия «электронный документ» и его законодательное регулирование. Но прежде чем, остановиться на последнем вопросе, давайте выясним, что собой представляет электронный документ и какая характеристика его разновидностей.

По мнению российских специалистов, можно выделить три группы электронных документов: оцифрованные электронные документы, современные электронные документы и электронные документы, которые являются продуктами различных безбумажных технологий. 

К первой группе – оцифрованным документам относятся документы, полученные в результате конверсии бумажных или технотронных документов в цифровую форму. Такая конверсия называется оцифровка (или оцифрование), которая означает преобразование документа из традиционной присущей ему формы в цифровую, т.е. компьютерную. Чаще такая форма представляется в виде файла. Современная наиболее распространенная технология оцифровки это сканирование. Оно позволяет перевести иллюстрационные, графические документы, фотографии в электронную форму – в файлы. В результате оцифровки звука и видео появились компакт-диски и лазерные видеодиски   [1].

Вторую группу современных электронных документов составляют документы, которые существуют только в цифровом виде. Они являются информационными продуктами новых информационных технологий как Интернет-технологий, WWW-технологий и мультимедиа. Современные электронные документы представляют собой интеграцию в единый документ: вербальной информации, фото, видеофрагментов, звука, анимации и графики. Обычно они имеют большой объем и записываются на оптических дисках CD-ROM и CD-R.

Среди третьей группы электронных документов – продуктов безбумажных технологий широкое распространение получила электронная почта. Электронная почта – пересылка сообщений в виде файлов по телекоммуникационным каналам. Файл может содержать сообщение (письмо, статью), рисунок, фотографию, предварительно оцифрованные, а также базы данных. Также примером продуктов безбумажных технологий может служить цифровое фотографирование, с помощью которого можно получить различные текстовые, графические и иллюстративные документы. Широкое распространение получили и электронные сообщения (документы), использование которых в коммерческих целях впервые начало применяться более 30 лет назад.

Сегодня большую популярность получил и новый вид торговли, такой как электронная торговля, осуществляемая посредством интернет-магазинов. В электронной торговле, как и в обычной розничной торговле, как правило, не требуется составление письменных договоров. Для их заключения достаточно лишь факта подтверждения волеизъявления сторон. Все это позволяет судить о том, что электронные документы полностью не заменят традиционные бумажные документы, но для таких компаний, где документы являются продуктом деятельности (законотворческая деятельность или лицензирование), они могут быть куда более выгодным, чем бумажные документы. Кстати, в республике в рамках государственной программы «электронное правительство» лицензирование с нового года осуществляется в электронной форме.

И так, диктуемая жизнью необходимость употребления термина «электронный документ» все больше требовала законодательного регулирования. Человек привык требуемое доказательство представлять в бумажном виде, и естественно, в его сознании укоренилось представление о том, что письменное доказательство – это обязательный документ. А как представить электронный документ в виде доказательства, где отсутствуют элементы заверения, а самое главное как его хранить?

В ряде стран СНГ, включая и нашу республику, действует закон «Об электронном документе» или «Об электронной цифровой подписи», предназначенный для устанавления правовых основ применения электронных документов, определения основных требований, предъявляемых к электронным документам, прав, обязанностей и ответственности участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов. Российский закон отличается тем, что обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе и определяет основные  правила  осуществления  электронного документооборота. Отечественный закон направлен на регулирование отношений, возникающих при создании, использовании электронных документов, предусматривающих установление, изменение или прекращение правоотношений, а также прав и обязанностей участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов, включая совершение гражданско-правовых сделок. Электронные документы обязательно должны быть удостоверены посредством электронных цифровых подписей.

Принятый впервые 10 января 2000 года в Республике Беларусь Закон «Об электронном документе» определяет понятие «электронный документ как информация, зафиксированная на машинном носителе и отвечающая требованиям, установленным настоящим Законом» (ст. 1.) [2].

19 декабря 2000 года Президент Туркменистана подписал Закон Республики Туркменистан «Об электронном документе», согласно которому под электронным документом понимается «информация, зафиксированная на машинном носителе, заверенная электронной цифровой подписью в соответствии с процедурой создания такой подписи» (ст. 1.) [3].

В России соответствующий закон принят 10 января 2002 г. № 1-ФЗ и называется «Об электронной цифровой подписи» [4]. По ст. 3. электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Закон Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» принят 7 января 2003 г. [5]. Определение электронного документа, закрепленного в отечественном законе, более конкретизировано и звучит как документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством  электронной цифровой подписи.

