Концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Обработка электронных документов происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий, получивших название в рамках Систем Управления Электронными Документами (СУЭД). СУЭД призваны решать две основные задачи: уметь переводить бумажные документы в электронный вид и уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех источников поступления. Многофункциональные системы управления документами развиваются под влиянием перехода от вычислительных сред на базе мейнфреймов к системам на базе микропроцессоров, от монолитных закрытых приложений к открытым и интегрируемым программным компонентам. [1]. Появление первых микрокомпьютеров с графическим интерфейсом в 80-х годах поставило перед обществом вопрос о создании, хранении, передачи электронных документов, тем самым, заложив основу будущего перехода на безбумажную технологию. Документы на бумажных носителях обладают ограниченными возможностями, в сравнении с которыми цифровые электронные документы дают особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Повсеместное внедрение персональных компьютеров позволило предприятиям и организациям автоматизировать деятельность своих сотрудников, тем самым увеличить производительность, решить проблему при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. К ним осуществляется ускоренный доступ. Новые информационные технологии предложили средства для обеспечения оперативности, достоверности и минимизации трудовых и временных затрат на обработку информации в процессе исполнения. Таковыми являются Системы Электронного Документооборота (СЭД), которые призваны интегрировать все информационные приложения в единую информационную среду, обеспечивающую быстрое взаимодействие всех пользователей при выполнении ими различных процессов, управление необходимой информацией. СЭД формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Электронный документооборот – единый механизм по работе сдокументами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». К основным принципам электронного документооборота относятся: однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ; возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения; непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса); единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов; эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём; развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Современные разработчики СЭД создают свои программные средства, ориентированные для работы с различными внутренними документами организации, например, договорами, проектной документацией, кадровой деятельностью и т.д. Существующие СЭД используются для решения прикладных задач, в которых главной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.
Системы электронного документооборота можно классифицировать следующим образом:
Универсальные СЭД:
- стандартный набор функций;
- невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
- низкие временные затраты на приобретение и установку;
- относительно низкая стоимость;
- необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
Индивидуально разрабатываемые СЭД:
- максимально персонифицированная система;
- большие временные затраты;
- высокая стоимость разработки;
- сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
Комбинированные СЭД:
- базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
- полное соответствие нуждам предприятия;
- небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
- стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
- передача заказчику прав на продукт;
- простота освоения и использования;
- удобный интерфейс;
- взаимодействие с существующими офисными приложениями. [2]
Для создания СЭД, учитывая выставленные требования к системе, разработчики используют ту или иную платформу.
Рассмотрим одну из таких платформ используемых в некоторых Казахстанских организациях - Lotus Domino/ Notes. Lotus Domino/ Notes представляет собой платформу для реализации классической архитектуры «клиент-сервер», где функции сервера выполняет Lotus Domino Server , предоставляющий все функции коллективной работы в Domino, а также функции обмена сообщениями и планирования, а в качестве клиента используется Lotus Notes.
Lotus Notes/Domino может выполнять четыре основные функции в деятельности организации:
- Корпоративная электронная почта
- Автоматизация задач документоориентированного типа
- Транспортная система
- Web-портал корпорации
Основой архитектуры Lotus Notes /Domino является хранилище объектов - NSF (Notes Storage Facility). Основной единицей хранения данных является отдельный документ, а его структура определяется формой, содержащей в себе набор полей различных типов. Например, документ, относящийся к обслуживанию клиентов, может содержать в себе дату, имя клиента, идентификационный номер клиента, имя оператора, текстовое поле для описания запроса клиента, а также поле статуса запроса. Lotus Notes использует индексированные представления для отображения списков документов, навигаторы и полнотекстовые индексы для поиска документов, а также агенты для автоматизации бизнес процессов.
Другим основополагающим механизмом Lotus Notes /Domino является механизм репликации, решающий две основные задачи:
- Поддержка территориально-распределенной работы (синхронизация данных и приложений).
- Поддержка работы мобильных пользователей (синхронизация почты, данных и приложений).
Репликация в Lotus Notes /Domino уникальна по своей функциональности и степени гранулированности: она выполняется на уровне отдельных полей и гибко настраиваема. Она характеризуется следующими свойствами: двунаправленностью; выборочностью;
репликацией между серверами и между серверами и клиентами;репликацией данных и дизайна приложения. Кроме того, репликация может осуществляться по различным коммуникационным каналам: от обычных городских телефонных линий до высокоскоростных локальных (глобальных) сетей.
