Оценка эффективности внедрения информационных систем управления в учреждениях высшего образования Республики Казахстан

В настоящее время основным условием стабильного функцио­нирования на рынке любого предприятия является совершенство­вание методов управления. Один из инструментов совершенство­вания систем управления предприятием - внедрение информаци­онных систем (ИС), которое позволяет организовать эффективное планирование всей хозяйственной и финансовой деятельности и, как следствие, повысить рентабельность предприятия на 5-15 %; снизить риски за счет оперативного получения информации обо всех бизнес-процессах предприятия, за счет своевременного при­нятия решений и т. д. Однако в настоящее время согласно иссле­дованиям международной компанией 8іапі1І8һ Groim Сһао8 (рису­нок 1) из всех программных проектов, завершенных в 2012 году, только 39% программных проектов являются успешными, 43% являются спорными (имеющими перерасход средств, превышение бюджета, другие недостатки), а 18% являются провальными. Если сравнить с первыми результатами подобных исследований, прово­димых еще в 1994 году, наблюдается улучшение - на тот момент 16% проектов были успешными, 53% спорными и 31% неудачны­ми. Однако текущая статистика все еще оставляет много места для улучшения [1].

Согласно мнениям экспертов Standish Group среди причин не­удач проектов либо выхода проекта за рамки сроков, бюджета и недостижения цели выделяются следующие:

• неполные требования;
• низкая степень вовлечения заказчика и конечных пользова­телей в процесс разработки;
• недостаточное обеспечение ресурсами;
• недостаток планирования;
• и другие.

B тоже время консультанты «Go Pro Management, Іпс» счита­ют, что реальными причинами проблем и провалов проектов раз­работки ПО являются:

• бюджет и сроки проекта назначаются без учёта объёма вы­полняемой работы;
• сложность описания реальных бизнес требований на стар­те проекта
• и другие.

И те и другие причины напрямую связаны с планированием реализации ИТ-проектов, а именно с проектированием информа­ционной системы и оценкой стоимости разработки.

Область применения информационно-коммуникационных технологий в современном информационном обществе увеличива­ется, хотя и существуют сложности по их внедрению. И, как след­ствие этого, увеличиваются соответствующие расходы у объектов внедрения подобных проектов. Вместе с расходными проблема­ми, на первый план выступает и проблема оценки эффективности инвестиций в ИСУ. Для решения данной проблемы, по нашему мнению необходима новая методика, которая позволит сократить затраты предприятия на его автоматизацию и повысит отдачу от используемой ИС.

Оценить же экономическую эффективность в краткосрочном периоде от внедрения информационных систем управления (ИСУ) в учреждениях высшего образования всегда сложно, поэтому мы предлагаем методику прогнозной оценки ИСУ для ВУЗа, которая основана на оценке влиянии ИС на отдельные показатели автома­тизированного бизнес-процесса.

Внедрение информационной системы управления в учрежде­ниях высшего образования сказывается на реализации бизнес-процессов управления, так как затрагивает выполнение функций управления. В связи с этим мы считаем целесообразным опреде­лять цели, задачи и эффект от применения данной системы по­средством процессного подхода, через выделение и анализ бизнес-процессов управления.

Для реализации в ВУЗе алгоритма формирования информаци­онной системы управления, который включает в себя оценку эф­фективности инвестиций в ИКТ, выделим четыре основных этапа:

• этап, на котором необходимо определить цели и задачи ин­форматизации ВУЗа, т.е. основные стратегические направления проекта внедрения информационной системы управления;
• этап, который должен предусмотреть требования к разработ­ке технико-экономического и программного обеспечения инфор­мационной системы управления;
• этап, в ходе которого необходимо определить величину ин­вестиций для получения ожидаемого эффекта, а также необходи­мо произвести основной расчет показателей эффективности инве­стиций в проект;

4 этап предусматривает реализацию проекта Предлагаемая методика оценки эффективности инвестиций в информационную систему управления ВУЗом заключается в оценке полной себестоимости ИТ-решения (TCO) и его привязки к экономическим результатам от внедрения систем.

Для расчета затрат, связанных с внедрением ИСУ, определим ее совокупную стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO), так как все затраты в течение всего эсплуатационного периода CRM-си-стемы, являются составными частями стоимости владения системой.

Наиболее общим определением ТСО ИТ-системы является следующее: полный комплекс затрат, связанных с приобретени­ем, внедрением и использованием системы, и воспринимаемый как единые затраты на ИТ-систему в процессе ее создания и эксплу­атации [2].

Расчет совокупной стоимости владения информационной систе­мой управления осуществлен нами через расчет прямых (явных) и не­прямых (неявных) затрат на информационную систему управления.

Для расчета ТСО используется следующая основная формула [3]:

Прямые затраты (D) те, которые учитываются при бюджетном планировании и обычно в нее принято включать все, что непосред­ственно связано с ИТ в течение длительности жизненного цикла (T) - от момента начала проекта ИТ и до прекращения их сопро­вождения и использования. В зависимости от продолжительности действия определенных затрат различают капитальные (единовре­менные) и операционные.