Республика Молдова приняла Закон «Об электронном документе и цифровой подписи» 15 июля 2004 года. [6]. Электронный документ в нем представлен как информация в электронной форме, создаваемая, структурируемая,  обрабатываемая, хранимая, передаваемая с  помощью компьютера, других электронных устройств или программных и  технических средств,   подписанная  в  соответствии  с  настоящим  законом  цифровой подписью.

В принятом законе «Об электронном документе» Республики Таджикистан 10 мая 2002 года электронный документ представлен «как информация,  зафиксированная  на  машинном носителе и соответствующая требованиям,  установленным настоящим Законом» [7]. К машинным носителям относят магнитные диски,  магнитные ленты,  лазерные диски и иные материальные носители,  используемые для записи и хранения  информации с помощью электронно-вычислительной техники.

О юридической силе электронного документа все законы вышеуказанных стран, исключая Россию, гласят следующее. Согласно беларусскому закону электронный документ с бумажным документом имеет одинаковую юридическую силу. По ст. 10. «электронный документ приравни-вается к письменному документу и имеет одинаковую с ним юридическую силу». В Туркменистане юридическая сила электронного документа признается имеющим равную юридическую силу с документами на бумажном носителе, скрепленными собственноручной подписью, только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи. В случаях, если законодательством Туркменистана требуется государственная регистрация документа, то государственной регистрации подлежит оригинал электронного документа. В соответствии со ст. 10. закона «электронный документ может быть отображен на экране дисплея либо воспроизведен на бумажном или ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуальною обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком». В случае, если созданный электронный документ воспроизведен идентичным по содержанию на бумажном носителе, то оба документа признаются самостоятельными документами. При этом документ на бумажном носителе приобретает юридическую силу после собственноручного его подписания владельцем личного ключа электронной цифровой подписи.

По закону Молдавии(ст. 6.) все одинаковые    экземпляры   одного   электронного   документа считаются его оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Только в случае,  когда одним лицом создаются одинаковые по  содержанию электронный  документ  и  документ на бумажном носителе,  оба  документа признаются самостоятельными документами и являются оригиналами. Юридическая сила электронного документа признается в следующих ситуациях: во-первых, если электронный  документ,  соответствующий  требованиям  настоящего закона,  признается равным по юридической силе с аналогичным  документом на бумажном носителе, заверенным собствен-норучной подписью; во-вторых, если согласно  законодательству  требуется, чтобы  документ  был оформлен  письменно либо представлен в письменной форме, то  электронный документ считается соответствующим этому требованию; в-третьих, если согласно  законодательству  требуется,  чтобы  документ  на бумажном  носителе  был  заверен  печатью, то  электронный  документ  не требует такого заверения; в четвертых, порядок использования  электронных документов в судебной системе регламентируется процессуальным законодательством; в-пятых, электронный документ признается доказательством, равным по своей значимости  письменным  доказательствам. Использование   электронного документа  в качестве доказательства не может быть запрещено по  причине его электронной формы; в-шестых, если законодательством предусмотрена государственная регистрация документа, то государственной регистрации подлежит оригинал электронного документа и в-седьмых, электронный  документ не требует нотариальной заверки, если иное не предусмотрено законом.

По таджикскому закону электронный документ  на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Если законодатель-ством  Республики  Таджикистан требуется,  чтобы документ был оформлен письменно либо пред-ставлен в письменном виде или письменной  форме,  то  электронный документ считается соответ-ствующим этим требованиям.

Электронные документы, имеющие юридическую силу, должны иметь определенную структуру. Структура электронного документа - это внешний вид и расположение частей содержа­ния (носитель, формат файла, расположение реквизитов, шрифты, примечания и др.). В законах также предусмотрена, какая структура должна быть у электронного документа и к ней предъявляются различные требования. Например, беларусским законом определена структура электронного документа, состоящая из двух частей: общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей. Подписывают документы те лица, от которых исходит данный электронный документ (ст. 1.). Далее электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления. Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе. Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя объекте в понятной, доступной для визуального обозрения и пригодной для восприятия человеком форме. В законе Таджикистана предусмотрена аналогичная структура электронного документа.

