Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорларының сандық сипаттамаға көшуі қазіргі таңдағы мұрағат мекемелерін модернизациялау ісін жүзеге асырудағы өзекті бастамалардың бірі болып табылады. Ұлт- тық архив қорларын сандық сипаттамаға көшіру кешелі-бүгін ғана туындаған мәселе емес. Қазақстан Республикасының Тұңғыш Президенті Н.Ә. Назарбаевтың бастамасымен елімізде 2004 жылы «Элек- тронды Үкімет» бағдарламасын іске асыру басталған мезеттен бастап, электрондық архивтер жүйесін ұйымдастыру жұмыстары да жүзеге асырылып келеді. Мақалада авторлар Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорларының сандық сипаттамаға көшуі барысын жан-жақты сипаттап, электрондық архив жүйесінің құрылуының маңыздылығына тоқталған. Бұл орайда, «Цифрлы Қазақстан» жобасының халыққа қызмет көрсету үдерісін дамытуға бағытталған жұмыстарына жан-жақты талдау жасалынған. Архивтер қорында сақтаулы тұрғандардың сандық сипаттамаға көшуі, жаңа технологияларды қолдану архив жұмысының барысына жаңа серпін беретініне күмән келтірмейді.
Кіріспе
Тәуелсіз еліміз ХХІ ғасырға аяқ басқан шағында, әлемнің озық елдерінің қатарына кіруді мақсат етіп қойған Қазақстан Республикасының Тұңғыш Президенті Н.Ә. Назарбаев жалпы ғаламдық жаһан- дану өзгерістерін ескере отырып, ақпараттық кеңістікті дамытудың стратегиялық міндетін алға тартты. 1997 жылы жасалған «Қазақстан – 2030» Жолдауында: «ең алдымен келешекте әлемнің дамыған елде- рінің инфрақұрылымымен бәсекелес бола алатын тәуелсіз телекоммуникациялық қызметтер жүйесін құру қажеттілігі» — жайлы айтылды [1]. 1997 жылы осы мақсатқа жетуге бағытталған «Қазақстан Рес- публикасының бірыңғай ақпараттық кеңістігін қалыптастыру» туралы Президент Жарлығы шықты [2; 47].
Бүгінгі күні мемлекеттік органдар мемлекеттік қызметтерді көрсету үшін қажетті архивтік құжат- тарды электрондық нысанға аударуды тұрақты негізде қамтамасыз етуге міндетті. Халыққа қызмет көрсету үдерісін жедел дамытуға бағытталған «Цифрлы Қазақстан» жобасын атап өту қажет. Осы бағ- дарламамен мемлекеттік органдардың қызметтерін цифрландыру бойынша үлкен мақсат қойылды. Ақ- параттандырудың алдыңғы кезеңінде мемлекеттік қызметтерді көрсетуге тікелей немесе жанама түрде араласатын мемлекеттік органдардың базалық инфрақұрылымы мен ақпараттық жүйелері түрінде Қа- зақстан Республикасының «Электрондық Үкіметі» құрылды.
Архив құжаттарын электрондық нысан үлгісіне аудару «электрондық үкiметтiң» сервистік интеграторы жүзеге асырады. Кез-келген қазақстандық осы жүйе көмегімен жүздеген операцияны компьютер алдында отырып-ақ жүргізе алады. Сәйкесінше, архив мекемелерінің қызмет түрлерін пайдалану мүмкіндігі арта түседі, оның айналым мүмкіндігі жеделдетіледі. Ізденіс мақсаты: мақалада авторлар Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорларының сандық сипаттамаға көшу барысын жан-жақты зерттеп, зерделеуді мақсат етіп қояды.
Мәселенің қысқаша тарихы
«Электронды архив» жобасы ҚР Тұңғыш Президентінің 2015 жылғы 8 қаңтардағы № 464 жарлы- ғымен бекітілген «Ақпаратты Қазақстан – 2020» және 2017 жылы 31 қаңтардағы «Қазақстанның Үшінші жаңғыруы: жаһандық бәсекеге қабілеттілік» атты халыққа жолдауындағы «Цифрлық Қазақ- стан» мемлекеттік бағдарламасына сәйкес «Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві» ақпараттық жүйесін архив қорлары бойынша тізімдемелер мен істердің электрондық нұсқасы жасалуда, сонымен қатар электронды архив жобасы — архивте құжаттарды электронды түрде сақтауға мүмкіндік беретін және құжаттарды іздеу барысында уақыт үнемдейтін бағдарламалық жүйе болып табылады.
