Административный менеджмент как наука учебная дисциплина, вид практической деятельности

Современная концепция административного менеджмента

Для того чтобы наиболее полно раскрыть смысл такого понятия как административный менеджмент, сначала целесообразно рассмотреть содержание понятия «администрация».

Термин «администрация» представляет собой не менее емкое и сложное понятие, чем «менеджмент». Наиболее часто он применяется к аппарату управления предприятием.

Под администрацией может подразумеваться и вся деятельность государства по управлению. Общегосударственную администрацию составляют исполнительные и распорядительные органы государства.

Кроме того, термин «администрация» может применяться и к высшим органам государственной власти, например, к аппарату управления Президента.

Таким образом, административный менеджмент можно определить как одно из основных направлений современного менеджмента, изучающих административно-распорядительные формы управления [1; 31].

По мнению Э.М. Короткова [2; 193], административный менеджмент как тип управления характеризуется главным образом приоритетами организационных средств и методов управления. При этом в управлении главное внимание сосредоточено на распределении и поддержании ответственности, построении жесткой системы контроля, обеспечении предельной четкости распределения функций и полномочий, составлении графиков взаимодействий, представления, выполнения и пр.

В теории и практике административного менеджмента различают два основных направления. Первое направление связано с разработкой рациональной системы управления организации. Второе - касается построения структуры организации [1; 31].

Разработка рациональной системы организации сводится к определению основных функций деятельности, что в свою очередь позволяет найти лучший способ разделения организации на подразделения и рабочие группы, которые и составляют основные «строительные блоки» или элементы системы организации. После этого осуществляется расположение элементов организации в пространстве, т.е. распределение их по уровням управления и определение географического местоположения. Завершающим, этапом проектирования системы управления является установление информационных взаимосвязей между элементами организации и разработка регламента происходящих в ее внутренней среде процессов.

В основе построения рациональной структуры организации лежит применение основополагающих законов управления и организации, а также общих и специальных принципов.

Методы исследования административного менеджмента

Административный менеджмент как понятие, наука, учебная дисциплина, вид практической деятельности представляет собой некую упорядоченную систему методов исследования взаимосвязей организации.

Конфигурация таких методов может быть представлена следующим образом (рис.1).

На рисунке модель контрастно выделяет связь между методами и подходами, их единство, объективное и целенаправленное взаимодействие, обеспечиваемые общей методической основой накопления и применения знаний. Представленные подходы, методы, приемы и инструментарий исследований необходимость конструктивного административного  менеджмента органичного каждодневной

 и неизбежность его взаимодействия с

показывают единства и практической деятельностью организации.

Естественное стремление менеджера узнать, как устроена организация, необходимо и последовательно трансформируется в применение получаемых знаний на практике. Подобное происходит с каждым из нас постоянно, но наибольшее, решающее значение приобретает в процессе организации самостоятельной деятельности. Здесь мы непосредственно встречаемся с необходимостью преобразования знаний и профессиональных навыков в практические действия, понимая, что эффективное достижение поставленных целей возможно только на основе освоения и применения современных методов исследования административного менеджмента.

Процессы разделения, распределения, специализации и кооперации производственной или научной деятельности являются наиболее яркими проявлениями потенциала административного менеджмента в целом и самоорганизации работника в частности. Ставящиеся и решаемые им на этой основе задачи, получаемые результаты во многом определяются организационными ресурсами личности, способностью выбрать, адаптировать и применить их в соответствии с реально достигнутым уровнем административного менеджмента.

Вместе с тем, данный подход иллюстрирует возможность представления состава и содержания административного менеджмента стройной и лаконичной моделью, общепринятой системой знаний. Это позволяет, с одной стороны, отразить основные положения административного менеджмента как области знаний, учебной дисциплины и вида практической деятельности в единой концепции, с другой - обеспечить эффективную методическою основу для прикладного применения получаемых знаний и навыков.

