Цифровизация бухгалтерского учета и отчетности транспортно-экспедиционной организации

Аннотация

Целью статьи является определение возможности внедрения современных цифровых технологий в учет транспортно-экспедиционных организаций.

Объектом исследования являются мировые компании, имеющие опыт ввода информационных систем в учет, такие как Yojee, Maersk, IBM и другие. Предметом исследования являются информационные системы, предлагаемые на современном рынке IT-технологий, которые применяются при ведении учета. Методы исследования. В процессе исследования были изучены и проанализированы научные труды отечественных и зарубежных авторов. Также были использованы методы эмпирического и теоретического исследования.

Научная новизна исследования. В статье рассмотрены различные цифровые платформы, которые используются в настоящее время в учете. На основе, которых автором были сформированы предложения и этапы по внедрению политики информационных технологий в систему учета и отчетности транспортно-экспедиционных организаций.

Практическая значимость исследования состоит в том, что обоснованные в статье теоретические положения, содержащие предложения, рекомендации и этапы по внедрению политики информационных технологий в систему учета и отчетности транспортно-экспедиционной организации могут быть использованы: государственными органами, осуществляющие программу «Цифровой Казахстан», предприятиями в области ведения учета и отчетности в транспортно-экспедиционной организации, а также студентами, что занимаются исследовательской деятельностью в области цифровизации.

Введение

Цифровизация является наиболее актуальной темой, которая затрагивает все формы организаций. Этот процесс весьма длительный и трудоемкий, в силу того, что охватывает ряд экономических структур. В данной статье была рассмотрена лишь одна сфера деятельности, так как оказание транспортно – экспедиционных услуг.

Согласно аналитическому докладу департамента транспорта и инфраструктуры в настоящее время на территории Казахстана повсеместно осуществляется государственная программа «Цифровой Казахстан», которая направлена на ускорение развития экономики РК и улучшения качества жизни населения путем введения цифровых технологий [1]. Для достижения поставленной цели правительство проводит ряд мер, которые можно разделить на два направления: цифровизация существующей экономики и создание цифровой индустрии. Сама программа рассчитана на 4 года, осуществление ее началось с 2018 года, а закончится в 2022 году.

Одной из масштабных программ внедрения информационных систем является «Нурлы Жол». Она охватывает период с 2020 по 2025 годы. Целью ее является улучшение экономического состояния страны, посредством внедрения современных IT-технологий в сферу транспорта. Осуществить это возможно при помощи создания конкурентоспособной транспортной инфраструктуры и совершенствования транспортных услуг.

АО «НК «Қазақстан темір жолы» (далее АО «НК «ҚТЖ») также задействован в процесс цифровизации Казахстана. Программа, именуемая «Цифровая трансформации» расписана до 2029 года и состоит из 13 пунктов. В рамках ее уже осуществляются порядка 5 важных стратегических проекта, которые смогут повысить работу АО «НК «ҚТЖ». Одним из них является «Внедрение безбумажной технологии оформления перевозочных документов во внутриреспубликанском и международном сообщении» [1]. Данный процесс значительно ускорил процедуру оформления заявок на перевозки до 1 часа, согласование плана до 5 минут. Также таким образом АО «НК «ҚТЖ» уменьшил шанс возникновения ошибок в результате человеческого фактора, так как процесс стал автоматизирован. В случае с международными перевозками АО «НК «ҚТЖ» подписало соглашения с такими крупными компаниями, как ОАО «РЖД», China State Railway Group Company Limited (Китайские железные дороги), ГП «НК «Кыргыз темир жолу», АО «Узбекистон темир йуллари». Также АО «НК «ҚТЖ» в 2020 году завершило проект, связанный с исключением наличных операций из процесса железнодорожных перевозок. Таким образом обеспечив клиентов возможностью оплачивать необходимые расчеты, связанные с организацией грузоперевозок дистанционно и оптимизировав расходы на инкассацию денежных средств.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что процесс цифровизации в Республики Казахстан запущен и успешно выполняем, в связи с чем актуальность написания данной работы не вызывает сомнений. Так как предлагаемые меры по улучшению работы транспортно-экспедиционных организаций непосредственно связанны с вышеуказанным процессом.

