Менеджмент внедрения информационных технологий: проблемы и пути решения

В настоящее время возможности Internet интенсивно используются в различных сферах человеческой деятельности, в том числе, и в сфере образования. Польза от использования Web-технологий для обучения очевидна: независимость расположения обучаемых и независимость от платформы обучения. Приложение, установленное и поддерживаемое в одном месте, может дистанционно использоваться тысячами пользователями по всему миру, имеющих компьютер с любыми видом подключения к Internet. Тысячи обучающих курсов и приложений стали доступны посредством Internet за последние пять лет. Но проблема заключается в том, что большинство из них являются только сетью статичных гипертекстовых страниц. Перспективной целью является разработка образовательных приложений с использованием Internet-технологий, которые могут предложить нечто значительное в плане интерактивности обучения.

Особую значимость при этом приобретает процесс информатизации образования, который можно рассматривать как одну из линий социализации и развития человека в условиях современной научнотехнической революции. Это наиболее значимо для высшего образования, тем более, что совершенствование практики профессионального обучения, как правило, идет через индивидуальный опыт отдельных педагогов, а частные методики не используют на должном уровне достижения социологии, психологии, возрастной физиологии, теории управления. Вместе с тем, дидактика и частные методики, разрабатывая содержание, цели и методы профессионального обучения, должны отражать основные достижения в области современной информатики (Бешенков A.C., Козлов O.A., Кузнецов A.A., Лапчик М.П., Матросов В.Д., Хеннер Е.К. и др.), а также информатизации профессионального образования (Поляков В.А., Панюкова C.B., Роберт И.В., Софронова Н.В. и др.). Достижения таких наук, как общая теория управления, информатика, логика, психология оказываются не вполне востребованными в практике высшего образования, не в полной мере исследованы возможности реализации методов информатики, деятельностного подхода, теории управления в условиях широкого использования средств ИКТ в профессиональном образовании.

Для начала дадим ряд определений. Система – это целое, составленное из частей, или множество элементов, находящихся в отношениях или связях друг с другом, образующих определенную целостность и единство.

Управление – воздействие на систему для достижения поставленных целей.

Управленческий цикл: постановка целей – планирование действий – исполнение – контроль исполнения – анализ – формирование управленческого воздействия – корректировка – проверка достижения поставленных целей.

Разработка и внедрение в учебный процесс вузов информационных технологий обучения осуществляется в соответствии с государственными научнотехническими программами, в выполнении которых принимают участие учебные заведения, региональные центры информатизации и научно-исследовательские организации, занимающиеся проблемами образования и новыми информационными технологиями.

В условиях острого дефицита ресурсов и средств при разработке научнотехнических программ развития информационных технологий в образовании целесообразно установить следующие приоритеты:

  • информационные технологии учебного назначения;
  • разработки, имеющие максимально широкое применение в учебном процессе, ориентированные на курсы, занимающие значительную долю учебного времени: дисциплины базовых образовательных циклов (естественнонаучного, гуманитарного, социально-экономического, общетехнического);
  • проекты, предусматривающие создание программно-методических комплексов, что особенно важно для дисциплин, переживающих смену научно-технической и методической базы;
  • научно-исследовательские разработки, направленные на научное сопровождение и научно-методическое обеспечение процесса информатизации образования.

В качестве основных задач информатизации высшего образования выделены следующие:

  • обеспечение доступа всех вузов Республики Казахстан к сети Internet на базе развития собственных телекоммуникационных структур высшей школы;
  • развитие единой системы информационных ресурсов высшей школы на базе WWW-технологии и баз данных с удаленным доступом;
  • создание нового поколения интеллектуальных программно инструментальных средств разработки обучающих компьютерных программ, систем автоматизации проектирования и научных исследований;
  • целевая разработка программнометодических комплексов по различным дисциплинам учебного плана;
  • разработка концепции информатизации гуманитарного образования;
  • дальнейшее совершенствование и реализация в практических проектах информационных технологий дистанционного образования, прежде всего – в регионах;
  • разработка электронных учебников, в том числе – для дистанционного образования;
  • разработка основ нормативноправового сопровождения программных продуктов, созданных для компьютерной поддержки образовательного процесса;
  • широкое внедрение технологий открытых систем при разработке и внедрении компьютерных обучающих программ, систем автоматизации проектирования и научных исследований.