Основные отличительные особенности административного менеджмента

В административном менеджменте основной упор делается на исследование управленческих процессов, происходящих в органах государственной власти, Это во многом определяет основные черты, отличающие административный менеджмент от общей теории и практики управления [2; 190-193]:

1. Преимущественное применение линейной или линейнофункциональной систем управления. При административном менеджменте приоритет отдается полномочиям и ответственности. Административному менеджменту не присущи приоритеты доверия и самостоятельности, творческой инициативы.
2. При административном менеджменте механизм управления построен на четкости исполнения команд, приказов и распоряжений, четкой субординации действий, дозирования информации по каждому из подразделений системы управления. В основе механизма управления лежит опыт административной деятельности, оцениваемой по критериям ответственности, исполнительности, дисциплинированности.
3. Важным признаком является потенциал эффективности управления. Административный менеджмент в некоторых ситуациях может быть весьма эффективным. Но, к сожалению, эта эффективность не может быть устойчивой и продолжительной. Как правило, достаточную эффективность показывает административный менеджмент в условиях предкризисного состояния, в переходный период организационных изменений.
4. По сравнению с другими типами управления административный менеджмент в меньшей степени нуждается в профессиональном образовании. Чаще всего он отражает организационные способности менеджера, опыт управленческой деятельности. В этом и положительные, и отрицательные стороны. Умение организовать совместную работу очень важно для менеджера. Но хорошо, если это умение подкреплено глубоким пониманием проблем, которое дает специальное образование и навыки принятия эффективных решений, которые также определяются профессиональным образованием, а не только опытом. К тому же образование способствует ускорению в приобретении и накоплении опыта практической успешной деятельности.
5. Причиной возникновения административного менеджмента очень часто бывает установка на организационный фактор эффективности управления в ущерб другим факторам. Ужесточать организацию легче, чем искать средства управления социально-психологического характера, чем изучать экономические интересы человека и возможности их удовлетворения.
6. В каждом типе управления по-своему проявляется роль личности менеджера. Административный менеджмент базируется на организационных способностях менеджера и его авторитете как личности, признании его лидерства.
7. Каждый тип управления характеризуется своей восприимчивостью к инновациям. Для административного менеджмента эта восприимчивостьопределяется личностью менеджера. Если менеджер - человек инициативный, ищущий наиболее рациональные варианты организации управления, новые стратегии, то в этих условиях возможно обостренное восприятие инноваций, но чаще всего административный менеджмент связывают с пониженным тонусом инновационной жизни, особенно в тех случаях, когда тип административного менеджмента существует достаточно продолжительный период времени и постепенно становится бюрократическим управлением, которому присущ антиинновационный характер.

Основные функции администратора

Администратор – это лицо, которое организует достижение целей предприятия. Такие люди нужны в любом бизнесе, к какой бы отрасли или сфере деятельности он не относился. Лучшими администраторами становятся те, кто еще в школе или вузе был признанным лидером группы, либо занимал командную должность в армии.

Основные функции администратора (менеджера или владельца бизнеса) состоят в следующем [4; 68]:

1. Установление целей управления бизнесом на данном этапе, выявление возникающих при этом проблем.
2. Обоснование наилучших средств достижения целей и принятие управленческого решения.
3. Распределение заданий между исполнителями с учетом их возможностей и личных качеств.
4. Контроль над выполнением заданий, а в случае необходимости - корректировка первоначально принятого решения.
5. Координация работы подчиненных, их обучение в процессе работы, оперативное решение возникающих проблем.
6. Создание благоприятного социально-психологического климата в коллективе, оценка работы сотрудников, их стимулирование, а в нужных случаях – замена.
7. Совершенствование структуры управления, его информационной и технической базы, порядка принятия решений и контроля над их выполнением.

Как видно из этого перечня, обязанности администратора тесно смыкаются с другими видами менеджмента - стратегическим (установление целей), кадровым (обучение и стимулирование подчиненных), производственным (координация работы) и т.д. Административные функции в той или иной мере выполняют все предприниматели.

Природа и состав функций административного менеджмента

Функции менеджмента (управления) – это специализированные виды управленческой деятельности, отличающиеся однородностью содержания выполняемых работ (операций) и их целевой направленностью [5; 76]. Из этого определения следует, что понятие «функции управления» является достаточно емким и охватывает практически все виды управленческойдеятельности, а также раскрывает содержание и сущность этой деятельности на всех уровнях управления.

Основной предпосылкой возникновения функций управления является функциональное разделение управленческого труда.