По законам Туркменистана и Таджикистана электронный документ должен создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств, также содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность, быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия человеком (соответственно ст. 5 и ст. 6.). Такие же требования предусмотрены и в законе Молдавии (ст. 5.) и дополнительно указано, что электронный документ должен быть доступным для его неоднократного использования.

В Беларуси оригиналы электронных документов и их бумажные копии имеют одинаковую юридическую силу. Если по законодательству требуется нотариальное удостоверение или государственная регистрация документа, такому удостоверению или регистрации подлежит как сам электронный документ, так и его бумажная копия. Порядок обращения официальных документов в виде электронных документов регламентируется стандартами и нормами делопроизводства, установленными законодательством Республики Беларусь. В подлинном виде электронный документ существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами. Бумажной копией электронного документа признается надлежащим образом удостоверенная внешняя форма представления электронного документа на бумажном носителе. Такие бумажные копии должны содержать указание на то, что они являются копиями электронного документа.

В Туркменистане и Таджикистане оригинал электронного документа существует только на машинном носителе. Здесь также как в Беларуси, все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Оригинал электронного документа может быть в электронном виде зафиксирован на магнитный носитель, отделимый от машинного. Применимость магнитного носителя, отделимого от машинного, в качестве оригинала электронного документа может рассматриваться при наличии доказательства принадлежности его собственнику электронной цифровой подписи. А копией электронного документа является информация с оригинала электронного документа, зафиксированная в электронной форме на магнитном носителе, отделимом от машинного. Копия электронного документа должна быть удостоверена в устанволенном законом порядке и содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа.

В Таджикистане в случае,  когда одним лицом создаётся документ на бумажном носителе и электронный документ,  идентичные по содержанию,  оба документа являются самостоятельными документами. Оригиналы электронных  документов  и их копии на бумажных носителях имеют одинаковую юридическую силу. При нотариальном удостоверении или государственной регистрации документа, удостоверению или регистрации подлежат либо электронный документ, либо его копия на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством Республики Таджикистан. Копии электронного документа создаются путем удостоверения установленном  законом порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.

В Молдавии копией электронного  документа   признается представление (отображение)  элек-тронного  документа  на бумажном  носителе  в  форме, доступной   для  восприятия  человеком.  Копия  электронного   документа заверяется  в  порядке,  установленном законодательством  для  заверения копий  документов на бумажном носителе, и должна содержать информацию  о том, что она является копией электронного документа. Электронный документ является подлинным, если он подписан лицом,    уполномоченным    в   установленном    порядке подписывать  собственноручной  подписью  подобный документ  на  бумажном носителе, либо подписан подлинной  цифровой  подписью составителя, указанного  в документе.

Электронный документ может использоваться во всех отраслях деятельности, где применяются программные и технические средства для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут совершаться сделки, заключаться договоры, осуществляться расчеты, официальная и неофициальная переписка, передача документов и иной информации. Электронные документы могут пересылаться с помощью любых средств связи, включая информационные системы и сети, если это не противоречит действующему законодательству страны и ее международным договорам.

Таким образом, особенность электронных документов состоит в том,что их информация представлена в электронно-цифровом виде и, как след­ствие, может быть воспринята человеком только при помощи соот­ветствующих технических и программных средств. Следует отметить, что электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы.

Именно поэтому в условиях информатизации общества принятие закона об электронном документе было столь важным, сколько в свое время это было  важно и при работе с традиционными документами. Анализ показывает, в вышеуказанных законах больше акцент сделан на функциях электронных документов. Функции, выполняемые документами могут быть различными, от информационной, социальной, учетной, правовой до управленческой и т.д. Однако электронные документы, в отличие, от традиционных характеризуются не физической, а логической целостностью. Имен­но признак логической целостности следует принимать во внима­ние при идентификации электронных документов в случаях с база­ми данных, гипертекстовыми, табличными и другими до­кументами.

Список литературы

1. Залаев Г.З. Анализ и классификация электронных документов // Вестник архивиста. 1999. № 2-3. С. 60-68. (60-61 с.).
2. Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. "Об электронном документе".
3. Закон Туркменистана «Об электронном документе» от 19 декабря 2000 г.
4. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.
5. Закон Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 7 января 2003 г. № 370-2.
6. Закон Республики Молдова «Об электронном документе и цифровой подписи» от  15.07.2004 г. № 264-XV.
7. Закон Республики Таджикистан ''Об электронном документе'' от 10 мая 2002 г. № 51.