Бүгінгі таңда электронды архив архивте қалыптасуда, яғни материалдық техникалық базасы сатып алынуда. Келесі кезеңінде бағдарламаны орнату тұр. Электронды архив бірнеше күрделі мәселелерді шешеді, атап айтсақ: ыңғайлы және аз уақытта құжаттарды іздеу, сақтау орындарын үнемдеу, құжат- тарды қайтарымсыз жойылудан сақтау, ұзақ мерзімде электронды құжаттарды пайдалану, электронды құжатты бір мезгілде бірнеше сұранысқа пайдалану.
«Ақпараттандыру ғасырында» Елбасы қойған міндетті жүзеге асыру үшін ел архивтерінің де ал- дында еліміздің Бірыңғай ақпараттық кеңістігінің құраушы бөлігі болу міндеті тұрды. Қазақстандағы архив ісін модернизациялаудың міндеті — Ұлттық архив қорын құрайтын электронды құжаттармен, архивтермен толыққанды жұмыс жүргізу болды. ҚР Тұңғыш Президенті Н.Ә. Назарбаевтың 2004 жылы 10-қарашадағы Жарлығымен бекітілген 2005–2007 жылдарға арналған «Электронды Үкімет» мемлекеттік бағдарламасын іске асыру шеңберінде электрондық архивтер жүйесін енгізу жұмыстары басталды.
Қазақстан архивтерінде, сондай-ақ басқа елдерде электронды құжаттар мәселесі қазіргі таңда өте өзекті. Келешекте ұрпақ компьютерлер мен коммуникациялық ақпаратты желілерді жедел әрі ерекше ұтымды пайдалана алатын болады. Заманауи технология заманында қағазсыз құжат ақпаратымен ал- масу мүмкіндігі пайда болды. Бұл істі жүргізуде, архивтерде сақтауға қажет құжаттаманың жаңа үлгісі енгізілетіндігінің айғағы. Архивтердегі электронды құжаттармен жұмыс жасаудың нормативтік-әдіс- темелік іргелі негіздерін жасау қажеттілігін уақыт көрсетті. Алайда, электронды құжаттарды реттеуде заңнама базасының жетімсіз тұстары байқалады. Ол — қоғам мен мемлекет өмірінің барлық саласында электрондық құжаттарды кешенді қолдануды қиындатады және қағаз құжаттары алдында басымдығын толық пайдалануға мүмкіндік бермейді.
«Электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы» Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7-қаңтарда қабылдаған Заңын түзету арқылы электрондық құжат айналымы және элек- тронды архивтер мәселесі бойынша уәкілетті және жергілікті атқарушы органдардың құзыретін ке- ңейту қарастырылған. «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» ҚР Заңын жеке және заңды тұлғалардан сұрау салуларын орындауды тәртіпке келтіру мен бақылауға, сонымен қатар жасырын өтініштердің санын қысқартуға мүмкіндік беретін жеке тұлғалармен жеке сәйкестен- діру нөмірі, заңды тұлғалармен бизнес сәйкестендіру нөмірін міндетті көрсету нормасымен толықтыру көзделген.
«Оңалту және банкроттық туралы» Қазақстан Республикасы Заңында банкроттық басқарушылар- мен архивтік құжаттарды тәртіпке келтіру мен ұйымдастыру бойынша міндеттемелерді бекітуге қа- тысты өзгеріс енгізілген. Қазіргі уақытта архивтерде және ведомоствалық архивтерде ақпараттық тех- нологияларды енгізу әлі де қанағаттанарлық дәрежеде емес. Бұл ағымдағы қызметте электронды іс жүргізу және құжат айналымы жүйесін енгізу мен пайдалану, сондай-ақ архив қызметінің негізгі түр- лерін ақпараттандыру проблемаларына байланысты. Архив ісі бойынша Заң жобасына өзгерістер ен- гізу және қабылдау архив саласындағы ақпараттық кеңістікте мемлекеттік архивтердің интеграцияла- нуына үлкен өзгеріс береді. Архив саласы ақпараттық өнімді және технологияны енгізуге, қоғам мен мемлекет мүдделерінде азаматтардың ақпараттық қажеттіліктерін қанағаттандыруына мүмкіндік бе- реді.