До сих пор вопрос о классификации функций управления остается открытым, как и вопрос о тех признаках, по которым можно проводить эту классификацию.

Несмотря на отсутствие единого подхода к классификации функций, большинство авторов выделяют общие и конкретные функции менеджмента.

При рассмотрении процесса управления были выделены его основные этапы, которые в той или иной степени присутствуют в деятельности каждого руководителя независимо от его места в управленческой иерархии и свойств объекта управления. Этими этапами являются прогнозирование, планирование, организация, координация, стимулирование, учет и контроль, анализ. Все эти этапы называются общими функциями управления [6; 36].

Поскольку в своей деятельности любая организация использует различные ресурсы, то имеет смысл говорить об управлении этими ресурсами. По виду деятельности работников аппарата управления, связанной с использованием ресурсов предприятия, могут выделяться конкретные функции управления. Поскольку разные предприятия в своей деятельности могут использовать разные ресурсы в разных объемах, то перечень конкретных функций управления на каждом предприятии будет свой. Вместе с тем наиболее часто встречаются следующие конкретные функции: управление финансами; управление недвижимостью; управление активной частью основных фондов (оборудованием); управление материальными ресурсами; управление персоналом; управление продукцией и услугами [6; 37].

Поскольку каждая конкретная функция - это деятельность и соответственно процесс, то имеет смысл выделить этапы (или стадии) этого процесса. Причем каждая стадия управления определенным ресурсом представляет собой одну из общих функций управления. Наглядно соотношение общих и конкретных функций управления можно представить в виде матрицы (рис. 2.), строки которой определены как конкретные функции управления, а столбцы - как общие.

Рисунок 2 - Соотношение общих и конкретных функций менеджмента

(Примечание - данные работы [6; 37])

В качестве примера рассмотрим последнюю строку этой матрицы. Элемент A₆₁ - это прогнозирование финансовой деятельности предприятия, A₆₂ - планирование финансовых потоков на различные периоды, A₆₃ - организация финансовой деятельности предприятия, A₆₄ - координация (оперативное перераспределение) финансов предприятия, A₆₅ - стимулирование работников финансовых служб предприятия, A₆₆ - финансовый (бухгалтерский) учет, A₆₇ - финансовый анализ. Аналогично можно рассмотреть и другие строки данной матрицы.

При этом следует учитывать, что, во-первых, определенные этапы управления некоторыми ресурсами по различным причинам могут не реализовываться на отдельных предприятиях; во-вторых, с развитием производства могут возникать новые конкретные функции (или исчезать старые) и вследствие этого количество строк матрицы может изменяться.

Таким образом, данная матрица не является чем-то универсальным, а представляет собой лишь достаточно удобное средство классификации и наглядного изображения сочетания общих и конкретных функций управления.

Остановимся на характеристике общих функций управления:

1. Прогнозирование - это предвидение хода экономического развития на предстоящий период для конкретной организации [7; 185]. Прогнозирование и планирование определяют перспективу развития и будущее состояние системы производства, как объекта, так и субъекта управления, вместе взятое. Являясь активным управленческим процессом оказания воздействия на систему, они усиливают темпы развития производства, способствуют вскрытию дополнительных резервов, материальных источников, требуют применения передовых методов и форм воздействия на весь производственный организм.
2. Известный американский менеджер Ли Якокка ввел систему задавать ведущим работникам на каждом уровне следующие вопросы:

а) Какие задачи вы ставите на ближайшие три месяца?

б) Каковы ваши планы, приоритеты, надежды?

в) Что вы намерены предпринять для их осуществления?

Выбор наилучшей из возможных альтернатив в отношении того, в каком направлении будет развиваться организация, осуществляется в процессе стратегического планирования [8; 21].

Планирование, являясь неотъемлемым фактором существования предприятия, формирует основу для выбора структуры управления, подбора персонала, предопределяет стиль руководства и устанавливает нормы для контроля [9; 49].

Осуществляя связь между современным состоянием организации и тем, которого она хочет достичь в будущем, процесс планирования включает принятие решений о том, что делать, когда делать и кто будет делать?

Планирование - это основа, на которой базируются другие управленческие функции.