Капитальные (единовременные) затраты (К) связаны с созда­нием проекта информационных технологий, подготовкой ИТ ин­фраструктуры и ИР (информационных ресурсов), обучением пер­сонала и т. п.

Операционные затраты (О) обеспечивают функционирование ИТ с надлежащим уровнем качества.

На рисунке 2 показана, как структура ТСО разрабатывается под конкретные ИТ с учетом состояния объекта внедрения.

Фактическую оценку эффективности ИТ на основе методики ТСО можно разбить на следующие этапы:

• персонализацию ИТ и его структуризацию (выделение ин­фраструктуры, учет системы управления, учет персонала);
• определение статей затрат на ИТ;
• определение временного периода учета затрат (один год, три года и т. п.);
• выбор и определение измеримых индикаторов для сбора данных по затратам на ИТ;
• выявление фактических затрат на ИТ;
• сбор и анализ показателей аналогичных компаний;
• расчет затрат;
• разработку инструкции по улучшению расчета ТСО.

При использовании методики ТСО для сравнения выбора ва­рианта ИТ необходимо обеспечить формирование требований к количественным и качественным параметрам ИТ, выявление воз­можных рисков и их оценку, подготовку машинной имитационной модели расчета ТСО.

В зависимости от содержания и особенностей ИТ изменяются статьи затрат, модифицируется методика расчета ТСО, которая ха­рактеризуется большой трудоемкостью и требует автоматизации.

Расчет совокупной стоимости владения может осуществлять­ся в двух вариантах:

• сумма затрат за фиксированный интервал времени, напри­мер за три года - TCOsum;
• удельная сумма затрат за фиксированный интервал време­ни в расчете на одно рабочее место (автоматизированное рабочее место - АРМ) или на одного работающего TCOws

Показатель ТСО используется для составления со среднеотра­слевым или лучшими значениями и является качественной ключе­вой характеристикой как состояния ИТ, так и работы ИТ - подра­зделений.

Формула расчета совокупной стоимости владения ИСУ имеет вид [3]:

Общий экономический эффект (экономия), создаваемый ИСУ, формируется путем агрегации эффекта по отдельным операциям бизнес-процессов управления. Информационная система управ­ления влияет на работы с информацией и документами в рамках бизнес-процессов управления. Можно сказать, что в результате выполнения каждой операции процесса осуществляется работа по созданию или внесению изменений в документ, который затем используется в следующей операции либо поступает на выходы бизнес-процессов управления. Разница в суммарном времени, за­трачиваемом сотрудниками, задействованными в бизнес-процессе управления, на осуществление операций по работе с определенны­ми документами до и после внедрения ИСУ, представляет собой эффект, порождаемый системой. Переход к финансовым катего­риям можно осуществить исходя из соответствующего изменения заработной платы участвующих в реализации конкретного бизнес-процесса управления сотрудников.

Предлагаемая методика оценки эффективности инвестиций в проект по внедрению информационной системы управления в условиях ВУЗа состоит из трех этапов [4]:

• определение статей затрат на ИТ;
• определение временного периода учета затрат (один год, три года и т. п.);
• выбор и определение измеримых индикаторов для сбора данных по затратам на ИТ;
• выявление фактических затрат на ИТ;
• сбор и анализ показателей аналогичных компаний;
• расчет затрат;
• разработку инструкции по улучшению расчета ТСО.

При использовании методики ТСО для сравнения выбора ва­рианта ИТ необходимо обеспечить формирование требований к количественным и качественным параметрам ИТ, выявление воз­можных рисков и их оценку, подготовку машинной имитационной модели расчета ТСО.

В зависимости от содержания и особенностей ИТ изменяются статьи затрат, модифицируется методика расчета ТСО, которая ха­рактеризуется большой трудоемкостью и требует автоматизации.

Расчет совокупной стоимости владения может осуществлять­ся в двух вариантах:

сумма затрат за фиксированный интервал времени, напри­мер за три года - ТСО;

• удельная сумма затрат за фиксированный интервал време­ни в расчете на одно рабочее место (автоматизированное рабочее место - АРМ) или на одного работающего -определения совокуп­ной стоимости владения ИСУ (часть данной стоимости рассматри­вается в качестве величины требуемых инвестиций);
• определения эффектов, создаваемых информационной сис­темой управления по предложенной схеме (отдача от инвестиций);
• расчета показателей эффективности инвестиций. Проекты для информационных систем и технологий связаны с инвестициями. Обычно решения об инвестициях в ИТ прини­маются исходя из соображений финансовой выгоды, развитие ИТ должно осуществляться в тесной привязке к потребностям в обла­сти управления компанией.

Список использованных источников: 

1. The CHAOS Manifesto 2013: Think Big, Act Small
2. Граванова, Ю. Сколько стоит БИР построить? [Электронный ре­сурс] / Ю. Граванова. Режим доступа: iteam.ru
3. Зырянов, М. Эффективность ERP можно оценить [Электронный ре­сурс] / М. Зырянов. - Режим доступа: osp.ru
4. Информационные системы и технологии в экономике и управлении [Текст]: учебник / под ред. проф. В.В. Трофимова. - М.: Высшее образо­вание, 2006. - 480 с