Басты мақсат — заманауи талаптарға сай ақпараттық өркендеу ісіне жауап беретін Қазақстан Рес- публикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын көшіру болып табылады. Мемлекеттік архивтер қазіргі және болашақ ұрпақтар үшін құжаттарды тұрақты түрде сақтауға міндетті. Заң жобасын қабылдаған кезде мемлекеттік архивтер:
- Мемлекеттік архивтер жұмысының автоматтандыру процесін жетілдіру;
- Ақпараттық жүйелерді интеграциялау жолымен ретроспективтік ақпараттарға пайдаланушы- лардың қашықтан қолжетімділігін қамтамасыз ету;
- Модульділік және кіріккен аспаптық құралдардың болуы көмегімен электронды құжат айна- лымы жүйесінің базалық мүмкіндігін өсіру;
- Мемлекеттік архивтердің материалдық техникалық жарақтандыруын жақсарту мүмкіндігін алады.
Жалпы алғанда, бұл заң жобасының сала дамуына зор үлес қосатыны шүбәсіз [3, 4–5].
ХХІ ғасыр «ақпараттандыру ғасырында», ақпаратты Қазақстан өрісті өркендеуде. Бүгінгі жаһан- дану заманында дүниежүзінің мемлекеттері цифрландыру технологияларын қарқынды пайдалануда. Тіпті, цифрлық революция заманында көптеген мемлекеттер жартылай байланысты детекторлар ар- қылы үйде отырып, астраномия саласын игеріп, жаңалықтар ашып жатқанының өзі таңғалмайтын жағдайға айналуда. Цифрлық технология — адамзатқа ақпараттарды жылдам тарату, қажетті құжат- тарға қолжетімділік мәселелерін шешетін жаңа құрал. Бүгінде бұл құрал елімізде халыққа қызмет көр- сету саласында ерекше дамып келеді. Қазір бұл үрдіс архив саласында өзінің оң шешімін табуда.
Талқылау
Мәселенің маңызды сауалдары электронды архивтің негізгі міндетінен туындайды. Электронды құжат айналымының бірыңғай жүйесі құжаттарды сақтаудың құпиялығын және кіру құқығын шектеуді қамтамасыз етеді, сондай ақ құжатты пайдалану тарихын, іздеудің ыңғайлылығы мен жылдамдығын бақылайды. Архив ісі саласындағы заңнаманы жетілдіруге бағыталған: «Қазақстан Республикасының кейбір заңнамалық актілеріне архив мәселелері бойынша өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы Заңы» құжаттарды электрондық түрге айналдыруға, оған қолжетімділікті қамтамасыз етуге және элек- трондық архивті басқаруға мүмкіндік береді.
Электронды архивтің негізгі міндеті — еліміздің Ұлттық архив қорындағы құжаттарды жинақтау, тізімге алып жүйелеу, сақтау және пайдалану сынды архив қызметінің негізгі бағыттарын ақпараттан- дыру. Архивтер қоғамның рухани, мәдени, ғылыми, әлеуметтік-құқықтық қажеттіліктерін қанағаттан- дыру мақсатында елдің тарихи-мәдени құжаттық мұраларын сақтайды. Архив қызметінің негізгі ба- ғыты — халықтың құжаттық негіздегі жадысы мен естелігін сақтау болып табылады. Бұл ел азаматта- рына ретроспективті құжаттамалық ақпаратты оңтайлы түрде алуға мүмкіндік береді.
Бүгінде еліміздің Ұлттық архивіне мемлекеттік сақтауға құнды құжаттар қабылдануда, оларды цифрлық нысанға көшіру жұмыстары жүргізілуде. Аса құнды құжаттардың сақтау қорын құру үшін микрофильдеу технологиясы қолданылады. «Цифрлы Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасының не- гізгі бағыттарының бірі — цифрлық экожүйені үдемелі дамыту арқылы қажет мәліметтерді электронды түрде пайдаланып, өмір сүру сапасын жеңілдету. Осы орайда архивтегі мәліметтерге қол жеткізу ісі де уақыт талабына бейімделіп келеді. Архив саласы бойынша, ортақ біріккен бағдарламамен қамтамасыз ету мәселесі бірінші кезекте тұруы тиіс. Бұл Бірыңғай Ақпараттық жүйені қалыптастыруға мүмкіндік туғызады. Сонымен қатар, архивтерде сақтаулы құжаттардың көшірмелері өнеркәсіптік сканер аппа- раттары арқылы жүргізілуі қажет. Оларды өңдеу, бір жүйеге келтіру ісі заманауи техникалық құрал- дармен мамандарды талап ететіндігін де ұмытпауымыз керек. Архив саласында цифрландыру мәселесі Қазақстан азаматтарының әлеуметтік-құқықтық талаптарын қамтамасыз етуде, ғылым саласында ақ- параттарға қолжетімділікті арттыруда қажетті құбылыс.