Важной функцией управления является функция организации, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирмы. Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление [10; 289].

Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления. Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Координация - это центральная функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, средства радио и телевидения, документы. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля), а также действий руководителей [11; 80].

1. Стимулирование - основная функция, связанная с процессом активизации деятельности людей и коллективов путем использования стимулов, рычагов и способов формирования интересов и мотивов деятельности. Отсюда следует, что функция стимулирования основывается на процессах мотивации, преобразуя их в стимулы, воздействующие на поведение и деятельность преимущественно коллективов и фирм. Так, по отношению кфирме стимулами, активизирующими ее деятельность, могут стать: льготные кредиты; снижение пошлин и акцизов; налоговые льготы; повышение штрафных санкций и др. [12; 165].

Наиболее действенно в настоящее время экономическое стимулирование работников. Самый чувствительный стимул, применяемый к работнику, - размер заработной платы и своевременность ее выплаты.

Контроль как функция управления включает в себя выявление степени соответствия процесса плановым показателям или естественному ходу процессов.

В процессе управления контроль выполняет важнейшие социальные функции повышения устойчивости и эффективности самого управления, стабилизации общественной ситуации. Контроль выступает центральным моментом в процессе принятия и реализации решений - он завершает один цикл реализации управленческих решений и открывает новый, образуя основу «спирали» общественного развития [13; 136].

Одновременно с контролем осуществляется учет - это подведение итогов краткосрочной деятельности, то есть как бы мгновенный срез процессов и результатов на данный момент [13; 137].

Анализ - это сбор, обработка, классификация, систематизация, хранение и обработка информации в целях управления. Проанализированная информация - это новая информация. Для анализа информации используются такие математические инструменты, как гистограммы, диаграммы, графики и т. д. [14; 42].

В некоторых случаях требуется проведение более сложных видов статистического анализа:

• однофакторный или двухфакторный анализ (определяется мера влияния одного или двух факторов на конечный результат, например возраста покупателей (или пола и возраста) на объемы продаж);
• корреляционный анализ (выявление статистической взаимозависимости двух или более переменных, например тех или иных условий труда и производительности, технологических режимов производства и затрат и т. д.);
• кластерного анализа (отнесение или группировка тех или иных объектов (фирм, товаров, клиентов) к одному классу или кластеру по их похожести друг на друга).

Административные (организационно-распорядительные) методы управления

Административные (организационно-распорядительные) методы управления основываются на правовом обеспечении управления, основными целями которого являются: правовое регулирование отношений, укрепление законности, защита прав и законных интересов предприятия и его работников в соответствии с КЗоТ и действующими законами. Основными задачами правового обеспечения являются: применение норм законодательства; разработка и утверждение локальных (для данного предприятия) нормативных и ненормативных актов и изменение илиотмена устаревших актов; применение в соответствии с действующим законодательством юридической ответственности за нарушение законов. В группу административных методов управления следует включать методы регламентирования, нормирования, инструктирования, распорядительных воздействий, в том числе: отбор и продвижение, расстановка и аттестация кадров; обеспечение внедрения международных, государственных, отраслевых, республиканских стандартов на продукцию, конструкторскую и технологическую документацию и т.д.; разработку и внедрение стандартов предприятия на организацию и управление производством; разработку и ввод в действие положений о подразделениях и должностных лицах; пропаганду и организацию внедрения передового опыта, изобретений и рацпредложений; разработку и ввод в действие технико-экономических нормативов; приказы, указания и распоряжения администрации, инструктирование; контроль над исполнением и т. д. [15; 25-26].

Таким образом, административные методы управления основываются на отношениях единоначалия, дисциплины и ответственности, решают те же задачи, что и экономические методы, но осуществляются в форме организационного и распорядительного воздействия.

Классификация административных методов управления

Классификация выделяет три группы административных, или организационно-распорядительных методов управления (ОРМУ) [13; 98]:

1. распорядительные;
2. организационно-стабилизирующие;
3. дисциплинирующие.

Эти три группы методов всегда используются комплексно и тесно взаимосвязаны друг с другом (рис. 3).

