Особенности признания расходов и пути их снижения

Каждое предприятие, прежде чем приступить к производственной деятельности, решает, какие расходы у него возникнут. Расходы играют большую роль в деятельности организации. От величины расходов зависит финансовый результат от продажи готовой продукции, выполнения работ, услуг. Ведь финансовый результат определяют как разницу между выручкой от продажи продукции без вычетов, предусмотренных законодательством и затратами на ее производство и реализацию. Поэтому признание и учет расходов занимают первостепенное значение при организации какого-либо вида деятельности.

Рассмотрим понятие расходов, как написано в Законе РК от 28.02.2007г. №234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (с изменениями от 10.12.2008г.): «Расходы -это уменьшение экономических выгод в течение отчетного периода в форме оттока или уменьшения активов или возникновения обязательств, которые приводят к уменьшению капитала, отличному от уменьшения, связанного с распределением лицам, участвующим в капитале» [1].

После того как доход за отчетный период измерен и признан, необходимо измерить и признать расходы за этот же период, применяя метод соответствия. Суть метода соответст­вия состоит в том, что поскольку зарабатываются доходы, определенные активы должны потребляться (например, сырье), продаваться (готовая продукция) или использоваться услу­ги (зарплата). Затраты на использование активов и услуг должны признаваться и учитываться в отчете как расходы за период, в течение которого признается относящийся к нему доход [2].

Признание расходов зависит от их классификации, поэтому для того чтобы правильно отнести расходы к определенному периоду необходимо иметь полное представление об их классификации. Расходы можно классифицировать на:

1. Прямые расходы - себестоимость реализованных товаров, соответствующая доходу. Такие расходы признаются по признании доходов, возникающих непосредственно и совмест­но в результате проведения тех же операций или событий.
2. Расходы периода - расходы, связанные с процессом реализации и общие администра­тивные расходы.
3. Распределенные расходы - это такие расходы как амортизация и страховка. Они распределяются систематически и на периоды, в течение которых ожидается, что соответствующие активы принесут чистый доход.

Важно понимать и представлять различие между затратами, непосредственно связанными с производством продукции, продажами товаров и услуг, и затратами, непосредственно с этими процессами не связанными.

На промышленных предприятиях все производственные затраты включаются в себестои­мость продукции, а непроизводственные расходы относятся к расходам отчетного периода.

В организациях розничной и оптовой торговли товары приобретаются для перепродажи. Они не претерпевают изменений или изменения незначительны. Затраты на приобретение товаров входят в их себестоимость, а все остальные затраты (административные нужды, торговые издержки, расходы по сбыту) считаются расходами отчетного периода.

1. Применительно к производству готовой продукции и продаже товаров затраты, непосредственно связанные с производством и продажей, обычно включают в себя:

1. 1)   затраты на материалы и рабочую силу при производстве или затраты на товарно-мате­риальные запасы, приобретаемые в целях перепродажи, т.е. затраты, входящие в себестои­мость реализованной продукции;
2. 2)   затраты на сбыт (например, комиссионные и заработная плата работников, занятых сбытом);
3. 3)  затраты на выполнение гарантийных обязательств по реализованной продукции. 

Применительно к услугам затраты, непосредственно связанные с ними, как правило, содержат:

1. 1)   первоначальные прямые затраты, непосредственно связанные с ведением переговоров и заключением контрактов на оказание услуг (например, комиссионные, компенсации сбытовикам, расходы на правовое обеспечение);
2. 2)   прямые затраты, находящиеся в причинно-следственной зависимости от оказываемых услуг (например, затраты на приобретение запасных частей при техническом обслуживании оборудования, затраты на бумагу и папки у аудиторской компании).

Таким образом, различие между себестоимостью продукции и расходами отчетного периода - это разница во времени их признания.

Расходы признаются в бухгалтерском учете, если они произведены в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, а сумма расхода может быть определена. Они могут быть признаны, когда имеется уверенность в том, что в ре­зультате выполнения коммерческой операции произойдет уменьшение экономических выгод организации при передаче актива. Амортизация признается расходом исходя из стоимости амортизируемого имущества, срока полезного использования и принятых способов начисления амортизации. Если при осуществлении расходов не выполнено хотя бы одно из условий, то в учете организации признается дебиторская задолженность [3].

Следует отметить, что расходы признаются в учете независимо от намерения получить выручку, операционные или иные доходы в том отчетном периоде, когда они были произведены. Признание расходов не зависит от времени фактической выплаты денежных средств или иной формы их осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).

Расходы признаются в отчете о прибылях и убытках следующим образом:

1. во взаимосвязи между расходами и поступлениями (соответствие доходов и расходов);
2. путем их распределения между отчетными периодами, когда связь между доходами и расходами может быть определена косвенным путем;
3. по расходам, признанным в отчетном периоде, когда по ним не могут быть получены экономические выгоды (доходы) или поступление активов;
4. при возникновении обязательств, не обусловленных признанием соответствующих активов[4].

Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в денежном выражении. При этом величина оплаты счетов или кредиторской задолженности определяется на основе договора между организацией и поставщиком (подрядчиком). Если в договоре цена не установлена, то оплата производится по цене, аналогичной для оплаты в сравнимых обстоятельствах. При оплате запасов, работ, услуг на условиях коммерческого кредита, предоставляемого в виде отсрочки или рассрочки платежа, расходы принимаются к учету в полной сумме кредиторской задолженности [3].

Для того, чтобы организация работала безубыточно и приносила с каждым периодом больший доход необходимо осуществлять эффективное управление запасами. Управление затратами должно начинаться с детального анализа текущих затрат компании, определения удельного веса каждой статьи в общей сумме расходов. Для части статей могут быть разработаны нормативы и лимиты, например на представительские, командировочные расходы (на проживание, питание), хозрасходы, канцтовары, ГСМ. Следующий шаг -внедрение процесса бюджетирования с применением нормативов и лимитов по каждому подразделению и направлением бизнеса. И обязательно жесткий контроль в исполнении бюджета на регулярной основе. В заключение - анализ выявленных отклонений фактически понесенных расходов от запланированных.

Бюджет должен быть сбалансированным, реалистичным и обоснованным. Другими словами, каждая цифра в плановых сметах затрат подразделений должна иметь детальное обоснование. На крупных предприятиях десятки мест возникновения затрат только цехового уровня и десятки, а то и сотни статей и элементов затрат, таким образом без системного управления затратами не обойтись. И для того, чтобы обеспечить эффективное управление затратам, финансовому директору необходимо понимать специфику бизнеса, разбираться в основных бизнес-процессах, технологии и организации производства [5].

Также следует обратить внимание на то, что при составлении бюджетов следует не только внимательно относиться к наиболее существенным статьям затрат, но и тщательно анализировать те расходы, которые на первый взгляд кажутся незначительными.

Нужно добавить, что недостаточно просто составить обоснованный бюджет, который позволит оптимизировать затраты компании. Необходимо создать инструменты контроля его исполнения, в первую очередь активный контроль обязательств (то есть сопоставление с исполнением бюджета каждого из заключаемых договоров), а в дальнейшем - бюджета начислений и бюджета платежей.

Для того чтобы оценить оправданность тех или иных расходов, связанных с закупками или приобретением различных услуг, необходимы сравнительные данные. Поэтому к каждой заявке на покупку сбытовое подразделение должно прилагать как минимум три-четыре аналогичных предложения на поставку таких же товаров. В обязательном порядке нужно указывать цену поставки. Рассматривая такую заявку на оплату, казначей может понять, соответствуют ли закупочные цены среднерыночному предложению и не переплачивает ли компания.

Рассматривая проблему управления затратами нужно учитывать, что планирования и жесткого контроля за расходованием средств недостаточно. Необходимо, чтобы каждый сотрудник был заинтересован в уменьшении затрат, для чего нужно разработать систему вознаграждений. Мотивация работников на повышение отдачи от затрат, очень тонкое дело. Главное - суметь отследить вклад конкретных людей в снижение затрат.

Не трудно установить по цехам и отделам понятные работникам показатели премирования сотрудников выпускающих цехов на основе показателя затрат на тенге товарной продукции, установить по подразделениям дополнительные правила вознаграждения за экономию ключевых, критически значимых ресурсов, специально премировать за разработку и внедрение организационно-технических решений по экономии энергоресурсов, по сокращению времени переналадки оборудования и т.п. Но даже это не исключает «работы на показатели», а не на результат. Дело при этом обычно не в людях, а в системе. То есть система мотивации персонала должна быть построена таким образом, чтобы при выполнении работниками одних нормативов не страдали другие, не менее важные.

Мотивация эффективна на уровне ответственных за проведение расходов. Опасность, которая подстерегает любую систему мотивации, заключается в следующем: поощрять нужно реально сокращенные расходы. Которые вызваны экономией ресурса и уменьшением его цены с сохранением качества, не привели к ухудшению прочих показателей и не были отсрочены во времени. Выявление таких расходов - большая аналитическая работа, которую нужно проводить на уровне потребления расхода, а не оплаты.

Обобщая все выше изложенное, можно прийти к выводу, что любая деятельность может привести к желаемому результату, главное - правильная организация работы и совместное сотрудничество, которое в дальнейшем приведет к увеличению дохода и уменьшению расходов компании.

1.  Закон РК от 28.02.2007г. №234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (с изменениями от 10.12.2008г.).
2. Финансовый учет на предприятии: Учебник /Под ред. Р.М. Рахимбековой / Кеулимжаев К.К, Ажибаева З.Н., Айтхожина Л.Ж., Кинхузова К.К., Сальменова А.Т. - Алматы: Экономика, 2005. - 282 с.
3. Терехова В. А. Финансовый учет: Краткий курс. - СПб.: Питер, 2005. - 368 с.
4. Международные стандарты финансовой отчетности 2005: издание на русском языке. - М.: Аскери -АССА, 2005. - 960 с.
5. Сазонов П. Управление затратами, опыт практиков / Сазонов П. // Финансовый директор, 2006. - №4