ОМА директоры Д. Мұқатаев «Түркістан» халықаралық газетіне берген сұхбатында: «Білім мен ғылым саласына қарағанда, мәдениет саласында цифрлық жүйеде өзгешеліктер болуы мүмкін. Архив саласының ҚР Мәдениет және спорт министрлігіне қарауы және архив ісінің өзіндік әртүрлі деңгейдегі құрылымы мен функцияларының болуына орай, цифрландыру процесі бір-екі жылдың көлемінде ше- шілетін мәселе емес. Мысалы, ҚР ОМА-ін алсақ, архивте сақтаулы бір жарым миллион құжат бірден цифрландырылады деу ойға қонымды емес. Қор құжаттары қазақ елінің әртүрлі даму кезеңдері тари- хын қамтығандықтан және мазмұны, құрамы, пішіндері мен көлемдерінің алуан түрлі, сонымен қатар қолжазбаның немесе машинкалық және т.б. нұсқаларда болуының өзі цифрландыруға кедергі келтіре- тіні анық. Алайда, осындай қиындықтарға қарамастан, бұл үрдіс жалғасын табуда» [4].
2012 жылы 28-қыркүйекте Қызылорда қаласында «Ақпараттық Қазақстан – 2020: Электронды құ- жаттарды қалыптастырудың және сақтаудың өзекті мәселелері» атты республикалық кеңес өткізілді. Осы Кеңесте сөйлеген сөзінде сол уақытта ҚР Мәдениет және ақпарат министрі болған Дархан Мың- бай өз пікірінде былай дейді: «... Мемлекеттің, қоғамның, жеке адамның мұрағаттық мұраға, мәдени ескерткіштерге көзқарасы — бұл өркениетті қоғамның, оның мәдени деңгейінің көрсеткіші. Тек мәде- ниет арқылы ғана біз кім екенімізді, қайдан келгенімізді, қайда баратынымызды ұғынамыз.
Бүгінгі таңда мемлекеттік мұрағат мекемелерінің басшылары еліміздің мұрағатын өркендету, қо- рын толықтыру, оны сандық форматта сақтау, мұрағаттың халқымыздың тарихы мен мәдениетін, эко- номикасы мен әдебиетін дамыту, келер ұрпақққа қалдырар асыл қазына бай мұрасы екендігін насихат- таудың жолдары мен тәсілдері, атқарар жұмыстары жөнінде ақыл-кеңестеріңіз бен ұсыныстарыңызды ортаға салар деп үміт артамыз» [5; 15].
Қазақстанда мұрағат ісін дамытуда жағымды өзгерістер жүргізіліп жатыр. Мұрағат саласы жұмыс жасап тұр. Облыстық басқарма органдары бар. Мұрағат ісі және құжаттама саласының нормативтік- құқықтық базасы жасалды, заман талаптарына сай жетілдірілуде.
Ақпараттық технологияның өрісі кеңейген сайын, мұрағаттық ақпараттың да қолдану аясы да, пайдалану шеңбері де қажетінше кеңейе береді. Қазақстан Республикасының Тұңғыш Президенті — Ұлт Көшбасшысы Н.Ә. Назарбаевтың «Қазақстанның әлеуметтік жаңғыртылуы: Жалпыға Ортақ Еңбек Қоғамына қарай жиырма қадам» атты бағдарламалық мақаласында қойылған тапсырмаға сай «Ақпа- раттық Қазақстан – 2020» мемлекеттік бағдарламасы әзірленді. Осы жобаға біртұтас ақпараттық кеңіс- тік жасау, зерттеушілердің Интернет арқылы мұрағаттық тарихи құжаттарға ауқымды түрде қол жет- кізуі үшін электрондық мұрағаттың бірыңғай жүйесін құру және «Ұлттық электрондық құжаттар орта- лығы» республикалық мемлекеттік мекемесін құру жөнінде үкіметке ұсыныс беріп отырмыз», — деп атап өтті Дархан Қамзабекұлы Қызылорда облысының мемлекеттік мұрағатына осы Сыр елінің пер- зенті, алғашқы саяси эмигрант, тәуелсіздік үшін талмай күрескен Мұстафа Шоқайдың Франциядағы мұрағатының цифрлық форматқа түсірілген құжаттарының көшірмесін тапсырғанда [6; 25].