Совместно механизм репликации и почта Notes образуют интегрированную систему передачи сообщений Lotus Notes /Domino, которая выступает основой для построения приложений автоматизации потоков работ и документооборота (workflow).
Используя интегрированную систему передачи сообщений, базы данных документов и встроенные средства разработки, заказчики и разработчики приложений получают мощную платформу для разработки систем документоориентированного типа.
Сервер Domino предусматривает поддержку кластеризации, что позволяет исполнять образы серверов Domino на кластере серверов, чтобы перераспределять нагрузку и осуществлять резервирование и восстановление. [3]
IBM MQ Series – транспортная система, обладающая высокой надежностью, гибкостью, многоплатформенностью и наличием большого количества программных модулей расширяющих его базовую функциональность.
Платформа EMC (Enterprise content management) обеспечивает полный контроль на каждом этапе обработки документа, от создания проекта до передачи на архивное хранение. Главной особенностью новой системы ее авторы считают наличие удобного пользовательского интерфейса, позволяющего сотрудникам организации за считанные минуты создавать новые бизнес-процессы обработки документов простым добавлением необходимых этапов жизненного цикла из общедоступного списка (согласование, подписание, регистрация, рассмотрение, исполнение и проч.), определять значения дополнительных параметров обработки: тип регистрации, шаблоны генерации регистрационных номеров, тип маршрутизации, порядок хранения, необходимость отправки почтовых уведомлений о различных событиях по документу. В рамках каждого этапа система позволяет настроить шаблон маршрута движения документа по конкретным участникам процесса обработки, причем при задании участника процесса можно использовать как информацию справочников сотрудников и должностей, так и набор динамически вычисляемых ролей.
Платформа Documentum, предназначенная для управления неструктурированной информацией. Именно неструктурированная информация – офисные и отсканированные бумажные документы, вебстраницы, графические изображения, чертежи, видеофайлы, и т. д. – составляет основной объем информационных ресурсов предприятия. С помощью платформы Documentum можно эффективно управлять процессами создания, хранения, доступа, персонифицированного распространения документов.
Платформа Microsoft SharePoint предоставляет следующие возможности для автоматизации бизнес-процессов компании и внедрения электронного документооборота:
- Комплексная автоматизация документооборота;
- Управление бизнес-процессами;
- Интеграция информационных систем;
- Корпоративные коммуникационные сервисы.
Главными потребителями технологии электронного документооборота являются различные организации и предприятия. Государственные учреждения и ведомства занимают свою определенную нишу в лиге потребителей, так как более заинтересованы в внедрении электронного документооборота. Электронный документооборот стал главным элементом концепции «электронного правительства» (eGovernment) внедряемого в Казахстане. Государственная инициатива направлена на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».
«Электронное правительство» представляет единую систему, которая объединяет все государственные органы и позволяет им оказывать услуги населению с помощью Интернета, электронных терминалов или даже мобильного телефона. Взаимодействия между государством, бизнесами и гражданами и составляют основные модели внутри электронного правительства.
Первым шагом на пути развития высокотехнологичного государства стало утверждение 10 ноября 2004 года Указом Президента программы по внедрению электронного правительства «О Государственной программе формирования электронного правительства в Республике Казахстан на 2005-2007 годы». [4]
Реализация программы предполагала поэтапное решение следующих задач:
На первом этапе формирования электронного правительства – публикация и распространение информации.
Второй – предоставление интерактивных услуг путем прямого и обратного взаимодействия между госорганом и гражданином.
Третий – транзакционное взаимодействие путем осуществления через правительственный портал финансовых и юридических операций.
Четвертый– формирование информационного общества.[5]
Программа стартовала в 2005 году, а 12 апреля 2006 года состоялся запуск веб-портала «электронного правительства» в Интернете – www.e.gov.kz. Веб-портал является практическим механизмом реализации концепции предоставления государственных услуг по принципу «одного окна». Портал реализовал более 1500 информационных услуг, охватывающих деятельность министерства образования и науки, труда и социальной защиты населения, индустрии и торговли, юстиции, финансов, здравоохранения, энергетики и минеральных ресурсов, Агентства по делам государственной службы и Национальный банк, свои услуги оказывают как государственные органы Генеральная прокуратура, Конституционный совет, Налоговый комитет МФ РК, Комитет национальной безопасности и другие, так и частные предприятия АО «Казпочта», АО «НК «КазМунайГаз, АО «Казахтелеком» и другие.
