Аннотация. СегоДня, по причине резкого усиления конкурентной борьбы, компании стали активно искать пути раДикального повышения эффективности Деятельности. Новые условия Диктуют новые правила игры - повышение качества проДукции при снижении ее стоимости и обеспечение быстрой реакции компании на постоянно изменяющиеся условия внешней среДы. Все это привело к появлению новых поДхоДов к управлению, среДи которых наибольшее развитие получил процессный поДхоД.
Введение. Требование гибкости и динамичности от компаний можно выполнить путем управления не отдельными функциями, а их набором, который объединен логикой их взаимодействия. Фактически деятельность сотрудников компании состоит из двух видов активностей: повторяющихся (которые приходится осуществлять периодически либо в случае наступления определенных событий) и «единичных», уникальных по алгоритму, которые не повторяются в дальнейшем. Первый вид активностей называется процессами, второй - проектами, поэтому для совершенствования компании строится система управления проектами и процессами.
Методы. По причине того, что бизнес многих компаний строится с участием множества партнеров, то в настоящее время необходимо не только совершенствовать внутренние процессы компании, но и согласовывать их с внутренними процессами партнеров, что требует углубленного понимания процессов и одинаковых принципов их описания в разных компаниях. Для типизации данных взаимодействий в телекоммуникационной отрасли международной некоммерческой организацией TeleManagement Forum (TMF) разработана модель процессов eTOM (Enhanced Telecom Operations Map - расширенная модель деятельности телекоммуникационной компании), которая уже несколько лет является стандартом для определения процессов в телекоммуникационных компаниях. Серия слияний и поглощений требует от компаний перестройки своих бизнес-процессов, и если процессы двух компаний до слияния были формализованы с должным уровнем детализации, то интеграция компаний идет намного быстрее.
Однако, в рамках взаимодействия между компаниями, приходится согласовывать не только и не столько бизнес-процессы, сколько информационные системы их автоматизирующие. При этом нужно понимать, что изначально при их создании никто не думал о необходимости такого согласования и большинство информационных систем таких возможностей не имеет. В этом случае основная задача при совершенствовании процессов - это построить интеграционное взаимодействие между несколькими информационными системами, автоматизирующими различные процессы. Поэтому для облегчения задач кросс- платформенной автоматизации многие компании разработчики и системные интеграторы участвуют в разработке независимых стандартов для описания и выполнения бизнес- процессов. Одним из таких стандартов является стандарт моделирования бизнес-процессов BPML - язык моделирования бизнес-процессов (Business Process Modeling Language). Однако настоящим прорывом в области стандартизации автоматизации процессов является создание языка BPEL (Business Process Execution Language) и концепции web-сервисов, с которой он тесно связан. BPEL представляет собой стандарт описания бизнес-процессов и механизмов их взаимодействия, что создает основу для создания гибких бизнес-процессов в информационных системах, которые способны быстро адаптироваться к меняющимся внешним условиям.
Для верификации полноты описания деятельности на различных уровнях детализации и различных стадиях управления используются множество моделей архитектур, таких как архитектура Захмана, архитектура TEAF (The Treasury Enterprise Architecture Framework ), архитектура FEAF (Federal Enterprise Architecture Framework), архитектура DoDAF (Department of Defense Architecture Framework). Использование различных способов структурирования сущностей бизнеса и взаимосвязей между ними позволяет с необходимой полнотой описывать не только процессы деятельности, но и другие предметные области, такие как информация, необходимые ресурсы, инфраструктура, персонал и т.д. Все это позволяет взглянуть на системное описание деятельности с новых точек зрения и эффективно решать задачи совершенствования процессов с использованием информационных технологий.