Литературный обзор

Вопрос цифровизации в настоящее время особенно актуален, потому он вызывает интерес у многих авторов работы, которых являются фундаментом для изучения данной темы.

Среди работ российских писателей выделяются работы М. Г. Григорян, Е. В. Будриной, Е. В. Табачниковой [2], Д. М. Акбашевой, И. К. Джанибековой [3], Т. Ф Шитовой [4]. В первой вышеупомянутой работе описан процесс осуществления деятельности логистическими компаниями в настоящее время, раскрыта важность транспортно –экспедиционных услуг. Остальные авторы рассматривают вопрос внедрения цифровизации в систему бухгалтерского учета. В их работах рассмотрены ряд IT - платформ, которые функционируют в учете Российской Федерации в настоящем времени.

Процесс внедрения блокчейна в различные сферы деятельности рассматривают, такие авторы как Селезнёва М.П., Кочеткова А.С. [5], Андрей Овчарук [6], Евгений Тарасенко [7]. Селезнёва М.П. и Кочетков А.С уделяют особое внимание на возможность совмещения бухгалтерского учета и блокчейна. Андрей Овчарук подходит к вопросу глобально, он описывает преимущества и недостатки основных типов данной системы. Евгений Тарасенко в свою очередь рассматривает сам процесс внедрения блокчейна на различных платформах, таких как Ethereum и Hyperledger Fabric.

Примеры успешного внедрения блокчейна были рассмотрены зарубежным автором Sanne Wass, которая отметила в своей работе ряд, компаний, которые успешно применяют данную систему при осуществлении деятельности.

Методология

Используемая методология представляет собой комплекс методов эмпирического и теоретического исследования. К эмпирическим относится описание мнений различных авторов в области цифровизации бухгалтерского учета и отчетности различных организаций, в том числе транспортно-экспедиционных. К теоретическим относятся анализ и синтез, полученных данных и дальнейшее обобщение их в данной статье.

Результаты и обсуждения

Цифровизация в настоящее время является наиболее актуальной темой для исследования. В век новых технологий деятельность практически любой организации так или иначе зависит от информационных систем, не исключением являются и транспортноэкспедиционной организации. Для начала стоит пояснить, в чем особенность работы данных компаний. Согласно М. Г. Григорян, Е. В. Будриной, Е. В. Табачниковой «Транспортно-экспедиционная деятельность – это деятельность по обеспечению доставки, транспортировки грузов и выполнению вспомогательных работ, связанных с подготовкой грузка к перевозке и передаче его грузополучателю» [2]. Подобные компании являются посредниками между собственниками вагонов и грузоотправителями. В их основную функцию входит оказание услуг по организации транспортировки грузов от пункта А до пункта Б. Компания обязана каждую транзакцию вносить в автоматизированную программу, чаще всего таковой выступает 1С: Бухгалтерия. Учет в транспортноэкспедиционной организации в Республики Казахстан ведется либо в соответствие с МСФО, либо НСФО РК.

Стоит перейти к основному вопросу данной статьи, цифровизация бухгалтерского учета в транспортно-экспедиционной организации. Применение IT – технологий дает компаниям преимущество над другими. Ни для кого не секрет, что ведение учета является трудоемким процессом, который занимает достаточно большое количество ресурсов. С внедрением новых технологий учет стал вестись более быстро, но нет конца совершенству.

Человечество стремится максимально модернизировать процесс ведения учета, в связи с чем возникает всё больше различных IT – платформ. Д. М. Акбашева и И. К. Джанибекова отметили ряд таковых технологий, применимых в Российской Федерации [3]. Больший интерес представляют две из них – это ERP система Галактика и БухСофт. Преимущества применения первой программы также отмечает в своей работе Т.Ф. Шитова [4].

ERP система Галактика требует значительных знаний в области ведения бухгалтерского учета. Сама программа состоит из нескольких самостоятельных модулей, как пишет Т.Ф. Шитова [4], каждый из которых возможно докупить. ERP система Галактика способна адаптироваться под изменения в законодательстве Российской Федерации и вносить соответствующие корректировки в правила ведения учета. Система имеет ряд своих недостатков, которые схожи для подобных программ. К таковым относятся, сложность системы, которая требует в свою очередь дорогостоящей аппаратуры. А также обеспечение безопасности сохранности данных системы. Ведь в компании, особенно крупной работает достаточно большое число сотрудников и возникает необходимость настройки доступа каждому, кто связан с бухгалтерией. Часто это занимает достаточно большой период времени и выстраивание сложных иерархий, но в противном случае может возникнуть утечка данных.