Также в 2007 году в постоянную эксплуатацию введены государственные базы данных физических и юридических лиц, соединенные по всей стране в единые реестры. Было реализовано 20 интерактивных услуг государственных органов через веб-портал, который стал единой точкой доступа к электронным услугам государственных органов.
В 2007 году была принята Программа развития «электронного правительства» Республики Казахстан на 2008 - 2010 годы, в которой ставились задачи расширения и развития базовой инфраструктуры ЭП и механизмов доступа; развитие базовых компонентов ЭП с целью повышения качества и эффективности государственного управления и процессов предоставления социально-значимых государственных услуг.
В 2005-2007 годы в Казахстане была создана и внедрена в центральных государственных органах система единой системы электронного документооборота государственных органов (ЕСЭДО), позволившая упорядочить документарную информацию, структурировать существующие бизнес-процессы и повысить уровень исполнительской дисциплины.
АО «Национальные Информационные Технологии» 5 апреля 2007 года сдали в промышленную эксплуатацию проект ЕСЭДО. Целью проекта было повышение роли и значения «электронного правительства» и государства в целом, повышение качества оказания государственных услуг с использованием современных информационных технологий, формирование единого информационного пространства государственных органов, автоматизация документооборота, повышение эффективности и прозрачности процессов делопроизводства государственных органов, расширение сферы применения и доступность электронных услуг. Результатами реализации данного проекта явились: построение единой системы оперативного электронного документооборота государственного масштаба с применением электронной цифровой подписи; четкая структуризация процессов делопроизводства в государственных органах, приведение их к единому порядку; оптимизация работы государственных служащих путем организации бесперебойного и эффективного доступа к документам, автоматизация рутинных операций по отслеживанию и поиску необходимой информации, формированию отчетов документооборота; создание механизма диалога гражданина и органов государственной власти посредством веб-портала «электронного правительства», ЕСЭДО и Национального удостоверяющего центра Республики Казахстан.
Основным назначением Ведомственной системы (ЕСЭДО-В) является программно-аппаратное обеспечение процессов обработки документов в министерствах и ведомствах, а также интеграция с ЦМД ЕСЭДО, для обеспечения обмена документами между системами.
ЕСЭДО-В является автоматизированной информационно-справочной системой, предназначенной для автоматизации технологических процессов подготовки, регистрации, структурирования, маршрутизации, хранения, архивации, поиска и обработки электронных документов (ЭД), контроля их исполнения, авторизации доступа к ним, выпуска и рассылки ЭД.
Система построена с использованием базового программного обеспечения Lotus Domino/ Notes. В таблице 1 приведены технические характеристики аппаратной платформы.[6]
Таблица 1- Технические характеристики аппаратной платформы
ЕСЭДО-В включает следующие части:
- Часть системы, обеспечивающая автоматизацию процессов внутреннего документооборота, и включающая подсистемы: обработки внутренней и внешней корреспонденции; создания и согласования проектов документов; подготовки отчетной информации; работы с нормативно-справочной информацией государственного органа.
- Часть системы, обеспечивающая работу с документами по их передаче во временное архивное хранилище и взаимодействие с электронным архивом государственного органа, и представленная подсистемой работы с временным архивом документов.
- Часть системы, обеспечивающая взаимодействие с ЦМД ЕСЭДО, представленная в виде модулей, обеспечивающей взаимодействие с ЦМД ЕСЭДО, конвертером и адаптером.
- Часть системы, обеспечивающая управление работой всей системы и пользователями, взаимодействующими с ней, включена в подсистему администрирования.
В 2007-2009 г.г. к Центру ЕСЭДО систем электронного документооборота были подключены 16 местных исполнительных органов. В 2010 году число подключенных госорганов достигло 159, а в 2011 году к системе подсоединен уже 241 территориальный госорган.
Литература
- Смирнова Г.Н. Учебное пособие по курсу «Электронные системы управления документооборотом». – М.: МЭСИ, 2002. – 390 с.
- www.wikipedia.org.
- www.lotus.com.
- «Государственная программа формирования «электронного правительства» в Республике Казахстан на 2005–2007 годы». Указ Президента Республики Казахстан от 10 ноября 2004 г. № 1471.
- План мероприятий по реализации «Государственной программы формирования «электронного правительства» в Республике Казахстан на 2005–2007 годы». Постановления Правительства Республики Казахстан от 8 декабря 2004 г. № 1286.
- Интернет портал электронного правительства Республики Казахстан – www.e.gov.kz.