Результаты и обсуждение. Процессы уже давно перестали быть новой идеологией управления, и большинство компаний уже используют процессный подход и если говорить о применимости процессного подхода, то многие компании уже не только решают задачи формализации и автоматизации процессов, но и активно приступили к совершенствованию процессов. Причем использование различных инструментов анализа, таких как имитационное моделирование или расчет стоимости процессов позволяет принимать обоснованные решения по совершенствованию, выбирая из нескольких вариантов наиболее оптимальный по критериям стоимости, времени выполнения, и качества. Однако, не все рискуют использовать такие радикальные методы совершенствования процессов, как горизонтальное и вертикальное сжатие процессов. Что не дает возможности получить все возможные преимущества процессного управления и поэтому в данном направлении еще существует большой резерв по оптимизации деятельности.
Идеи менеджмента качества постепенно от формальных решений преобразуются в мероприятия по совершенствованию процессов, которые направлены на изменение процессов для улучшения качества, как продукции, так и самих бизнес-процессов. И многие компании от формального получения сертификата соответствия переходят к совершенствованию процессов деятельности.
Однако, построение системы управления процессами и их совершенствование не может быть эффективно без связи с уровнем стратегического управления. Поэтому для эффективного управления компанией необходимо выстроить систему, которая позволит определить стратегические цели и обеспечить их выполнение через систему проектов и процессов с обеспечением контроля результативности через наборы ключевых показателей результативности (KPI - Key Performance Indicators). Это достигается использованием системы сбалансированных показателей (BSC -Balanced ScoreCard). И хотя, данные системы пока внедрены у самых передовых компаний, интерес к их разработке неуклонно повышается. И даже если сбалансированная система показателей компанией не используется, то в большинстве компаний в обязательном порядке осуществляется управление процессами через контроль ключевых показателей результативности и переход к системе сбалансированных показателей это дело нескольких лет.
Помимо соответствия требованиям рынка компаниям приходится работать над соответствием требованиям законодательства, причем как внутреннего, так и других стран. Например, требования закона Соединенных Штатов Америки о корпоративной бухгалтерской отчетности и борьбе с финансовыми нарушениями (SOX - Sarbanes-Oxley Act) затронули более 7500 компаний во всем мире. Фактически формируется новая область управления в компании - система управления соответствиями, которая направлена на изменение процессов организации для обеспечения соответствия законодательным требованиям, которые накладываются на компанию. Принятие закона SOX в последние годы заставило многие компании совершенствовать системы внутреннего контроля, что потребовало совершенствования процессов в области составления финансовой отчетности. Развивая понимание системы внутреннего контроля, идеи процессного подхода были приняты на вооружение многими внутренними и внешними аудиторами. Фактически бизнес- процесс стал объектом аудита, и совершенствование процессов для обеспечения минимизации операционных рисков стало одним из видов совершенствования. Поэтому, совершенствование системы внутреннего контроля потребовало не только совершенствования бизнес-процессов, но и построения системы управления операционными рисками в бизнес-процессах и соответствующих инструментов. В Казахстане управление соответствиями еще не получило такого массового характера, как для западных компаний, однако большинство крупных казахстанских компаний активно работают в данном направлении.
Компании самостоятельно, а также силами консультантов и системных интеграторов совершенствуют свои бизнес-процессы, внедряя процессы, основанные на лучших практиках, однако нужно понимать, что вместе с этим идет общая типизация процессов предприятий и все больше и больше типовых процессов используются в разных компаниях. Использование типовых ERP решений (Enterprise Resource Planning — управление ресурсами предприятия) часто приводит к подобным последствиям, поскольку внедряются системы с определенным функционалом и их переработка под конкретного заказчика часто бывает экономически не выгодна. Поэтому, сейчас основное конкурентное преимущество компаний не в логике бизнес-процесса, а в совершенствовании управления процессами через повышение их уровней зрелости.
К сожалению, в настоящее время, лишь немногие компании начинают работать над повышением уровней зрелости процессов. Хотя, если обратиться к определению зрелости процесса, то это есть способность процесса достигать требуемой цели. И уровень зрелости процесса - это точка на шестибальной шкале, представляющей увеличивающуюся зрелость процесса, причем каждый следующий уровень строится по достижении зрелости предыдущего.