Понятно, что положительных сторон внедрения обучающих систем очень много, но, как показывает практика, ситуация складывается со следующими особенностями: с одной стороны, достаточно много предложений по разработке и внедрению информационных обучающих систем, с другой практически отсутствует положительный опыт их успешной реализации.

В данной статье проведен анализ такого положения и рассмотрена возможность применения системного подхода при проведении изменений.

С точки зрения использования информационных технологий, организации образования и различные компании можно разделить на четыре категории, в которых:

  • в процессе развития внедрены различные, не связанные между собой системы для учета и управления организацией по отдельным направлениям деятельности, таким, как бухгалтерия, персонал, учет успеваемости, дистанционные порталы и т.д.;
  • внедрена интегрированная информационная система, разработанная «под заказ» и включающая в себя компоненты возможных модулей, но не соответствующая современному уровню и требованиям постоянно появляющихся новых стандартов и запросов;
  • практически не используются информационные технологии (за исключением бухгалтерии) в управлении различными процессами;
  • была предпринята попытка внедрить систему, но результат внедрения неудовлетворительный.

Несмотря на достаточно высокий уровень предложения и потенциально высокий уровень спроса, лишь немногие руководители решаются на внедрение современных информационных технологий:

  • у кого уже работают какие-либо информационные системы, стоят перед дилеммой: либо потратить немалую сумму на «интегрированное решение», эффект от которого далеко не очевиден, и при этом выбросить на свалку «старые добрые» программы, которые, не соответствуют современному уровню реализации, но проверены временем и «работают»; либо оставить все, как есть, теряя при этом определенные конкурентные преимущества;
  • там, где до сих пор, в лучшем случае, автоматизирована лишь работа бухгалтерии вообще плохо представляют технологию внедрения IT-решений и объемы требуемых ресурсов;
  • наконец, те, кто уже приобрели опыт неудачного внедрения одной из известных систем, имеют особое мнение на этот счет, и представляется достаточно сложной задачей найти доводы и аргументы, которые заставили бы их поверить в возможность успешного проведения изменений и повторить попытку.

В настоящее время любая организация – это сложная открытая социальная система, механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.

Один из подходов, названный моделью конгруэнтности («соответствия») организационного поведения, основан на общей системной модели, предложенной Дэвидом Надлером (Devid Nadler, 1993). Считается, что организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей. Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других ее составных частях. При этом система генерирует энергию, чтобы двигаться к состоянию равновесия. Наконец, чтобы продолжать существовать, организация как открытая система должна поддерживать благоприятные взаимоотношения по входам и выходам с внешним окружением.

Модель согласования Надлера для описания изменений в организации

Основные входные элементы, поступающие в систему организационного поведения, связывают ее с внешним окружением. К ним относятся:

  • ограничения, требования и возможности;
  • ресурсы;
  • история данной организации.

Четвертым и, по-видимому, самым важным входным элементом является стратегия.

Выходные элементы включают в себя: характеристики работы организации, характеристики работы групп, индивидуальные характеристики, которые вместе определяют общую эффективность деятельности.

Внутри организации существуют четыре взаимозависимых компонента (внутренние элементы):

  • задачи;
  • структуры и системы;
  • культура;
  • люди.

Раскроем смысл используемых терминов.

Стратегия представляет собой набор ключевых решений относительно соответствия имеющихся ресурсов предоставленным возможностям, ограничениям и требованиям внешнего окружения в контексте истории организации и в соответствии с ее видением и миссией.

Видение описание «желаемой реальности», выражающее основные ценности, обозначающее необходимые и достаточные изменения. Видение включает две компоненты:

  • сформулированное описание предназначения организации, позволяющее понять это предназначение, заинтересованным в деятельности организации группам.
  • эмоциональный призыв, заключенный в видении мотивационный импульс, с которым люди готовы согласиться.

Миссия квинтэссенция видения, его «сухой остаток».