Следующая программа – это БухСофт, она до сих пор применяется в качестве альтернативы 1С: Бухгалтерия. В отличие от своего конкурента, данную программу нет необходимости скачивать на компьютер. Так как БухСофт встроен непосредственно в сайт. Возникает вопрос, какие функции выполняет данная инновация. Благодаря БухСофт возможно заполнение всей необходимой для учета документации, в программу встроен также готовый комплект документов для ведения кадрового учета, расчет налоговых отчислений и взносов, а также БухСофт имеет функцию проверки контрагента онлайн. Стоимость услуг данной программы варьируется от 7 до 9 тысяч рублей в год, в зависимости от выбранного тарифа. Как и любая программа БухСофт имеет один большой недостаток, связанный с тем, что учет ведется онлайн, то эффективная работа зависит от хорошего интернет соединения.

Как можно заметить, прогресс не стоит на месте и в наше время, не все компании применяют только всем знакомую программу 1С: Бухгалтерия. На данный момент одним из развивающимся направлением в IT сфере также является блокчейн, о котором хочется поговорить ниже. М.П. Селезнёва и А.С. Кочеткова отмечают, что блокчейн: «Данная технология представляет собой непрерывную последовательность (список) блоков, выстроенную по необходимым правилам» [5]. Каждый блок связан друг с другом, внесение новой информации в систему подписывается электронной подписью. Блокам соответствуют заранее заданные числа, а вся информация проверяется перед внесением в базу данных. Все транзакции должны быть одобрены большей частью пользователей, в противном случае она не будет добавлена в блокчейн. Часто данный процесс затягивается, так как он прямо зависит от человеческого фактора, от скорости и сложности работы системы. После того, как транзакция была одобрена изменить ее уже нельзя. В этом есть, как плюсы, так и минусы. Положительным моментом является то, что таким образом блокчейн защищен от взлома и внесения ложной информации. К отрицательным моментам относится то, что возможны ошибки в работе пользователей системы, которые изменить будет практически невозможно. Так каждый блок связан с предыдущим. Поэтому при работе с блокчейном важно обладать достаточными знаниями и рационально принимать решения.

Banana Accounting была первой бухгалтерской программой, которая использовала блокчейн в своей работе [8]. Она быстро обрела популярность среди специалистов в сфере экономики. Стоит отметить, что пользователи Banana Accounting просили дать возможность редактирования данных, внесенных ранее в систему. Основана была данная просьба по причине частых изменений налогового законодательства. На что пользователи получили положительный ответ, таким образом люди смогли редактировать данные после одобрения транзакции. Тем самым возник риск того, что компании будут предоставлять ложную информацию в своей отчетности. В настоящее время блокчейн получил распространение в различных сферах, таких как: банки, государственные предприятия, предприятия сферы торговли и логистики.

Применение блокчейна в транспортно-экспедиционных организациях, принесло бы им значительное преимущество перед конкурентами. Во-первых, уменьшение ошибок, связанных с добавлением информации о транзакциях, которые возникают при осуществлении деятельности. Так как блокчейн – это автоматизированная система, которая функционирует исходя из данных, внесенных ранее. Во-вторых, компании смогут сократить свои затраты, так как необходимость в большом штате бухгалтеров исчезнет. А работа станет более эффективной, так как уменьшится и количество ошибок, которые связаны с человеческим фактором. В-третьих, прозрачность операций, невозможно изменять данные базы, которые уже были одобрены. Пользователям блокчейна доступна информация о всех транзакциях, скрыть или подделать данные невозможно. Тем и хороша данная система для компаний, осуществляющих транспортно-экспедиционную деятельность, в которых происходит большое количество операций, связанных с перемещением различных грузов.