Дүниежүзінде цифрландыру мәселесі алдыңғы қатарға шықты. Алайда дамыған елдердің тізімін- дегі АҚШ, Ресей мемлекеттерінің өзінде Бірыңғай Ақпараттық жүйенің қалыптаспағаны белгілі бо- луда, демек оларда тәжірибелік деңгейдегі іздену бағытында жұмыстар жүргізіліп отыр. Сондықтан, бұл іске біздің ел де қал-қадірінше кірісетіні анық. Цифрландырудың бастапқы деңгейі ретінде архив- тік құжаттарды Қазақстанның заңнамаларына сай көшірмелеу, қағаз түріндегі құжаттарды сандық фор- матқа, электрондық түріне біртіндеп ауыстыру жұмыстарын жүргізу, осы бағытта құжаттарды тездетіп өңдеуде оларды құру, электрондық базаға енгізу, сонымен қатар сақтауды қамтамасыз ету жұмыстары атқарылу үстінде.
Осыған орай қазіргі таңда «Цифрлы Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасы аясында ҚР Мәдениет және спорт министрлігімен «Бірыңғай электронды архив құжаттары» атты ақпараттық жүйесінің жо- басы әзірленді. Бұл жобаның мақсаттары:
- - Электронды құжаттарды пайдаланудағы және сақтаудағы бірыңғай бастарту жүйесін құру;
- - Архив құжаттарының негізінде ақпаратты ұсыну бойынша процестерді жылдамдату (жұмыс, оқу орындарынан, мекен-жай анықтамалары және т.б.);
- - Ұлттық архив қорының мазмұны мен құрамының толықтырылуын сақтауын қамтамасыз ету;
- - Ұлттық білім базасының негізін қалаушы элемент құжаттарының бірыңғай базасын құру;
- - Халықты Ұлттық архив қорының ресурстарына қолжетімді ету мүмкіндігін қамтамасыз ету [7; 338].
Архив саласында бүгінде сұраныс хаттар тікелей электронды жүйе бойынша орындалады. Бұл азаматтардың электрондық жүйені пайдалануға деген жеке талпынысын көрсетеді.
Қорытынды
Қазіргі уақытта архивтің ішкі жүйелік құрылымы мен оның құжаттарының мазмұны мен құрамын толықтай меңгерген цифрландыру процесін игере алатын ІТ мамандар жеткіліксіз. Сонымен қатар архив саласына цифрландыруды жүргізуге заманауи талаптарға сай техникалық жабдықтар қажет, ол үшін цифрландыруда мемлекеттік тұрғыда қаржыландыру мәселесі қолдау табуы тиіс. Бұл мәселелер- дің бәрі оң шешімін тапса, Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорларында сақтаулы құжат- тарды сандық сипаттамаға көшіру процесі қарқынды жүріп, зерттеушілерге мол мүмкіндік туары сөз- сіз.
Қоғам өмірінде зор ақпараты бар құжаттардың үлкен жиынтығын сақтайтын архив мекемелері қызметтерінің автоматтандырылуында жаңа технологиялардың пайда болуы қазіргі кезде іске асырыл- ған қызметтерге қарағанда жоғары сапалы қызметтерді ұсынуға мүмкіндік береді деп сенеміз.
Әдебиеттер тізімі
- ҚР Президентінің 1997 жылғы халыққа Жолдауы: «Қазақстан – 2030».
- Президент Жарлығы, 1997 жыл, 9-желтоқсан. № 3787 // САПП РК.— 1997. — № 52. — 476-бет
- Нұрғалиев Б. Архивтердің міндеттері ауқымды: сала заңнамасы / Б. Нұрғалиев, Қ. Уалиев // Қазақстан архивтері. — 2018. — № 2(46). — Б. 4–5.
- Матаев Д. Азаматтардың электрондық жүйеге деген сұранысы жоғары / Д. Матаев [Электрoнды дерек]. Қолжетімділік тәртібі: htpp //turkystan.kz/article/61494-daniyar-m-ataev-azamattardy-elektrondy-zh-jege-degen-s-ranysy-zho-ary.
- Исахан Ғ. Тәуелсіз ел тарихының сүйенері-мұрағат / Ғ. Исахан // Қазақстан мұрағаттары. — 2012. — № 1(21). — Б. 15.
- Аққали А. Мұрағаттардағы құжаттарды сақтау / А. Аққали // Қазақстан мұрағаттары. — 2012. — № 1(21). — Б. 25.
- Бірімқұлова Н.З. Мұрағат ісі саласындағы нормативтік-құқықтық актілер, ғылыми-әдістемелік құжаттар жинағы (2001–2009) / Н.З. Бірімқұлова, М.Қ. Ыдырысов. — Алматы, 2009. — 338 б.