Зрелость подразумевает потенциал для роста продуктивности бизнес-процесса и отражает как полноту процесса, так и постоянство, с которой организация применяет этот процесс. Фактически это общепризнанный эволюционный поэтапный алгоритм перехода от компании, имеющей процессы с низким уровнем зрелости, к компании, у которой уровень зрелости процессов приемлем для данного момента. По мере роста зрелости процессов компания должна создавать соответствующие инфраструктуру и корпоративную культуру, которые поддерживают методы, практики и бизнес-процессы, сохраняя эти достижения даже после того, как разработавшие их сотрудники покинут организацию. Иногда, проходя эволюционным путем через совершенствование и автоматизацию процессов, компании выводят свои процессы на следующие уровни зрелости, однако, понимая и оценивая текущий уровень зрелости в соответствии с общепризнанной методикой это можно сделать намного быстрее.
Зрелость процессов является тем объективным фактором, который позволяет оценить деятельность компании без привязки к текущей рыночной ситуации, что позволяет аттестовать процессы компании по независимой шкале уровней зрелости и определить те направления совершенствования, которые необходимы для повышения уровня зрелости. Многие компании уже оптимизировали процессы до тех уровней зрелости, когда процесс требует минимального вмешательства и логика, заложенная в процесс, позволяет ему адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды.
Совершенствование процессов требует применение современных инструментов, поэтому рынок средств описания и анализа бизнес-процессов переживает бурный рост, что связано в первую очередь с наращиванием функционала в области анализа процессов и применением web- технологий. Средства автоматизации процессов все меньше и меньше требуют программирования при их внедрении, что позволяет проводить проекты автоматизации процессов с большой скоростью и небольшими ресурсами. При этом все чаще и чаще возникает задача анализа процессов и качества их автоматизации, что требует наведения порядка в информационных системах и механизмах их взаимодействия. Использование процессного подхода позволяет определить требования к информационным системам и проверить насколько сегодняшняя ситуация обеспечивает эффективную информационную поддержку бизнес-процессов.
Интеграция множества информационных систем в рамках бизнес-процессов уже давно является головной болью для ИТ- специалистов, поэтому Workflow системы начали наращивание данного функционала. Под термином Workflow понимается управление потоком работ и через него - бизнес-процессом. В соответствии с глоссарием международной организации Workflow Management Coalition (WfMC), Workflow - это автоматизация, полная или частичная, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.
Workflow система - это система, которая обеспечивает создание, реализацию и управление потоком работ при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание процесса, взаимодействовать с участниками потока работ и, при необходимости, вызывать соответствующие приложения. Фактически Workflow-системы стали реакцией рынка информационных технологий на процессный подход к управлению. И если, для примера, рассмотреть большинство задач в проекте по автоматизации процессов в телекоммуникационной компании, то половина из них будет связана с интеграцией различных информационных систем в рамках одного бизнес-процесса. В настоящее время фокус автоматизации деятельности смещается с внедрения ERP решений на автоматизацию процессов с помощью Workflow систем. Но, не только автоматизация процессов сейчас востребована, многие компании уже заинтересовались решениями по контроллингу бизнес- процессов, что позволяет утверждать о внедрении у них полного цикла управления бизнес- процессами, который состоит из следующих шагов: описание, совершенствование, автоматизация, выполнение, анализ и контроллинг.
В настоящий момент наиболее активно к процессному управлению стремятся телекоммуникационные и банковские компании, однако не отстает и госсектор. Одним из принципов административной реформы является внедрение процессного управления через механизм административных регламентов и автоматизацию процессов с помощью электронных административных регламентов, под которыми понимаются системы автоматизации процессов - Workflow системы. Многие наиболее эффективные федеральные органы исполнительной власти уже формализовали свои процессы и теперь занимаются их совершенствованием, и в том числе в соответствии со стандартами услуг, которые фактически задают требования пользователей результатов процессов.