Возникает вопрос, как внедрить данную систему в учет транспортноэкспедиционных организаций. Для начала необходимо определиться с типом блокчейна, который будет наиболее подходящим для данных компаний. Андрей Овчарук считает, что существует общественный и приватный блокчейн [6]. Первый характеризуется тем, что каждый может присоединиться к сети, за счет большого количества пользователей у платформы достаточно низкая скорость обработки транзакций. Из плюсов можно отметить анонимность, так как в программе нет необходимости в идентификации пользователя. Также стоимость такой сети больше, нежели приватной. Второй тип блокчейна характеризуется тем, что только ограниченное количество пользователей может присоединиться к сети. В силу чего, скорость одобрения транзакций быстрее в сравнение с общественным. Стоимость такого блокчейна также ниже, речи об анонимности тут не может быть, так как каждый пользователь проходит этап идентификации, прежде чем приступить к работе. Стоит отметить, что каждая компания может выбрать свой тип блокчейна, наиболее подходящий им, но приватный блокчейн значительно обходит по характеристикам общественный.

Следующим этапом внедрения блокчейна является определение платформы. В данном случае Евгений Тарасенко рекомендует две наиболее популярных платформы,таких как: Ethereum и Hyperledger Fabric [7]. История Ethereum началась с 2013 года, ее основателями являются Михай Ализе, Энтони Ди Лорио и Чарльз Хоскинсон. Сама платформа получила распространение повсеместно. Ярким примером использования Ethereum является Сбербанк, который внедрил данную платформу для выдачи доверенностей [9]. На платформе возможно создать виртуальную организацию, помимо этого она поддерживает ряд языков программирования, таких как C ++, Haskell, JavaScript, Python и многие другие. У Ethereum есть множество полезных функций, к примеру, виртуальный кошелек, благодаря которому можно совершать денежные операции. Hyperledger Fabric является второй наиболее популярной платформой в сфере блокчейна. Данная программа содержит в себе каналы для обмена информацией, также в нее встроена политика подтверждения новых транзакций. Помимо двух вышеперечисленных платформ существует ряд других, которыми также можно воспользоваться при внедрении блокчейна в учет транспортно-экспедиционных организаций.

Определившись с платформой можно перейти непосредственно к созданию блокчейна. Для этого необходимо хорошо понимать принцип работы самой системы. Как было сказано выше блокчейн – это система, состоящая из цепочки блоков, которые связаны между собой. Как же стоится блокчейн? Визуально представим блок 1, который является исходным для всех последующих блоков. От блока 1 отходят последующие блоки 2, 3 и так до конца, в зависимости от их количества. Когда мы внесли к примеру блок 2 и 3, то убрать их уже будет невозможно, так как в таком случае цепочка данных оборвется, и система перестанет быть надежной. Ниже представлена на рисунке 1 отражена схема, в которой наглядно представлен самый простой вид блокчейна, что будет

Назовем блок 1 – поступления денежных средств за реализацию услуг

транспортно-экспедиционного обслуживания (далее ТЭО), блок 2 – выбытие денежных средств, связанных с реализацией услуг ТЭО, 3 – платежи в бюджет. Таким образом, когда в базе возникают те или иные операции, то необходимо записать ее в соответствующий блок. Ниже можно ознакомиться со схе

80

мой, приведенной на рисунке 2, которая наглядно показывает работу блокчейна.

Примечание – составлено автором на основании источников [5,7]

Рисунок 2 – Схема функционирования блокчейна

Допустим заказчик А перечислил нам денежные средства за оказание услуг. Происходит запись и обработка данных о транзакции, после информация о ней переходит к пользователям блокчейна. Участники в свою очередь должны подтвердить операцию, в противном случае она будет удалена из системы. После положительного решения транзакция добавляется в нашем случае в блок 1, таким образом мы получили денежные средства от заказчика А. Каждая операция имеет свой порядковый номер, к примеру, транзакция 1. Как можно заметить схема работы блокчейна циклична, программа может модернизироваться по мере добавления новых блоков. Как только вносится дополнительная информация, блокчейн обрабатывает ее, прежде чем передать дальше по цепочке. Если программа обнаруживает данные не характерные для предыдущих операций, то она автоматически блокирует транзакцию. Стоит повторить, что данная система также не разрешает редактировать информацию, которая уже есть в базе, в связи с чем пользователям необходимо с должной тщательностью проверять операции, что проходят через нее. Тем самым можно сделать вывод, что блокчейн является наиболее надежной системой нашего времени.