Задачи являются важнейшей частью организации. Они состоят из видов работ, которые необходимо выполнять, и характеристик их выполнения, а также количества и качества услуг или товаров, которые производит организация.

Организационные структуры и системы включают в себя формальные системы и организационные механизмы, такие, как системы бизнес-процессов, линии подотчетности, информационные системы, механизмы мониторинга и контроля, должностные инструкции, формальные системы оплаты и вознаграждения и т.д.

Организационная культура включает в себя ценности, ритуалы, источники власти, приверженности, нормы, неформальные взаимоотношения, которые влияют на то, «как здесь делаются дела».

Люди вносят свои разнообразные навыки, знания и опыт, различные личностные качества, ценности, отношения и поведение. В период быстрых изменений основной причиной, вызывающей стресс, является стремление привести индивидуальные потребности в соответствие с формальными и неформальными структурами и системами организации, а также с ее культурой.

Внедрение информационных технологий только на первый взгляд представляет изменение одного из четырех элементов

  • «организационные структуры и системы». В действительности, этот элемент взаимосвязан с остальными компонентами, входящими в систему, и нарушение равновесия неизбежно повлечет за собой:
  • изменение задач, видов и характеристик работ и качества их выполнения;
  • пересмотр неформальных отношений (культуры организации);
  • сопротивление персонала.

Таким образом, внедрение информационных технологий было бы неверно рассматривать как самодостаточный процесс изменения одного из элементов модели. По сути дела, он является частью более общего процесса изменений, затрагивающего все компоненты рассматриваемой системы, влияющей на организацию в целом. Проведение изменений без учета этого влияния может привести к непредсказуемым последствиям.

Корни данной проблемы появляются на этапе постановки задачи о необходимости внедрения тех или иных технологий выявляется неэффективная работа какойлибо из подсистем и, рассматривается как самодостаточный элемент, формулируется задача о необходимости внедрения соответствующего решения. При этом, некорректная формулировка задачи, вполне естественно, приводит к неудовлетворительному результату.

Для разрешения данной проблемы может быть применена гибкая системная методология «Организационного Развития».

Схема процесса организационного развития

Представленный метод, как и любой иной метод, работает только в том случае, когда соблюдается предписанная им последовательность действий.

К сожалению, на практике происходит обратное: руководители, не выясняя характеристики ситуации изменения, сразу же формулирует проблему, и приступают к ее решению, применяя методы, предназначенные для жестких систем. Но эти методы в данной ситуации не работают. Это определяет первую и, пожалуй, главную причину неудовлетворительных результатов внедрения информационных технологий.

В результате либо появляются отдельные, узкоспециализированные решения, либо неудачная попытка внедрения интегрированной информационной системы; но ни первое, ни второе не приводит к достижению поставленной цели. В обоих случаях, причина одна не была проведена диагностика текущего состояния на предмет выявления характеристик ситуации изменения, и соответственно, применены методики, которые просто не работают в сложившихся обстоятельствах.

По опыту многих аналитиков, в большинстве случаев выявляются следующие основные проблемы при внедрении систем управления:

  • отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
  • необходимость в частичной или полной реорганизации структуры;
  • необходимость изменения технологии работы в различных аспектах;
  • сопротивление сотрудников;
  • временное увеличение нагрузки во время внедрения системы;
  • отсутствие лидера и квалифицированной команды для ее внедрения.

Предлагаемая методика проведения изменений как раз направлена на то, чтобы выявить эти проблемы не на этапе внедрения самого решения, а до того, и, соответственно, заранее провести комплекс изменений и развивающих мероприятий. В этом случае, процесс внедрения информационных технологий уже можно было бы рассматривать как достаточно жесткую и вполне ограниченную задачу, решаемую в рамках, более общего, процесса организационного развития (ОР), направленного на трансформацию всей организации.

Наряду с отмеченными затруднениями, методология ОР позволяет выявить симптомы других проблем различных уровней, которые, к сожалению, не учитываются при традиционном подходе.

Мы рассмотрели некоторые проблемы и методы внедрения новых информационных технологий, которые затрагивают общие вопросы менеджмента проведения изменений, теперь можно более подробно обсудить возможную схему последовательности действий.