Распорядительные и дисциплинирующие методы управления всегда действуют совместно с организационно-стабилизирующими, обеспечивая регламентирование, нормирование и инструктирование. Направления их действия заключаются в следующем:

• обеспечить стабильность организационных структур социальноэкономической системы и условий их функционирования;
• подвергнуть каждый из процессов, протекающих в социальноэкономических системах, безусловному подчинению власти.

При этом все ОРМУ должны применяться в комплексе, способствуя организационной стабилизации системы.

Регламентирующие методы управления включают:

а) общеорганизационные методы управления, определяющие общие принципы устройства организации и структуру органов власти;

б) структурные методы управления, определяющие структуру органов власти, то есть набор звеньев и уровней управления;

в) должностные методы управления, определяющие должностной статус каждого лица, обладающего властью;

г) функциональные методы управления, определяющие порядок функционирования тех или иных властных структур и общественных организаций.

Нормирующие методы управления основаны на использовании нормативов. Понятие норматива следует четко отличать от понятия нормы. Норма - это величина, характеризующая естественные условия протекания природных и антропогенных процессов.

Норматив - это условное распределение (закрепление) чего-либо на единицу чего-либо. В состав нормирующих методов управления входят:

а) нормативы времени, например, затраты времени на единицу товара (услуги), на потребителя и т. д.;

б) нормативы численности, например, количество медработников, приходящихся на тысячу человек населения;

в) нормативы величины, например, предельно допустимая концентрация вредных веществ в 1 м³ производственных помещений и т. д.;

г) нормативы выработки - объем продукции, производимой за единицу времени при сдельной оплате труда;

107

д) нормативы соотносительности, например, соотношение числа студентов и преподавателей в ВУЗе.

Инструктирование также образует обширную сферу действия ОРМУ. Оно включает в себя различные виды информирования:

а) предостережение;

б) разъяснение;

в) ознакомление;

г) советы и т. п.

Инструктирующие методы управления преследуют цель ознакомить лицо с последствиями необдуманных, неоправданных или непрофессиональных действий, могущих повлечь за собой тяжкие последствия или судебную ответственность.

Литература

1. Фомичев А.Н. Административный менеджмент: Учебное пособие. - Москва: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», 2003. -С. 228.
2. Коротков Э.М. Концепция менеджмента. - Москва: Издательско- Консалтинговая компания «ДеКА», 1997. - С.304.
3. Райченко А.В. Административный менеджмент: Учебник. - Москва: ИНФРА-М, 2007. - С.416.
4. Бляхман Л.С. Основы функционального и антикризисного менеджмента: Учебное пособие. - Санкт-Петербург.: Издательство Михайлова В.А., 2000. -С. 380.
5. Основы менеджмента: Учебное пособие / Научный редактор А.А. Радугин. - Москва: Издательство «Центр», 1997. - С.432.
6. Брасс А.А. Основы менеджмента: Учебное пособие. - Минск: ИП «Экоперспектива», 1999. -С.239.
7. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие. - Москва: ИНФРА-М, 1998. -С. 256.
8. Стратегическое планирование. Под редакцией Уткина Э.А. - Москва: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 1998. -С. 440.
9. Основы менеджмента: Учебное пособие. - Москва: Издательский Дом «Дашков и Кº», 2000. -С. 176.
10. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - Москва: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1994. -С. 685.
11. Андреев А.Ф., Лопатина С.Г., Маккавеев М.В., Победоносцева Н.Н. Основы менеджмента (нефтяная и газовая промышленности): Учебник. - Москва: ФГУП Издательство «Нефть и газ» РГУ нефти и газа им. И.М. Губкина, 2007. - С.264.
12. Менеджмент (Современный российский менеджмент): Учебник. Под редакцией Ф.М. Русинова и М.Л. Разу. - Москва: ФБК-ПРЕСС, 1998. - С.504.
13. Лебедев О.Т., Каньковская А.Р. Основы менеджмента: Учебное пособие. - Санкт-Петербург: ИД «МиМ», 1997. - С.192.
14. Большаков А.С. Менеджмент: Учебное пособие. - Санкт-Петербург: Издательство «Питер», 2000. -С. 160.
15. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: управление персоналом, управленческая психология, управление на предприятии. - Москва: Высшая школа, 1999. -С. 304.