Последний вопрос, который хотелось бы рассмотреть – это успешные примеры внедрения блокчейна в логистических компаниях. Одним из ярких примеров является Yojee – это сингапурская компания, которая внедрила в свою работу систему блокчейна [10]. Отслеживание заказов, формирование счетов, распределение заказов между перевозчиками и это еще не весь список преимуществ, которыми обладает компания в наше время. Благодаря внедрению блокчейна Yojee также смогли сократить время выполнения заказа до 1 дня. Еще одним из ярких примеров использования блокчейна в работе являются компании Maersk и IBM, которые в 2018 году начали внедрение новой платформы на основе блокчейна, именуемая TradeLens. Система совместила в себе 92 предприятия. За первые 12 месяцев использования программы, как утверждает Sanne Wass, автор статей журнала Global Trade Review через TradeLens было проведено 154 миллиона транзакций [11]. Компания IBM считает, что в дальнейшем данное число возрастет до 1 миллиона операций в день. Благодаря TradeLens весь документооборот ведется в электронном формате, от упаковочных листов и инструкций по доставке до сертификатов происхождения. Таким образом Maersk и IBM удалось сократить расходы по оформлению грузов до 40%, учитывая масштабы проекта, то речь идет о тысячах долларов.

Заключение

Как можно заметить блокчейн является хорошим примером внедрения цифровизации в систему работы предприятий. Стоит отметить, что в любых инновациях есть свои минусы. Одним из которых является - сокращение персонала. Рутинную работу выполняют машины в наше время, а не человек. Поэтому нет острой необходимости в большом штате сотрудников. Также из негативных последствий, которые могут возникнуть – это не идеальность системы. В любой программе можно найти изъяны, благодаря которым человек может обойти ее защиту и это лишь вопрос времени. Но тем неимение блокчейн имеет и ряд преимуществ для компаний, занимающихся транспортноэкспедиционной деятельностью, которые были описаны выше. Такие как, сокращение затрат, повышение эффективности работы организация, ускорение рабочего процессе, прозрачность всех операций и многое другое. Наряду с этим возникает комплексная проблема, которая выступает тормозящим факторов в данном вопросе. Одна из ее составляющих, это отсутствие специалистов с достаточными знаниями, в области бухгалтерского учета, логистики и IT-технологиях. Развитие «Цифрового Казахстана» непосредственно зависит также от наличия современных программных обеспечений, которые станут фундаментом в решение, поставленной задачи. В настоящее время, к сожалению, ни каждая транспортно – экспедиционная организация может позволить себе, как высококлассных специалистов и современные IT-технологии. Если решить вышеуказанные проблему, то это значительно ускорит процесс цифровизации Казахстана.

Список использованных источников

1. Аналитический доклад «О принципах и подходах цифровой логистики в сфере транспортных услуг государств-членов Евразийского экономического союза» // Москва, 2020.
2. Транспортно-экспедиционная деятельность: учебник и практикум для среднего профессионального образования / Е. В. Будрина [и др.]; под редакцией Е. В. Будриной. — Москва: Издательство Юрайт, 2019. — 370 с. — (Профессиональное образование)
3. Акбашева, Д. М. Цифровизация бухгалтерского учета и отчетности / Д. М.Акбашева, И. К. Джанибекова // Управленческий учет. – 2021. – № 10-2. – С. 231-236.
4. Шитова, Т. Ф. ERP-система - эффективный инструмент развития цифровой экономики / Т. Ф. Шитова // Муниципалитет: экономика и управление. – 2021. – № 2(35). – С. 27-39.
5. Селезнёва М.П., Кочеткова А.С. - Влияние цифровизации на бухгалтерский учет-2019-С.142-145.
6. Андрей Овчарук - Публичный и частный блокчейн - в чем разница, достоинства и недостатки? - 2019
7. Евгений Тарасенко – Как внедрить блокчейн в бизнес? – 2019
8. The blockchain in accounting | Banana Accounting Software (дата обращения 12.12.2021)
9. Ethereum — Википедия (wikipedia.org) (дата обращения 12.12.2021)
10. Yojee - Leading Technology For Transport And Logistics (дата обращения 12.12.2021)
11. Sanne Wass - Maersk and IBM go live with global blockchain trade platform