Ниже предлагается возможный перечень этапов, которые необходимо пройти, чтобы процесс постановки задачи, разработки и внедрения решения прошел наиболее эффективно и результативно.

  • Определение будущего состояния компании описание будущего состояния системы «Где мы хотим быть?»
  • Формулирование согласованного образа, видения (Vision) будущей компании.
  • Письменное описание разделяемого видения.
  • Формулирование миссии.
  • Разработка бизнес-модели компании (модели новой бизнес-системы).
  • Разработка модели бизнеспроцессов системы согласованных бизнес-процессов, наличие которых необходимо и достаточно для деятельности компании в соответствии с декларируемой миссией.
  • Разработка моделей работ, структур и команд для их выполнения.
  • иерархия власти и линии подотчетности, распределение ответственности;
  • спецификация работы;
  • должностные инструкции;
  • информационные системы, системы коммуникации и координации, системы совещаний.
  • Разработка системы управления и оценок.
  • механизмы принятия управленческих решений;
  • системы планирования;
  • системы показателей и критериев эффективности выполнения работы, механизмы мониторинга, оценки и контроля;
  • формальные системы мотивации, стимулирования, оплаты труда и вознаграждения;
  • системы обучения и развития сотрудников;
  • производственная политика и т.д.

1.4.4. Разработка системы ценностей и убеждений сотрудников и механизмов их формирования

  1. Диагностика и анализ текущего состояния описание состояния системы -

«Где мы находимся сейчас?»

  1. Управление переходом постановка целей и осуществление изменений -

«Что нужно сделать, чтобы изменить ситуацию?»

Только на этапе управления переходом, в зависимости от того, где (на каком уровне анализа) в организации сосредоточена проблема и от степени требуемого вмешательства, выявляются комплекс необходимых изменений и развивающих мероприятий, среди которых может быть необходимость изменения систем и структур и, соответственно внедрение новых информационных технологий управления.

Выводы и рекомендации

  1. Системный подход позволяет представить организацию как сложную открытую социальную систему механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.
  2. Организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей: задачи, структуры и системы, культура, люди. Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других ее составных частях. Таким образом, внедрение информационной технологии, являясь частью элемента «структуры и системы», может рассматриваться только с учетом его взаимного влияния на другие составляющие системы.
  3. В рамках системного подхода существуют различные методики проведения изменений, которые могут «работать» или «не работать» в конкретной рассматриваемой ситуации, в зависимости от ее характеристик. Предварительная диагностика, с целью выявления признаков мягкой или жесткой, ограниченной или неограниченной ситуации изменения может определить правильный выбор методики проведения изменений и, соответственно, успех всего мероприятия.
  4. Миссия и разделяемое видение являются основополагающими факторами деятельности организации, и, соответственно, их формулировка является первым необходимым условием для успешного проведения изменений, такого класса сложности.
  5. Организация это система процессов, в которые вовлечены материальные, финансовые, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов, и, соответственно, процессное описание компании это первый шаг на этапе проектирования и внедрения информационной системы управления.
  6. Анализ деятельности и последующее моделирование бизнес-процессов второе необходимое условие для эффективного внедрения IT-решения.
  7. Разработка и внедрения решения с применением информационных технологий процесс итерационный и требует постоянной корректировки и обновления, поэтому организация должна быть обеспечена соответствующими ресурсами для этой деятельности: персонал (знание и навыки), инструментарий (методики и программное обеспечение), информация (внешнее и внутреннее окружение, потребители, поставщики, конкуренты).

 

ЛИТЕРАТУРА
  1. Курс Открытого Университета (Великобритания) BZR751 «Управление развитием и изменением», МИМ ЛИНК, 2000.
  2. Латышев В.Л. Развитие непрерывного образования в условиях информатизации общества //Ученые записки. Вып. 7. М.: ИИО РАО.-2002.С. 23-32.
  3. Роберт И.В. Информационнокоммуникационная предметная среда: Ученые записки №5 М.:ИИО РАО.2002.С. 3-15
Год: 2012
Категория: Экономика