Поставщики банковского программного обеспечения создают в рамках своих информационных систем модули Workflow для автоматизации бизнес-процессов своих клиентов. Внедрение крупных ERP решений в нефтегазовой и металлургической отрасли сделало задачу описания процессов обязательной при подготовке к автоматизации, поэтому процессно-ориентированное внедрение ERP решений фактически стало стандартом «де факто». Разработчики ERP решений также включают workflow компоненту для автоматизации процессов. Многие компании на волне автоматизации активно совершенствуют свои бизнес- процессы получая максимальный результат от использования ИТ- решений. Энергетические компании также не отстают в области управления бизнес- процессами, что подтверждается большим числом проектов ведущихся в данных компаниях и связанных как с автоматизацией, так и с организационным совершенствованием. Можно отметить, что все больше и больше процессный подход из новой технологии управления становится обычным инструментом совершенствования компаний, с использованием которого многие компании без особого пафоса и шума ежедневно совершенствуют свои процессы.
Если заглянуть в недалекое будущее, то процессный подход должен стать основным, с точки зрения проектирования деятельности в компании, и это связано в первую очередь с появлением нового принципа автоматизации - сервис - ориентированной архитектуры SOA (Service-Oriented Architecture). Фактически это новый принцип разработки программного обеспечения, основанный на использовании ИТ - сервисов со стандартизированными интерфейсами и бизнес-процессов, связывающих данные сервисы определенной бизнес - логикой.
До появления понятия SOA при разработке приложений бизнес-логика программировалась на основании блок-схемы, не всегда связанной с бизнес-процессом. Разработанный программный код тестировался, после чего внедрялся. В случае необходимости изменения логики выполнения бизнес-процесса, возникала необходимость изменения программного кода и повторного тестирования, и если такие изменения бизнес- процесса будут идти постоянно, то придется постоянно переписывать программный код, что увеличивает стоимость владения информационной системой и препятствует полноценному совершенствованию процессов. Сегодня ситуация изменилась коренным образом: современные инструменты управления бизнес-процессами (Workflow) позволяют обойтись без ручной разработки и тестирования. Так, с помощью методов моделирования и семантических проверок можно проверять корректность описания и исполнения бизнес - логики процессов, представленной в диаграммах, а затем автоматически получать описания этих диаграмм на XML-языках управления бизнес-процессами (BPML). На дальнейшем этапе BPML используются Workflow системами для маршрутизации потока работ по организации в соответствии с логикой бизнес-процесса. Новый принцип позволит обеспечить легкость в изменении бизнес-процессов, и фактически задачи проектирования логики бизнес-процесса будут решаться участниками и владельцем бизнес-процесса. Применение решений на основе SOA позволит коренным образом сократить расходы на информационные технологии и обеспечить механизмы совершенствования бизнес-процессов с использованием информационных систем.
Заключение. Для эффективности управления бизнес-процессами необходимо:
- использование системы сбалансированных показателей для построения взаимосвязи между стратегическим уровнем управления и бизнес-процессами;
- переход от задач описания процессов к задачам совершенствования по параметрам стоимости, качества и времени выполнения;
- решение задач управления соответствиями процессов, в особенности закону SOX;
- автоматизацию процессов с помощью Workflow - систем;
- построение систем контроллинга бизнес-процессов;
- появление и применение языка BPML и концепции сервис - ориентированной архитектуры SOA.
Список использованных источников:
- Муругое В.П. Законодательство против загрязнения атмосферы электростанциями в штате Массачусетс // Возобновляемая энергия. 2012. №2. С. 58.
- Беляев Ю.М. Концепция альтернативной экологически безопасной энергетики, 2009. 63 с.
- Концепция развития и использования возможностей малой и нетрадиционной энергетики в энергетическом балансе Казахстана. 2011.121 с.
- Нетрадиционные возобновляемые источники энергии: Аналитический альбом/Под ред. А.И. Гриценко. М.: ВНИИ ПГ и ГТ, НКАО-Ф «Энергосбережение», Авиаиздат, 2012. 220 с.
- Муругое В.П., Пинов А.Б. Стимулирование использования возобновляемых источников энергии // Возобновляемая энергия. 2009. № 3. С. 45-46.